充分利用ERP做好銷售管理

王云艷

摘 要 隨著計(jì)算機(jī)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)資源計(jì)劃ERP信息管理系統(tǒng)經(jīng)過不斷地發(fā)展與完善，已經(jīng)成為目前各個(gè)企業(yè)管理的主要軟件工具，成為企業(yè)資源信息化、智能化管理的主流軟件，ERP信息管理系統(tǒng)已經(jīng)是目前最先進(jìn)的企業(yè)管理技術(shù)與模式的代表，未來的ERP信息管理系統(tǒng)將向著更完善、更智能化的方向發(fā)展，本文主要的研究內(nèi)容是如何充分利用ERP管理軟件做好銷售管理工作。

關(guān)鍵詞 ERP 基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 訂單管理 信用管理 資金回籠 業(yè)績管理 內(nèi)控管理

銷售管理是每個(gè)企業(yè)的重要管理環(huán)節(jié)，同時(shí)銷售管理是個(gè)系統(tǒng)工程，并非只是把產(chǎn)品賣給用戶這么簡單的問題?，F(xiàn)代企業(yè)都很重視銷售管理，其根本目的是提高銷售額，增加企業(yè)的盈利能力。而單純地依靠人的主觀能動(dòng)性很難達(dá)到一定程度的提升，因此，引進(jìn)銷售管理軟件勢在必行，我的實(shí)際工作是采用“用友”公司的ERP管理軟件。

ERP軟件的引進(jìn)，給銷售管理人員提出了更高的要求，現(xiàn)代化軟件應(yīng)用是一門學(xué)科，應(yīng)用到工作中要求操作人員既要了解公司的工作流程和工作要求，又要深入研究數(shù)據(jù)化工具的功能，使其為我所用。在此，筆者對ERP系統(tǒng)在銷售模塊的調(diào)研、安裝、調(diào)試、再次開發(fā)與實(shí)際操作等方面的問題進(jìn)行了論述。

一、ERP簡介

ERP是Enterprise Resource Planning （企業(yè)資源計(jì)劃）的簡稱。它是20世紀(jì)90年代美國一家IT公司根據(jù)當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)信息、IT技術(shù)發(fā)展及企業(yè)對供應(yīng)鏈管理的需求，預(yù)測在今后的信息時(shí)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢和即將發(fā)生的變革而提出的概念。美國Gartner Group咨詢公司首先提出ERP的概念，作為當(dāng)今國際上一個(gè)最先進(jìn)的企業(yè)管理模式，其在提出世界最先進(jìn)的企業(yè)管理理論的同時(shí)，也提供了企業(yè)信息化集成的最佳解決方案。把企業(yè)的物流、資金流、信息流統(tǒng)一起來進(jìn)行管理，以求最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。在當(dāng)今的市場環(huán)境下，企業(yè)需要有機(jī)地結(jié)合供給商家、生產(chǎn)廠家、銷售行業(yè)、顧客群，對其進(jìn)行必要的分配和規(guī)劃，形成一個(gè)銜接非常緊密的一體化供應(yīng)鏈，使生產(chǎn)、銷售、供給完全融為一體，確保整個(gè)過程高效率地運(yùn)行，這樣才能使企業(yè)在市場上贏得競爭的優(yōu)勢。

二、銷售業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與統(tǒng)計(jì)

ERP應(yīng)用決定了筆者的工作是每天與數(shù)據(jù)打交道，銷售管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括：產(chǎn)品信息維護(hù)、客戶信息分類維護(hù)、銷售人員信息維護(hù)、未結(jié)算銷售訂單、發(fā)出商品期初、未結(jié)款項(xiàng)等。數(shù)據(jù)龐大，全部需要在系統(tǒng)運(yùn)行前手工錄入。

準(zhǔn)備錄入的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)主要包括：公司內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)員、各個(gè)用戶、各種產(chǎn)品的銷售和回款情況，每個(gè)月財(cái)務(wù)結(jié)賬之后統(tǒng)計(jì)出以上數(shù)據(jù)?？傊凑詹煌y(tǒng)計(jì)口徑做銷售報(bào)表和數(shù)據(jù)分析報(bào)告。通過建立和分析數(shù)據(jù)庫，可以給予用戶更加個(gè)性化的服務(wù)支持和營銷設(shè)計(jì)，使“一對一的顧客關(guān)系管理”成為可能。

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的目的：方便領(lǐng)導(dǎo)掌握公司整體經(jīng)營狀況，為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)展方向提供依據(jù)；讓銷售經(jīng)理了解自己所管轄區(qū)域的狀況以及完成任務(wù)的情況，以便進(jìn)一步規(guī)劃工作重點(diǎn)和工作思路。

三、客戶信用管理

（一）信用條件設(shè)置

根據(jù)公司銷售管理制度的要求，對客戶進(jìn)行信用評價(jià)分級，即對用戶的訂貨量、回款周期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和綜合評價(jià)。信用評價(jià)是ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢之一，如果只靠人工統(tǒng)計(jì)顯然會(huì)速度慢、效率低、出錯(cuò)率高且有失偏頗。

ERP環(huán)境下，因銷售與應(yīng)收款管理集成，信用管理能根據(jù)某客戶的信用狀況決定是否與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來。即是否給其開據(jù)銷售單據(jù)。其控制流程為根據(jù)信用檢查點(diǎn)，在保存、審核銷售單據(jù)時(shí)，若當(dāng)前客戶應(yīng)收賬款余額或期間超過了該客戶檔案中設(shè)定的信用額度或期限，系統(tǒng)會(huì)提示當(dāng)前客戶（部門、業(yè)務(wù)員）已超信用，并根據(jù)其是否需要信用審批從而對其進(jìn)行控制。

通過賬目管理可以深刻反映出銷售額與應(yīng)收賬款回款率的存在本身就是一個(gè)矛盾，一方面想借助它促進(jìn)銷售，增強(qiáng)競爭力，另一方面又希望避免資金周轉(zhuǎn)困難、壞賬損失的問題。為了平衡這種矛盾，在實(shí)際工作中，對不同的產(chǎn)品制定了不同的信用期限。通過設(shè)置信用對象、信用策略、超信用處理來進(jìn)行合理化的管理信用。

信用對象設(shè)置是在基礎(chǔ)檔案中對客戶、業(yè)務(wù)員、部門等信用對象設(shè)置信用額度、天數(shù)、等級等，并在銷售系統(tǒng)中控制信用。業(yè)務(wù)處理時(shí)可根據(jù)某客戶的信用狀況決定是否與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，當(dāng)客戶超過他的信貸許可范圍時(shí)，系統(tǒng)提示客戶超過信用額度，則不能給其開據(jù)銷售單據(jù)，不能繼續(xù)與其銷售合作。信用策略是通過設(shè)置額度檢查公式，對未執(zhí)行完畢的訂單、發(fā)貨單、未審核的發(fā)票等單據(jù)進(jìn)行額度檢查，如果額度檢查公式+當(dāng)前單據(jù)的價(jià)稅合計(jì)-信用額度>0，則系統(tǒng)會(huì)報(bào)警。據(jù)此筆者利用該項(xiàng)功能控制公司客戶的信用情況，設(shè)定客戶的信用等級與信貸限額。市場競爭力強(qiáng)的產(chǎn)品，采取較緊的政策，信用期限為4～6個(gè)月，市場競爭力較弱的產(chǎn)品由于市場競爭激烈，采取較為溫和的信用政策，信用期限為6～9個(gè)月甚至1年。

（二）信用預(yù)警

在與客戶發(fā)生銷售業(yè)務(wù)往來時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)檢查該客戶欠款情況是否超限，以提示或凍結(jié)銷售發(fā)貨單禁止向其供貨。通過實(shí)際工作中的不斷摸索，初步形成了一套應(yīng)收賬款的管理模式：即欠款5個(gè)月的時(shí)候預(yù)警通知地區(qū)經(jīng)理“預(yù)停貨”，經(jīng)過一個(gè)月的調(diào)整后仍未控制在信用賬期內(nèi)的用戶就會(huì)采取停貨措施。這樣周而復(fù)始，每月如此依次進(jìn)行控制管理。有利于控制每個(gè)客戶的信用，避免大量的壞賬產(chǎn)生，提高企業(yè)的銷售信用管理能力，提高資金回收率，加快企業(yè)現(xiàn)金流量，提高企業(yè)的真實(shí)利潤。

除此之外，筆者通過系統(tǒng)同時(shí)可以查出有關(guān)應(yīng)收賬款相對應(yīng)的客戶信息資料，通過客戶訂購量、客戶還款時(shí)間、客戶退（換）貨等相關(guān)信息，綜合評定客戶的信譽(yù)程度。針對不同的客戶，便于企業(yè)及時(shí)采取不同的收賬政策與報(bào)價(jià)政策。

四、ERP系統(tǒng)進(jìn)行銷售管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）有利于銷售資金回籠管理

銷售資金的回籠是所有企業(yè)重要的管理內(nèi)容，通過ERP系統(tǒng)信息匯總、信用控制及共享平臺(tái)，可以實(shí)時(shí)監(jiān)測銷售開票、回款勾賬情況，有效地管理資金回籠。

（二）為管理層提供及時(shí)準(zhǔn)確的銷售數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)

傳統(tǒng)統(tǒng)計(jì)方法非常麻煩，效率低下，且難于實(shí)時(shí)監(jiān)控，以致銷售業(yè)績難以考核和管理。通過ERP系統(tǒng)可以提供可靠有效的數(shù)據(jù)以供領(lǐng)導(dǎo)分析、決策。通過分析計(jì)劃完成情況、業(yè)務(wù)量與回款情況查詢分析等制度詳細(xì)的指標(biāo)來考核銷售員的業(yè)績。

（三）有利于對客戶進(jìn)行分級管理

通過信用管理對客戶進(jìn)行綜合評價(jià)分級，利于公司進(jìn)行銷售服務(wù)，尤其是個(gè)性化銷售服務(wù)。

五、結(jié)語

ERP系統(tǒng)以其現(xiàn)代企業(yè)的管理理念和管理手段，有效地整合企業(yè)的內(nèi)部資源和外部資源，改善了企業(yè)的管理和運(yùn)營模式。通過實(shí)施ERP銷售核算與管理系統(tǒng)，規(guī)范了銷售部門基礎(chǔ)管理，優(yōu)化了部分業(yè)務(wù)流程，保證了通暢的業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為基層應(yīng)用人員及中層領(lǐng)導(dǎo)查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果提供了方便，為高層管理者提供了深層的決策依據(jù)。對進(jìn)一步提高企業(yè)的綜合管理水平產(chǎn)生了積極、深遠(yuǎn)的影響。

（作者單位為北京原子高科股份有限公司）

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