遠(yuǎn)程錄取背景下的高校新生檔案接收和管理

蔣靈毅

【摘要】隨著教育的改革，高等教育已經(jīng)從精英教育階段進(jìn)入大眾化階段。由于擴(kuò)招之后全國各大高校每年的新生人數(shù)陡增，特別是高校錄取工作實現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取之后，各大高校學(xué)生檔案的接受和管理面臨諸多問題。而高校畢業(yè)生的自主擇業(yè)，又給高校學(xué)生的檔案管理工作提出了更高的要求。因此，做好新生檔案的接收是學(xué)校加強管理、規(guī)范辦學(xué)的重要依據(jù)，對高校教育、育人有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校；遠(yuǎn)程招錄；學(xué)生檔案 ；接收管理

隨著教育的改革，高等教育已經(jīng)從精英教育階段進(jìn)入大眾化階段，擴(kuò)招之后全國各大高校每年的新生人數(shù)陡增。特別是高校錄取工作實現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取之后，各個高校對錄取新生的紙質(zhì)檔案不再直接提取，使新生檔案的接收工作也面臨諸多新問題。做好新生檔案的接收是學(xué)校加強管理、規(guī)范辦學(xué)的重要依據(jù)，對高校教育、育人有重要的意義。

新生檔案一般主要由：高中階段檔案材料、高考報名表、高考信息表、高考體檢表、黨團(tuán)員材料、高校學(xué)生登記表等組成，是學(xué)籍的重要組成部分。高校學(xué)生檔案的形成主要建立在新生檔案之上，也是學(xué)生走入社會之后，各個單位人事檔案形成的基礎(chǔ)。

一、新生檔案來源（接受方式多樣、接受時間不統(tǒng)一、跨度大）

以往新生檔案由紙質(zhì)檔案組成，即是：招生過程中，工作人員需見到考生檔案才可以錄?。徽猩浫」ぷ鹘Y(jié)束后，由高校招生錄取工作人員到招生點領(lǐng)取考生紙質(zhì)檔案（也是唯一檔案），然后郵寄或帶回招生院校，統(tǒng)一移交給檔案管理部門的工作人員。

現(xiàn)階段新生檔案主要由紙質(zhì)檔案和電子檔案組成，在高考遠(yuǎn)程錄取模式下，各個省市對于學(xué)生檔案管理模式和要求各不相同。錄取工作結(jié)束后檔案的移動主要有以下幾種方式：1.由考生自己到區(qū)縣招生辦領(lǐng)取后帶到招生院校。2.由區(qū)縣招生辦按照考生所錄取高校統(tǒng)一郵寄到招生單位。3.個別省市在招生區(qū)縣并不提供紙質(zhì)檔案，而是由高校招生工作人員在錄取工作結(jié)束后，在招生錄取系統(tǒng)中統(tǒng)一下載打印考生電子檔案。對于高校來說，由于傳遞檔案的渠道不一樣，在學(xué)生檔案的傳遞過程中容易出現(xiàn)遺失、破損等問題。另一方面，考生所在省市地區(qū)和學(xué)校對于紙質(zhì)檔案的郵寄時間不相同，有些地方甚至要一個學(xué)期之后才將新生檔案寄出。有些專升本的考生需要高校出具調(diào)檔函之后，才提供考生的紙質(zhì)檔案材料。這些都造成了新生紙質(zhì)檔案收集難度大、影響了新生檔案的收集時間，增加新生檔案整理的難度。

二、新生檔案管理中存在的問題

高校新生檔案是新生進(jìn)校之前的記錄，具有保存的價值，也是學(xué)生工作之后人事檔案的最初部分，其重要性不言而喻，可如今的檔案管理水平卻明顯落后于高速發(fā)展的社會要求。實際工作中發(fā)現(xiàn)，對已報到入學(xué)的新生檔案的整理主要存在以下問題：

（一）無健全的規(guī)范性文件?，F(xiàn)階段我國高校學(xué)生檔案工作混亂主要因為無統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，比如：新生檔案接受方式多樣，檔案工作人員在整理新生檔案時就會出現(xiàn)新生紙質(zhì)檔案收集難度大的問題，增加了檔案整理的難度；接受時間不統(tǒng)一、跨度大，各省市教委什么時候發(fā)出高校的新生檔案在時間上無統(tǒng)一規(guī)定，往往是什么時候有空什么時候發(fā)，比較隨意；高校接受新生檔案部門混亂，新生檔案到底該交到教務(wù)處、學(xué)生處、人事處還是招生就業(yè)處，哪個部門并不明確統(tǒng)一；管理人員混亂，大多數(shù)學(xué)生進(jìn)校后直接交給新生輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員在上交管理部門過程中也容易遺失。從以上可以看出，無統(tǒng)一規(guī)范文件導(dǎo)致各高校、各部門學(xué)生檔案管理混亂。

（二）缺少規(guī)范性、完整性。高校實行網(wǎng)上遠(yuǎn)程招生錄取，為招生錄取工作帶來便利的同時也給新生原始紙質(zhì)檔案的提取帶來了一定的困難，多個省市、多批次錄取的新生紙質(zhì)檔案材料無法完整、快速地收集起來，大大增加了檔案管理工作的難度。

1.招錄工作人員在錄取過程中看到考生的信息表、成績表、體檢表，錄取時只需網(wǎng)上把以上信息表閱檔就可以了。而大學(xué)檔案作為高中檔案的延伸，應(yīng)該含有：高中階段檔案材料、高考報名表、高考信息表、高考體檢表、黨團(tuán)員材料、高校學(xué)生登記表等。網(wǎng)上招生錄取時往往只管錄取閱檔而容易忽視考生其他紙質(zhì)檔案調(diào)入的問題。

2.新生錄取結(jié)束之后，有些省市的學(xué)生檔案交予新生自己帶到相關(guān)高校。在這個自帶的過程中難免有遺失、破損、被拆封等現(xiàn)象，有些甚至不交。這些很難保證該生檔案的真實性。

3.一些省市在招生錄取結(jié)束后，甚至用電子檔案直接取代了紙質(zhì)檔案。電子檔案過于簡單，只有簡單幾個表，學(xué)生檔案千篇一律，更不能全面反映出考生在哪些學(xué)校讀過書、得過一些什么獎、有些什么特長、參加過什么比賽等等各方面的綜合、實際情況。

（三）管理方式落后，管理人員素質(zhì)有待加強。目前，高校學(xué)生檔案管理由于人員和硬件原因，始終跟不上現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用較少，水平不高，不能夠滿足形勢發(fā)展和實際應(yīng)用的需要。除了管理人員參差不齊，有的管理方式幾乎一成不變，幾十年如一日，甚至還停留在老一套的你調(diào)我查的老方法上，相隔幾千里舟車勞頓地查詢檔案，浪費人力物力資源。

（四）檔案意識淡漠。當(dāng)前，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，下至學(xué)生本人檔案意識淡漠，對學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識不夠。學(xué)校管理事項中，教務(wù)工作、學(xué)生工作、黨建、基建都是重要工作，檔案管理工作往往不能凸顯其重要性而被忽略。沒有硬性指標(biāo)，沒有相應(yīng)的考核機(jī)制，甚至沒有具體要求。檔案工作人員不一定具有相關(guān)專業(yè)知識，責(zé)任心也不太強。至于學(xué)生本人，填寫個人檔案時也多不仔細(xì)認(rèn)真，按照模板千篇一律，學(xué)生的心理情況、思想動態(tài)、個人特質(zhì)很難體現(xiàn)。學(xué)生檔案信息量少，無參考價值，用人單位和他人很難從學(xué)生的個人檔案中獲取相關(guān)信息，導(dǎo)致學(xué)生檔案在實際處于食之無味、棄之可惜的“雞肋”狀態(tài)。

三、新形勢下學(xué)生檔案管理的對策思考

（一）規(guī)范化管理、制度化建設(shè)。根據(jù)現(xiàn)狀出臺一系列規(guī)范化文件，使之逐步規(guī)范。高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化，僅靠《檔案法》來管理是不夠的，在執(zhí)行過程中缺乏具體的規(guī)范指導(dǎo)性。所以高校學(xué)生檔案必須要國家教育行政部門有一套詳細(xì)規(guī)范文件，使各個高校有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和要求。

（二）落實學(xué)生檔案工作責(zé)任制。規(guī)范大學(xué)新生檔案管理制度。從高考錄取之后生源地教委或考試院在統(tǒng)一規(guī)定時間內(nèi)把新生檔案郵寄至新生錄取高校，高校統(tǒng)一部門接受，整理完畢之后檔案部門專人管理。就檔案內(nèi)容而言，紙質(zhì)檔案盒、電子檔案都應(yīng)該盡量有規(guī)范的信息和內(nèi)容。

（三）提高科學(xué)管理水平。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍使用，為我們提供了更為有效、便捷的信息服務(wù)，也豐富檔案管理的科技手段，使檔案管理實現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理應(yīng)用成為必然。學(xué)生檔案管理不僅僅是個人文獻(xiàn)的收集和保存，也是一種永久的信息服務(wù)。一旦形成永久的檔案信息公布于網(wǎng)上，需要查看檔案時，直接上網(wǎng)就能看到學(xué)生真實的檔案材料、詳細(xì)的個人信息，避免了檔案造假、學(xué)歷造假、學(xué)位造假等現(xiàn)象，用人單位也能根據(jù)檔案情況對學(xué)生有更詳細(xì)的了解。因此，運用互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)等新媒體平臺接收、管理檔案，切實提高學(xué)生檔案管理的科技化含量、科學(xué)化水平，十分必要。實際工作經(jīng)驗告訴我們，招生錄取工作人員在錄取完成之后應(yīng)盡快下載錄取新生的檔案信息，過段時間由于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器繁忙等原因，有可能導(dǎo)致學(xué)生檔案下載不了的情況，這是特別需要注意的一點。

（四）增強師生檔案意識。增強師生檔案意識，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平；增加輔導(dǎo)員老師的檔案管理服務(wù)意識；提高學(xué)生對檔案的重視程度和檔案的應(yīng)用意識。對專職檔案管理人員定期進(jìn)行檔案類專職、專業(yè)培訓(xùn)，增強其業(yè)務(wù)水平。在新生入學(xué)階段對新生進(jìn)行檔案知識講解和檔案知識應(yīng)用方面的教育，可以提高檔案應(yīng)用水平，增強師生檔案意識。

四、結(jié)束語

學(xué)生檔案的管理方式會隨著招生制度、就業(yè)制度的改革而進(jìn)一步完善。建立健全規(guī)范的學(xué)生檔案管理制度，培養(yǎng)師生的檔案意識，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能切實做好檔案管理工作，更好地為學(xué)生為社會服務(wù)，學(xué)生檔案也才能發(fā)揮它應(yīng)有的價值。