科技檔案與文書檔案的比較

馬靜

[摘要]將科技檔案與文書檔案進(jìn)行比較，一方面是為了進(jìn)一步明確科技檔案的內(nèi)涵，加深對科技檔案本質(zhì)屬性的理解；另一方面是為了在實(shí)際工作中更好地區(qū)分科技檔案與文書檔案，從而針對科技檔案的特點(diǎn)對其實(shí)行科學(xué)的管理和有效的利用。

[關(guān)鍵詞]科技檔案；文書檔案；比較

科技檔案和文書檔案，產(chǎn)生于不同的活動領(lǐng)域?？萍紮n案是科技生產(chǎn)活動的記錄和產(chǎn)物，文書檔案則是記述和反映黨政管理活動的文書樹料。科技檔案和文書檔案都是人們社會實(shí)踐活動的歷史記錄，具有共同的屬性。它們都是檔案的重要組成都分。在一個單位內(nèi)部，它們都是本單位工作活動的歷史記錄；但是，科技檔案和文書檔案又是具有不同性質(zhì)的兩種檔案，它們各自產(chǎn)生于不同的活動領(lǐng)域、反映不同的內(nèi)容，具有不同的形成規(guī)律和特點(diǎn)，發(fā)揮不同的功能效用，因此，對科技檔案和文書檔案進(jìn)行比較，特別是在此基礎(chǔ)上對科技檔案和文書檔案進(jìn)行區(qū)分，有著重要的意義。

一、科技檔案與文書檔案的不同點(diǎn)

1.有利于保持科技檔案與文書檔案各自的完整

維護(hù)檔案的完整，是檔案工作的基本原則之一?？萍紮n案和文書檔案那是在相應(yīng)的工作活動中形成的，各有其獨(dú)立的完整性。只有對其進(jìn)行認(rèn)真的比較和正確的區(qū)分，才能保證它們各自的完整性。有的單位未能進(jìn)行正確的區(qū)分，從而破壞了科技檔案的完整。比如圍繞一項(xiàng)工程建設(shè)活動形成的科技檔案是一個有機(jī)的整體，不能人為地加以拆散，但過去曾有單位將有關(guān)這個工程項(xiàng)目的請示報(bào)告、批復(fù)、竣工驗(yàn)收等文件放到文書檔案里去了，這就破壞了科技檔案的完整。

2.有利于按科技檔案和文書檔案各自的特點(diǎn)分別進(jìn)行科學(xué)的管理

科技檔案和文書檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域不同，記載的內(nèi)容不同，形成的特點(diǎn)不同，管理的方法也不同。一般說來，文書檔案的管理側(cè)重于活動主體的特征即活動者本身；而科技檔案的管理則側(cè)重于活動客體的特征，如工程項(xiàng)目、科研課題、產(chǎn)品與設(shè)備型號等。

3.有利于科技檔案和文書檔案有效地提供利用

科技檔案和文書檔案如果界限不清，沒有實(shí)現(xiàn)科學(xué)的區(qū)分，就不便于查找利用。首先，科技檔案用戶與文書檔案用戶不同。人們的社會實(shí)踐活動是有分工的，有的從事科技活動，有的從事管理活動，從事什么樣的話動就要求什么樣的條件。科技檔案主要是由科技人員使用的；文書檔案主要是由管理人員使用的?？萍紮n案與文書檔案如不區(qū)分清楚，就會造成“錯位”，長期“束之高閣”而“無人間津”。其次，用戶無論是利用科技檔案還是利用文書檔案都有一定的規(guī)律。用戶在利用科技檔案時，通常是按特定的活動對象（一個產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或一個課題等）進(jìn)行查找，或按一定的專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行查找；而用戶在利用文書檔案時，通常是按一定的活動主體（某個單位或某個部門等）進(jìn)行查找。兩者區(qū)分不科學(xué)，就會造成漏檢，貽誤工作。再次，科技檔案和文書檔案在借閱利用要求和批準(zhǔn)權(quán)限方面也常常有所不同，如果把科技檔案誤歸到文書檔案中，就會影響到科技人員的借閱利用，從而影響他們的工作。

4.有利于科技檔案的移交工作

科技檔案的移交遠(yuǎn)比文書檔案移交復(fù)雜，它除了檔案形成部門向基層檔案機(jī)構(gòu)移交、基層檔案機(jī)構(gòu)向檔案館移交以外，在生產(chǎn)任務(wù)的轉(zhuǎn)移、工程項(xiàng)目的轉(zhuǎn)包、設(shè)備儀器的轉(zhuǎn)移、科技成果的轉(zhuǎn)讓以及企業(yè)產(chǎn)權(quán)變化等過程中，也存在科技檔案移交的問題。顯然，如果平時對科技檔案和文書檔案未能進(jìn)行正確區(qū)分，就會拖延時間，影響移交。

二、科技檔案與文書檔案區(qū)分的方法

比較科技檔案與文書檔案，最主要的目的就是為了很好地區(qū)分科技檔案和文書檔案。如何區(qū)分科技檔案和文書檔案呢？多年來的科技檔案工作實(shí)踐為我們解決這一問題提供了經(jīng)驗(yàn)，檔案學(xué)的理論研究也對這個問題作了有益的探討。概括起來說，正確區(qū)分科技檔案與文書檔案，應(yīng)該堅(jiān)持以下三條原則。

1.領(lǐng)域原則

區(qū)分科技檔案與文書檔案，首先要準(zhǔn)確判斷檔案產(chǎn)生于哪一種性質(zhì)的活動領(lǐng)域。因?yàn)闄n案產(chǎn)生于什么活動領(lǐng)域，就必然會記述和反映什么性質(zhì)的活動。在實(shí)際工作中，我們不難發(fā)現(xiàn)，確定一份具體文件的歸屬，起決定作用的不是文件的信息內(nèi)容，而是文件所產(chǎn)生的領(lǐng)域。記載著科技內(nèi)容的文件不—定都是科技檔案，反之，歸入科技檔案的文件不一定都記載著科技內(nèi)容。內(nèi)容完全相同的文件，也會由于產(chǎn)生領(lǐng)域的不同而歸屬不同。以某一工程的初步設(shè)計(jì)及其批準(zhǔn)文件為例，在工程建設(shè)單位無疑應(yīng)歸屬于科技檔案，因?yàn)樗窃谠搯挝坏幕窘ㄔO(shè)這一科技生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的；然而，同樣的文件在科技委員會或經(jīng)濟(jì)委員會這些綜合性的審批機(jī)關(guān)，一般要?dú)w屬于文書檔案，因?yàn)樗窃跈C(jī)關(guān)行政管理或計(jì)劃管理活動中產(chǎn)生的，記述并反映其機(jī)關(guān)的管理活動?？梢?，文件的信息內(nèi)容固然與它的歸屬有著密切的聯(lián)系，但這不是最本質(zhì)的聯(lián)系，最本質(zhì)的聯(lián)系應(yīng)該是文件產(chǎn)生的領(lǐng)域。

領(lǐng)域原則是區(qū)分科技檔案和文書檔案最基本的原則。在通常情況下，領(lǐng)域原則具體化就表現(xiàn)為內(nèi)容原則。領(lǐng)域原則與內(nèi)容原則的背離，主要是在機(jī)關(guān)科技管理活動中出現(xiàn)的?？萍脊芾砘顒蛹萍夹院凸芾硇杂谝惑w，依據(jù)領(lǐng)域原則和內(nèi)容原則來區(qū)分文件的歸屬，就會出現(xiàn)不同的結(jié)論。

2.整體原則

人們所進(jìn)行的實(shí)踐活動，總是由一系列的活動環(huán)節(jié)所組成的。我們判斷一項(xiàng)活動的性質(zhì)，應(yīng)當(dāng)觀察其全過程，而不能孤立地去分析其中的個別環(huán)節(jié)也不能把個別環(huán)節(jié)從整體中分裂出來，這就是整體原則，它對科技檔案與文書檔案的區(qū)分同樣適用。

文書檔案形成規(guī)律的特點(diǎn)之一是來文與復(fù)文，請示與批復(fù)，緊密聯(lián)系，密不可分，科技檔案的形成規(guī)律則賦子它以成套性的特點(diǎn)圍繞一個特定對象形成的材料，自然成為一個有機(jī)的整體。因此，區(qū)分科技檔案和文書檔案時，必須堅(jiān)持整體性原則，注意維護(hù)科技檔案和文書檔案的完整，保持它們各自的內(nèi)部聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和有效的利用。

按照整體原則的要求，個別、零散的文件必須按其所屬整體的性質(zhì)確定其歸屬。比如，在課題研究和新產(chǎn)品開發(fā)的全過程中，不可避免地會有個別環(huán)節(jié)的內(nèi)容和形式有別于一般的科技生產(chǎn)活動，如科研課題的申報(bào)和審批、基本建設(shè)中的土地征用等，對于這些環(huán)節(jié)應(yīng)將其放到活動的全過程中去分析，所形成的文件也應(yīng)作為成套文件的一部分加以保存。

3.職能原則

不同類型的單位或部門，其工作職能不同，產(chǎn)生的文件也不同?？萍夹詥挝唬ú块T）的主要職能是從事科技生產(chǎn)活動或科技生產(chǎn)的管理活動；而非科技性的單位（部門）則從事非科技生產(chǎn)性的活動。因此，它們所形成的文件在內(nèi)容、性質(zhì)上也不盡相同。前者圍繞科技生產(chǎn)活動。主要形成以科技內(nèi)容為主的文件；后者圍繞自身的工作活動，主要形成與職能任務(wù)有關(guān)的非技術(shù)性文件。在進(jìn)行科技檔案和文書檔案區(qū)分時，對那些難以區(qū)分的文件可根據(jù)職能原則，即按其形成者的職能性質(zhì)允許帶有一定的傾向性。對于以科技生產(chǎn)活動為基本職能任務(wù)的單位，如工礦企業(yè)、科研院所、設(shè)計(jì)單位等，在進(jìn)行科技檔案與文書檔案區(qū)分時，可以科技檔案為主來確定文件的歸屬。相反，對于那些非科技性的單位，如一般的行政機(jī)關(guān)，所形成的科技文件較少，有些科技檔案就不一定單獨(dú)劃分出來存放，而按機(jī)關(guān)檔案整體進(jìn)行處理。

對于具體單位內(nèi)部的工作部門，凡是科技生產(chǎn)性的部門，在處理它們所形成的一些難以確定其歸屬的文件時，可按職能原則，側(cè)重于科技檔案；而對那些非技術(shù)性的部門形成的文件，難以區(qū)分后，則可向文書檔案側(cè)重。

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