加強合同審核管理提高企業(yè)法律風險防范水平

陳磊

【摘 要】合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，審核管理合同的簽訂和履行是防范企業(yè)法律風險的重要環(huán)節(jié)。通過成立合同部門，制定相應制度，嚴格管理控制重要合同，審核主要內(nèi)容和條款，加強事后的監(jiān)督和管理等，可有效提高企業(yè)法律風險防范水平。

【關(guān)鍵詞】合同審核；合同管理；風險防范

作為橋梁和紐帶的合同，在企業(yè)從事經(jīng)濟活動中發(fā)揮重要作用。它區(qū)別于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)、人事、財務(wù)等管理工作，是一種受法律規(guī)范調(diào)整的民事法律行為，涉及很多專業(yè)性較強的法律問題。因此，有必要成立法律顧問部門，規(guī)范合同管理和審核。筆者一直從事法律顧問工作，根據(jù)自身經(jīng)驗，認為主要應從以下幾個方面著手進行合同的審核和管理：

一、制定相應管理制度，成立合同管理部門，將合同管理責任落到實處

建立健全規(guī)范的企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)章制度，是合同管理有效運行的重要保證。企業(yè)通過健全規(guī)范相關(guān)合同管理制度，從而達到部門之間分工明確、管理層次清晰，程序規(guī)范合理，有效控制合同自簽訂、履行、直至糾紛處理等全過程。為有效規(guī)避各種因合同帶來的風險，還必須落實到具體的人員和部門。對企業(yè)合同的簽訂和履行企業(yè)法律顧問負有法律保障、全程管控的職責。

合同管理制度主要包括：合同的起草、審核、會簽、登記、備案制度，合同專用章管理制度，合同歸檔制度，法定代表人授權(quán)委托制度，合同履行與糾分處理制度等。結(jié)合工作實際，筆者認為，落實合同管理制度和責任應重點考慮以下兩點：

一是對企業(yè)公章或合同專用章的保存與管理。根據(jù)我國目前對企業(yè)公章及合同專用章的相關(guān)管理規(guī)定，企業(yè)的公章和合同專用章具有法定的法律效力。企業(yè)公章或合同專用章的保存與管理必須專人負責，對外簽訂經(jīng)濟合同必須使用合同專用章，禁止用企業(yè)公章代替合同專用章。筆者所在單位就根據(jù)實際情況，制定并實施了《合同專用章管理辦法》。禁止用公章代替合同專用章對外簽訂經(jīng)濟合同，起到了良好的效果。

二是對企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制。筆者所在單位就制定了《授權(quán)委托管理辦法》，《辦法》包括授權(quán)委托內(nèi)容、流程、權(quán)限等細則，還明確了辦理授權(quán)委托書的程序：即申請人按照規(guī)定填寫《授權(quán)委托書申請表》，經(jīng)部門負責人批準同意后，提交法律顧問進行審查；審查合格后，制作授權(quán)委托書，并附《授權(quán)委托書申請表》呈報法定代表人簽發(fā)。通過這種方式，較好的防范了法律風險。

二、嚴格管理控制重要合同，審核主要內(nèi)容和條款，有的放矢防范風險

一要嚴格管理控制重要合同。企業(yè)的重要合同主要有：合作發(fā)展合同、金額巨大的購銷合同、涉及擔保的合同等。作為涉及到企業(yè)重要經(jīng)濟利益的企業(yè)重要合同，對企業(yè)的生存和發(fā)展至關(guān)重要。所以，在合同簽訂過程中，有必要把這些合同同其它合同區(qū)分開來。一般地說，企業(yè)法律顧問部門必須從合同的項目論證、合同起草、修改、簽訂、履行或變更直至合同解除、糾紛處理全程參與。通過對重要合同嚴格管理和控制，防范合同糾紛的產(chǎn)生，有效保障企業(yè)的合法權(quán)益。

二要對合同主要內(nèi)容和條款進行審核。審核合同應當對合同的主要內(nèi)容和重要條款作主要審核。合同法規(guī)定，“合同的主要內(nèi)容主要包括：當事人的名稱或者姓名和住所；合同要履行的標的物；標的物數(shù)量、質(zhì)量；標的物價款或者需要支付的報酬；履行期限、履行的地點和履行的方式；違約責任；解決爭議的方法等”。

在審核合同的過程中，筆者認為以下幾個方面的內(nèi)容和條款必須作為要點：

一是對合同當事人的審查，包括當事人身份、資格標準和履約能力。這是合同審核中最先要考慮的事項，也是預防合同詐騙最有力的方法之一。

二是對違約責任的約定。約定違約責任是保障守約方合法權(quán)益的重要手段。如果沒有在合同中明確約定違約責任，約定違約金或違約金的計算方法，那么，一旦合同履行過程中發(fā)生違約行為，違約責任將很難認定，守約方也很難直接向合同相對方進行索賠。簡潔有效的方式就是雙方在合同中明確違約責任和違約金及其計算方法。

三是對合同爭議解決方式的確定。一旦合同發(fā)生爭議，采用什么方式來解決爭議糾紛尤為重要。目前解決合同爭議糾紛的方式，主要有協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。若調(diào)解不成功，則只能采取仲裁或訴訟。筆者建議在合同中，應盡可能選擇在企業(yè)本地訴訟或者仲裁。

三、履行企業(yè)法律顧問職責，切實加強監(jiān)督和管理，在合同簽訂后繼續(xù)風險防范

一要重點注意合同的法定期限和約定期限。合同法中明確有很多法定權(quán)的行使期限，超過行使期限，其行使權(quán)自然喪失。故這些行使期限的規(guī)定，對企業(yè)履行合同具有非常大的影響。因此，企業(yè)法律顧問要定期查閱和審核備案合同。若發(fā)現(xiàn)問題，應及時匯報，同時采取相應方式進行補救。

二要妥善保存合同原件。合同原件既是合同履行的文本依據(jù)，又是糾紛處理的最原始、直接、有力的證據(jù)。特別許多合同是保密合同，涉及到商業(yè)秘密或技術(shù)秘密。因此，此類合同保管十分重要。至于合同原件保管期限的長短，筆者以為越長越好。最短自合同履行完畢之日起計算不應少于2年。有些重要的工程類合同、融資類合同、擔保類合同保管期限最低應等于或大于它的使用年限。

三要履行監(jiān)督管理。企業(yè)法律顧問必須對各類合同的履行進行全程監(jiān)管。通過全程監(jiān)督管理，及時發(fā)現(xiàn)影響合同履行的原因，隨時向相關(guān)部門進行反饋，防止違約情況發(fā)生。此外，企業(yè)法律顧問還需與財務(wù)部門、審計部門、紀檢監(jiān)察部門密切配合，做好監(jiān)督管理工作。

總之，我們必須加強合同審核管理，提高企業(yè)法律風險防范水平。通過落實責任，嚴格管理審核，加強事后的監(jiān)督等，將事后“滅火”變?yōu)槭虑啊胺阑稹?，為維護好企業(yè)的合法權(quán)益發(fā)揮企業(yè)法律顧問作用，做到防范于未然。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國合同法》（中華人民共和國主席令第十五號）.

[2]《最高人民法院關(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業(yè)是否應承擔擔保責任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）.