新時(shí)期人事檔案管理面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

郭云

摘 要：人事檔案管理是非常有用的，也是社會(huì)公共信息的重要方面，人才的發(fā)現(xiàn)由此而來(lái)。同時(shí)人事檔案記載的是一個(gè)人的真實(shí)情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，包括其思想、能力等各個(gè)方面，人事檔案會(huì)在我們未來(lái)的生活中發(fā)揮重要的影響。但是在當(dāng)前人員隨時(shí)流動(dòng)等的影響下，企事業(yè)單位的人事檔案管理正面臨著很多的變化和新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)。這些問(wèn)題和挑戰(zhàn)迫使人事管理的制度需要及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案管理；面臨的問(wèn)題；應(yīng)對(duì)策略

1 概述

人事檔案在人的升遷工作中起著很重要的作用，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)在選拔人才的時(shí)候都會(huì)有所瀏覽，檔案上的思想總結(jié)、能力表現(xiàn)等影響著領(lǐng)導(dǎo)的思維，結(jié)合我們?cè)谌粘Ｉ钪械谋憩F(xiàn)，很容易讓領(lǐng)導(dǎo)作出是否提拔的決定。因此它的作用就顯得比較重要了。

1.1 提供真實(shí)而可靠的信息 在企業(yè)和單位任用或者選調(diào)人員時(shí)，需要掌握的是每一個(gè)人員的基本信息情況，沒(méi)有人事檔案就沒(méi)辦法高效地開(kāi)展這個(gè)工作，而有人事檔案就會(huì)方便很多，由此可以清楚真實(shí)地查閱到人員的思想、業(yè)務(wù)、能力、作風(fēng)等信息，尤其是“三齡一歷”等信息。只需要在這些信息的基礎(chǔ)上結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作中該人員的表現(xiàn)，就能很快確定是否調(diào)任該人員。人事檔案提供的信息真實(shí)有效，是企業(yè)和單位非常值得參照的。加強(qiáng)人員政績(jī)材料的搜集，提高人事檔案使用價(jià)值。

1.2 決策依據(jù) 在企業(yè)或者單位做出人事管理或者重大決策時(shí)人事檔案可以提供必要的依據(jù)。比如公司單位年度考核、績(jī)效的考核，可以根據(jù)人員檔案上的信息采取分類(lèi)別進(jìn)行。比如在人員晉升時(shí)，該人事檔案的內(nèi)容則是有利的依據(jù)。人力資源部門(mén)在管理相關(guān)人事檔案時(shí)也就可以根據(jù)人員的能力和素質(zhì)等進(jìn)行工作的安排，上述的重要決策都可以根據(jù)人事檔案結(jié)合該人員現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)進(jìn)行。

1.3 人力資源的優(yōu)化配置 人事檔案的信息因?yàn)槭钦鎸?shí)可靠的，同時(shí)在人員的思想、能力、素質(zhì)、“三齡一歷”等方面做出了準(zhǔn)確的說(shuō)明，因此在企業(yè)或者單位安排人力資源時(shí)就能有的放矢，用最高效的選拔出對(duì)應(yīng)能力的人員到對(duì)應(yīng)崗位進(jìn)行工作，盡可能避免人力資源的重疊，做到最優(yōu)化配置人力資源，進(jìn)而才能使得人員在崗位間公平競(jìng)爭(zhēng)和相互促進(jìn)。

2 問(wèn)題分析

2.1 死檔和棄檔的現(xiàn)象非常普遍 人事檔案本來(lái)從人的出生開(kāi)始就應(yīng)該和人員一起流動(dòng)，到外地學(xué)習(xí)或借調(diào)，必須有一套完整的學(xué)籍檔案或?qū)W習(xí)材料。人員辭職，檔案理應(yīng)到所在地人事管理機(jī)構(gòu)，但是在很多情況下，有的人不小心忘記自己的檔案應(yīng)該提走，或者干脆不去管自己的檔案，這樣就造成了死檔和棄檔的現(xiàn)象，特別是學(xué)生辭職人員出現(xiàn)死檔的現(xiàn)象更為嚴(yán)重。

2.2 人和檔案脫節(jié)比較嚴(yán)重 當(dāng)前的社會(huì)中用人單位非常多，很多私營(yíng)或者小型企業(yè)幾乎不會(huì)關(guān)注人員的檔案情況，只是關(guān)注員工是否在認(rèn)真完成工作，能否在工作中為自己的企業(yè)制造價(jià)值。這些人員也就因?yàn)槠髽I(yè)沒(méi)要求人事檔案問(wèn)題，也采取不理不睬的態(tài)度，造成人和檔案不能一同流動(dòng)。

2.3 很多檔案被克隆涂改 在企業(yè)和單位上班的人員中有人因?yàn)闀x升或者別的原因，用非法手段把自己的人事檔案進(jìn)行了克隆涂改，一份檔案的內(nèi)容往往是一樣的或者被修改的，單位審查時(shí)是沒(méi)有問(wèn)題的，進(jìn)入單位后檔案管理就會(huì)發(fā)現(xiàn)兩份或者多份檔案的存在。這就給人事管理造成了很多不利不真實(shí)的影響。

3 應(yīng)對(duì)措施

3.1 適應(yīng)新形勢(shì)，保留傳統(tǒng)的有利方法措施 首先是保留人員在年齡、出生、工作、入黨、學(xué)歷等關(guān)系、經(jīng)歷等傳統(tǒng)的一面原始材料，然后是在個(gè)人能力方面重點(diǎn)向人員專(zhuān)業(yè)、文化、繼續(xù)教育等方向做出登記（材料搜集完整），在業(yè)績(jī)方面重點(diǎn)則反映相關(guān)人員在工作中的情況年度考核以及做出的成效進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，為將來(lái)該人員在參選或競(jìng)聘等過(guò)程中提供便利。

3.2 信息技術(shù)在人事檔案的應(yīng)用中應(yīng)越加廣泛 人事檔案管理不是一成不變的而應(yīng)該更具時(shí)代的變化將信息技術(shù)引入到其中，用現(xiàn)代化管理的方式處理人事檔案信息是有效提高人事檔案管理的措施之一，這樣才能開(kāi)拓創(chuàng)新建立現(xiàn)代化系統(tǒng)。

加強(qiáng)現(xiàn)代化信息化建設(shè)。在信息化時(shí)代中，人事檔案作為信息的載體，它能反映很多人才信息，但是想要把這些信息整合成企業(yè)和事業(yè)單位需要的資源就需要通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行人事管理，以便能在工作中最高效地把人才信息轉(zhuǎn)變成資源?，F(xiàn)代化的管理則重點(diǎn)是建設(shè)一個(gè)管理系統(tǒng)把人事檔案整理成冊(cè)，準(zhǔn)確、及時(shí)地輸入到計(jì)算機(jī)，提高計(jì)算機(jī)的輔助效率，真正提高人事檔案的處理效率，建立個(gè)人電子基本信息庫(kù)，對(duì)已建立的檔案目錄分類(lèi)進(jìn)行掃描，提高檔案使用價(jià)值。

3.3 人事檔案管理的人員需要加強(qiáng)培訓(xùn) 人事管理在當(dāng)前是不可能實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化處理的，需要很多人員參與管理，那么想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理就必須要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，檔案歸類(lèi)培訓(xùn)等。這些培訓(xùn)是促進(jìn)人事檔案管理人員操作能力的，是促進(jìn)人事檔案管理的必要措施，只有操作人員掌握了熟練的技能才能使得人事檔案管理更加高效。

目前從事人事檔案管理的人員整體素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力難以滿(mǎn)足檔案事業(yè)和檔案管理的需要，尤其是對(duì)檔案信息化、檔案法律知識(shí)、協(xié)調(diào)能力的缺乏比較普遍。

3.4 檔案時(shí)效性 人事檔案在時(shí)代變化中應(yīng)該及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況的變化把新的個(gè)人情況和經(jīng)歷添加到人事檔案中去，保持資料的時(shí)效性，及時(shí)填寫(xiě)個(gè)人履歷表。這樣才能讓人覺(jué)得檔案其實(shí)和自己的發(fā)展是有關(guān)聯(lián)的，防止有人出現(xiàn)思想上的松懈，造成檔案無(wú)人管的死檔現(xiàn)象。單位領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)更加重視檔案的重要性，一定程度上就使得“放棄檔案”的人逐漸減少。另外需要制定更多詳細(xì)的人事管理制度，保障人事檔案的完整性。

綜上所述，人事檔案管理在當(dāng)前的時(shí)代潮流沖擊下暴露的問(wèn)題是無(wú)可避免的，而為了解決這些不利的問(wèn)題，一方面需要讓人們尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)從思想上引起重視，另一方面則是需要用更多的措施靈活的促進(jìn)檔案管理制度的變化，用制度約束人和檔案，只有這樣才能使得人事檔案管理能在信息化時(shí)代有新的變化，使得人們能更加重視自己的人事檔案。

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