淺談普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理

郭天菊

【摘要】學(xué)生檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)水平、專(zhuān)業(yè)技能掌握情況的真實(shí)歷史記錄。學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生今后的升學(xué)、就業(yè)、考察、錄選、培養(yǎng)、選拔等有著至關(guān)重要的憑證作用。我國(guó)高校學(xué)生數(shù)量日益增加，檔案管理任務(wù)日趨加重。畢業(yè)生檔案中存在內(nèi)容不完整齊全、地址不詳?shù)葐?wèn)題，學(xué)生對(duì)檔案的意識(shí)不強(qiáng)等造成了檔案管理的難度加大。

【關(guān)鍵詞】普通高校；學(xué)生檔案；管理

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)及人才市場(chǎng)的影響下，高校畢業(yè)生由最初的統(tǒng)一分配轉(zhuǎn)變?yōu)椤半p向選擇”，學(xué)生在畢業(yè)之時(shí)自主進(jìn)行選擇，或升學(xué)或創(chuàng)業(yè)或就業(yè)。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數(shù)學(xué)生無(wú)檔案意識(shí)，在離校前不關(guān)心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時(shí)告知檔案管理人員造成檔案無(wú)法寄出。普通高等學(xué)校學(xué)生檔案如何高效、有序管理是現(xiàn)在高校面臨的普遍問(wèn)題。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

（一）歸檔內(nèi)容不全。學(xué)生管理工作中，教職工普遍沒(méi)有檔案管理知識(shí)，學(xué)生檔案中多數(shù)只裝入學(xué)生基本的檔案內(nèi)容。學(xué)生檔案記載了一個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展的過(guò)程，它包括了在校期間的生活學(xué)習(xí)情況，如高考記錄、學(xué)員鑒定、成績(jī)總表、畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料等等，但是學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等材料大多沒(méi)有裝入學(xué)生檔案。學(xué)生個(gè)人在簡(jiǎn)歷中填寫(xiě)的獎(jiǎng)懲情況缺少支撐材料，其他關(guān)于學(xué)生創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力、技術(shù)能力等材料也沒(méi)有裝入其中。

（二）管理手段落后。高校在校學(xué)生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導(dǎo)員為直接管理者，每個(gè)學(xué)生的檔案為手工操作管理，在增加內(nèi)容或信息變動(dòng)時(shí)不能及時(shí)反映。管理手段落后，缺乏專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性?，F(xiàn)有的檔案管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比已越來(lái)越不適應(yīng)。

（三）畢業(yè)生檔案滯留現(xiàn)象嚴(yán)重。學(xué)生在校期間沒(méi)有受到關(guān)于檔案知識(shí)的教育，對(duì)檔案的內(nèi)容、功能、管理、寄存等認(rèn)識(shí)模糊，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)時(shí)也不告知檔案去向。就業(yè)時(shí)到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問(wèn)題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現(xiàn)象，檔案滯留現(xiàn)象嚴(yán)重。

（四）檔案意識(shí)不強(qiáng)。1.教職工檔案意識(shí)不強(qiáng)。大多從事學(xué)生管理工作的教職工沒(méi)有檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，學(xué)校統(tǒng)一通知要給學(xué)生裝檔案的材料就統(tǒng)一給每一位學(xué)生裝入檔案袋中。屬于“批量生產(chǎn)、批量管理”，沒(méi)有注意個(gè)別學(xué)生其他需裝入檔案袋的材料，造成學(xué)生檔案不完整、不齊全。2.學(xué)生檔案意識(shí)不強(qiáng)。由于現(xiàn)在就業(yè)方式的改變，很多用人單位只和學(xué)生簽訂勞動(dòng)合同，注重的是畢業(yè)證、學(xué)位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務(wù)中心；一些畢業(yè)生沒(méi)有固定在一個(gè)單位工作，流動(dòng)性大，畢業(yè)后沒(méi)有完整的工作記錄，檔案長(zhǎng)期放置學(xué)?；蛉瞬沤涣鞣?wù)中心而無(wú)法建檔。有的學(xué)生畢業(yè)前的實(shí)習(xí)單位和正式畢業(yè)后的單位有變動(dòng)，不及時(shí)告知學(xué)校，造成檔案投遞無(wú)法寄出，或原單位收了檔案沒(méi)有轉(zhuǎn)遞到新單位，造成檔案丟失。

二、普通高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的成因分析

（一）學(xué)生檔案管理崗位職責(zé)不清。檔案管理人員時(shí)常變動(dòng)，人員變動(dòng)過(guò)程交接不清楚，崗位職責(zé)落實(shí)不到位。輔導(dǎo)員或班主任檔案管理知識(shí)欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學(xué)生流動(dòng)性強(qiáng)，信息更新、處理不及時(shí)。

（二）學(xué)生就業(yè)方式多樣化。畢業(yè)生擇業(yè)方式多樣化，檔案的投遞需要機(jī)要局進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，但是機(jī)要局規(guī)定接收機(jī)要件的單位必須是縣團(tuán)級(jí)以上的黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的教育、人事部門(mén)，這就對(duì)檔案投遞產(chǎn)生了不小的限制。

（三）檔案管理不受重視。檔案管理規(guī)定要確保庫(kù)房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫(kù)房要安全、堅(jiān)固。保持庫(kù)房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對(duì)濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學(xué)生檔案堆放的庫(kù)房通常較潮濕、清潔工作不到位、無(wú)防火防潮等設(shè)備。無(wú)專(zhuān)門(mén)的學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)，使檔案工作處于無(wú)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，與日趨高速發(fā)展的教學(xué)管理不相適應(yīng)。

（四）學(xué)生個(gè)人不重視。根據(jù)《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規(guī)定：學(xué)生個(gè)人不能查閱自己的檔案材料。學(xué)生從建檔之初就從來(lái)沒(méi)有看見(jiàn)過(guò)自己的“神秘”檔案，不能引起學(xué)生足夠的重視。還有的學(xué)生認(rèn)為自己畢業(yè)后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉(zhuǎn)走，使其成為“無(wú)頭檔案”。

三、學(xué)生檔案管理探究

（一）將學(xué)生檔案管理知識(shí)納入學(xué)生入學(xué)教育中。在學(xué)生進(jìn)入高校時(shí)，組織學(xué)生學(xué)習(xí)個(gè)人檔案中涉及的檔案內(nèi)容和分類(lèi)；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞等相關(guān)學(xué)生檔案管理制度、章程。一是讓學(xué)生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學(xué)生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準(zhǔn)備，主動(dòng)將材料交到學(xué)生檔案管理老師處，信息變動(dòng)時(shí)及時(shí)進(jìn)行報(bào)告，畢業(yè)時(shí)將檔案轉(zhuǎn)到單位或人才服務(wù)交流中心，保證檔案的安全、不丟失。

（二）明確檔案管理人員的工作職責(zé)。學(xué)生檔案管理實(shí)行統(tǒng)一管理，由至少2名專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在其中1人變動(dòng)時(shí)保證檔案工作的連續(xù)性。每年進(jìn)行一次登記和統(tǒng)計(jì)，并認(rèn)真核實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

（三）保障檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)。檔案管理要求嚴(yán)格的庫(kù)房管理?xiàng)l件，要保證檔案庫(kù)房達(dá)到要求，就必須保障經(jīng)費(fèi)。除檔案工作所需硬件設(shè)備外，檔案庫(kù)房還必須配備加濕機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等設(shè)施設(shè)備，有條件的學(xué)校還應(yīng)該配備密集架進(jìn)行檔案存放。

（四）學(xué)生信息數(shù)字化。在學(xué)生畢業(yè)前夕應(yīng)將學(xué)生在校的德、智、體主要表現(xiàn)和學(xué)生歷年成績(jī)輸入計(jì)算機(jī)，在紙質(zhì)檔案投遞出去以后保證學(xué)校留存學(xué)生的個(gè)人信息，若學(xué)生檔案因各種原因丟失學(xué)?？梢蕴峁┭a(bǔ)辦檔案業(yè)務(wù)。 （下轉(zhuǎn)第133頁(yè)）（上接第148頁(yè)）

（五）遺留檔案的處理及時(shí)處理。大多數(shù)學(xué)生在畢業(yè)之后能順利地將檔案轉(zhuǎn)遞到學(xué)生工作的單位或人才服務(wù)中心，除此之外還有退學(xué)、因故死亡、休學(xué)等其他學(xué)生在尚未畢業(yè)就終止學(xué)業(yè)的，其檔案應(yīng)分類(lèi)管理，不能直接投送到人才服務(wù)中心。

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