設(shè)備成套項目采購流程控制

□文/姚曉雯

（中國電建集團華東勘測設(shè)計研究院有限公司 浙江·杭州）

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設(shè)備成套項目采購流程控制

□文/姚曉雯

（中國電建集團華東勘測設(shè)計研究院有限公司 浙江·杭州）

［提要］ 對于一個設(shè)備成套項目來講，設(shè)備、材料的采購種類多達幾十項，甚至上百項，采購占項目成本支出的絕大部分，采購質(zhì)量直接影響工程質(zhì)量和安全，供貨進度對工程進度具有關(guān)鍵性的作用，采購管理至關(guān)重要。本文結(jié)合設(shè)備成套項目采購經(jīng)驗，對采購管理中的流程控制進行初步探討。

關(guān)鍵詞：設(shè)備成套項目；采購管理；流程控制

原標題：設(shè)備成套項目采購管理中的流程控制

收錄日期：2016年6月20日

一、設(shè)備成套項目采購管理一般流程

設(shè)備成套項目簽訂后，本企業(yè)采購經(jīng)理首先需要牽頭編制《分標和采購計劃》，明確項目設(shè)備采購標段、各標段的采購節(jié)點和成本，各標段對應(yīng)的設(shè)計技術(shù)文件提交時間、合同簽訂時間、設(shè)備生產(chǎn)周期及港口交貨時間和到工地時間等內(nèi)容。

采購經(jīng)理將根據(jù)《分標和采購計劃》按計劃實施采購。首先，采購經(jīng)理組織編寫詢價文件，其中采購技術(shù)文件、采購設(shè)備清單等由設(shè)計人員編寫；其次，提交采購申請，批準后向三家及以上分包商進行詢價，在規(guī)定時間內(nèi)取得報價，并組織分包商選擇評審，評審確定談判對象后進行合同談判。合同談判完成后組織合同評審，評審?fù)ㄟ^后合同簽字、蓋章生效。

在合同執(zhí)行過程中，采購經(jīng)理負責(zé)包括但不限于督促分包商開立保函、分包合同付款、設(shè)備/材料驗收（工廠試驗、出廠驗收）、交貨、分包商出廠資料收集及質(zhì)保期控制等環(huán)節(jié)。待質(zhì)保期完成，采購環(huán)節(jié)關(guān)閉。

二、目前采購管理流程中存在的問題

（一）采購技術(shù)文件提交延誤。采購技術(shù)文件提交是采購工作進行的第一步，是整個流程順利進行的前提。采購技術(shù)文件提交的及時與否直接影響到采購工作的進展，也影響到采購成本的控制。例如，某設(shè)備到貨時間從項目主合同中明確了時間，通過倒推法得知需要在9月20日發(fā)貨，設(shè)備正常生產(chǎn)周期為2個月，這樣采購合同必須在7月20日之前簽訂，采購詢價工作必須在7月1日開始，因此采購技術(shù)文件提交時間應(yīng)不晚于7月1日。但因種種原因，直到采購經(jīng)理正式開始詢價工作時，采購技術(shù)文件還未正式提交，這樣經(jīng)常會發(fā)生部分分包商無法提供報價的情況，從而耽誤采購合同的及時簽訂，進而難以保證設(shè)備按時交貨。但是，由于項目進度限制，合同談判時必須大幅壓縮設(shè)備生產(chǎn)周期，采購方處于非常不利的談判地位上，有時不得不加上趕工費，對項目成本控制造成了不利的影響。

（二）供方管理。供方管理包括供方的選擇、供方的評審、供方的開發(fā)和供方的淘汰。在采購流程中，供方的管理有著嚴格的規(guī)范制度，供方質(zhì)量的優(yōu)劣直接關(guān)系到采購流程是否能順暢進行。目前本企業(yè)實施的《供方管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）中標明，供方包括供應(yīng)商、分包商、咨詢商、服務(wù)商等，在《規(guī)定》中統(tǒng)稱供方。供方管理體系及運行平臺由集中采購中心建立及維護，供方管理內(nèi)容、供方的資質(zhì)管理及年度評價等工作由采購業(yè)務(wù)管理部門負責(zé)。合格供方年度評價表從產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品性價比、售后服務(wù)、技術(shù)水平、管控能力、商業(yè)信譽、體系認證情況及環(huán)境安全等8個方面對供方進行綜合評價。企業(yè)根據(jù)對供方的考評結(jié)果，將供方分為三個等級：AAA級合格供方，連續(xù)三次考核得分在85分以上或兩次考核得分在90分以上，在采購活動中可享受同等優(yōu)先待遇；合格供方，考核得分在60分以上，保留在合格供方庫中；不合格供方，考核得分在60分以下，從合格供方庫除名，轉(zhuǎn)入“出庫供方名冊”。

年度評價不合格的供方，一年內(nèi)不得參與準入單位的采購活動；在合同履約過程中出現(xiàn)嚴重違約行為的供方，取消其合格供方資格，經(jīng)采購業(yè)務(wù)管理部門組織發(fā)起、采購中心審核確認后列入黑名單，三年內(nèi)不得參與本企業(yè)采購活動。本文著重探討“供方”中的分包商。

分包商的選擇和管理是采購過程中至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，是整個采購管理工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到企業(yè)采購工作的質(zhì)量。在項目投標階段，為了幫助提升企業(yè)的競爭力，常常選擇知名分包商進行投標。這是一把雙刃劍，在后期采購階段，投標階段通過業(yè)主認可的知名分包商品牌對采購階段分包商的品牌、價格水平、交貨質(zhì)量、項目成本控制等都會產(chǎn)生一定的影響。采購詢價時，一般在企業(yè)合格分包商庫的范圍內(nèi)，選擇3家及以上的分包商進行詢價。合格分包商庫里大多是以往項目合作過的分包商或國內(nèi)外知名品牌分包商，這些分包商都有良好的資質(zhì)和工程業(yè)績。但實踐中，企業(yè)對這些分包商的后期管控存在缺陷，除非其對項目造成了非常不利的影響，不然一般仍保留在合格分包商庫中。再有新的合同，依然向此分包商詢價，若價格合適，仍然會簽訂合同。

本企業(yè)對分包商的管控制度有《供應(yīng)商調(diào)查考評表》、《設(shè)備（材料）出廠驗收報告》、《合同關(guān)閉記錄表單》等。其中《供應(yīng)商調(diào)查考評表》是采購經(jīng)理牽頭對相關(guān)廠家進行考察后完成的分包商初步評價表格，其對分包商的資格審定有參考性價值，但無法保證廠家的水平；《設(shè)備（材料）出廠驗收報告》是采購經(jīng)理對合同設(shè)備分包商設(shè)備驗收時填寫的表格，主要針對設(shè)備的完成進度、設(shè)備的外觀、試驗及資料提交水平做出評價；《合同關(guān)閉記錄表單》則是采購經(jīng)理組織相關(guān)項目人員對分包商全面地做出評價，相對公正、合理，但因為一個合同的執(zhí)行過程漫長，無法在合同關(guān)閉之前給予其他項目采購參考性意見。

（三）表格評審制度。本企業(yè)在采購過程中共有三張表格：《采購項目申請表》、《分包商選擇評審表》、《分包/采購合同評審表》。其中《采購項目申請表》為項目執(zhí)行過程中需要采購設(shè)備或材料時填寫的一張表格，內(nèi)含采購項目名稱、采購項目內(nèi)容及是否在“計劃”內(nèi)、申請理由及建議的采購方式、初選分包商名單等內(nèi)容；《分包商選擇評審表》用于評審分包商選擇情況；《分包/采購合同評審表》用于評審合同文件是否符合企業(yè)內(nèi)部要求和國家法律、是否能正式簽訂。

根據(jù)采購實踐，目前采購過程中表格評審還不夠高效。比如《采購項目申請表》評審不夠機動靈活，存在可優(yōu)化空間。表中采購項目申請理由欄往往就是一句話：“根據(jù)工程執(zhí)行進度應(yīng)安排某設(shè)備采購”，形同虛設(shè)，而一般只有在補充采購或緊急采購情況下才會真正用上此欄。這三張表格的評審雖然通過網(wǎng)上流程提高了評審效率，但常常因為審批人員的擱置或出差等原因造成審批進度的延遲。付款流程也常常因為擱置而對企業(yè)口碑造成不良的影響，對企業(yè)后續(xù)項目的詢價和談判工作造成不利的影響。責(zé)任人的及時催促固然重要，但其他因素仍會存在。表單的評審流程中的擱置也顯得企業(yè)管理流程不夠高效。

（四）合同執(zhí)行期間的進度管理。一般情況，企業(yè)對分包商合同執(zhí)行的管理通過付款來控制。比如保函的提交以預(yù)付款來控制，交貨和出廠資料的提交以交貨款來控制，質(zhì)保期的服務(wù)及配合以尾款來控制。而其中出廠資料的提交盡管有交貨款控制，但因為此環(huán)節(jié)直接影響到工程項目進度，貨交了，但是出廠資料提供不完善也會造成很多不利的影響。而在企業(yè)采購管理過程中，出廠資料的提交往往成為一個老大難的問題，總有這樣那樣的問題出現(xiàn)；另外，以分包合同總額的10%、甚至5%質(zhì)?？钜约奥募s保函來控制2年多的售后服務(wù)，也給項目的執(zhí)行造成了一定的困難。甚至有某項目消缺期時設(shè)備出現(xiàn)故障，采購經(jīng)理聯(lián)系某國際知名分包商進行消缺時，此分包商以設(shè)備已過保質(zhì)期為由，提出拒絕提供消缺服務(wù)，需由企業(yè)出資另購一臺設(shè)備的情況。

三、完善流程控制措施的建議

（一）加強與設(shè)計人員溝通，保證采購技術(shù)文件及時提交。采購文件的提交是部門與部門間的文件對接，溝通是關(guān)鍵。人與人的溝通是一門很深的學(xué)問，盡管《分標與采購計劃》已明確文件提交時間，但造成文件延遲提交的原因?qū)映霾桓F。因此，采購管理工作WBS分解后，所有工作包都必須落實到相應(yīng)責(zé)任人。對于采購文件，采購經(jīng)理是第一責(zé)任人，對接的專業(yè)主設(shè)是第二責(zé)任人，采購經(jīng)理負責(zé)各專業(yè)主設(shè)的文件提交催要和管控工作。而各專業(yè)主設(shè)則需要處理好事情的輕重緩急，對自己的工作負責(zé)，按時間節(jié)點提交采購文件。各專業(yè)主設(shè)提交的采購文件（包括技術(shù)文件、采購清單等），應(yīng)簽署《資料提供單》來加強對采購輸入資料的控制。

（二）實行分級制度，對分包商進行差異化管理。對于分包商的管理，本企業(yè)已實行分級制度進行差異化管理。采購經(jīng)理及相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)嚴格按照《規(guī)定》來實施供方等級管理及評價管理。對于AAA級合格供方，建議設(shè)定一定比重，在同類設(shè)備中維持10%～30%的AAA級合格供方率，給已成為AAA級的合格供方以優(yōu)勢，也給其他的合格供方以更好的激勵，從而形成良性循環(huán)，達到雙贏的目的。

在對供方進行年度評價過程中，應(yīng)盡可能客觀、嚴格、公正的評分，并將項目執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題如實填寫，給其他項目提供切實有效的參考。如某項目某分包商的設(shè)備損壞、維修、缺件情況頻繁，但售后態(tài)度良好、及時，這些情況光憑幾個分值無法給予其他項目參考。

對于廠家資料的提交，建議在簽署采購合同時細化采購合同條款，對資料延遲提交等問題明確實際可操作的罰則，加強合同執(zhí)行期間對分包商的控制。

采購經(jīng)理及合同管理人員在與分包商的合作過程中，溝通很重要，每個分包商的銷售人員都有自己不同的風(fēng)格。有的銷售人員做事拖拉需要時不時打個電話去催進度；有的銷售人員愛推脫責(zé)任；有的銷售人員“店大欺客”；有的銷售人員將問題拋給其售后部門就不管事，推動力不行；有的銷售人員則非常積極主動去處理且處理得很好。把握好分包商銷售人員的特點，也是分包商管理的要點，對于項目執(zhí)行起到一定的作用。如前文中提到某項目消缺期時設(shè)備出現(xiàn)故障，采購經(jīng)理聯(lián)系某國際知名分包商進行消缺時，此分包商以設(shè)備已過保質(zhì)期為由，提出拒絕提供消缺服務(wù)，需由企業(yè)出資另購一臺設(shè)備的情況為例，如果我們直接因為對方是國際知名分包商，想當然的判斷對方是專業(yè)的、其理由是正當?shù)?，那么我們面臨的不止是金錢的損失，還有工期的延誤及對方的小覷，如果未來項目依然選擇該分包商作為合作對象，很有可能會造成談判艱難、服務(wù)不到位等后果。在此例中，根據(jù)雙方分包合同規(guī)定，分包商所供設(shè)備實際未過保質(zhì)期。

（三）優(yōu)化評審表，提高審批效率。如何在采購管理流程規(guī)范有序的基礎(chǔ)上保證高效，值得探討。一是考慮優(yōu)化評審流程，盡量能夠減少審批環(huán)節(jié)；二是建議啟用電子簽章功用，由專人（或文員）統(tǒng)一管理電子簽章庫，在流程評審者條件不允許的情況下，經(jīng)其許可使用電子簽章使流程快速流轉(zhuǎn)到下一評審人員手中或完成流程評審。

（四）細化采購合同條款，加強合同執(zhí)行期間對分包商的控制。對于廠家資料的提交，建議在簽署采購合同時細化采購合同條款，對資料延遲提交等問題明確實際可操作的罰則，加強對分包商的控制。

四、結(jié)語

以上是根據(jù)采購實踐，對采購管理流程監(jiān)控中幾個比較重要的環(huán)節(jié)的一些初步探討。采購管理流程監(jiān)控是一個實時的過程，它隨著采購工作的進展不斷地更新變化，尤其是供方的管理不是一朝一夕就可以解決的，也不是特定的哪一個人就可以解決的，而是需要依靠企業(yè)苦練內(nèi)功，提升自身內(nèi)部管理水平來解決問題。采購管理，需要合理的制度、良好的配合和嚴格的執(zhí)行才能降低風(fēng)險，保證效率，做好每一個項目采購工作。這不僅體現(xiàn)項目管理能力，更能夠展現(xiàn)企業(yè)的競爭力，更是對本企業(yè)“負責(zé)、高效、最好”的完美詮釋。

主要參考文獻：

［1］李璞.采購管理中的主要環(huán)節(jié)及其有效控制［J］.中國物流與采購，2012.10.

［2］許銘慧.管理流程設(shè)計中的采購流程控制［J］.企業(yè)研究，2013.14.

［3］李海.規(guī)范采購流程［J］.中國物流與采購，2009.2.

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A