淺談費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)在中石化集團(tuán)推廣的意義

李麗華

【摘 要】為建設(shè)“世界一流能源化工公司”，從強(qiáng)化集團(tuán)財(cái)務(wù)管控，不斷提升核心競爭能力出發(fā)，按照“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、試點(diǎn)先行、效果導(dǎo)向、優(yōu)化流程、持續(xù)改進(jìn)”的原則，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程，貫徹內(nèi)控管理及相關(guān)制度，提升集團(tuán)管控能力，提高財(cái)務(wù)運(yùn)行效率。

【關(guān)鍵詞】費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)功能；范圍；原則及要求；系統(tǒng)上線的意義

中石化集團(tuán)根據(jù)“試點(diǎn)先行、效果導(dǎo)向”、“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”等原則，認(rèn)真分析面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)措施，最終確定在財(cái)務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，總體設(shè)計(jì)，分步實(shí)施，先行建立中國石化費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，待財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成立后，適時(shí)將費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)納入共享服務(wù)范圍。

一、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的功能

1.通過統(tǒng)一的系統(tǒng)支持企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)，包括行為申請(qǐng)、事后報(bào)銷、員工借還款管理、憑證生成、付款集成等功能。

2.提供員工自助查詢、財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)分析、領(lǐng)導(dǎo)綜合查詢等功能。

3.將內(nèi)控要求固化到系統(tǒng)中并統(tǒng)一部分關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。

4.與總部統(tǒng)一建設(shè)的ERP、會(huì)計(jì)集中核算、HR、TMS、MDM、郵件、門戶等系統(tǒng)進(jìn)行集成。

二、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)上線的范圍

1.原則上主要包含兩類，一類是對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，指收款人為中石化內(nèi)部員工；一類是對(duì)公費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，指收款人為供應(yīng)商。其中對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的掛賬、支付業(yè)務(wù)，全部納入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，對(duì)公費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的掛賬業(yè)務(wù)（貸方涉及到其他應(yīng)付款或者是應(yīng)付賬款）。

2.不納入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的有：一是涉及到關(guān)聯(lián)單位之間的費(fèi)用；二是固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)；三是是ERP集成業(yè)務(wù)帶采購訂單號(hào)的業(yè)務(wù)；四是對(duì)于人工成本核算的業(yè)務(wù)（除托兒費(fèi)、撫恤費(fèi)等付給個(gè)人的業(yè)務(wù)）。

三、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)上線原則及要求

1.業(yè)務(wù)原則

費(fèi)用報(bào)銷采用先掛著后付款的處理模式，一筆支付業(yè)務(wù)需要分別生成一筆掛賬憑證和一筆付款憑證，例如：

（1）掛賬憑證（對(duì)私）：

借：XXX費(fèi)用 貸：其他應(yīng)付款——員工報(bào)銷款

（2）付款憑證（對(duì)私）：

借：其他應(yīng)付款——員工報(bào)銷款 貸：銀行存款

（3）掛賬憑證（對(duì)公）：

借：XXX費(fèi)用 貸：供應(yīng)商/客戶

2.業(yè)務(wù)要求

（1）總賬科目

SAP系統(tǒng)需要增加“其他應(yīng)付款-員工報(bào)銷款”和“其他應(yīng)收款-員工借款”兩個(gè)總賬科目，其中“其他應(yīng)收款-員工借款”主要核算員工的備用金”。

（2）備用金管理

新開立的科目“其他應(yīng)收款-員工借款”屬于總賬類科目，ERP系統(tǒng)中將不再分員工核算員工的個(gè)人借款，所有的借款明細(xì)信息都是在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中進(jìn)行核算管理。

（3）費(fèi)用報(bào)銷戶

目前已與工行、建行、中行以及農(nóng)行簽訂了總對(duì)總協(xié)議，各單位需要重新開立費(fèi)用報(bào)銷戶或者指定現(xiàn)有的一般戶或基本戶作為費(fèi)用報(bào)銷戶，報(bào)銷款從該賬戶通過銀企直連接口將資金直接劃撥到收款人的銀行賬戶中。集團(tuán)企業(yè)可以使用工行或者中行的基本戶，其他行不可以使用基本戶；股份企業(yè)四家銀行均不可使用基本戶。

（4）使用人員

原則上使用該系統(tǒng)的用戶必須為HR系統(tǒng)中的在職員工且擁有AD賬號(hào)，否則將無法使用該系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。系統(tǒng)每天晚上，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)同步HR系統(tǒng)中的人員信息，要確保HR系統(tǒng)及時(shí)更新。

（5）費(fèi)用項(xiàng)目

費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中填制報(bào)銷單時(shí)需要指定費(fèi)用項(xiàng)目，系統(tǒng)預(yù)制了三級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目并且將三級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目進(jìn)行了對(duì)應(yīng)，憑證生成時(shí)，是根據(jù)三級(jí)費(fèi)用與科目的映射關(guān)系將憑證生成到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，同時(shí)各企業(yè)可以根據(jù)管理要求制定四級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目，四級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目是滿足企業(yè)的管理要求，所有與生成憑證無關(guān)，三級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目由總部統(tǒng)一制定。

（6）事前申請(qǐng)要求

按照總部要求，對(duì)于業(yè)務(wù)招待費(fèi)、主辦會(huì)議費(fèi)以及主辦培訓(xùn)費(fèi)必須進(jìn)行事前申請(qǐng)，其他費(fèi)用各單位可以根據(jù)本單位的管理要求自行設(shè)定是否進(jìn)行事前申請(qǐng)。

（7）影像掃描

一是要按照規(guī)范的要求進(jìn)行原始發(fā)票的影像掃描；二是掃描時(shí)需要將打印的報(bào)銷單封皮一起進(jìn)行影像掃描。

四、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)上線的意義

1.費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)通過與ERP系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)記賬憑證自動(dòng)集成，提供業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、費(fèi)用匯總和預(yù)算執(zhí)行情況等靈活的查詢分析功能，滿足總部、企業(yè)、用戶不同級(jí)別的業(yè)務(wù)需求。實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)查詢，為財(cái)務(wù)分析提供依據(jù)。

2.通過建設(shè)集中部署、統(tǒng)一管理的中國石化費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)總部及下屬企業(yè)報(bào)銷業(yè)務(wù)處理的程序化、自動(dòng)化、集成化、影像化，為費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)范圍奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也為下一步實(shí)現(xiàn)集團(tuán)范圍內(nèi)報(bào)銷制度統(tǒng)一化及報(bào)銷業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)造條件。

3.為建設(shè)“世界一流能源化工公司”，從強(qiáng)化集團(tuán)財(cái)務(wù)管控，不斷提升核心競爭能力出發(fā)，按照“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、試點(diǎn)先行、效果導(dǎo)向、優(yōu)化流程、持續(xù)改進(jìn)”的原則，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程，貫徹內(nèi)控管理及相關(guān)制度，提升集團(tuán)管控能力，提高財(cái)務(wù)運(yùn)行效率。