信息化助力高校辦公室管理建設(shè)淺議

聶映玉

[摘要]高校辦公室作為高校行政組織機構(gòu)，發(fā)揮著協(xié)調(diào)上下級關(guān)系、處理教學(xué)、科研和外事等日常具體事務(wù)的重要作用。在辦公室日常事務(wù)工作中，信息化管理的推進(jìn)，有利于提高工作效率，建立緊密協(xié)調(diào)、規(guī)范高效的行政管理工作機制。在高校辦公室管理中，強化信息化管理工作理念，重視引進(jìn)辦公室信息化管理的專門技術(shù)人員，提高辦公室工作人員的信息化工作水平，為高校一流大學(xué)軟環(huán)境的建設(shè)奠定堅實的管理與服務(wù)工作基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]信息化；高校辦公室；行政管理；會議組織

行政管理為教育和科研服務(wù)，是高校工作的基礎(chǔ)。高校辦公室作為高校的行政組織機構(gòu)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)上下級關(guān)系的事務(wù)決策、執(zhí)行和反饋等功能。信息化和互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，對辦公室處理信息的系統(tǒng)性和時效性要求越來越高。信息化將助力高校辦公室行政管理建設(shè)，改變傳統(tǒng)工作方法和模式，提高工作效率，增強協(xié)調(diào)，極大地減輕工作量，改變很多辦公室人員疲于應(yīng)付日常瑣碎事務(wù)的狀態(tài)，將更多的精力投入到思考優(yōu)化和改進(jìn)高校行政管理工作中。

一、信息化在高校辦公室管理建設(shè)中的內(nèi)容與角色

辦公信息化建設(shè)實際上是一門綜合性的科學(xué)技術(shù)，其主導(dǎo)為科學(xué)技術(shù)，其基礎(chǔ)是系統(tǒng)工程學(xué)，除此之外還綜合性地利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)和通信技術(shù)，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟社會不斷發(fā)展的必然產(chǎn)物。強調(diào)辦公設(shè)備的現(xiàn)代化更新，強調(diào)辦公人員和辦公設(shè)備的良好融合，其目的均是希望提供辦公效率的同時提高辦公質(zhì)量。這里所闡述的辦公活動，主要強調(diào)的是辦公活動當(dāng)中所需要處理的信息的不定性和人類思維的不定性，這樣一些不定性共同的結(jié)果就是辦公業(yè)務(wù)當(dāng)中存在的巨大的不確定性。正是因為這樣，采用傳統(tǒng)的方法很難對數(shù)據(jù)進(jìn)行理想的分析和處理，必須采用新的、基于科學(xué)技術(shù)和科學(xué)理論的方法和手段來進(jìn)行處理。

各個高校辦公室機構(gòu)設(shè)置和職責(zé)可能不盡相同，但職能定位決定辦公室工作人員無論是什么崗位，都存在著信息碎片化、處理事務(wù)繁雜瑣碎的共同特點。很多辦公室人員花了大量的時間處理手頭事務(wù)，卻沒有時間，或者沒有花費一些時間去思考如何優(yōu)化自己的工作。每天看起來忙忙碌碌，卻又沒有成就感。從處理具體崗位業(yè)務(wù)的角度出發(fā)，信息化在高校辦公室行政管理建設(shè)中的內(nèi)容主要體現(xiàn)在：①是否有信息化的意識。②是否熟悉學(xué)校相關(guān)的信息化管理系統(tǒng)。③是否對業(yè)務(wù)信息資源進(jìn)行整合，對信息進(jìn)行有序規(guī)范管理。④是否主動使用網(wǎng)絡(luò)工具、辦公應(yīng)用系統(tǒng)優(yōu)化工作等。

高校信息化是推動高等教育發(fā)展的一項內(nèi)容，而非發(fā)展的目的。信息化在行政管理建設(shè)中扮演著助力角色，其最終目的是為提高教學(xué)質(zhì)量、科研和管理工作水平服務(wù)。借助信息化工具，辦公室管理將建立一種更為緊密協(xié)調(diào)、規(guī)范高效的行政管理方式，信息獲取方便快捷。信息化工作的推進(jìn)和信息化管理理念的形成相輔相成，辦公室工作人員與辦公室服務(wù)對象，在信息化管理過程都將有更輕松愉悅的信息體驗。

二、高校辦公室傳統(tǒng)和現(xiàn)代信息化管理工作的對比

以高校辦公室工作中常見的協(xié)調(diào)組織會議為例，傳統(tǒng)和現(xiàn)代信息化管理方式，在工作效率上存在明顯的差異。

1.傳統(tǒng)和現(xiàn)代報名方法上的比較

傳統(tǒng)的報名方法：申請人下載申請表，填寫完后發(fā)送郵件給組織者，報名截止后再由會議組織者逐個手動輸入申請人信息到Excel表格統(tǒng)計，再郵件或者電話逐個反饋或手動輸入郵箱地址統(tǒng)一反饋。存在的缺點：①由于不能自動檢測，申請人所填信息可能會存在問題，導(dǎo)致需再次和申請人確認(rèn)，增加時間成本。②組織者手動輸入申請人信息可能存在失誤，導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確。③如申請人眾多，手動輸入工作量大，耗費時間，工作效率低下。組織者前期需花大量的時間收錄報名信息及與申請人溝通。

現(xiàn)代的報名方法：組織者前期使用在線表單系統(tǒng)設(shè)計制作好申請表單，參會申請人在線填寫提交，由系統(tǒng)直接發(fā)送給會議組織者，優(yōu)勢具體體現(xiàn)：①組織者可在系統(tǒng)中直接批量導(dǎo)出所有申請人信息，導(dǎo)出內(nèi)容已根據(jù)所需信息進(jìn)行自動統(tǒng)計分類。②系統(tǒng)可設(shè)置逐個或統(tǒng)一自動反饋信息給申請人。③系統(tǒng)可自動存儲歷次報名等信息，方便存儲和查檔。④填寫內(nèi)容檢測，避免申請人填錯信息。⑤適配各種終端（pc端、手機端）。

常用工具推薦：麥客，問卷星，google form等在線表單系統(tǒng)。這些工具的使用節(jié)約了時間成本，提高了工作效率。

2.組織方人員內(nèi)部任務(wù)管理

會議組織方內(nèi)部任務(wù)包括茶歇、設(shè)備、宣傳品、會議手冊、會議網(wǎng)頁和酒店預(yù)訂等具體工作。傳統(tǒng)的會議組織人員間關(guān)于這些內(nèi)部任務(wù)管理的溝通，通常采用面對面、電話、郵件討論組織分工，任務(wù)完成情況等事宜。缺點：①如組織人員較多，比較難以協(xié)調(diào)。②會議進(jìn)展和完成過程匯報比較零散，容易遺漏工作事項。③負(fù)責(zé)人難以在同一時間看到每位具體事項負(fù)責(zé)人任務(wù)完成情況，組織人員間信息反饋不夠及時通暢。

現(xiàn)代信息化溝通：借助應(yīng)用管理軟件，會議組織人員之間可隨時查看彼此任務(wù)完成進(jìn)展，實時反饋問題，交流記錄可查詢。同時可共享文件，無需再郵件通知?，F(xiàn)代信息化管理降低了工作量，加快了信息流通，實現(xiàn)了比較高效的辦公室協(xié)同工作。常用工具推薦：印象筆記、Teambition等。

三、信息化助力高校辦公室管理建設(shè)的幾點建議

1.重視高校辦公室信息化管理專門技術(shù)人員的引進(jìn)

高校各辦公室信息化管理工作缺乏專門的信息化管理技術(shù)人員。各辦公室有教學(xué)、外事、科研和財務(wù)等崗位設(shè)置，卻很少設(shè)置專門技術(shù)人員的崗位，對專門技術(shù)人員引進(jìn)工作不夠重視。專門技術(shù)人員引進(jìn)的優(yōu)勢：①可以有效解決各學(xué)院（系）、直屬單位等自身存在的各種信息技術(shù)管理問題，為各項工作提供技術(shù)性和安全性保障，減少和避免出現(xiàn)學(xué)校系統(tǒng)軟件更新不夠及時、無法打開系統(tǒng)網(wǎng)頁頁面，影響各類網(wǎng)上申請?zhí)峤?，造成各類投訴、浪費寶貴時間等各類細(xì)節(jié)問題。②技術(shù)人員之間的交流，有利于全校層面的信息開發(fā)和資源共享。二級單位辦公室還可根據(jù)師生需求，開發(fā)自己的信息管理系統(tǒng)，提供校內(nèi)甚至校外網(wǎng)絡(luò)人員的信息查詢等。③技術(shù)人員與師生交流過程中，獲取需求信息，系統(tǒng)的開發(fā)和優(yōu)化將更加注重實用，重視應(yīng)用的效果和用戶的使用率等。

2.提高高校辦公室工作人員的信息化水平

對基于Windows操作系統(tǒng)的辦公軟件Word、Excel、PPT熟練使用是高校辦公室工作人員聘用時的基本要求，但辦公室人員對于提高工作效率、整體協(xié)作分工的應(yīng)用辦公軟件的認(rèn)識和使用水平差異較大。即使有一些了解，可能也沒有養(yǎng)成使用習(xí)慣，加上信息化培訓(xùn)有限，辦公室人員的整體信息化管理水平不高。專門技術(shù)人員對辦公應(yīng)用軟件的刪選優(yōu)化，對辦公室人員在使用辦公軟件、規(guī)范數(shù)據(jù)資源、存儲數(shù)據(jù)信息等具體工作上的培訓(xùn)和督促協(xié)調(diào)使用，將增強辦公室人員信息搜集篩選、加工、傳送和反饋的能力，從而使他們掌握先進(jìn)的信息工作方法和互聯(lián)網(wǎng)軟件的應(yīng)用，整體提升辦公室人員信息化水平，提高行政管理工作效率。

3.加強信息化人才隊伍的培養(yǎng)

快速發(fā)展信息化建設(shè)，需要把各個部門分布的信息化人才集合起來形成合力，不斷壯大信息化人才隊伍，解決信息化人才短缺的形勢。要積極爭取上級業(yè)務(wù)相關(guān)部門的技術(shù)支持，補充人才的技術(shù)能力不足。要有計劃地進(jìn)行人才培訓(xùn)，提高他們的信息獲取能力、信息處理能力和服務(wù)能力，從而創(chuàng)造性地開展工作，使得工作能夠高效、有序、規(guī)范進(jìn)行。

隨著信息化的不斷發(fā)展，借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，將與辦公室工作相關(guān)的工作流程、管理和服務(wù)整合到一個數(shù)字網(wǎng)絡(luò)空間下，成為一個集辦公流程、服務(wù)以及管理虛擬化的辦公室，將成為未來辦公室信息化管理發(fā)展趨勢。信息化在高校辦公室管理工作的重視和推進(jìn)，將有效提高各項工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)高校管理服務(wù)機制的完善，增強高校競爭的軟實力。

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（責(zé)任編輯 史玉英）