建筑施工企業(yè)的工程檔案管理對策探析

俞翌輝

【摘要】盡管近幾年來，我國相關部門已經不斷地提高了對于建筑施工企業(yè)工程檔案管理的重視程度，但是，由于受多方面因素的影響，我國在建筑施工企業(yè)工程檔案的管理上始終存在著一系列問題，從而嚴重影響了建筑施工企業(yè)工程檔案的整體質量。本文就目前我國建筑施工企業(yè)工程檔案收集和歸檔所存在的一系列問題做了簡要的分析和探討，希望對提高我國建筑施工企業(yè)工程檔案的管理工作具有一定的積極作用。

【關鍵詞】建筑施工企業(yè)；工程檔案管理；對策探析

目前我國在建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作方面始終存在著一系列問題，這些問題嚴重影響了工程檔案管理的進程。而法制意識薄弱，檔案整理工作不到位，部分單位檔案項目人員的素質較低等都造成了工程項目方案整理的誤區(qū)。為了盡快改變這一現(xiàn)狀，各個單位的領導人員必須要及時認識到這些問題，并且針對不同的問題及時采取相對應的解決對策。例如，單位應該首先提高對于工程檔案管理工作的重視程度，不斷地改革并且完善管理制度，提高所有工程檔案管理工作人員的工作意識和責任意識。

一、建設施工企業(yè)工程檔案管理存在的問題

（一）工程檔案管理人員的法制意識薄弱。法制意識薄弱，很多工作人員對于檔案管理工作的重視程度較低，部分單位甚至認為檔案管理工作在建筑施工企業(yè)中無關痛癢，他們僅僅認為建筑施工主要與項目實體有關，不能全面、正確地看待建筑施工工作，認為工程檔案的管理是檔案部門的工作，不與自己相干。造成這樣的原因首先是管理上的欠缺，其次是檔案意識上的匱乏，致使工程檔案工作無法展開，沒有負責人，組織機構不完善，管理方面不到位，檔案處理上問題多。所以很多時候往往是建筑施工工程要竣工驗收時，各單位才進行補收檔案工作，由于平常不重視檔案項目工作，使得檔案只能依靠少數(shù)人回憶來進行填補，嚴重損害了工程檔案的原始真實和完整準確。所以，我們要加大對于工作人員的道德法律觀念培養(yǎng)，積極落實相關政策法規(guī)，堅決做到從源頭杜絕這些行為。

（二）部分單位檔案項目人員的素質較低。很多工程項目的檔案管理人員（資料員）沒有接受過檔案專業(yè)培訓，很多是由一些非專業(yè)的人員來兼職做這一工作，單位并沒有聘用專業(yè)的管理人員。因為這些非專業(yè)的人員缺乏專業(yè)性知識，所以在進行工作時只是模仿其他單位的做法，然后通過自己的個人判斷來整理檔案，這樣的檔案不僅質量不高，而且有很多的弊端，不能將檔案完全、精確、系統(tǒng)、規(guī)范地展現(xiàn)出來。人員素質較低的直接體現(xiàn)就是檔案整理的不全面甚至于有錯誤現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)在影響日后查詢的同時也給企業(yè)發(fā)展帶來了潛藏的危險，不利于企業(yè)的健康有效發(fā)展。

（三）檔案管理手段比較陳舊。如今，建筑施工企業(yè)的工程檔案內容主要是建筑施工的工程概況、各個階段基本的施工工作、總結等等。但是檔案記載的語言非常僵化抽象，不夠科學、系統(tǒng)，有的信息資料不能完整、全面地反映建筑工程的真實情況，同樣也不能準確無誤地評價一個建筑施工企業(yè)。建筑施工企業(yè)的工程檔案管理工作基本上都是手工操作，管理手段比較落后，缺乏現(xiàn)代化的操作設備和管理手段。而且檔案材料收集的辦法也比較簡單，嚴重缺乏實時性和系統(tǒng)性，在很大程度上影響了建筑施工企業(yè)的工程檔案管理工作作用的發(fā)揮。

（四）檔案保管工作不到位。很多建筑施工單位的檔案保管工作僅僅是在管的層面，對這項工作的重視程度有很大的欠缺，檔案在建筑施工中沒有起到應有的作用。而且目前有很多建筑施工單位的檔案觀念差，嚴重影響了檔案保管工作的開展，甚至有不少單位認為檔案保管工作僅僅只有人事檔案，而卻忽略了自身的真正體現(xiàn)價值的主體檔案，這樣直接影響到了建筑施工單位的發(fā)展和檔案的利用。這些現(xiàn)象也是導致檔案工作者在單位沒有地位，可有可無的主要原因。我們必須要提高管理層對于檔案保管工作重要性的意識，不僅讓他們看到工程檔案保管的重要性，更要讓他們知道相關的保管人員對于活動的重要性。

二、加強工程項目檔案的收集與歸檔工作的有效措施

（一）強化檔案管理人員的培訓。在工程項目檔案的收集和歸檔過程中，項目檔案管理人員扮演了極其重要的角色，他們是進行檔案歸檔的主要力量，而在我國現(xiàn)階段，許多企業(yè)所出現(xiàn)的問題就是檔案管理人員的整體素養(yǎng)比較低。為了盡快改變這一現(xiàn)象，各個企業(yè)必須要不斷的加大對于檔案管理人員的培訓力度，從而不斷提高他們的工作能力和工作素養(yǎng)。例如，企業(yè)可以定期的對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓，法制教育培訓等，在培訓過程中應該聘請專業(yè)的人員對他們進行培訓，在培訓結束之后，還應該對他們的培訓成果進行考核。最后，根據(jù)他們的考核成績給予一定的獎勵和懲罰，從而不斷地提高檔案管理人員工作的積極性。另外，企業(yè)也應該鼓勵所有的檔案管理人員進行自主學習，根據(jù)他們的工作表現(xiàn)來決定他們的薪資情況，進而更好地增加他們自主學習的興趣。

（二）應用多種檔案管理基本方法。建筑施工企業(yè)的檔案內容是多樣性的。我們應該采用多種手段相結合的綜合收集法。一是定期收集法，就是各個管理部門和檔案管理工作人員，在企業(yè)或者項目每年定期舉辦的活動、會議中，做的相關活動記錄，這些記錄都是定期的，有規(guī)律可言的，一般情況下，都是按照建筑施工的時間定期收集，整理分類，并且定期向管理部門移交。二是隨時收集法，在頒獎、培訓等不定期的情況下形成的檔案資料，根據(jù)掌握的實際情況，及時向有關部門報告。三是跟蹤收集法，一般情況下，各個施工單位在進行建筑施工工程的過程中，對他們的施工情況進行一定的調查和了解，這就需要進行跟蹤收集法，根據(jù)活動地點和時間進行有效跟蹤收集。

（三）建立健全的建筑施工企業(yè)工程檔案的保管制度。一個完善的檔案保管制度在建筑施工企業(yè)工程檔案的管理過程中起到了一定的推動和約束作用，為了更好地確保工程檔案管理和工作的高效進行，企業(yè)必須要根據(jù)自身目前實際的情況，及時建立健全工程檔案保管制度。例如，企業(yè)應該成立專門的檔案保管部門，在檔案收集整理人員將檔案整理好之后及時的向檔案保管部門歸檔，然后檔案保管人員應及時對這些檔案進行保管，并且必須要確保這些檔案的安全性。當有關部門或者人員需要利用這些檔案時，必須要經過單位領導人員的批準，并且還應該持有相關的手續(xù)，檔案保管人員才能將檔案借給他們。另外，檔案保管部門應該將所有檔案放置在保管庫房中，除了單位領導人員和檔案保管人員，其他工作人員一律不能隨便進入檔案保管庫房中。

（四）及時制定一個合理有效的檔案利用機制。我們知道，檔案管理工作就是對建筑企業(yè)所有的工程項目進行詳細的記錄，并且必須要準確標注出各個工程的時間以及順序，因此，這些檔案都具有極其重要的作用，它們具有較高的價值，如果能好好的利用這些檔案，必定能使企業(yè)在發(fā)展過程中不斷地創(chuàng)造佳績。因此，建筑企業(yè)必須要盡快制定一個合理有效檔案利用機制。例如，企業(yè)在做投標標書時，相關部門就應該充分利用檔案資源，經由正確的渠道，手續(xù)，借出所需要的檔案，來更好地完成工作。但必須強調的是經過相關手續(xù)借出的檔案必須在規(guī)定時間內將檔案歸還，在歸還的時候。檔案保管人員需要檢查檔案的完整性，確保檔案沒有發(fā)生損壞或者缺失。如果一旦發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)生了損壞或者缺失，必須盡快向上級匯報，并且對利用檔案人員進行嚴厲地懲罰，同時，及時了解并且補充好檔案缺失損壞的內容。

三、小結

總而言之，做好我國建筑施工企業(yè)的工程檔案的管理具有非常重要的作用，因此，我國相關部門必須要不斷地提高對于建筑施工企業(yè)的工程檔案管理工作的重視程度。例如，我國相關部門可以針對我國建筑施工企業(yè)的工程檔案管理所存在的問題，及時制定并且頒發(fā)相對應的解決對策。另外，政府也應該適當?shù)卦黾訉τ诮ㄖ┕て髽I(yè)的工程檔案管理工作的資金投入力度。

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