高校辦公室管理難點與優(yōu)化方式研究論述

吳立娜

摘要：高校辦公室是高校管理工作中最重要的行政管理組織，是加強(qiáng)學(xué)生和教師溝通的重要橋梁，在校園管理工作中起著承上啟下的作用。在科教興國和教育體制改革的影響下，社會主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展對我國高校發(fā)展提出了新的要求，要求的其中之一是提升高校辦公室的管理服務(wù)能力。文章在闡釋高校辦公室職能及其工作特點的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)階段高校辦公室管理存在的問題，并針對高校辦公室管理難點為如何優(yōu)化高校辦公室的管理進(jìn)行策略分析。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；管理；難點；優(yōu)化方式

在“科教興國”戰(zhàn)略的發(fā)展實施下，我國高校的教育管理機(jī)制、管理模式和管理理念等得到了新的發(fā)展。高校辦公室作為一個綜合性很強(qiáng)的管理機(jī)構(gòu)，是對學(xué)校各種關(guān)系問題處理和協(xié)調(diào)的紐帶，具有重要的職能作用。高校辦公室管理水平的優(yōu)劣直接影響到全校師生對校園發(fā)展的評價，也對高校各項管理工作的開展起到重要作用。在新課改的深入發(fā)展下，高校辦公室的管理工作實現(xiàn)了細(xì)化發(fā)展，在細(xì)化的同時對高校辦公室管理水平提出了新的要求，為此文章針對高校辦公室管理的重難點，為如何優(yōu)化高校辦公室管理進(jìn)行策略分析。

一、高校辦公室的管理職能

高校辦公室的管理職能具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）高校辦公室的管理服務(wù)職能

高校辦公室的管理服務(wù)職能涉及范圍很廣，一般體現(xiàn)在校園的交際活動、校園的科研活動以及校園的教學(xué)活動等。高校的辦公室管理職能是高校綜合管理機(jī)構(gòu)，通過管理職能的履行能夠保證高校教育教學(xué)的穩(wěn)定發(fā)展，促進(jìn)高校學(xué)術(shù)交流的順利進(jìn)行。

（二）高校辦公室的管理綜合職能

高校辦公室是高校管理系統(tǒng)中的核心，對高校各項活動的開展具有重要的促進(jìn)和調(diào)節(jié)作用，具有良好的綜合協(xié)調(diào)效能。在高校管理中，很多事情都需要高校辦公室的綜合職能發(fā)揮作用，比如學(xué)校的教學(xué)資源調(diào)節(jié)問題、課程協(xié)調(diào)安排問題等。

（三）高校辦公室的管理參謀職能

高校領(lǐng)導(dǎo)作出的決策一般需要高校辦公室提出意見。具體表現(xiàn)為高校辦公室在綜合考慮多種因素之后，在校園內(nèi)部開展組織調(diào)查，對獲得的真實信息進(jìn)行分析，從而為高校領(lǐng)導(dǎo)的管理意見提供指導(dǎo)性建議，促進(jìn)決策的科學(xué)性和合理性。

二、高校辦公室的管理工作存在的難點

（一）高校辦公室管理的運行發(fā)展機(jī)制不完善

第一，激勵機(jī)制不具備，忽視了人才的發(fā)展需求。激勵機(jī)制的設(shè)定能夠在很大程度上調(diào)動員工工作的積極性，但是現(xiàn)階段高校辦公室管理工作中，不具備相應(yīng)的辦公室管理人員激勵獎懲機(jī)制，導(dǎo)致辦公室工作人員的工作積極性不高、工作效率低下。第二，辦公室的管理理念受學(xué)校體制的束縛。高校的辦學(xué)理念和制度發(fā)展建設(shè)要求等對高校辦公室管理機(jī)制具有重要影響，表現(xiàn)在辦公室機(jī)制內(nèi)部組織的安排、員工分工、工作進(jìn)展、資源利用等。高校辦公室作為高校管理重點，其發(fā)展會深受各種體制的影響。第三，高校辦公室管理缺乏理論支持、管理手段形式單一化。高校辦公室管理大多是秉承的是原有的理念和方法，沒有對管理手段好方式進(jìn)行積極的創(chuàng)新，只是在被動地進(jìn)行改革。

（二）高效辦公室工作人員素質(zhì)偏低

高校辦公室管理人員是管理工作的主體，其思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力等對管理工作具有重要意義。但是現(xiàn)階段高校辦公室工作人員的各方面素質(zhì)普遍較低，且人才隊伍發(fā)展上呈現(xiàn)了一種失衡的狀態(tài)。很多高校辦公室的管理人員都是直接招聘的本學(xué)校畢業(yè)學(xué)生，不具備一定的工作經(jīng)驗，基本素質(zhì)能力和水平不高。

（三）高校辦公室的工作環(huán)境不理想

高校辦公室管理工作現(xiàn)階段的工作條件不理想，表現(xiàn)為受到資金政策的影響，高校辦公室的硬件設(shè)施不完善，使用的辦公室應(yīng)用設(shè)備較為陳舊，沒有及時進(jìn)行更新。

三、高校辦公室的管理工作難點的優(yōu)化策略

（一）完善辦公室管理的運行機(jī)制建設(shè)

第一，建立健全長效激勵機(jī)制。為了保證高校辦公室管理的穩(wěn)定發(fā)展，提高管理工作效率。高校需要針對辦公室管理人員的實際工作情況建立一種長效的激勵機(jī)制，進(jìn)而在最大程度上提升工作人員的工作積極性。同時，在對辦公室管理人員進(jìn)行考核時，需要采用一種民主、客觀的考核方式，并將辦公室工作人員的考核結(jié)果和他的績效進(jìn)行掛鉤。第二，更新高校辦公室管理理念，樹立一種競爭意識。高校管理發(fā)展的本質(zhì)是為了實現(xiàn)教育目標(biāo)對教學(xué)資源進(jìn)行合理的規(guī)劃發(fā)展。高校的辦公室管理在一定程度上和企業(yè)管理相似，都需要從微觀和宏觀兩個方面進(jìn)行，思想的科學(xué)性是管理的重要基礎(chǔ)，為此，高校辦公室管理需要樹立一種積極的企業(yè)管理思想，通過機(jī)制的建立對工作人員進(jìn)行約束，促進(jìn)管理發(fā)展。

（二）提升高校辦公室工作人員的基本素質(zhì)

高校辦公室工作人員是高校辦公室管理的主體，其素質(zhì)的高低對高校辦公室管理工作具有重要影響。這對現(xiàn)階段高校辦公室管理人員素質(zhì)不高的問題，需要從以下幾方面提升他們的素質(zhì)：第一，提升工作人員的思想政治和職業(yè)道德水平。首先，辦公室工作人員要提高思想認(rèn)識，不斷加強(qiáng)自身思想政治和科學(xué)文化的建設(shè)發(fā)展。加強(qiáng)對工作性質(zhì)及相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)了解。其次，辦公室工作管理人員要具有良好職業(yè)道德素質(zhì)，提升自己對工作的熱愛。第二，辦公室工作人員彼此之間要加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，提升自己的業(yè)務(wù)水平。

（三）加強(qiáng)對辦公室工作環(huán)境條件的改善

第一，加強(qiáng)對辦公環(huán)境的改善，增添必要的辦公設(shè)施。我國高校發(fā)展中，在外部環(huán)境條件下，除了一些新建的校區(qū)，大多存在辦公面積小、設(shè)施不完善的現(xiàn)象。這種辦公條件在社會信息化的不斷發(fā)展下無法滿足高校辦公室管理的發(fā)展需求。因此要求高校撥款來完善辦公室辦公條件，使得每一個辦公室工作人員能夠具有獨立的工作空間和自己的辦公用品。第二，提升高校辦公室管理的信息技術(shù)水平。高校辦公室工作效率水平的提升需要實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)化辦公管理手段的應(yīng)用，實現(xiàn)對信息資源的處理和應(yīng)用，從而在節(jié)省人力、物力和財力的基礎(chǔ)上提升辦公室管理效率。

總結(jié)：

綜上所述，高校辦公室管理工作在高校的一切 工作中具有重要的銜接作用，對高校管理工作發(fā)展全局具有重要影響意義，為此要求高校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對辦公室管理工作發(fā)展的重視，采用一切手段及時攻克辦公室管理發(fā)展中存在的問題，提升辦公室管理工作人員的素質(zhì)和能力，加強(qiáng)對管理機(jī)制的健全發(fā)展，加快對辦公室工作條件的改善，從而不斷促進(jìn)高校辦公室管理的穩(wěn)定、健康發(fā)展。

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