高校辦公室督查督辦工作信息化建設(shè)研究

李彩云

摘 要

高校辦公室督查督辦工作信息化建設(shè)是基于學(xué)校OA協(xié)同辦公平臺(tái)，開發(fā)和設(shè)計(jì)督查督辦模塊，需從設(shè)計(jì)電子督查督辦處理單、開發(fā)督查督辦流程、定位督查督辦流程中的角色等3個(gè)方面著手。高校辦公室信息化督查督辦是工作載體和工作方式的創(chuàng)新，提高了工作效率，增強(qiáng)了規(guī)范性，提高了信息化水平。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室；督查督辦工作；信息化建設(shè)

隨著教育信息化工作的全面推進(jìn)和落實(shí)，高校在教育信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入了大量的經(jīng)費(fèi)，大多數(shù)高校辦公室應(yīng)運(yùn)建設(shè)了學(xué)校OA協(xié)同辦公平臺(tái)，協(xié)同平臺(tái)上已獨(dú)立建設(shè)收文和發(fā)文督辦系統(tǒng)。高校辦公室督查督辦內(nèi)容除了公文督辦外，還有其他重點(diǎn)、難點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)的事項(xiàng)。督查督辦工作是高校辦公室的專項(xiàng)職能，其信息化建設(shè)可以在OA協(xié)同辦公平臺(tái)上開發(fā)和設(shè)計(jì)督查督辦模塊，將上級(jí)黨政機(jī)關(guān)、主管教育部門和學(xué)校重大決策、重要工作部署以及上級(jí)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)等督查督辦事項(xiàng)納入督查督辦模塊。高校辦公室引入信息化平臺(tái)將這些督查督辦事項(xiàng)的督查過程和落實(shí)情況進(jìn)行有效管理和監(jiān)控，從而促進(jìn)學(xué)校重大決策和重大部署的落地生根、早見實(shí)效，有力推動(dòng)學(xué)校高水平大學(xué)和雙一流大學(xué)建設(shè)。

1 基于OA協(xié)同辦公平臺(tái)的督查督辦模塊開發(fā)與設(shè)計(jì)

傳統(tǒng)的督查督辦方式有開會(huì)、發(fā)文件、作批示、打電話、實(shí)地調(diào)研、聯(lián)合督辦、下督辦單或三色督辦單等，這些方式在督查效率、便捷查詢、快速統(tǒng)計(jì)等方面存在不足，督查督辦工作需要引入信息化手段，不斷提高整體工作水平、效率和效能。督查督辦模塊是內(nèi)置于高校辦公室OA協(xié)同辦公平臺(tái)，將各類督查督辦事項(xiàng)逐一納入信息化管理平臺(tái)，充分運(yùn)用信息科學(xué)技術(shù)，提高閉環(huán)管理效率。高校辦公室開發(fā)和設(shè)計(jì)基于 OA協(xié)同辦公平臺(tái)的督查督辦模塊，需要從設(shè)計(jì)電子督查督辦處理單、開發(fā)督查督辦流程、定位督查督辦流程中的角色等3個(gè)方面著手。

1.1 設(shè)計(jì)電子督查督辦處理單

電子督查督辦處理單的內(nèi)容包括編號(hào)、名稱、督查督辦事項(xiàng)內(nèi)容與進(jìn)度要求、督辦人、承辦單位（協(xié)辦單位）、責(zé)任人、執(zhí)行情況反饋、督辦人意見、辦結(jié)結(jié)果、補(bǔ)辦結(jié)果和歸檔人，還包括各流程節(jié)點(diǎn)時(shí)間如立項(xiàng)時(shí)間、交辦時(shí)間、應(yīng)辦結(jié)時(shí)間、催辦時(shí)間（按次記錄）、辦結(jié)時(shí)間、補(bǔ)辦時(shí)間和歸檔時(shí)間等字段。督查督辦處理單的邊框可顯示為紅色，文字可顯示為黑色。其中，編號(hào)可以按照督查督辦事項(xiàng)上傳督查督辦模塊的時(shí)間順序自動(dòng)生成。對(duì)不符合要求的辦結(jié)結(jié)果，應(yīng)退回承辦單位補(bǔ)充辦理。時(shí)間在督查督辦處理單上可以精確到秒。對(duì)于已辦結(jié)的督查督辦事項(xiàng)，要及時(shí)反饋給相關(guān)部門，同時(shí)在歸檔時(shí)分發(fā)給督查督辦流程各節(jié)點(diǎn)人員，此時(shí)督查督辦事項(xiàng)辦理狀態(tài)顯示為待閱讀，相關(guān)人員閱讀督查督辦事項(xiàng)后辦理狀態(tài)顯示為已閱讀。在OA協(xié)同辦公平臺(tái)中對(duì)于已辦結(jié)事項(xiàng)設(shè)計(jì)了歸檔分發(fā)環(huán)節(jié)，被分發(fā)到的人員在督查督辦事項(xiàng)歸檔后仍能隨時(shí)查詢督查督辦處理單，統(tǒng)計(jì)已辦結(jié)督查督辦事項(xiàng)數(shù)量。督查督辦事項(xiàng)的辦理狀態(tài)可分類顯示為待辦理、已辦理、待催辦、已催辦、待辦結(jié)、已辦結(jié)、待補(bǔ)辦、已補(bǔ)辦、已歸檔、待閱讀和已閱讀等固定選項(xiàng)。

1.2 開發(fā)督查督辦流程

高校辦公室督查督辦工作的基本程序包括擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔等七個(gè)環(huán)節(jié)。一是擬辦，辦公室主任對(duì)督查督辦事項(xiàng)提出擬辦意見，包括督辦人、目標(biāo)任務(wù)、工作內(nèi)容、進(jìn)度要求、完成時(shí)間、承辦單位（協(xié)辦單位）和責(zé)任人。二是立項(xiàng)，辦公室督查督辦專職秘書按照一事一項(xiàng)原則立項(xiàng)登記編號(hào)，建立完備的臺(tái)賬。臺(tái)賬既有紙質(zhì)版也有電子版。三是交辦，將電子督查督辦通知單發(fā)送給承辦單位（協(xié)辦單位）督查督辦員，再由督查督辦員發(fā)送給本單位、本部門責(zé)任人。四是催辦，根據(jù)主次、輕重、緩急等要求對(duì)督查督辦事項(xiàng)進(jìn)行適時(shí)催辦，以及時(shí)掌握督查督辦事項(xiàng)的辦理進(jìn)度，辦公室對(duì)承辦單位所遇到的困難積極進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)。五是辦結(jié)，承辦單位責(zé)任人及時(shí)回復(fù)辦結(jié)情況，辦公室按照督查督辦事項(xiàng)的工作要求進(jìn)行檢查，對(duì)符合要求的，形成專題報(bào)告，呈報(bào)督辦人閱知；對(duì)不符合要求的，要退回承辦單位補(bǔ)充辦理；對(duì)逾期不報(bào)或在辦結(jié)報(bào)告中弄虛作假的，要向督辦人說明情況并調(diào)查核實(shí)、追查責(zé)任。六是反饋，按照事事有結(jié)果，件件有回音的原則，及時(shí)向督辦人報(bào)告結(jié)果，做到批則必查，查則必清，清則必辦，辦則必果。七是歸檔，將督查督辦事項(xiàng)分年限按照承辦單位歸檔，生成和打印電子督查督辦處理單，及時(shí)立卷，定期移交檔案部門保存和管理。

1.3 定位督查督辦流程中的角色

從督查督辦流程分析，督查督辦模塊中的角色包括起草人、擬辦人、督辦人、責(zé)任人和信息員。起草人是辦公室督查督辦專職秘書，將督查督辦事項(xiàng)相關(guān)信息錄入電子督查督辦處理單。擬辦人是辦公室主任，對(duì)督查督辦事項(xiàng)提出擬辦意見。督辦人是校領(lǐng)導(dǎo)，是監(jiān)控督查督辦效果的人，督查督辦事項(xiàng)必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)和支持才具有權(quán)威性和嚴(yán)肅性。責(zé)任人，是落實(shí)督查督辦任務(wù)的人，一般為承辦單位主要負(fù)責(zé)人，協(xié)辦單位積極配合開展相關(guān)工作。信息員是承辦單位（協(xié)辦單位）督查督辦員，由各單位選配綜合素質(zhì)好、工作原則性強(qiáng)的行政管理人員擔(dān)任。

2 高校辦公室信息化督查督辦工作的效果分析

高校辦公室信息化督查督辦工作是一種創(chuàng)新的工作載體和工作方式，是信息化思維在督查督辦管理上的具體運(yùn)用和實(shí)現(xiàn)。一是提高了督查督辦工作的效率，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了跨校區(qū)、跨部門的一體化督查督辦，使督查督辦流程各環(huán)節(jié)銜接順暢，督查督辦事項(xiàng)流轉(zhuǎn)所用時(shí)間大大縮短，督辦人在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上真督實(shí)查、敢于碰硬，改進(jìn)了工作作風(fēng)，提高了工作效率；二是增加了督查督辦工作的規(guī)范性，督查督辦模塊通過信息化手段將督查督辦工作流程和角色固定下來，每個(gè)角色、每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要按照流程要求來執(zhí)行，使得整個(gè)督查督辦工作更規(guī)范化；三是提高了督查督辦工作隊(duì)伍的信息化水平，督查督辦工作隊(duì)伍要樹立創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)信息技術(shù)工具的應(yīng)用能力，推動(dòng)無紙化督查督辦，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，不斷開創(chuàng)督查督辦工作的新局面。

參考文獻(xiàn)

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