社保檔案管理問題及解決關(guān)鍵問題探討

常瑞

摘 要：社保工作對維護(hù)社會的穩(wěn)定、促進(jìn)社會的和諧有著極其重要的作用，因為它涉及到投保人員合法的權(quán)益，因此，在新時期對社保檔案管理提出了更高的要求，目前在社保檔案管理中，也有一些問題不容忽視，應(yīng)當(dāng)積極采取措施，進(jìn)一步優(yōu)化社保檔案管理工作，使其更好地滿足形式的發(fā)展。探討社保檔案管理問題及關(guān)鍵問題的解決和沒有必要。

關(guān)鍵詞：社保檔案管理；問題；解決

在社會保障工作中，社保檔案管理是其中一項重要的組成部分，它記錄了參保人繳費(fèi)的詳細(xì)信息，一旦發(fā)生利益糾紛，它就成為了維護(hù)參保人利益的重要依據(jù)，同時關(guān)系著社會和諧穩(wěn)定的發(fā)展，對我國社會保障體系實(shí)現(xiàn)整體化、信息化、共享化起著推動作用，因此，加強(qiáng)社保檔案管理，避免出現(xiàn)差池，更充分的發(fā)揮其價值。本文分析了社保檔案管理中的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，推動社保檔案管理工作。

1 社保檔案管理的重要性

在整個社會保障體系中，社保檔案管理是一項基礎(chǔ)性的工作，同時也是其中重要的一項內(nèi)容。首先社保檔案管理是國家檔案系統(tǒng)不可或缺的一部分，為社會保障系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的交流與共享提供了保證，同時也為整個社會保障體系的形成及工作的開展提供了依據(jù)，其次，社保檔案是投保人合法權(quán)益得到維護(hù)的重要憑證，一旦發(fā)生利益糾紛，這是解決糾紛的關(guān)鍵，必須做好檔案管理工作，另外，加強(qiáng)社保檔案管理，能夠有效促進(jìn)工作人員工作效率和業(yè)務(wù)能力的提升，推動社保部門管理更加科學(xué)化，同時社保工作涉及面廣，內(nèi)容紛繁復(fù)雜，社保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化有利于促進(jìn)社會保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，快速實(shí)現(xiàn)社會保險的大目標(biāo)。

2 社保檔案管理的特點(diǎn)

社保檔案管理不同于其它檔案管理，首先嚴(yán)肅性突出，這與社保檔案的功能有關(guān)，它與千千萬萬單位職工和群眾的切身利益緊密相連，關(guān)系著社會穩(wěn)定的大局，這是其他檔案所不能做到的，因此絕對不能有一點(diǎn)差池，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、一絲不茍，保證信息的正確與規(guī)范，其次專業(yè)性高，在檔案管理中嚴(yán)格以國家法律法規(guī)和業(yè)務(wù)要求為準(zhǔn)繩來開展工作，同時社保檔案有一定的周期，在不斷發(fā)生著變化，管理人員也應(yīng)隨之做出調(diào)整，以最科學(xué)合理的方式發(fā)揮作用，另外服務(wù)性強(qiáng)，社保工作除了做好數(shù)據(jù)和信息提供的工作，更要為廣大群提供高質(zhì)量的服務(wù)，比如解答疑難問題、宣傳等，提供及時、便利、高效的服務(wù)，獲得群眾的認(rèn)可、理解與支持，共同促進(jìn)社保工作的發(fā)展。

3 社保檔案管理存在的問題

3.1 社保檔案管理能力有待進(jìn)一步提高

隨著社保工作逐漸的深入，越來越引起人們的重視，檔案管理工作有了很大的進(jìn)步，但由于電子軟件的開發(fā)還不是很成熟，雖然有些單位引進(jìn)了先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，還是使工作受到了一定的限制，因此，在實(shí)際工作中，紙質(zhì)檔案比電子檔案占的比例較大，這樣一來影響了電子管理系統(tǒng)的發(fā)揮，另外，在檔案管理中，有相當(dāng)有一部分人員年齡比較大，傾向于傳統(tǒng)的管理方法，計算機(jī)能力較差，在一定程度上也不理社保檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.2 社保檔案管理缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

社保檔案管理工作內(nèi)容繁多、管理程序復(fù)雜，在一定程度上，雖然頒布的一些相應(yīng)的相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范了社保檔案管理，但由于檔案管理的具體工作流程缺乏規(guī)范性、統(tǒng)一性，比如檔案的收集、整理等環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作的過程中，經(jīng)常會發(fā)生分類不明、保存期限不當(dāng)、處置不力等問題，導(dǎo)致社保檔案管理工作流程混亂、社保檔案管理體制運(yùn)行效率低下。其次，服務(wù)功能需要進(jìn)一步提高，這也影響了檔案的使用價值。

4 提升社保檔案管理的具體措施

4.1 提高認(rèn)識、加強(qiáng)思想建設(shè)

一方面加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對社保檔案管理的重要性認(rèn)識，為社保檔案管理形成一個好的氛圍，成立專門領(lǐng)導(dǎo)工作小組，由專人負(fù)責(zé)，使社保檔案管理工作的地位有所提升。其次，工作人員更要提升自身的認(rèn)識，明確自己的職責(zé)和肩負(fù)的責(zé)任，把為社會為人民提供保障為己任，積極主動地投入到工作中，不斷提高自身的能力和水平，創(chuàng)新工作方法，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式的轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作的效率大大提高。同時社保檔案管理工作服務(wù)性質(zhì)突出，因此還要增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量，提升服務(wù)水平，充分發(fā)揮檔案的作用和價值，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

4.2 健全社保檔案管理機(jī)制

首先對社會保障檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要不斷加強(qiáng)，以達(dá)到管理科學(xué)規(guī)范的目的，比如檔案的收集、整理、存儲等程序，以保證社保檔案信息的真實(shí)有效，提高社會保障檔案的管理效率，其次，由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，盡可能將社保工作實(shí)施統(tǒng)一管理，努力促進(jìn)社會保障檔案信息資源的整合與共享，推行一條龍服務(wù)模式，有效防止因部門間的交叉重復(fù)導(dǎo)致資源的浪費(fèi)，使社保檔案管理工作成為全社會保障工作的有力工具。

4.3 開創(chuàng)新的管理模式

社保檔案管理工作把以人為本、為人服務(wù)作為工作的指導(dǎo)觀念，開創(chuàng)新的管理模式。比如成立專門的退休人員檔案管理中心，把這一項工作單獨(dú)出來，有專人負(fù)責(zé)，使得工作分工有序，也打消了企業(yè)職工因擔(dān)心企業(yè)破產(chǎn)、自己退休而影響社保檔案管理的顧慮，不再依賴企業(yè)，既減輕了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，也使得社保工作更加有序，給社會保障檔案管理帶來了新的活力。

4.4 提升服務(wù)功能

檔案管理的目的不是將檔案固定起來，而是為了給社會為大眾提供服務(wù)，因此，在檔案管理的過程中，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，如果不涉及機(jī)密的檔案，逐步向公眾開放，進(jìn)一步提升檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的價值。首先確定哪些檔案可以開放，哪些不可以開放，既保證了檔案的安全，又提高了服務(wù)效率，獲得大眾的認(rèn)可和滿意，其次，在檢索工作智能化上多下功夫，以提升檢索效率。通過種種措施，在促進(jìn)檔案管理信息化的同時，使機(jī)關(guān)檔案更好地服務(wù)于社會公眾。

4.5 實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

社保建檔應(yīng)充分利用信息化技術(shù)，加強(qiáng)社保檔案信息化建設(shè)，制定社保電子檔案歸檔規(guī)范，使電子檔案的收集、整理、存儲有明確的依據(jù)，保障電子系統(tǒng)的安全性。同時，還應(yīng)積極引進(jìn)信息技術(shù)人才、采用良好的信息設(shè)備，促使社保檔案管理更加規(guī)范、安全。社保檔案記錄了參保人的投保信息，是參保人繳費(fèi)的憑證。要想保障參保人權(quán)益，提高社保檔案使用價值，就應(yīng)該對社保檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。這就要求社保管理人員具有良好的管理意識，認(rèn)識檔案管理的重要性，一旦發(fā)現(xiàn)管理漏洞能夠采取行之有效的管理措施，這樣才能使檔案管理發(fā)揮真實(shí)效用。所以，社保局應(yīng)重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，切實(shí)提高管理水平，促使檔案管理工作順利進(jìn)行。

5 結(jié)語

社保檔案是社會保障事業(yè)中的一個分支，社保檔案顯得越來越重要，因此，社保檔案工作要發(fā)展，要實(shí)現(xiàn)其社會價值，就要與時俱進(jìn)，改革進(jìn)取，更新觀念，使社會保障檔案工作充滿生機(jī)和活力。

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