淺談中小學(xué)生檔案的建立與管理

王賽春

摘 要：中小學(xué)生檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源，對(duì)于學(xué)生的成長(zhǎng)和發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。因此，必須要提高對(duì)中小學(xué)生檔案的重視程度，形成系統(tǒng)化的工作方法，利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理，提高檔案管理效率。如何科學(xué)合理的創(chuàng)建中小學(xué)生檔案，如何有效的利用中小學(xué)生檔案資源，是當(dāng)前檔案管理工作者需要思考的問(wèn)題。本文主要探討中小學(xué)生檔案建立與管理的策略，希望對(duì)檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)生；學(xué)生檔案；建立；管理

隨著社會(huì)的發(fā)展和課程改革的不斷深入，中小學(xué)生的地位在不斷上升，因此，為中小學(xué)生建立學(xué)生檔案就成為了當(dāng)前的一項(xiàng)重要工作。建立中小學(xué)生檔案，可以幫助學(xué)生留下成長(zhǎng)的記錄，使學(xué)生的成長(zhǎng)具有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，對(duì)中小學(xué)生來(lái)說(shuō)這是一筆寶貴的財(cái)富，能夠讓中小學(xué)生更好的認(rèn)清自己，能有效的推動(dòng)中小學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。但是在實(shí)際工作中，建立和管理中小學(xué)生檔案還存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案工作效率，比如檔案意識(shí)淡薄，檔案信息開(kāi)發(fā)不足，檔案利用率低；檔案資料殘缺不全，隨意堆放，缺少必要的監(jiān)督機(jī)制；檔案管理手段落后，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展等。那么，如何在新形勢(shì)下科學(xué)合理的創(chuàng)建中小學(xué)生檔案，如何有效的利用中小學(xué)生檔案資源，就成為當(dāng)前檔案管理工作者需要思考的問(wèn)題。本文根據(jù)筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，主要探討中小學(xué)生檔案建立與管理的策略。

一、建立中小學(xué)生檔案要有強(qiáng)烈的立檔意識(shí)

中小學(xué)生檔案具有綜合反映學(xué)生在校期間德、智、體、美多方面發(fā)展的作用，是影響中小學(xué)生學(xué)習(xí)階段甚至終身的重要資料。因此必須提高對(duì)學(xué)生檔案的重視程度，明確工作目標(biāo)，提高立檔意識(shí)和立檔能力，促進(jìn)學(xué)生檔案工作順利進(jìn)行。中小學(xué)生檔案所涵蓋的內(nèi)容較多，涉及面廣，主要包括學(xué)生本人簡(jiǎn)歷和家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系情況、學(xué)期成績(jī)、學(xué)年評(píng)語(yǔ)、獎(jiǎng)懲情況、紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為等。檔案工作會(huì)感到乏味和單一，但是必須要有一顆“收藏家”的心，把學(xué)生檔案當(dāng)成是無(wú)價(jià)之寶，能夠積極主動(dòng)的進(jìn)行收藏和管理，確保學(xué)生檔案的完整性和規(guī)范性。在檔案的建立時(shí)要做到細(xì)心和耐心，不遺漏任何有價(jià)值的資料和信息，即使是沒(méi)有任何價(jià)值的存檔資料也不要馬上作廢，應(yīng)放到待整理文件中，做到：應(yīng)歸檔的不丟失，不歸檔的不混入。同時(shí)，檔案工作者還要明確工作目標(biāo)，重視檔案的收集、整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)中小學(xué)生檔案資源共享。

二、明確檔案歸類位置并完善檔案監(jiān)督機(jī)制

很多檔案工作者在建立中小學(xué)生檔案時(shí)責(zé)任心不強(qiáng)，檔案歸類缺乏固定的位置，使用時(shí)常常找不到，容易造成檔案丟失或者損毀現(xiàn)象，對(duì)工作非常不負(fù)責(zé)任。針對(duì)這樣的情況，筆者建議應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作要求和檔案來(lái)源等進(jìn)行科學(xué)的歸類，明確檔案歸類位置，列出詳細(xì)的目錄，便于今后查找和借閱。同時(shí)還要制定完善的中小學(xué)生檔案監(jiān)督管理機(jī)制，嚴(yán)格要求每一名檔案管理人員，努力提高工作效率，促進(jìn)檔案管理工作高效、有序開(kāi)展。制定嚴(yán)密的保管制度和密級(jí)規(guī)定，為中小學(xué)生檔案提供安全的存放環(huán)境。中小學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)積累性的工作，需要檔案工作者充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，全方位的收集信息和資料，挖掘有效的檔案資源，使學(xué)生檔案工作逐漸走上正軌。同時(shí)，檔案管理人員還要具有一定的檔案知識(shí)和法律，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，樹(shù)立新型的工作理念，創(chuàng)新工作策略和工作思路，使學(xué)生檔案工作向著更高、更強(qiáng)的方向發(fā)展。

三、利用信息技術(shù)輔助檔案建立與管理工作

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給中小學(xué)生檔案建立與管理工作帶來(lái)了極大的便利。可以通過(guò)建立電子檔案的方式改變傳統(tǒng)檔案的諸多弊端，比如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保持時(shí)間短，易損毀和丟失，不利于快速查詢和歸檔。而電子檔案可以保存的時(shí)間較長(zhǎng)，便于整理和篩選，充分提高工作效率，減少工作的復(fù)雜性。如今市面上有許多電子檔案管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)對(duì)于中小學(xué)生檔案管理工作具有重要作用，適合新時(shí)期的檔案管理工作，在選擇這類系統(tǒng)時(shí)需要以實(shí)際工作需求為依據(jù)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)為中小學(xué)生檔案建立與管理工作提供幫助。當(dāng)前的中小學(xué)生檔案管理需要向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。同時(shí)，檔案管理人員要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公軟件和掃描、傳真等，利用計(jì)算機(jī)快速的進(jìn)行檔案建立與管理，使檔案工作效率得到不斷的提升，促進(jìn)檔案室的檔案信息資源能夠通過(guò)多種渠道與方式開(kāi)發(fā)和傳遞給使用者。

四、相關(guān)檔案之間要建立聯(lián)系以便快速查閱

在日常中小學(xué)生檔案管理工作中，需要為相關(guān)的檔案之間建立聯(lián)系，以便于快速的查閱，減少工作量，從而節(jié)省出更多的時(shí)間進(jìn)行檔案管理與研究。最常用的方式是對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，比如學(xué)生檔案中的所有項(xiàng)目都可以用學(xué)號(hào)先后順序編排存檔，并將學(xué)生的學(xué)號(hào)和姓名輸入電腦，打印對(duì)照表，采用姓名音序排序法，看到姓名就可以快速的找到學(xué)號(hào)，或者知道學(xué)生的學(xué)號(hào)也可以準(zhǔn)確的找到學(xué)生的姓名。在工作中筆者發(fā)現(xiàn)隨著時(shí)間的推移和形勢(shì)的發(fā)展，很多中小學(xué)生的檔案處于檔案室的角落，不被管理人員重視。針對(duì)這樣的情況，需要工作人員及時(shí)進(jìn)行整理，按照時(shí)間的順序合理歸類學(xué)生檔案，檔案的存放要做到心中有數(shù)，這樣才能在工作中不斷進(jìn)步。還有一些學(xué)生檔案涉及的信息過(guò)多，不能全部錄入電子檔案系統(tǒng)，在查找的時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)弊端，可以采用列表法進(jìn)行整理，把電子檔案系統(tǒng)無(wú)法錄入的信息整理成Excel電子表格，既簡(jiǎn)單明了，又井然有序。

五、檔案管理工作充分做到公開(kāi)化和透明化

在以前的工作中，學(xué)生檔案管理一直作為幕后工作，得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，不能真正發(fā)揮檔案管理的作用，檔案工作也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)公開(kāi)和透明。在新的形勢(shì)下，中小學(xué)生檔案管理必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)展創(chuàng)新，建立相應(yīng)的網(wǎng)站，定期在網(wǎng)站上公布學(xué)生檔案管理工作情況，一方面便于使用者查詢和監(jiān)督，另一方面也提高了工作人員的積極性。同時(shí)，要逐步提高對(duì)檔案工作人員的考核和培訓(xùn)力度，培養(yǎng)具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)工作能力的復(fù)合型人才。工作人員要嚴(yán)格履行自己的職能，加快中小學(xué)生檔案建設(shè)步伐，增強(qiáng)社會(huì)效益。在總結(jié)成績(jī)的同時(shí)也要清醒的認(rèn)識(shí)到檔案工作的規(guī)范化建設(shè)還任重而道遠(yuǎn)，需要檔案工作者提高管理學(xué)生檔案的意識(shí)，積極進(jìn)行中小學(xué)生檔案資源整合，優(yōu)化檔案服務(wù)水平，保障學(xué)生檔案信息安全，加快學(xué)生檔案信息化進(jìn)程，進(jìn)一步提升中小學(xué)生檔案管理工作的水平，使中小學(xué)生檔案管理更好的服務(wù)于社會(huì)大眾。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張平云.淺談中小學(xué)生檔案的建立[J].檔案天地，2015（7）.

[2] 趙淑芳.中小學(xué)檔案管理新探[J].學(xué)校黨建與思想教育月刊，2010（6）.