①　高校檔案工作與高校發(fā)展研究

楊　凡

(四川文理學(xué)院校辦公室，四川達(dá)州635000)

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①高校檔案工作與高校發(fā)展研究

楊凡

(四川文理學(xué)院校辦公室，四川達(dá)州635000)

摘要：以四川文理學(xué)院檔案館為調(diào)研對象，從檔案信息化與檔案文化建設(shè)兩方面進(jìn)行調(diào)研分析、經(jīng)驗總結(jié)；為下一步檔案工作的方向進(jìn)行探索.

關(guān)鍵詞：檔案工作;信息化;文化建設(shè);調(diào)研

四川文理學(xué)院辦學(xué)歷史可溯及清末的龍山書院，舉辦高等教育有近40年.學(xué)校在建設(shè)和發(fā)展過程中形成了大量的檔案資源，特別是隨著計算機(jī)的普及、現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅紙質(zhì)的檔案越來越多，電子檔案數(shù)量更是呈幾何增長，檔案工作任務(wù)繁重，但同時也帶來了新的發(fā)展空間和機(jī)遇.高校檔案工作的內(nèi)容亦逐漸豐富起來.這就要求檔案工作人員必須適應(yīng)時代和社會發(fā)展的客觀需求，與時俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、檔案文化建設(shè)等，以促進(jìn)高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，更好地服務(wù)學(xué)校與社會.[1-2]本文以四川文理學(xué)院檔案館為調(diào)研對象，具體調(diào)研報告如下：

1四川文理學(xué)院檔案信息化建設(shè)工作調(diào)研

1.1檔案信息化建設(shè)的過程及成果

四川文理學(xué)院檔案信息化建設(shè)主要是從2011年開始計劃的.之前用過的OA辦公軟件可以算是信息化的起步，后來用了清華紫光的檔案管理軟件，都是進(jìn)行檔案文件目錄的錄入工作.由于信息化起步晚，不夠重視檔案信息化工作，數(shù)據(jù)錄入量很小，只錄入了行政、黨群等常用的幾大類檔案目錄，總目錄才8000余條.信息化程度太低了，導(dǎo)致檔案查詢利用起來十分不方便.經(jīng)常要采用人工手動、憑記憶查找的方式查閱利用.使得查詢效率極低，有時難免會出現(xiàn)查詢不到或者查找不全的情形，大大地降低了檔案的利用率，沒有完全發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用.

2006年四川文理學(xué)院升本成功，經(jīng)過五年的黃金發(fā)展時間，學(xué)校全方面迅速建設(shè)發(fā)展起來了，檔案資源總量也是迅速膨脹，檔案的查詢利用憑人工記憶查找已經(jīng)不能滿足學(xué)校的需求了，檔案信息化建設(shè)就被提上工作日程了.到2011年老校區(qū)的檔案庫房已經(jīng)十分擁擠了，此時正好新校區(qū)圖書信息大樓建成，為檔案館專門預(yù)留了辦公區(qū)域和庫房.2012年檔案館搬入新館，與此同時學(xué)校購買了大量的檔案信息化建設(shè)所需要的儀器設(shè)備.包括計算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)、防磁柜、掃描筆、照相機(jī)、移動硬盤及高校應(yīng)用比較廣泛的檔案管理軟件——南大之星.其中服務(wù)器的配置是八核、內(nèi)存16G、硬盤2T，至少可以儲存將近十年的電子檔案資源.掃描儀的分辨率最高可達(dá)1200dpi，足夠清晰，足以滿足檔案利用的基本需求.為了電子檔案的安全起見，我們還用移動硬盤備份，放入防磁柜中保存.

在老校區(qū)的時候，由于檔案管理人員不懂計算機(jī)、服務(wù)器和檔案管理軟件的維護(hù)，沒有將數(shù)據(jù)備份，當(dāng)一些客觀的無法避免的意外出現(xiàn)時，數(shù)據(jù)丟失了，造成了比較大的損失，因為那是花了很多時間和人力錄入的文件目錄.為此，我們只有抓緊時間補(bǔ)救，將丟失的文件目錄一條一條的補(bǔ)錄回去.但由于受當(dāng)時的服務(wù)器和計算機(jī)數(shù)量以及檔案管理軟件自身的限制，只能一臺計算機(jī)一個人錄入，工作進(jìn)程緩慢.直到2012年，我們搬入新館，運(yùn)用新的服務(wù)器和南大之星作為檔案管理軟件，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，只要計算聯(lián)網(wǎng)，在校園網(wǎng)內(nèi)都可以錄入.這就為多人、批量錄入文件目錄創(chuàng)造了條件.

但檔案館目前在編在崗的專職工作人員只有3人，要想短時間內(nèi)將以前丟失的所有數(shù)據(jù)補(bǔ)錄完整就顯得有點力不從心了.因此，我們培訓(xùn)了多名勤工助學(xué)的學(xué)生，作為兼職檔案人員，專門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的補(bǔ)錄工作.經(jīng)過一年多的時間，終于將大部分檔案的文件目錄補(bǔ)錄到檔案管理系統(tǒng)中，截止目前文件目錄數(shù)據(jù)達(dá)到50000余條.

在檔案數(shù)字化掃描方面，通過加班加點，以及暑假期間，將所有的學(xué)籍檔案都掃描成電子文件，截止2014屆畢業(yè)生，共有學(xué)籍檔案掃描件78000余件，存儲量達(dá)55G之多.目前我們正在進(jìn)行照片檔案的掃描工作，計劃將所有老照片掃描成電子格式，為即將到來的40周年校慶做準(zhǔn)備.與此同時，我們還建立了畢業(yè)生學(xué)籍查詢系統(tǒng)和四川文理學(xué)院檔案館網(wǎng)站，將掃描的學(xué)籍檔案和老照片分別放在查詢系統(tǒng)和檔案館網(wǎng)站上，以此為信息交流的平臺，充分發(fā)揮檔案信息化的作用.[3-4]

1.2檔案信息化助力學(xué)校發(fā)展

四川文理學(xué)院2012年迎來了教育部新建本科院校本科教學(xué)工作合格評估.在評估期間，檔案館為學(xué)校各部門、二級學(xué)院及時準(zhǔn)確地提供了評估所需的各種檔案資料，確保了學(xué)校順利通過此次評估.2013年，學(xué)校開始了校史陳列館建設(shè)以及還在進(jìn)行中的校史撰寫工作，這更是需要建校以來的所有的檔案作為支撐.幸好我們已將所有的檔案都錄入到“南大之星”里面，查詢起來方便快捷，大大提高了檔案資源的利用效率，為校史陳列館的建設(shè)及校史撰寫助力.

此外需要注意的是檔案館網(wǎng)站和“南大之星”服務(wù)器的日常維護(hù)，每隔一段時間，一般是一個月就要清除一些日志緩存，保證服務(wù)器運(yùn)行流暢；為了數(shù)據(jù)的安全，服務(wù)器登錄帳號的密碼每個月也應(yīng)更換一次；最后，給服務(wù)器配備UPS保護(hù)電源或者將服務(wù)器放到網(wǎng)管中心的專業(yè)機(jī)房里，防止意外斷電造成不必要的損失和麻煩.

2四川文理學(xué)院檔案文化建設(shè)工作調(diào)研

2.1檔案文化建設(shè)基礎(chǔ)工作——豐富館藏資源

近年，隨著學(xué)校的發(fā)展，學(xué)院檔案館檔案資源逐年豐富.這主要歸功于學(xué)院檔案館的規(guī)范化建設(shè)，學(xué)院各部門各類檔案歸檔比以往更加完整更加規(guī)范.[5]眾人拾柴火焰高，通過全院各部門檔案工作者的努力，認(rèn)真做好檔案歸檔工作，極大地豐碩了館藏資源.

編制館藏檔案專題目錄是為檔案文化建設(shè)打好基礎(chǔ)的另外一項重要工作.從服務(wù)的角度出發(fā)，圍繞學(xué)院中心工作和全院師生關(guān)心的熱點問題，結(jié)合館藏，學(xué)院檔案館編制了《學(xué)院發(fā)文匯編》、《干部任免文件匯編》、《學(xué)生獎懲文件匯編》、《組織史》、《征地》等幾個專題目錄，提高了檔案服務(wù).

2.2完善檔案文化建設(shè)的工作機(jī)制

一方面，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案文化建設(shè)的保障.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)者特別是檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，必須轉(zhuǎn)變思想觀念，要充分認(rèn)識到學(xué)校檔案是校園文化建設(shè)不可多得的、獨一無二的重要資源，必須通過各種途徑保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，例如學(xué)院曾發(fā)文規(guī)定檔案歸檔工作和部門評優(yōu)及績效考核直接掛鉤，這就大大保障并促進(jìn)了檔案工作的順利進(jìn)行.另一方面，檔案文化建設(shè)客觀上要求檔案館全體工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，深刻認(rèn)識檔案的文化屬性，配合協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)建立適合檔案文化運(yùn)行規(guī)律的管理機(jī)制，在公眾中樹立檔案工作的文化形象，在文化建設(shè)事業(yè)中奠定檔案工作的基礎(chǔ)地位.

2.3挖掘檔案文化宣傳的亮點

檔案文化宣傳是檔案文化建設(shè)的重要一環(huán)，信息時代，我們要充分利用各種現(xiàn)代化媒體傳播手段，加強(qiáng)檔案文化的宣傳力度，讓檔案文化走入全院師生的視野和心里，融入他們的行為，從而體現(xiàn)檔案文化的價值.學(xué)院檔案館有自己的網(wǎng)站，可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案文化的宣傳.另外還可以與學(xué)院宣傳部、校報合作，開展宣傳活動，開設(shè)檔案專欄.舉辦檔案精品展覽，精心打造具有鮮明本院特色的檔案精品展覽.配合各種紀(jì)念日、校慶等，積極主動地承辦和參與學(xué)院的大型紀(jì)念活動，舉辦專題展覽.此外還應(yīng)該依法鑒定開放部分檔案，對一些檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕獯a.

2.4提升檔案文化功能的發(fā)揮

這就要求我們把握機(jī)遇，主動作為，采取措施，積極應(yīng)對，有效地推進(jìn)檔案文化建設(shè).2013年初，學(xué)校研究決定正式啟動校史編撰工作，并組建了校史編審委員會和編撰委員會，成立了校史陳列展工作小組，歷經(jīng)兩年的艱苦努力，校史陳列館在2015年秋季開學(xué)即可開館.以此為契機(jī)，充分發(fā)揮檔案的文化功能，將校史陳列館建成檔案文化宣傳的一個重要基地.校史陳列館可以作為與其他高校交流、對外宣傳學(xué)校的基地.到目前為止，我們已經(jīng)接待了省級、同等高校的領(lǐng)導(dǎo)來賓數(shù)次，為學(xué)校作了很好地宣傳，得到他們的一致好評.同時校史陳列館還可以作為新生入學(xué)、新進(jìn)教師愛國愛校教育的重要基地.學(xué)校正在醞釀每年新生入學(xué)參觀校史陳列館的計劃，另外每年新進(jìn)的教師都有一個培訓(xùn)學(xué)習(xí)過程，而校史陳列館也將成為他們學(xué)習(xí)的重要一課.校史的編寫是一項艱巨而富有影響力的工程.學(xué)院力求打造精品，已將編寫好的校史陳列展《百年黌門 弦歌不斷》一書在光明日報出版社正式出版.我們將這本書郵寄給那些知名校友以及退休的老領(lǐng)導(dǎo)、老教師們，得到了他們的充分肯定.這些都是檔案文化功能的有力體現(xiàn).

3結(jié)語

以上所提到的很多檔案工作成果都是寥寥數(shù)語一筆帶過，但是在檔案信息化和檔案文化建設(shè)實踐過程中，我們實際是花費了很大的財力、物力、人力，做了很多幕后的工作，才厚積薄發(fā)的.檔案服務(wù)，是制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，提升檔案規(guī)范化管理水平的目的所在，是發(fā)揮檔案“存憑、留史、資政、育人”作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié).檔案服務(wù)意識，貫穿于檔案服務(wù)工作的始終，對提升檔案服務(wù)水平，促進(jìn)檔案的提位升級，有著十分重要的影響.[6]檔案管理的核心價值都是為了查詢利用，所以我們要做的就是，調(diào)整好心態(tài)，找準(zhǔn)自己的位置，為領(lǐng)導(dǎo)做出正確的抉擇做好參謀，為學(xué)校發(fā)展提供歷史憑證、數(shù)據(jù)，汲取歷經(jīng)經(jīng)驗、借鑒教訓(xùn)，從而在學(xué)校發(fā)展過程中少走彎路，為服務(wù)好學(xué)校盡職盡責(zé).

參考文獻(xiàn):

[1]楊凡．檔案信息化建設(shè)與發(fā)展研究 [J]．中小企業(yè)管理與科技,2013(3):240-241．

[2]楊凡．高校檔案文化建設(shè)的實踐之路 [J]．東方青年,2013(6):25-26．

[3]張桂珍．略論高校檔案工作的服務(wù)意識[J]．黑龍江史志,2014(5):55-56．

[4]吳海榮．關(guān)于檔案文化建設(shè)的現(xiàn)實思考[J]．黑龍江檔案,2012(8)：25．

[5]楊博．大力推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)[J]．改革與開放,2011(1)：44-45.

[6]宋依麗．社會責(zé)任與檔案文化建設(shè)[J]．中國檔案,2011(11)：43-44．

[責(zé)任編輯范藻]

A Study of University's Files and University's Development

YANG Fan

(Office of Sichuan University of Arts and Sciences,Dazhou Sichuan 635000,China)

Abstract:The paper studies the archive of Sichuan University of Arts and Sciences and analyzes the files'informatization and files'culture development in order to summarize the experience for the direction of the future file job.

Key words:file job; informatization; culture development; survey

收稿日期：①2015-12-20

作者簡介：楊凡(1985—)，男，江西鷹潭人.助理館員，碩士，主要從事檔案管理研究.

中圖分類號：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1674-5248(2016)02-0158-03