新生報到管理系統(tǒng)的探索與實踐
——以黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院為例

袁雪鵬（黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院，黑龍江哈爾濱150069）

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新生報到管理系統(tǒng)的探索與實踐
——以黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院為例

袁雪鵬
（黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院，黑龍江哈爾濱150069）

摘要：新生入學(xué)接待工作是當前各高校每年都要進行的一項重要工作，其中的新生入學(xué)資格審核和新生報到情況統(tǒng)計是新生接待工作中的重要環(huán)節(jié)，但如何更高效的做好新生入學(xué)資格審核和新生報到情況統(tǒng)計是制約各高校新生接待工作質(zhì)量的一項難題。筆者通過多年來的實踐工作積累，探索了一條相對簡捷、方便的工作途徑——即通過軟件技術(shù)在審核新生入學(xué)資格的同時統(tǒng)計新生報到情況。本文以黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院為例對新生報到管理系統(tǒng)的探索與實踐過程進行簡要論述。

關(guān)鍵詞：新生報到管理；新生入學(xué)資格審核；軟件；探索；實踐

一、新生報到管理系統(tǒng)的研發(fā)初衷

近年來，由于缺乏行之有效的新生入學(xué)資格審核方式和方法，各高校往往又不得不再次動用大量的人力來人工核對新生入學(xué)資格。人工方式統(tǒng)計新生報到情況和人工方式核對新生入學(xué)資格，雖然在一定程度上滿足了新生入學(xué)接待工作的實際需要，但重復(fù)性工作較多，浪費了大量的人力資源，且統(tǒng)計時間長、準確性差、效率低下。作為臨時性工作的“新生報到情況統(tǒng)計和入學(xué)資格復(fù)核”工作反倒成了新生入學(xué)接待工作的累贅。

為推動迎新基礎(chǔ)工作的信息化、科學(xué)化、正規(guī)化建設(shè)進程，提升審核和統(tǒng)計工作的準確性和時效性，提高工作效率，筆者根據(jù)黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院新生報到期間相關(guān)工作的特點，經(jīng)過多年的不斷實踐，建立了以校園局域網(wǎng)為載體，以新生錄取資料存儲為基礎(chǔ)，以新生入學(xué)資格審核為過程，以新生報到情況統(tǒng)計為結(jié)果的相對簡捷的綜合型互動式校園局域網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)——新生報到管理系統(tǒng)。

二、新生報到管理系統(tǒng)的研發(fā)過程

顧名思義，新生報到管理系統(tǒng)的主要工作是圍繞新生入學(xué)接待工作進行的，這個系統(tǒng)隨著新生報到接待工作應(yīng)運而生，每年在新生報到接待期間，學(xué)籍工作人員都要承擔各類新生報到情況的統(tǒng)計，如：統(tǒng)計各專業(yè)已報到情況、各培養(yǎng)層次報到情況、省內(nèi)外新生報到情況、男女生報到情況、轉(zhuǎn)專業(yè)情況、退學(xué)情況以及相應(yīng)的各類比率等。事無巨細，看似簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作卻是后續(xù)工作的重要鋪墊，這些數(shù)據(jù)對于新生報到后的寢室分配、備品發(fā)放、學(xué)費核算、軍訓(xùn)安排、班級編制、專業(yè)調(diào)整以及督促未報到的學(xué)生盡快報到以免生源流失等都發(fā)揮著重要作用，同時也為學(xué)院的相關(guān)決策提供著重要的參考依據(jù)。

以往，黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院同其他很多高校一樣，新生報到情況都是依靠人工進行統(tǒng)計。在新生報到時，往往要安排多名工作人員人工記錄報到學(xué)生的姓名、性別和專業(yè)，但受時間限制，也僅限于這個簡單記錄，當天接待結(jié)束后再人工統(tǒng)計報到人數(shù)，對于篩選退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、未報到等名單，還要再分別由招生處、各系、學(xué)籍科反復(fù)人工核對名單。雖然統(tǒng)計的僅僅是名單，但卻要耗費大量的人力和時間，工作效率和準確率都不容樂觀。

為更及時、準確的統(tǒng)計新生報到情況，筆者根據(jù)黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院迎新工作實際，從2009年開始了新生報到管理系統(tǒng)的探索與實踐。首先研發(fā)了單機版的新生報到情況統(tǒng)計軟件，即在新生錄取結(jié)束后至報到前，將新生錄取數(shù)據(jù)錄入軟件，新生報到時安排工作人員即時標注新生的入學(xué)狀態(tài)（未報到、已報到、退學(xué)），軟件自動生成新生報到情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)。表1為新生報到管理系統(tǒng)自動生成的黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院2015年新生報到統(tǒng)計數(shù)據(jù)（部分專業(yè)）。

2011年9月教育部要求：各高校要做好新生入學(xué)復(fù)查和學(xué)籍電子注冊等常規(guī)性工作，及時發(fā)現(xiàn)并處理冒名頂替、高考移民、弄虛作假及體制外違規(guī)招生、中介欺詐等行為，及早發(fā)現(xiàn)學(xué)籍注冊問題。新生入學(xué)資格審核的主要內(nèi)容就是比對新生本人是否與準考證和身份證上的照片一致，以此來篩查冒名頂替等弄虛作假情況。傳統(tǒng)的做法是在新生報到入學(xué)后，安排以輔導(dǎo)員為主的工作人員人工比對學(xué)生本人、準考證和身份證，但卻要興師動眾的耗費大量的人力和時間，效率和準確性均不高。為此，黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院在探索新生報到管理系統(tǒng)的同時，增加了入學(xué)資格審核功能。即在新生報到管理系統(tǒng)上鏈接身份證識別器，通過身份證識別器讀取新生的身份證信息，并調(diào)取新生報到管理系統(tǒng)中已錄入的錄取新生信息進行比對，進而實現(xiàn)在新生報到的同時即完成新生入學(xué)資格審核。其工作原理是：我國公安機關(guān)制發(fā)的居民身份證存儲著公民包括照片在內(nèi)的基本信息，并能夠被裝有公安部特制芯片的身份證識別器讀取，而偽造的身份證則無法存儲持有者的基本信息。高考冒名頂替等弄虛作假者，均是持假身份證或假準考證報考。所以，只需要使用身份證識別器調(diào)取身份證的相關(guān)信息并對比準考證信息（即為錄取信息），考生身份的真假即可一目了然。圖1為黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院新生報到管理系統(tǒng)審核新生入學(xué)資格頁面截圖。

表1

圖1　

經(jīng)過幾年來在實踐運用中不斷升級和優(yōu)化，目前新生報到管理系統(tǒng)已建設(shè)為更易直觀操作的網(wǎng)絡(luò)頁面形式，功能也相對較完善，形成了獨具黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院特色的迎新工作辦公系統(tǒng)，為迎新工作提供了高效、優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)。

三、新生報到管理系統(tǒng)的功能介紹

（一）系統(tǒng)操作規(guī)程

新生報到管理系統(tǒng)本著“為廣大師生提供簡便、快捷的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)”的原則，在設(shè)計時盡最大可能的減少操作步驟，盡量實現(xiàn)“易學(xué)、易懂、易操作”。在新生報到前，工作人員協(xié)調(diào)學(xué)院招生部門將包括錄取照片在內(nèi)的新生錄取信息上傳至新生報到管理系統(tǒng)；在新生報到期間，新生出具身份證原件后，工作人員通過鏈接到新生報到管理系統(tǒng)的身份證識別器刷讀身份證信息，系統(tǒng)即可自動調(diào)取對應(yīng)的新生信息，經(jīng)比對無誤后完成新生入學(xué)資格審核并確認打印《新生報到接收通知單》，系統(tǒng)默認該生入學(xué)狀態(tài)為“已報到”，同時自動生成新生報到統(tǒng)計數(shù)據(jù)（見表1），至此完成新生入學(xué)資格審核和新生報到情況統(tǒng)計工作，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、招生處、學(xué)工處、各系、財務(wù)處等相關(guān)部門都可以通過新生報到管理系統(tǒng)在第一時間掌握新生報到情況和下載新生名單；之后，新生持《新生報到接收通知單》繳納學(xué)費前往所在報到。由于黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院的辦學(xué)特點，每天需要對學(xué)生進行不少于5次的集中點名，所以數(shù)據(jù)統(tǒng)計和名單下載功能尤為重要。此外，新生的寢室分配、備品發(fā)放、學(xué)費核算、軍訓(xùn)安排、班級編制、專業(yè)調(diào)整以及督促未報到的學(xué)生盡快報到以免生源流失等都要以精確的新生報到數(shù)據(jù)統(tǒng)計為依據(jù)，新生報到管理系統(tǒng)的研發(fā)給這些工作的有序開展帶來了極大便利。

（二）系統(tǒng)功能介紹

系統(tǒng)區(qū)分不同操作權(quán)限設(shè)置了“新生報到情況統(tǒng)計（系統(tǒng)首頁）、系統(tǒng)功能介紹、新生數(shù)據(jù)上傳、新生報到管理、新生信息管理、新生專業(yè)異動、新生數(shù)據(jù)下載、收費項目管理、系統(tǒng)功能管理（登錄密碼管理）”九大功能版塊。1.新生報到情況統(tǒng)計（首頁，見表1）。登錄后顯示內(nèi)容即為“新生報到情況統(tǒng)計（首頁）”，可點擊頁面左上角“首頁”或按“F5”進入該頁面。“新生報到情況統(tǒng)計”即時統(tǒng)計新生報到的各類情況，統(tǒng)計項目有“系別、層次、專業(yè)、錄取情況、報到情況、退學(xué)情況、轉(zhuǎn)專業(yè)情況”。其中：報到率=（報到人數(shù)/錄取人數(shù)）×100%；退學(xué)率=［退學(xué)人數(shù)/（報到人數(shù)+退學(xué)人數(shù)）］×100%；轉(zhuǎn)專業(yè)轉(zhuǎn)入率=（轉(zhuǎn)入人數(shù)/該專業(yè)報到人數(shù)）×100%；轉(zhuǎn)專業(yè)轉(zhuǎn)出率=［轉(zhuǎn)出人數(shù)/（該專業(yè)報到人數(shù)+轉(zhuǎn)出人數(shù)）］×100%。2.新生數(shù)據(jù)添加。由工作人員添加新生數(shù)據(jù)、上傳新生錄取照片及錄取電子數(shù)據(jù)。3.新生報到管理。新生入學(xué)資格環(huán)節(jié)，可以通過身份證識別器刷讀新生身份證審核新生入學(xué)資格（見圖1）。也可通過輸入新生相關(guān)信息，查詢審核新生入學(xué)資格。4.新生信息管理。修改新生錄取數(shù)據(jù)中的個別錯誤信息。5.新生專業(yè)異動。在新生接待工作結(jié)束后，按照上級教育行政機關(guān)的有關(guān)工作規(guī)程和工作時限對新生的專業(yè)進行調(diào)整后，在新生報到管理系統(tǒng)進行調(diào)轉(zhuǎn)，系統(tǒng)自動記載、統(tǒng)計專業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)情況。6.新生數(shù)據(jù)下載。可分別下載已報到、未報到、退學(xué)、全部新生信息，為相關(guān)部門提供數(shù)據(jù)支持。7.收費項目管理。由于黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院男女生住宿標準不同，以及不同層次學(xué)生的學(xué)費標準也不盡相同，故設(shè)置了收費項目管理功能，可以根據(jù)層次、性別不同分別設(shè)置收費標準。在打印《新生報到接收通知單》同時，自動附《新生交費明細》，以便于財務(wù)部門收取相關(guān)費用。

四、新生報到管理系統(tǒng)的前景展望

幾年來，黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院新生報到管理系統(tǒng)在探索中不斷實踐、在實踐中不斷完善，形成了獨具學(xué)院特色的迎新工作方式，成為了學(xué)院新生接待工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。其靚點主要有三個：一是，操作簡單。無需具備較高的計算機應(yīng)用技能，絕大多數(shù)操作上手即會。二是，信息量大。目前的統(tǒng)計內(nèi)容幾乎涵蓋了新生的各類信息，統(tǒng)計詳細、精確，各類情況一目了然。三是，獨樹一幟。該系統(tǒng)的構(gòu)思設(shè)計純屬原創(chuàng)，尚未發(fā)現(xiàn)其他高校使用類似功能的辦公軟件，對于其他高校大幅度提升迎新工作效率具有極其重要的參考價值。

Abstract:Freshman reception is important work that colleges and universities have to do，and so it should be carried out every year. The qualification examination for freshman enrollment and counting the number of freshmen are important in the freshman reception，and how to do the work well is a difficult problem to restrict the quality of Freshman reception in colleges and universities. Through practical work for years，the author has explored a relatively simple and convenient way to work，that is，using the software technology to do qualification examination for freshman enrollment at the same time counting the number of freshmen. This paper takes The Professional Judicial Police College of Heilongjiang as an example to discuss the exploration and practice of the freshmen registration management system.

Keywords:freshmen registration management；freshmen enrollment review；software；exploration；practice

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：2096-000X（2016）11-0172-02

作者簡介：袁雪鵬（1978，11-），籍貫：黑龍省大慶市，現(xiàn)任黑龍江司法警官職業(yè)學(xué)院學(xué)工處學(xué)籍科科長，研究方向：學(xué)籍管理、學(xué)生工作。