高校學(xué)籍管理問題探析

楊菲++王思琪

【摘要】高校學(xué)籍管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，無論對學(xué)校還是學(xué)生都具有重要的意義?，F(xiàn)代教育新形勢對學(xué)籍管理要求越來越高，學(xué)籍管理必須必須以學(xué)生為本，同時與時俱進，科學(xué)合理的使用現(xiàn)代化管理手段，完善學(xué)籍管理體系，全面提升學(xué)籍管理的科學(xué)化、規(guī)范化和人性化，更好的為學(xué)校培養(yǎng)應(yīng)用型高質(zhì)量人才服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍管理；管理手段；管理體制

高校學(xué)籍管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個學(xué)習(xí)過程的質(zhì)量考核、記載、評價和處理。隨著現(xiàn)代教育改革的不斷深化和辦學(xué)形式、教學(xué)內(nèi)容及教學(xué)方法的不斷改進、提升，建立規(guī)范、高水平的高校學(xué)籍管理體系顯得尤為重要。尤其在高校招生規(guī)模擴大、學(xué)生學(xué)籍信息量不斷增大的情況下，加強學(xué)籍管理、規(guī)范學(xué)籍管理工作，對高校人才培養(yǎng)方案和教學(xué)計劃的完整實施、學(xué)生情況的全面掌握、教學(xué)秩序的穩(wěn)定、提高教學(xué)質(zhì)量都具有十分重大的意義。

高校學(xué)籍管理工作，伴隨學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)整個過程。包括學(xué)生入學(xué)資格審查、學(xué)籍檔案建立、升級、留級、降級、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、獎懲管理、畢業(yè)資格審查、授予學(xué)歷證書等多項工作。隨著高等教育改革的不斷深化和“學(xué)分制”的實施，學(xué)籍管理又增添了新的內(nèi)容，管理范圍擴大，內(nèi)容更為廣泛，如實行“學(xué)分制”后提前畢業(yè)的學(xué)生和延長生的學(xué)籍檔案；學(xué)生選修第二專業(yè)和專業(yè)方向選擇的材料；各類試點班的材料；“專升本”的學(xué)生材料等等，這些材料都是反映學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的原始記錄，具有法律依據(jù)和憑證作用。無論是對于高校作為參考，還是學(xué)生出國深造、就業(yè)等都是必須提供的重要材料，所以，科學(xué)、有效的管理學(xué)籍檔案，建立完善的學(xué)籍管理體系，是高校學(xué)籍管理必須關(guān)注和重視的問題。

一、學(xué)籍管理存在的問題

1.學(xué)籍管理手段落后，信息化水平不高

以某高校為例，教學(xué)人員在學(xué)籍管理工作中多以手工操作為主，讓繁重且細(xì)致的學(xué)籍管理工作效率低下且工作重復(fù)率高，增加了學(xué)籍管理的復(fù)雜性和管理人員的工作量；學(xué)籍管理手段信息化水平不高，教學(xué)管理系統(tǒng)中學(xué)籍管理部分功能落后，信息不齊全，時常出現(xiàn)系統(tǒng)中信息更新慢，記錄和實際情況不相符等問題。在學(xué)籍檔案管理中，多以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案不能同步以至于紙質(zhì)檔案遺失后難以找回數(shù)據(jù)。

2.管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏專人管理

學(xué)籍管理是一項繁雜的工作，信息量大且具有持續(xù)性，高校里都會有校級管理部門，同時二級學(xué)院一般由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)管理學(xué)籍。然而，這些管理人員看似隊伍龐大，實則責(zé)職不明，素質(zhì)參差不齊。拿某高校二級學(xué)院管理人員來說，學(xué)籍管理是學(xué)院教學(xué)秘書的工作之一，但教學(xué)秘書工作范圍較大，又缺乏專業(yè)培訓(xùn)，在工作分工時并不考慮是否有經(jīng)驗和能力管理好學(xué)籍，而是當(dāng)做一項簡單的工作來分工，有教學(xué)秘書換工作崗位也很少交接，導(dǎo)致負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的秘書只是簡單的了解學(xué)院學(xué)生情況和掌握辦理手續(xù)流程，同時簡單地把學(xué)籍檔案存檔，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，更不會去深入的分析學(xué)生學(xué)籍情況。另外，隨著高校招生規(guī)模的擴大，學(xué)生增多，學(xué)籍管理任務(wù)量不斷增大，學(xué)籍管理人員配備不足，更無法保證學(xué)籍管理人員素質(zhì)和專業(yè)能力。

3.宣傳力度不夠，缺乏完整科學(xué)的學(xué)籍管理體系

對于學(xué)籍管理制度，許多在校學(xué)生并不十分了解從而也缺乏重視，甚至部分學(xué)生工作管理人員和教學(xué)秘書都不是很清楚。例如，很多學(xué)生并不清楚學(xué)籍檔案的重要性，也不重視自身什么行為違反了學(xué)生管理條例，將會受到什么懲處，直到犯了錯學(xué)校進行了處分，畢業(yè)后因處分等影響了就業(yè)時才追悔莫及。存在這些問題主要是因為學(xué)校學(xué)籍管理缺乏科學(xué)完整的管理體系，學(xué)校對于學(xué)生學(xué)籍管理制度宣傳力度不夠。學(xué)籍管理關(guān)系到每個學(xué)生的切身利益，是學(xué)校對學(xué)生學(xué)習(xí)狀況等監(jiān)測的重要數(shù)據(jù)，如果學(xué)生本人都不了解，在校學(xué)習(xí)生活中就少了自我約束，也很難理解和接受學(xué)校突如其來的處理決定，這對于管理人員來說，在執(zhí)行學(xué)籍管理規(guī)定時就增加了難度，也難以達(dá)到執(zhí)行的效果。同時，如果管理人員本身都不是很清楚學(xué)校學(xué)籍管理規(guī)定，在管理過程中將無法正確及時的引導(dǎo)學(xué)生，也無法合理有效地執(zhí)行制度。

4.服務(wù)與決策功能不足

學(xué)籍檔案本就是反映和記錄學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的原始資料，不僅學(xué)生在學(xué)籍變動、出國深造、就業(yè)時需要，同時學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和部門對相關(guān)數(shù)據(jù)的需要也日漸頻繁，既要求學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整，還要求快速、及時。但管理手段落后等原因?qū)е聦W(xué)籍管理缺乏良好的應(yīng)對能力，反饋滯后，對于細(xì)致繁雜的信息難以及時提供，以至于服務(wù)與決策功能不足。

5.學(xué)籍檔案規(guī)范困難

學(xué)籍檔案是在學(xué)籍管理過程中產(chǎn)生和積累而成的，記錄了學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)過程中各方面的信息和學(xué)生學(xué)籍變動等相關(guān)手續(xù)的簽批材料、學(xué)生獎懲文件、學(xué)生成績信息等，科學(xué)歸檔和完整保存是十分必要的。但在學(xué)籍檔案管理中存在學(xué)籍檔案多個部門管理、管理部門職責(zé)不清的問題，以至于出現(xiàn)調(diào)檔時效率低下，相互推諉的情況。同時，還存在學(xué)籍檔案管理多以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案時常不能同步，紙質(zhì)檔案遺失后導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

二、提高高校學(xué)籍管理工作水平的探討

1.充分利用現(xiàn)代管理手段，促進學(xué)籍管理信息化

充分利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理學(xué)籍，替代傳統(tǒng)的人工管理方法，在教學(xué)改革和學(xué)籍管理工作范圍增大的情境下更符合學(xué)籍管理需要。第一，使用和完善教學(xué)管理信息系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案和電子檔案同步，實現(xiàn)學(xué)籍管理的信息化，增強學(xué)籍管理的安全性和持續(xù)性，同時實現(xiàn)信息資源共享。第二，實行電子注冊、電子審核，同時組織好在校學(xué)生畢業(yè)前做好國家學(xué)歷證書電子注冊的填報，從而實現(xiàn)高校學(xué)生全稱網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理。

2.提升學(xué)籍管理人員素質(zhì)，建立專業(yè)管理隊伍

面對繁雜的學(xué)籍管理工作，管理人員不僅要有高度的責(zé)任心、一絲不茍的工作態(tài)度，更需要具備專業(yè)的管理知識和電子信息技術(shù)，做到全面了解和掌握學(xué)籍管理制度，具備良好的協(xié)調(diào)、溝通和組織能力。因此，高校應(yīng)該建立學(xué)籍的專人管理隊伍和部門并明確職責(zé)，同時針對崗位變動建立完整的選任、交接制度。此外，學(xué)校應(yīng)當(dāng)多進行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)研討，全面提升學(xué)籍管理人員的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，更好地服務(wù)于學(xué)生和學(xué)校各職級部門。

3.加強學(xué)籍管理制度的宣傳力度

學(xué)校學(xué)籍管理制度政策性強，涉及到學(xué)生整個學(xué)習(xí)過程的各個方面和切身利益，學(xué)校可以利用《學(xué)生手冊》、校園網(wǎng)站、學(xué)校宣傳欄、主題班會等對學(xué)生積極進行宣傳，讓學(xué)生了解學(xué)校學(xué)籍管理制度，增強對自身學(xué)習(xí)和行為的規(guī)劃、約束，從而減少學(xué)籍管理制度執(zhí)行的難度。同時，對于教師管理人員比如輔導(dǎo)員、教學(xué)秘書也通過開會研討、學(xué)習(xí)交流等加大宣傳，讓他們在工作中更好地引導(dǎo)、規(guī)范學(xué)生行為，也為自己的管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

4.完善管理制度，實現(xiàn)學(xué)籍管理規(guī)范化

在教學(xué)改革和“學(xué)分制”施行的新形勢下，要做好學(xué)籍管理工作，必須建立完整科學(xué)的學(xué)籍管理體系。這不僅要求完善管理制度，同時在實施的過程中必須實事求是，力求有效，適應(yīng)新教學(xué)體制的發(fā)展要求。“學(xué)分制”的施行更注重學(xué)生學(xué)習(xí)的自主性，對此實行彈性學(xué)制，對學(xué)習(xí)自主性強和學(xué)習(xí)能力強的學(xué)生允許提前修完學(xué)分提前畢業(yè)，對學(xué)習(xí)能力差的學(xué)生可以延長學(xué)制；開設(shè)雙學(xué)位、主輔修課程、專業(yè)方向的選擇都能更好地提升學(xué)生的自主性。其次，學(xué)籍管理不僅是對學(xué)生學(xué)業(yè)過程的記錄和反映，也是對整個過程的監(jiān)測，建立完整科學(xué)的學(xué)業(yè)預(yù)警、警示制度，加強過程監(jiān)控，及時規(guī)范學(xué)生學(xué)習(xí)行為，對于高校教學(xué)管理和學(xué)生自我發(fā)展都具有十分重大的現(xiàn)實意義。最后，無論是制度制定，還是執(zhí)行制度的過程，作為高校學(xué)籍管理人員都必須做到有章可循，按章辦事，積極規(guī)范自身的行為。

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