區(qū)域檔案信息資源共建共享的協(xié)同機(jī)制研究

吳加琪

摘 要：檔案信息資源共建共享對建設(shè)檔案資源體系和利用體系具有重要作用，建立協(xié)同機(jī)制可促進(jìn)區(qū)域檔案信息資源共建共享目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，協(xié)同機(jī)制主要包括管理協(xié)同、資源協(xié)同、技術(shù)協(xié)同、利益協(xié)同和主體協(xié)同。

關(guān)鍵詞： 共建共享；檔案；協(xié)同機(jī)制

Abstract： Archives information resources construction and sharing plays an important role in archives resources system and use system， establishing a coordination mechanism may promote regional archival information resources construction and sharing， collaborative mechanism mainly includes collaborative management， collaborative resource and technical collaboration，benefit collaborative and body collaborative.

Keywords： Construction and Sharing；Archives；Coordination mechanism

檔案信息資源共享是檔案服務(wù)利用的重要途徑，《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中明確提出“國家檔案行政管理部門要搭建全國開放檔案平臺(tái)，并與政府公開信息系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)資源共享”[1]，由于資源、技術(shù)、資金、人才等諸多因素的制約，由檔案部門單獨(dú)開展區(qū)域內(nèi)檔案共享難度較大，因此多地提出檔案信息資源共建共享（下文簡稱檔案共建共享）的理念，浙江省在全省各地大力推進(jìn)檔案共建共享工作，并取得了階段性成果。在現(xiàn)有檔案管理體制下，區(qū)域內(nèi)檔案信息資源分散保管在跨行業(yè)系統(tǒng)各單位中，建立檔案共建共享協(xié)同機(jī)制可保證多元主體共同參與建設(shè)，節(jié)約工作成本，最終實(shí)現(xiàn)區(qū)域檔案信息資源的共享，建立有效的區(qū)域檔案信息資源體系和利用體系。

1 管理協(xié)同

1.1 建立協(xié)同法規(guī)制度。檔案共建共享的法規(guī)制度是規(guī)范各單位協(xié)同開展檔案信息建設(shè)和共享的基本依據(jù)，隨著檔案整合和共享工作的深入推進(jìn)，相應(yīng)的政策和制度建設(shè)也在逐漸建立和完善，2014年7月23日，中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》，明確提出要“積極推進(jìn)館室一體化、館際一體化建設(shè)，提升檔案共建共享水平”[2]，海寧市兩辦發(fā)文《關(guān)于開展檔案共建共享利用工作的通知》，檔案局向各單位發(fā)出《關(guān)于整理數(shù)字檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的函》對區(qū)域檔案共建共享的具體工作進(jìn)行規(guī)范。上述政策和規(guī)章是對區(qū)域檔案共建共享工作的導(dǎo)向性及指導(dǎo)性文件，今后仍需檔案部門努力將相關(guān)措施上升到法規(guī)制度層面，提升其強(qiáng)制性。同時(shí)，為確保區(qū)域檔案共建共享工作規(guī)范有序地開展，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案共建共享相關(guān)法規(guī)制度的研究，對各參與單位的權(quán)利和義務(wù)、檔案信息的采集整理、共享交換、信息安全及個(gè)人隱私保護(hù)等做出具體規(guī)定，為檔案共建共享協(xié)同開展?fàn)I造良好的制度環(huán)境。

1.2 成立協(xié)同管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)前區(qū)域內(nèi)檔案信息資源由各行業(yè)系統(tǒng)單位自行管理，在推進(jìn)區(qū)域檔案共建共享工作中，各地主要采取由檔案行政管理部門全面負(fù)責(zé)區(qū)域檔案共建共享工作的模式，由于未建立協(xié)同管理機(jī)構(gòu)，僅憑檔案部門自身的力量開展區(qū)域各單位檔案共建共享工作存有困難，如海寧市檔案共建共享工作中，“針對部分單位檔案門類多、數(shù)據(jù)庫龐大，對納入工作有畏難情緒的情況，局領(lǐng)導(dǎo)親自上門做好協(xié)調(diào)工作”[3]，而建立協(xié)同的管理機(jī)構(gòu)可以更合理有效地推進(jìn)檔案共建共享工作?？捎筛鞯貦n案行政管理部門牽頭，會(huì)同民政、衛(wèi)生、教育、勞動(dòng)和社會(huì)保障等部門共同組建區(qū)域檔案共建共享工作協(xié)同管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、執(zhí)行機(jī)構(gòu)和咨詢機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)各單位檔案信息的建設(shè)與共享傳遞，在具體工作中承擔(dān)下述職責(zé)：制定檔案共建共享工作的法規(guī)、制度和政策；對區(qū)域各部門的檔案信息的篩選、清洗和規(guī)范，確定共建共享的檔案信息范圍；建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)目錄交換體系等；建立和完善區(qū)域檔案共建共享的系統(tǒng)平臺(tái)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各參與主體的工作和利益；加強(qiáng)各單位的監(jiān)督、評估、績效考核；組織各參與單位工作人員的培訓(xùn)等。

2 資源協(xié)同

2.1 信息資源的協(xié)同整合機(jī)制。要實(shí)現(xiàn)區(qū)域檔案共建共享的目標(biāo)，需要將區(qū)域內(nèi)跨行業(yè)系統(tǒng)各單位檔案全面共享，但當(dāng)前檔案信息分散在各職能部門的日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，由各保管主體負(fù)責(zé)開展，“信息孤島”效應(yīng)明顯。部分地區(qū)檔案共建共享主要是整合區(qū)域內(nèi)綜合檔案館的檔案資源，如湖州市建設(shè)“湖州市數(shù)字檔案資源共建共享工程”將下轄三縣兩區(qū)及市本級6家國家綜合檔案館檔案資源整合，實(shí)現(xiàn)“資源自建、信息共享、異地查檔、跨館出證”的目標(biāo)[4]， 因此并未充分實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)相關(guān)檔案資源的整合，同時(shí)檔案的內(nèi)容直接關(guān)系到檔案的利用效果，當(dāng)前綜合檔案館的館藏內(nèi)容結(jié)構(gòu)也決定了現(xiàn)有的檔案共建共享模式不能完全滿足現(xiàn)代社會(huì)有效利用檔案的需求。因此檔案共建共享工作一方面在綜合檔案館資源整合基礎(chǔ)上，應(yīng)擴(kuò)大檔案資源范圍，加強(qiáng)行業(yè)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的融合，此外，應(yīng)重點(diǎn)將檔案內(nèi)容建設(shè)納入共建共享體系，以關(guān)注民生為導(dǎo)向，將分散在各系統(tǒng)行業(yè)的涉民檔案信息進(jìn)行整合，建立起滿足民眾需求的區(qū)域檔案共建共享資源體系。

2.2 人力資源協(xié)同建設(shè)機(jī)制。區(qū)域檔案共建共享工作參與單位多、檔案類型多樣化、技術(shù)要求高，這些都對人力資源的結(jié)構(gòu)提出了更高的要求。應(yīng)建立滿足檔案共建共享工作的各類不同層次、不同能力及不同崗位要求的專業(yè)型人才隊(duì)伍，重點(diǎn)加強(qiáng)高級管理型、信息技術(shù)型、協(xié)調(diào)溝通型和具體操作型等相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。信息環(huán)境在不斷發(fā)展變化，為促使區(qū)域檔案共建共享工作形成長效機(jī)制，應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，通過舉辦各類業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)班、不同檔案部門之間的學(xué)習(xí)交流等形式，加強(qiáng)對檔案共建共享知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高現(xiàn)有人員的專業(yè)化水平。如海寧市在建設(shè)區(qū)域檔案共建共享工作中對不同行業(yè)系統(tǒng)、不同知識(shí)結(jié)構(gòu)、不同業(yè)務(wù)層次的人員多次舉辦專題培訓(xùn)，對共建共享工作的重要性、平臺(tái)建設(shè)和使用情況、具體業(yè)務(wù)操作進(jìn)行培訓(xùn)講解，培訓(xùn)工作提升了相關(guān)人員對檔案共建共享工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)了凝聚力，為區(qū)域檔案共建共享工作提供了人才支撐。

2.3 財(cái)政資源協(xié)同配置機(jī)制。檔案共建共享是跨行業(yè)系統(tǒng)的綜合工程，區(qū)域檔案共建共享需要投入大量資金，如檔案信息硬件設(shè)備購置、配備專業(yè)技術(shù)人員及培訓(xùn)、軟件平臺(tái)的建設(shè)和管理等，單純依靠檔案部門的財(cái)政力量是不夠的，各地政府應(yīng)當(dāng)成為共建工作資金投入的主體，要設(shè)立區(qū)域檔案共建共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的專項(xiàng)財(cái)政資金，并納入各級政府的財(cái)政預(yù)算，如湖州市數(shù)字檔案資源共建共享工程項(xiàng)目由湖州市發(fā)改委立項(xiàng)，核定工程總概算為712.32萬元，用于建設(shè)數(shù)字檔案資源共建共享工程的制度標(biāo)準(zhǔn)和安全保障體系，互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)和專網(wǎng)等應(yīng)用支撐環(huán)境及數(shù)字檔案資源接收、管理、保存和利用平臺(tái)等[5]。同時(shí)可爭取上級主管部門和本地合作設(shè)立共建共享的共建項(xiàng)目，爭取共建專項(xiàng)資金的投入。

3 技術(shù)協(xié)同

3.1 搭建檔案共建共享協(xié)同平臺(tái)?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，檔案共建共享工作應(yīng)充分利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對區(qū)域內(nèi)檔案信息資源進(jìn)行整合，構(gòu)建區(qū)域檔案共建共享平臺(tái)，集成各單位不同類型的檔案平臺(tái)和數(shù)據(jù)、促使不同的檔案部門統(tǒng)一平臺(tái)操作、檔案各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)基于平臺(tái)開展，最終實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)行業(yè)檔案的深度整合共享，檔案共建共享平臺(tái)應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下功能的協(xié)同：

（1）平臺(tái)、數(shù)據(jù)及應(yīng)用協(xié)同。平臺(tái)應(yīng)以檔案的收集、整理、保管和服務(wù)利用的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為依據(jù)，以方便社會(huì)各方面有效利用為目標(biāo)，設(shè)計(jì)包含各類檔案信息平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫及服務(wù)利用的一站式檔案共建共享平臺(tái)的整體架構(gòu)。如麗水市檔案共建共享平臺(tái)包括四層結(jié)構(gòu)：以云計(jì)算為核心的基礎(chǔ)平臺(tái)層，館藏檔案和室藏檔案2個(gè)大數(shù)據(jù)倉庫，智慧管理、智慧發(fā)布、智慧監(jiān)管3個(gè)智慧操作系統(tǒng)，云檔案共享中心、物聯(lián)檔案超市、智囊檔案、民生檔案4個(gè)智慧應(yīng)用體系架構(gòu)[6]。

（2）管理和運(yùn)行協(xié)同。在平臺(tái)運(yùn)行過程中，各單位的職能應(yīng)分工明確，共同維護(hù)平臺(tái)的運(yùn)行，檔案行政管理部門負(fù)責(zé)平臺(tái)的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)工作，如平臺(tái)的軟硬件構(gòu)建、操作培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和運(yùn)營維護(hù)等工作；各單位負(fù)責(zé)將本部門共建共享檔案的整理編目、將相關(guān)檔案信息資源提交上傳到平臺(tái)的應(yīng)用系統(tǒng)，利用平臺(tái)智能化管理檔案，根據(jù)權(quán)限從平臺(tái)獲取相應(yīng)的各類檔案資源。

（3）業(yè)務(wù)功能協(xié)同。檔案共建共享平臺(tái)在實(shí)現(xiàn)檔案的收、管、用等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，各單位通過平臺(tái)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案辦公自動(dòng)化、開展實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)交流等，如檔案行政管理部門可通過平臺(tái)開展檔案管理文件發(fā)布、網(wǎng)上年檢、網(wǎng)上移交等工作，可對基層單位進(jìn)行在線監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)監(jiān)管，解答基層部門提出的各類問題。

3.2 建設(shè)檔案共建共享協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是區(qū)域內(nèi)跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息共享和協(xié)同的基礎(chǔ)，區(qū)域內(nèi)檔案資源由條塊分割的跨行業(yè)系統(tǒng)各單位建設(shè)和管理，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、信息標(biāo)準(zhǔn)及運(yùn)行機(jī)制等差異較大，異構(gòu)信息系統(tǒng)造成各行業(yè)系統(tǒng)的檔案信息兼容性很低。為實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)系統(tǒng)各類檔案信息共享，首先應(yīng)加大現(xiàn)有檔案信息標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力度，如《電子檔案移交與接收辦法》《數(shù)字檔案管理與技術(shù)規(guī)范》等。同時(shí)應(yīng)推動(dòng)檔案信息共享標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，如檔案信息平臺(tái)體系建設(shè)規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)交換與共享資源目錄規(guī)范、開發(fā)信息中間件等。通過標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)實(shí)現(xiàn)各部門獨(dú)立的檔案信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通和檔案數(shù)據(jù)、系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)的整合。

4 利益協(xié)同

4.1 約束與沖突協(xié)調(diào)機(jī)制。約束機(jī)制是利益協(xié)同機(jī)制的基礎(chǔ)，是用來規(guī)范各單位行動(dòng)的相關(guān)約束規(guī)范，通過約束機(jī)制對檔案共建共享工作中各單位的責(zé)、權(quán)、利進(jìn)行明確，確保參與主體的行為有助于實(shí)現(xiàn)檔案共建共享的目標(biāo)，同時(shí)也保證了參與檔案共建共享工作的其他參與主體的利益，因此約束帶有強(qiáng)制性的特征，需要注意的是約束機(jī)制的目的主要是發(fā)揮正向激勵(lì)功能，而不是限制多元主體的發(fā)展。同時(shí)區(qū)域檔案共建共享參與主體復(fù)雜，涉及多個(gè)行業(yè)系統(tǒng)，運(yùn)行過程中可能在系統(tǒng)、技術(shù)、思想觀念等諸多因素發(fā)生沖突，此時(shí)需要建立沖突協(xié)調(diào)機(jī)制，通過統(tǒng)一思想、建立溝通渠道、合理的利益分配等方式進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證共建共享工作的穩(wěn)定推進(jìn)。

4.2 利益協(xié)同分配和激勵(lì)機(jī)制。區(qū)域檔案整合共享工作中，檔案的內(nèi)容構(gòu)成、服務(wù)方式等都產(chǎn)生了較大的變化，因此可產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)利益。同時(shí)各參與單位在共建共享工作中因投入、壟斷信息共享服務(wù)等致使原有利益結(jié)構(gòu)被打破，原來利益可能會(huì)出現(xiàn)增加、不變和減少三種情況，只有在利益增加的條件下，參與單位才有可能具有工作的積極性，其他兩種情況相關(guān)單位不會(huì)有動(dòng)力開展共建共享工作，這就需要將利益在各參與主體間進(jìn)行合理的分配和補(bǔ)償。應(yīng)綜合考慮各單位的投入成本、貢獻(xiàn)度、承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)及績效等因素對所得利益制訂分配補(bǔ)償方案。同時(shí)適當(dāng)?shù)睦婕?lì)機(jī)制也可調(diào)動(dòng)成員單位的積極性，可對各參與單位和工作人員采取物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)等方式調(diào)動(dòng)各參與單位和工作人員的積極性，實(shí)現(xiàn)利益協(xié)同，如浙江省測繪資料檔案館大力推進(jìn)區(qū)域檔案共建共享工作，實(shí)現(xiàn)含國土、民政、交通、水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、環(huán)保、公安、文物等41個(gè)省級部門和單位的251類數(shù)據(jù)資源的共建共享，形成了全省地理空間數(shù)據(jù)共建共享的長效機(jī)制，2016年1月18日，獲“全省檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體”稱號(hào) [7]。

5 主體協(xié)同

檔案行政管理部門對區(qū)域內(nèi)檔案工作具有指導(dǎo)職能，是區(qū)域檔案共建共享工作的組織者；區(qū)域內(nèi)綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館和企事業(yè)檔案館集中管理著豐富的檔案信息，是區(qū)域檔案共建共享工作重要的參與者；跨行業(yè)系統(tǒng)的許多單位尚未設(shè)立檔案館，檔案資源由檔案室等類似職能部門自行管理，他們也是檔案共建共享工作的重要參與單位。此外，應(yīng)將市場力量和民眾納入檔案共建共享的參與主體中，建立社會(huì)各方參與的主體協(xié)同機(jī)制。

5.1 市場機(jī)制有其自身的優(yōu)勢，在檔案共建共享工作中引入市場機(jī)制，可充分利用市場中的資金、技術(shù)、人才及管理經(jīng)驗(yàn)，提升檔案共建共享的效率，節(jié)約投入成本，并真正體現(xiàn)社會(huì)共建、均等共享的內(nèi)涵?？稍谝韵骂I(lǐng)域重視發(fā)揮市場的作用：如檔案共建共享平臺(tái)的開發(fā)、運(yùn)行管理及后期維護(hù)；系統(tǒng)運(yùn)行中的物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研發(fā)；特色檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)及智慧型應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)；檔案保管單位內(nèi)紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目外包；以商業(yè)購買的方式直接在信息市場上獲取部分檔案數(shù)據(jù)等。

5.2 民眾是檔案共建共享工作的直接受益者，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)是工作的重要參與者，在檔案共建共享的內(nèi)容選擇、平臺(tái)建設(shè)、監(jiān)督評估等各方面工作中都應(yīng)當(dāng)注重民眾作用的發(fā)揮，民眾的意見不僅是檔案共建共享工作的起點(diǎn)，同時(shí)民眾能方便、及時(shí)、全面、安全獲取檔案服務(wù)更是檔案共建共享工作的最終歸宿。如嘉興市檔案局館始終堅(jiān)持“公眾參與、共建共享”，開展了“行進(jìn)中的歷史記憶”“檔案連著你我他”“讓百姓走進(jìn)檔案館”等系列活動(dòng)，引導(dǎo)社會(huì)各界積極參與檔案事務(wù)，提升了檔案共建共享工作的效果[8]。

*本文系國家檔案局科技項(xiàng)目“智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享理論及其實(shí)現(xiàn)機(jī)制研究”（2014-X-48）研究成果。

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[8]浙江嘉興：讓老百姓享有更多更好的檔案服務(wù).http：//www.tjdag.gov.cn/tjdag/wwwroot/root/template/main/zwxx/zhxx_article.shtml？navid=&id=14774.

作者單位：南京信息工程大學(xué)檔案館

來稿日期：2016-02-17