高校學(xué)生檔案管理淺析

張寶愛

【摘 要】高校學(xué)生檔案管理是高校學(xué)生培養(yǎng)過程中不可或缺的原始記錄，隨著高校學(xué)生數(shù)量的不斷增加和用人單位對(duì)求職者檔案管規(guī)范化認(rèn)識(shí)的提高，高校在學(xué)生檔案管理方面采取有效措施，應(yīng)用信息化技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理模式，積極探索適用于高校檔案管理信息化建設(shè)，力求操作的可行性，管理的規(guī)范化，應(yīng)用的便捷性。為進(jìn)一步發(fā)揮高校學(xué)生檔案管理在高校教育發(fā)展中的作用與優(yōu)勢(shì)，本文就高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)、問題及對(duì)策進(jìn)行初步探析。

【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;管理;對(duì)策

檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，是最原始、最權(quán)威的信息，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有不可替代的作用。高校學(xué)生檔案是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，這項(xiàng)工作直接關(guān)系到廣大高校畢業(yè)生的切身利益和用人單位檔案體系建設(shè)的質(zhì)量和效率，關(guān)系到我國(guó)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。而以計(jì)算機(jī)技術(shù)為典型代表的現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學(xué)習(xí)都離不開計(jì)算機(jī)軟件的實(shí)際應(yīng)用。目前各類高校的教學(xué)與管理都發(fā)生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現(xiàn)有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學(xué)生檔案管理尤其是畢業(yè)生檔案管理的信息化建設(shè)在傳統(tǒng)的手工操作方式存在大量不可預(yù)知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，它是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的任務(wù)。本文以山西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)入手，綜合分析高校學(xué)生檔案管理過程中存在的顯著問題，進(jìn)而對(duì)高校學(xué)生檔案管理提出合理化建議，為高校學(xué)生檔案管理體系建設(shè)提供規(guī)范化建議和參考。

一、高校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)

高校學(xué)生數(shù)量大，檔案變動(dòng)、更新、維護(hù)都對(duì)高校檔案管理工作提出巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對(duì)高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，充分體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規(guī)范和發(fā)展提供了制度保障。新《管理辦法》規(guī)定高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

具體來看，高校學(xué)生檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：

1.工作量大

隨著每年學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)，檔案數(shù)據(jù)都會(huì)發(fā)生變動(dòng)，錄入、遷出、就業(yè)、繼續(xù)深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現(xiàn)數(shù)量大、跨界調(diào)度等特點(diǎn)，加上檔案的維護(hù)、保存都需消耗大量人力物力。

2.檔案變動(dòng)頻繁

學(xué)生檔案變動(dòng)頻繁是高校學(xué)生檔案管理的有一個(gè)顯著特點(diǎn)。每年校內(nèi)學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)、專業(yè)變更，校際間學(xué)生的升學(xué)，校企間學(xué)生的就業(yè)都會(huì)伴隨檔案的遷移發(fā)送，這些工作的具體實(shí)施過程中，容不得一絲疏忽。

3.涉及部門及檔案種類繁多

高校教學(xué)檔案種類繁多，來自高校內(nèi)部各教學(xué)管理部門的文件材料，教師教學(xué)材料、學(xué)術(shù)論文，學(xué)生考試材料、畢業(yè)設(shè)計(jì)或論文等許多方面。檔案內(nèi)容具有多學(xué)科性，且學(xué)科與學(xué)科之間也存在著交叉;檔案管理層級(jí)較多，各層級(jí)下又分屬不同的管理部門，導(dǎo)致教學(xué)檔案整體上又呈現(xiàn)出很強(qiáng)的復(fù)雜性。以我校為例，除了紙張等傳統(tǒng)檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)量和類型不斷擴(kuò)張，加大了高校教學(xué)檔案的管理難度。

4.檔案管理的信息化

當(dāng)前，高校檔案管理中最顯著的特點(diǎn)就是管理的信息化。我校從2009年就對(duì)學(xué)生檔案相關(guān)資料進(jìn)行了信息化處理，自行開發(fā)并應(yīng)用了學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)中的一些先進(jìn)技術(shù)比如城市云等都可以運(yùn)用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.檔案管理技術(shù)落后

面對(duì)高校每年上千萬的注冊(cè)新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時(shí)人員調(diào)動(dòng)，檔案的管理技術(shù)水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號(hào)、索引、查詢。尤其是對(duì)于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對(duì)檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。

2.安全性有待提高

學(xué)生畢業(yè)時(shí)大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個(gè)人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對(duì)電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。高校的電子檔案管理除了應(yīng)該有安全軟件防護(hù)，還應(yīng)該建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，預(yù)知檔案管理中將會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，減少安全漏洞，并且做出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的多個(gè)應(yīng)急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體制，無形中增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

3.硬件設(shè)施不足

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中也得到廣泛的應(yīng)用，但是大多數(shù)學(xué)校還是運(yùn)用落后的方式來管理學(xué)校檔案，如手工收集，卻很少有學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理學(xué)校檔案。同時(shí)，檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學(xué)校檔案管理人員的工作效率也會(huì)大幅度降低。

學(xué)校檔案真實(shí)地記錄一個(gè)學(xué)校的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多學(xué)校沒有按照標(biāo)準(zhǔn)去建造檔案室，各種檔案設(shè)施陳舊老化，檔案室的管理?xiàng)l件比較差，對(duì)檔案的保管使用效果造成嚴(yán)重影響。部分檔案存放室由于不通風(fēng)、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時(shí)保管檔案的設(shè)備參差不齊，難以滿足新時(shí)期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。

三、高校學(xué)生檔案管理工作建議

針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作存在的一些缺失，國(guó)家應(yīng)當(dāng)硬性通知并通過財(cái)政補(bǔ)貼要求各高校建立專門的大學(xué)生檔案管理中心，專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的存儲(chǔ)、查詢、接收和調(diào)離工作。并且通過競(jìng)聘等形式錄取具有數(shù)字化圖書管理經(jīng)驗(yàn)的人員將大學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化。建立學(xué)生電子檔案，記錄學(xué)生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進(jìn)新的大學(xué)生檔案存放制度，例如采用數(shù)字化方法，將大學(xué)生檔案全部寄回原籍，采用數(shù)字化方法記錄檔案的全部?jī)?nèi)容，相關(guān)單位需要用到大學(xué)生檔案時(shí)采用電子傳送的方式取代傳統(tǒng)的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調(diào)取查閱的效率。

1.改變檔案管理模式，適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當(dāng)前科技迅猛發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設(shè)出現(xiàn)新局面，原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠(yuǎn)不能滿足教育發(fā)展的需要。隨高校教育改革和發(fā)展形勢(shì)的需要，檔案工作重點(diǎn)應(yīng)從以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主，提高檔案的利用，擴(kuò)大服務(wù)功能，高校學(xué)生檔案工作是學(xué)生教育的信息資源，只有重視開發(fā)利用，不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域，才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

若要實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的科學(xué)化管理，關(guān)鍵是要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使其熱愛檔案管理工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心和良好的職業(yè)修為。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷為其提供接受繼續(xù)教育和提升職稱的機(jī)會(huì)，更新專業(yè)知識(shí)，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)，使其在專業(yè)的深度和廣度上有較大提高，在管理實(shí)踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發(fā)展和評(píng)估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢(shì)下高校教育發(fā)展和改革創(chuàng)新工作的需要。

3.加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性

加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性，首先保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備維護(hù);定期對(duì)存儲(chǔ)文件更新備份;通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升檔案的安全保護(hù)水平。

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