大數(shù)據(jù)背景下高職學(xué)院學(xué)籍管理研究

戰(zhàn)　菲　生力軍

(1.武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院　湖北　武漢：430205;2.武漢船舶職業(yè)技術(shù)學(xué)院　湖北　武漢；430050)

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大數(shù)據(jù)背景下高職學(xué)院學(xué)籍管理研究

戰(zhàn)菲1生力軍2

(1.武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院湖北武漢：430205;2.武漢船舶職業(yè)技術(shù)學(xué)院湖北武漢；430050)

摘要世界已進入大數(shù)據(jù)時代，高職院校學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)規(guī)模大，種類復(fù)雜，數(shù)據(jù)處理要求高，新形勢下學(xué)籍處理工作面臨全新的挑戰(zhàn)。通過分析高職院校學(xué)籍管理中的大數(shù)據(jù)特征，指出現(xiàn)階段學(xué)籍工作中出現(xiàn)的不足，并提出相應(yīng)的解決方案，為今后學(xué)籍工作的發(fā)展方向提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞大數(shù)據(jù)；高職學(xué)院；學(xué)籍管理；數(shù)據(jù)分析

當(dāng)前社會已步入大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)處理和價值分析與應(yīng)用在新時期背景下正在逐步改變著人類的生活。學(xué)籍管理是高職院校學(xué)生學(xué)習(xí)過程的記載與組織、協(xié)調(diào)與控制，是人才培養(yǎng)不可或缺的學(xué)生管理工作[1]。大數(shù)據(jù)背景下，高職院校中的學(xué)籍管理工作也面臨著全新的挑戰(zhàn)。

1高職院校學(xué)籍管理中的大數(shù)據(jù)

舍恩伯格用4V概括大數(shù)據(jù)的4個特征：volume(體量大)、variety(多樣性)、velocity(速度快)、value(價值密度低)。伴隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高職院校需要廣泛采用和處理大量的教育教學(xué)數(shù)據(jù)。高職院校學(xué)籍管理在大數(shù)據(jù)背景下有以下特征。

1.1數(shù)據(jù)規(guī)模大

Volume特指數(shù)量巨大，也是大數(shù)據(jù)最顯著的特征。根據(jù)MGI(麥肯錫全球研究院)預(yù)測，全球數(shù)據(jù)使用量到2020年將達(dá)到35ZB(1ZB=10245MB)[2]。自上世紀(jì)80年代起至今，作為高等教育的重要組成部分，高等職業(yè)教育在發(fā)揮我國人力資源優(yōu)勢方面做出了杰出的貢獻[3]。高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展使得學(xué)生報到入學(xué)人數(shù)逐年增加，學(xué)籍注冊，成績數(shù)據(jù)與學(xué)生檔案等學(xué)籍信息數(shù)據(jù)量不斷擴大，數(shù)據(jù)量驟增讓學(xué)籍管理人員工作面臨新的壓力。

1.2種類復(fù)雜

Variety指數(shù)據(jù)形態(tài)多種多樣，既包括傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，又包括高維度非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)[4]。高職院校面對入學(xué)新生、在校生、畢業(yè)生、社會機構(gòu)和相關(guān)部門等多類人群，學(xué)籍管理工作包括入學(xué)資格審核、新生學(xué)籍注冊、新生學(xué)籍自查、在校生學(xué)年注冊、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動、課程成績監(jiān)管、畢業(yè)生學(xué)歷注冊、補辦畢業(yè)證明材料等。除此之外，高職學(xué)院還承擔(dān)著培養(yǎng)專業(yè)技能人才的重任，學(xué)生會有半年至以上的時間在外頂崗實習(xí)。數(shù)據(jù)類型來源廣泛，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，針對多源數(shù)據(jù)的分析處理是高職院校學(xué)籍管理工作的重要趨勢。

1.3數(shù)據(jù)處理要求高

大數(shù)據(jù)的第三個特性Velocity和第四個特性Value分別指數(shù)據(jù)處理速度加快和數(shù)據(jù)價值提取空間大。現(xiàn)階段數(shù)據(jù)在創(chuàng)建、分析和傳播的速度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)系統(tǒng)，讓低速的離線處理方式面臨淘汰。然而目前數(shù)據(jù)價值密度是和數(shù)據(jù)總量呈反比的，如何通過高效的數(shù)據(jù)處理體系和方法來實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值“提純”是大數(shù)據(jù)背景下的關(guān)鍵[5]。

計算機軟件及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為高職院校的學(xué)籍信息管理提供了新的平臺和豐富的資源。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要，不斷提高學(xué)籍的數(shù)據(jù)實時性與準(zhǔn)確性，教育部2009年頒布《關(guān)于加強普通高等教育學(xué)生學(xué)籍電子注冊工作的通知》，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立和使用全國高等學(xué)生信息管理平臺(學(xué)信網(wǎng))，嚴(yán)格明確了新生電子注冊和在校生學(xué)年電子注冊的截止時間。高職院校需要在限定時間內(nèi)完成電子注冊，并做到一個不錯。在速度和精準(zhǔn)度方面對高職院校的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)工作提出了新的要求。

2高職院校學(xué)籍管理面臨的問題

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高職院校的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)也迅速增加，教育部學(xué)信網(wǎng)和學(xué)校開發(fā)的教學(xué)管理體系也在實時更新，做到網(wǎng)上實時數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)同步，大大提高了工作效率。然而，在數(shù)據(jù)從傳統(tǒng)手工錄入轉(zhuǎn)向電子化和網(wǎng)絡(luò)化的過程中，數(shù)據(jù)的處理技術(shù)、專業(yè)人才的培養(yǎng)以及學(xué)籍制度的規(guī)范制定依然面臨著許多的問題，還需要不斷的深入挖掘和研究。

2.1數(shù)據(jù)提取效率低

現(xiàn)階段各高職院校根據(jù)學(xué)信網(wǎng)平臺開發(fā)了符合自身辦學(xué)特色的學(xué)籍管理系統(tǒng)，漸漸告別了傳統(tǒng)的手工抄錄，大大提高了數(shù)據(jù)分析處理效率[6]。然而各學(xué)校學(xué)籍管理平臺的信息共享性差，與各部門機構(gòu)的信息傳輸不同步，新生入學(xué)時各部門統(tǒng)計的數(shù)據(jù)差異性高，給學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)核對和注冊帶來困難。同時，在日常工作中出現(xiàn)的學(xué)籍異動帶來各部門的數(shù)據(jù)更替頻繁，頻繁的導(dǎo)入導(dǎo)出既容易出錯又降低工作效率。

2.2缺乏專業(yè)的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)管理人才

數(shù)據(jù)規(guī)模的擴大以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化加大了學(xué)籍管理人員工作的難度。學(xué)籍工作細(xì)致繁瑣，傳統(tǒng)手工錄入的方法已面臨淘汰，學(xué)籍管理人員需要的不僅僅是耐心和責(zé)任心，更需要專業(yè)的數(shù)據(jù)處理分析能力和計算機軟件應(yīng)用能力。然而現(xiàn)階段，學(xué)籍工作仍被限定為事務(wù)性工作，崗位聘用時未重點關(guān)注數(shù)據(jù)分析處理的專業(yè)技能，上崗前沒有接受崗位技術(shù)和文件制度的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致在短期內(nèi)無法熟練掌握學(xué)籍軟件和分析處理數(shù)據(jù)。同時，日常工作又占據(jù)了學(xué)籍管理人員大部分精力。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)籍信息時效性增加，需實時更新，實時同步，才能不斷適應(yīng)高職教育發(fā)展的需要。

2.3學(xué)籍管理制度有待完善

學(xué)籍管理是整個高職教育體系重要的數(shù)據(jù)支撐，它包含入學(xué)注冊和學(xué)歷注冊，成績和考核，同時還包括轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、保留學(xué)籍、學(xué)籍信息修改等多維度復(fù)雜的學(xué)籍異動，是高職院校教學(xué)管理部門實施管理，保障教學(xué)運行的政策保障，也是各個部門學(xué)生管理的原始依據(jù)?，F(xiàn)如今教育部對于各項學(xué)籍電子異動已嚴(yán)格規(guī)范，頒布各項文件明確異動辦理流程。但隨著數(shù)據(jù)更替的加快，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的不斷加大，各學(xué)校制定的學(xué)籍管理規(guī)定一直沿用過去的教學(xué)方式，未做到及時更新。大數(shù)據(jù)背景下非結(jié)構(gòu)化類型數(shù)據(jù)增多，高職院校應(yīng)多采用規(guī)范化和人性化相結(jié)合的方式，與時俱進，不斷完善學(xué)籍管理制度。

3大數(shù)據(jù)背景下高職院校學(xué)籍管理特征

3.1學(xué)籍管理數(shù)字化

數(shù)據(jù)量的急劇上漲無疑加大了數(shù)據(jù)處理的難度。而學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)是學(xué)生在校的唯一合法身份，也是學(xué)生維護自身權(quán)益的法律憑證，如何高效規(guī)范學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的精確性，使得學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)與校內(nèi)各學(xué)生管理部門的數(shù)據(jù)達(dá)到動態(tài)平衡是新時期大數(shù)據(jù)時代的要求。

以新生入學(xué)注冊為例。入學(xué)注冊的數(shù)據(jù)源一般有兩個，一個是學(xué)信網(wǎng)平臺提供的錄取數(shù)據(jù)，由教育部提供。另一個是學(xué)生入學(xué)編班的具體數(shù)據(jù)，由各學(xué)院提供。學(xué)信網(wǎng)錄取數(shù)據(jù)雖精準(zhǔn)無誤，但一般院校的報到率不會達(dá)到100%，且數(shù)據(jù)中不含班級、學(xué)號等信息，數(shù)據(jù)無法變更，因此不能直接將所有的錄取信息直接進行網(wǎng)上電子注冊。各學(xué)院提供的入學(xué)數(shù)據(jù)雖然可以體現(xiàn)實際報到人數(shù)，但錄入數(shù)據(jù)方式復(fù)雜，數(shù)據(jù)量繁多，格式不統(tǒng)一，信息容易出現(xiàn)錯誤，若不加以核對、修改、匹配就直接電子注冊，將導(dǎo)致錯登、漏登的現(xiàn)象頻頻，最終注冊失敗。

因此如何保證注冊數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，第一步，我們將各學(xué)院提供的數(shù)據(jù)匯總，統(tǒng)一格式，整理成一個完整的Excel表格；第二步，將報到數(shù)據(jù)(bdsj.xls)和錄取數(shù)據(jù)(lqsj.dbf)統(tǒng)一導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫，運用SQL語句(select*from bdsj left outer join lqsj on bdsj.身份證號=lqsj.sfzh；)，以身份證號或考生號作鏈接字段接連匹配，生成新Excel表格進行篩選；第三步，對匹配不成功的數(shù)據(jù)運用同樣的方法進行姓名比對，比對不成功的數(shù)據(jù)進行手工校驗處理；第四步，重復(fù)上述方法反復(fù)匹配直至數(shù)據(jù)完全準(zhǔn)確為止。接著，我們將準(zhǔn)確的報到學(xué)生數(shù)據(jù)設(shè)立學(xué)號，設(shè)計信息校對單供新生核對簽字。最后生成學(xué)信網(wǎng)規(guī)定的(.dbf)格式文件，按照省廳的時限要求及時完成學(xué)信網(wǎng)電子注冊。

在處理學(xué)籍電子注冊之外，此方法還適用于在校生學(xué)年注冊、學(xué)歷注冊等大批量數(shù)據(jù)匹配，在日常工作中也可運用適合的SQL語句實現(xiàn)數(shù)據(jù)連接、篩選和整理，短時間內(nèi)在復(fù)雜數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中迅速找出錯誤、漏登等異常項目，提高數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)精確率，為學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)管理節(jié)省大量寶貴時間。

3.2學(xué)籍異動規(guī)范化

隨著數(shù)據(jù)量與數(shù)據(jù)種類的日益增多，教育部為了規(guī)范學(xué)籍異動處理的各項要求，2005年頒布了《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，對轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)等學(xué)籍異動做了詳盡說明。近年來省教育廳嚴(yán)抓學(xué)籍異動，在轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、學(xué)籍信息變更等方面有全面的完善和嚴(yán)格的規(guī)定。高職院校在貫徹執(zhí)行上級文件規(guī)定的基礎(chǔ)上，制定符合學(xué)校辦學(xué)特色的學(xué)籍管理規(guī)定，在休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動審批上細(xì)化程序(見圖1)，設(shè)立符合要求的配套表格，相關(guān)部門嚴(yán)格落實職責(zé)分配，強調(diào)歸口辦理，逐級審核，所有材料充分利用且保留備查。

圖1　休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)籍異動程序

3.3人才培養(yǎng)專業(yè)化

大數(shù)據(jù)背景下給專業(yè)的數(shù)據(jù)處理人員提出更高的要求，在培養(yǎng)數(shù)據(jù)敏感力、高效率數(shù)據(jù)分析以及多源數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的軟件處理能力等等均要適應(yīng)社會需求。

3.3.1培養(yǎng)數(shù)據(jù)敏感能力

學(xué)籍管理人員日常工作面臨大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，主要包含學(xué)生個人基本數(shù)據(jù)(姓名、考生號、性別、民族、出生日期、身份證號、入學(xué)年月)，錄取數(shù)據(jù)(錄取院校、學(xué)院、專業(yè)、層次、類型)，以及在校信息(班級、學(xué)號、課程、成績)等。其中，考生號、身份證號、學(xué)號等龐大冗雜的數(shù)據(jù)格式均含10位數(shù)字以上，且數(shù)據(jù)獲取時來源多樣，極容易出錯，這就要求學(xué)籍管理人員培養(yǎng)數(shù)據(jù)敏感能力，善于洞察和發(fā)現(xiàn)規(guī)律，迅速監(jiān)測異常數(shù)據(jù)，運用Excel、Access等現(xiàn)代技術(shù)手段整理清洗，從而將數(shù)據(jù)由雜亂無章變成結(jié)構(gòu)化的、可供分析的數(shù)據(jù)。

3.3.2培養(yǎng)高效率數(shù)據(jù)分析能力

為保障學(xué)生的權(quán)益，如何能短期內(nèi)在大量的數(shù)據(jù)信息中排查出錯項、漏項、余項，在規(guī)定時間內(nèi)完成學(xué)籍電子標(biāo)注，傳統(tǒng)的手工錄入模式已不再適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的要求。現(xiàn)階段學(xué)籍工作趨向無紙化，學(xué)信網(wǎng)平臺以及校內(nèi)的教學(xué)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理整合也趨向結(jié)構(gòu)化，專業(yè)化。學(xué)籍管理人員需要具備較好的邏輯分析能力和數(shù)理統(tǒng)計知識，培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)據(jù)處理能力，熟練運用SQL語句實現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選、排查和整理，高效率使用學(xué)信網(wǎng)、教務(wù)系統(tǒng)操作方法，最終通過計算機相關(guān)知識得以實現(xiàn)。

3.3.3建立科學(xué)有效的培訓(xùn)激勵機制

學(xué)籍工作的繁瑣復(fù)雜性使得學(xué)籍管理人員難得從日常的工作中抽離出來投身教學(xué)或科研，因此對他們的職稱競聘帶來困難，未來的職業(yè)發(fā)展空間非常有限。馬斯洛的需要層次理論認(rèn)為自我價值實現(xiàn)是人的五大需要之一[7]。赫茲伯格的雙因素理論認(rèn)為人的滿意來自于激勵因素，不滿意來自于保健因素，在工作中應(yīng)該重視學(xué)籍工作職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，設(shè)置全面詳盡的崗位分析，建立切實可行的考核機制，將激勵因素和保健因素有機結(jié)合起來，綜合提高學(xué)籍員工的整體工作滿意度[8]。另外，加強學(xué)籍管理人員集中培訓(xùn)和教育，除了及時進行計算機專業(yè)技術(shù)的知識更新，之外，還應(yīng)該提高工作責(zé)任心與耐心，隨時具備為學(xué)生奉獻的服務(wù)意識。同時，促進各職業(yè)院校之間的交流溝通，多方面汲取新鮮的學(xué)籍管理創(chuàng)新方法，保持學(xué)籍工作高效穩(wěn)健的向前邁進。

4小結(jié)

高職院校的學(xué)籍管理工作隨著大數(shù)據(jù)時代變化而不斷推進?，F(xiàn)代化學(xué)籍管理工作所面臨的數(shù)據(jù)量日益擴大，數(shù)據(jù)種類日益繁多，在工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)技術(shù)難度和人才培養(yǎng)的專業(yè)性方面均有高標(biāo)準(zhǔn)要求。作為一份嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致而原則性強的工作，必須不斷提高學(xué)籍管理工作人員專業(yè)技術(shù)知識和數(shù)據(jù)處理能力，實時跟進和完善學(xué)籍管理制度，才能更好適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下不斷發(fā)展的高職教育改革發(fā)展的要求。

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(責(zé)任編輯：李文英)

The Research on Status Management of VocationalColleges in the Era of Big Data

Zhan Fei1Sheng Lijun2

(1.Wuhan Vocational College of Software and Engineering, Wuhan 430205, Hubei;2.Wuhan Institute of Shipbuilding Technology, Wuhan 430050, Hubei)

Abstract:The world has stepped into the era of big data. Status management in vocational colleges, owing to its large volume of data, complex types and high quality of data process, is facing a new challenge. This paper, analysing the big data characteristic of the status management in vocational colleges, addresses the problems found in Status management, and offers specific solution, hoping to point out the development trend of status work.

Key words:big data; vocational colleges; status management; data analysis

收稿日期：2016-04-06

基金項目：湖北省高等教育學(xué)會學(xué)籍管理專業(yè)委員會專項研究課題“基于網(wǎng)絡(luò)信息化的高職學(xué)籍管理工作過程研究”(項目編號：XJ14-15-12)

作者簡介：戰(zhàn)菲(1989～)，女，碩士，助教.E-mail：zhanfeier@126.com

中圖分類號：TP391:G473.3

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1671-3524(2016)02-0022-04