審核評估視角下的高校檔案工作研究

梁燕

摘 要：基于參加過高校本科教學(xué)工作水平評估并獲得“合格”及以上結(jié)論的高校參加的審核評估工作，筆者對高校的檔案工作做了新的思考。文章從審核評估的范圍、程序和原則入手，分析審核評估工作與高校檔案管理工作之間的關(guān)系，在審核評估的視角下對高校檔案管理工作提出了一些有益的建議。

關(guān)鍵詞：審核評估；高校；檔案工作

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2016）15-0194-02

普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估是我國高等教育新形勢下的一種新型的評估模式。在首輪本科教學(xué)工作水平評估中獲得“合格”及以上結(jié)論的高校都必須參加本科教學(xué)工作審核評估。其核心是對高校人才培養(yǎng)目標與培養(yǎng)效果的實現(xiàn)狀況進行評價，旨在推進人才培養(yǎng)多樣化。審核評估強調(diào)在各高校自評的基礎(chǔ)上，由各行業(yè)專家組成的審核評估專家隊伍對學(xué)校教學(xué)工作做出客觀評價，最后形成審核評估結(jié)論。在整個審核評估的工作中，高校的檔案信息材料提供的依據(jù)憑證作用是不可替代的，對高校檔案的利用貫穿于審核評估工作的全過程。反之，反觀高校的檔案管理部門為審核評估提供的服務(wù)，可以檢驗高校的檔案管理部門的館藏資料是否全面，檔案資源的開發(fā)利用工作是否到位，檔案工作的水平如何，能否滿足高校自身建設(shè)發(fā)展的需要。高校的檔案管理部門可以在反思這些問題的過程中獲得有益的啟示。

一、審核評估工作與高校檔案的關(guān)系分析

1.從審核評估的基本原則來看，審核評估工作必須遵循以下幾個基本準則，即主體性原則、開放性原則、關(guān)聯(lián)性原則和實證性原則。實證性原則使指學(xué)校自評必須以事實為依據(jù)，用事實和數(shù)據(jù)說話；專家組在對學(xué)校做出診斷的時候也要關(guān)注事實性的支撐，關(guān)注信息來源，強調(diào)“舉例說明”。檔案由于自身的原始性、真實性的特點，在高校的審核評估中具有重要的實證價值。

2.從審核評估的范圍來看，本科教學(xué)審核評估共有 “6+1”個項目，分別是定位與目標、師資隊伍、教學(xué)資源、培養(yǎng)過程、學(xué)生發(fā)展、質(zhì)量保障，另加一個自選特色項目。六大審核項目劃分為24個要素，審核要素的核心內(nèi)容又分別體現(xiàn)在64個審核要點上。審核評估項目、要素、要點是一個整體，這些內(nèi)容都是高校人才培養(yǎng)工作涉及的核心，也關(guān)系到高校的招生、教學(xué)、科研、管理等基礎(chǔ)性工作的方方面面。而高校檔案是高校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，反映了一所高校從建校以來至今的發(fā)展全過程，在審核評估高校的人才培養(yǎng)工作和培養(yǎng)效果時起到了較好的反饋和傳遞信息的作用。審核評估的要素、要點必須以館藏材料為基礎(chǔ)，才能形成對一所高校的客觀全面的評價。如在考察學(xué)校的人才培養(yǎng)過程項目時，就必須參考該校的主要反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料；要了解其招生及生源情況以及學(xué)生就業(yè)與發(fā)展等要素時，就要從學(xué)校的學(xué)生類檔案著手，才能找到與評估指標相吻合的標準數(shù)據(jù)。

3.從審核評估的程序來看，它包括學(xué)校自評、專家進校考察、評估結(jié)論審議與發(fā)布等階段。在學(xué)校自評階段中，參評學(xué)校根據(jù)審核評估內(nèi)容及上一次本科教學(xué)工作評估存在問題的整改情況，結(jié)合自身實際，開展自我評估，自我評估必須依賴于對作為支撐的原始檔案材料進行收集、整理和統(tǒng)計，才能形成《自評報告》和《教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)分析報告》以及《本科教學(xué)質(zhì)量報告》等材料，原始的檔案材料是學(xué)校自評結(jié)論的印證和最可靠的信息來源；專家進?？疾斓倪^程即評估階段是評估專家組通過查閱材料、個別訪談、觀摩教學(xué)等形式，對學(xué)校教學(xué)工作做出客觀評價，形成《審核評估報告》。不管專家以何種形式進行審核，都離不開對大量的檔案資料進行全面綜合的分析，脫離了檔案資料的支撐，專家組的評估結(jié)論就無法令人信服。

二、審核評估工作對高校檔案工作的啟示

（一）以評估體系為指導(dǎo)，建立專門的評估檔案

1.建立專門的評估檔案，是由高校教學(xué)評估工作的常態(tài)化決定的。2004年，國家教育部發(fā)布《教育振興行動計劃（2003-2007）》，將高校評估作為一項制度加以確立，明確提出試行以五年為一周期的全國高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評估。在今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，高等教育評估具有持續(xù)性和長期性以及戰(zhàn)略性的特點。為了更好地服務(wù)于高校的評估工作，高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在充分熟悉評估指標體系和理解評估指標內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，嚴格按照評估的項目、要素和要點的考核因子收集檔案材料，在評估進程隨時整理形成的材料，并貫穿評估工作的全過程，使之成為本校迎接評估工作的一整套完整齊全的材料；對已經(jīng)歸檔的文件材料，要進行檢查與調(diào)整、補充，使之與評估體系的框架一致。經(jīng)歷過首輪本科教學(xué)工作水平評估的高校更是要充分總結(jié)上一次評估工作中積累的經(jīng)驗，建立高校評估檔案的有效管理模式。

2.建立專門的評估檔案，是由新一輪教學(xué)評估指標體系的科學(xué)性決定的。我國實行高等教育教學(xué)評估以來，在制度設(shè)計和實踐上經(jīng)歷了不斷的創(chuàng)新和突破。新一輪高校教學(xué)評估是在總結(jié)以往評估的經(jīng)驗教訓(xùn)上確立的，是一個集高校自我評估與院校外部評估、國內(nèi)評估與國際評估、定期性評估與教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)常態(tài)檢測、教學(xué)整體評估與專業(yè)認證、政府聘雇與專門機構(gòu)評估有機結(jié)合的全方位高等教育質(zhì)量保障體系。①被審核高校圍繞指標體系的要點解答問題的過程當(dāng)中，所倚靠證據(jù)材料的完整度如何，支撐材料的缺位是由自身教學(xué)管理制度的缺陷引起還是檔案收集整理不善的原因？這不僅是高校的管理者需要思考的問題，檔案管理部門也要時刻關(guān)注學(xué)校的教學(xué)評估動態(tài)，對教學(xué)評估中發(fā)現(xiàn)的問題認真反思，提出完善對策和建議。同時通過對照評估的指標體系，在原有的基礎(chǔ)上增補或修訂原有的歸檔范圍，進一步完善高校內(nèi)部的檔案管理規(guī)章制度，使學(xué)校的真正受益于教學(xué)評估，實現(xiàn)“以評促建、以評促改”。

（二）推動檔案管理的信息化，更好地服務(wù)于本科教學(xué)評估工作

新一輪本科教學(xué)評估中，國家通過建立全國高等學(xué)校本科教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對本科教學(xué)質(zhì)量的常態(tài)化監(jiān)控，對社會關(guān)注的核心教學(xué)數(shù)據(jù)在一定范圍內(nèi)向社會發(fā)布。為了實現(xiàn)與該數(shù)據(jù)庫的有效對接，高校的檔案管理工作人員要及時轉(zhuǎn)變觀念、適應(yīng)形勢需要，充分認識檔案數(shù)據(jù)化對高校各項工作的重要性，一方面通過添置掃描儀、刻錄機、攝像機、專用錄入設(shè)備等先進的儀器設(shè)備，滿足教學(xué)評估對檔案工作硬件方面的需求；另一方面，通過建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，將計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。在實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，根據(jù)教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)監(jiān)測的需要，開展編研，定期地、有計劃地把把學(xué)校的人事、財務(wù)、師資、學(xué)生、設(shè)備等資源與數(shù)據(jù)庫對接和共享，使數(shù)據(jù)庫服務(wù)于學(xué)校日常質(zhì)量監(jiān)控，保證數(shù)據(jù)的原始性和真實性。

（三）以教學(xué)評估工作為契機，發(fā)展宣傳檔案工作

審核評估工作大量地使用和依靠高校的檔案資源，高校的檔案管理水平直接影響審核評估的結(jié)果，而在評估過程中形成的評估檔案又為高校今后的整改、提升和新一輪的教學(xué)評估及建設(shè)提供詳細的信息資源。檔案管理部門要抓住教學(xué)評估工作的機遇，推動高校的檔案工作邁向新的臺階。首先要積極宣傳檔案工作，增強廣大教職工的檔案意識，使學(xué)校各個部門和院系充分認識到在學(xué)校教學(xué)和科研和管理中形成的中形成的各種載體形式的檔案材料，是學(xué)校的重要財富，任何個人不得據(jù)為己有。同時，規(guī)范檔案歸檔工作，要求各部門負責(zé)檔案工作的人員及按照歸檔要求，及時歸檔。其次，要積極尋求上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與支持，增加檔案工作經(jīng)費投入，改善檔案管理環(huán)境，加強檔案管理隊伍建設(shè)。再次是檔案工作人員在審核評估的過程中，要通過熱情周到的態(tài)度，優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)和專業(yè)的精神展現(xiàn)檔案人的魅力，在服務(wù)中贏得尊重、確立地位。

注釋：

①劉振天.回歸教學(xué)生活：我國新一輪高校本科教學(xué)評估制度設(shè)計及其范式變革[J].清華大學(xué)教育研究，2013（06）：42-43.

參考文獻：

[1]劉振天.回歸教學(xué)生活：我國新一輪高校本科教學(xué)評估制度設(shè)計及其范式變革[J].清華大學(xué)教育研究，2013（06）.

[2]劉振天.我國新一輪高校本科教學(xué)評估總體設(shè)計與制度創(chuàng)新[J].高等教育研究，2012（03）.