獨(dú)立學(xué)院人力資源信息庫的建設(shè)

程清宇

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，管理信息化已經(jīng)成為全球的一個(gè)重要課題，高校展開信息化建設(shè)是順勢(shì)而為，由于獨(dú)立院校相對(duì)于其他本科院校來說，無論是人資還是管理方面都相對(duì)滯后，使獨(dú)立院校的發(fā)展受到影響。本文首先介紹了獨(dú)立學(xué)院人力資源管理信息化建設(shè)的問題，然后探討了整個(gè)人力資源信息庫建設(shè)的流程，同時(shí)為獨(dú)立學(xué)院人力資源信息庫建設(shè)提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；信息庫；人力資源

信息庫是一種現(xiàn)代儲(chǔ)存、發(fā)送信息的系統(tǒng)，采用微縮膠卷、計(jì)算機(jī)等多種合理手段，儲(chǔ)存眾多的圖片、文字、音頻文件等資料，有必要時(shí)可以加工這些初始資料向使用者提供更有效的信息，節(jié)省了大量的人力物力財(cái)力。在獨(dú)立院校中由于和一本、二本的院校有很大差別，人力資源管理信息化建設(shè)相對(duì)滯后，因此研究獨(dú)立學(xué)院人力資源信息庫的建設(shè)意義重大。

一、獨(dú)立學(xué)院人力資源管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

獨(dú)立學(xué)院信息庫是一項(xiàng)現(xiàn)今的技術(shù)，能夠彰顯出系統(tǒng)性、個(gè)性化和高效性的人力資源開發(fā)環(huán)境，進(jìn)而能夠在很大程度上提高獨(dú)立學(xué)院的人力資源工作效率，進(jìn)而使人力資源配置得到優(yōu)化。就目前而言，獨(dú)立學(xué)院資源信息庫建設(shè)存在以下問題：

1.故步自封，體制不完善

在大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院人事管理狀況來著眼，人力資源管理仍舊停留在初期的人事管理時(shí)期，并沒有對(duì)人力資源管理和研發(fā)給予充分的重視。人資部的工作只是在老師以及相關(guān)人員應(yīng)聘、師資勞資的競(jìng)選以及分配、保管人員檔案等幾個(gè)方面展開。人資部應(yīng)傾向于平常工作管理，例如本著以人為本的原則，應(yīng)重視老師個(gè)性化發(fā)展，在實(shí)踐中將該原則落實(shí)到位。

2.沒有適用于自身特點(diǎn)的管理系統(tǒng)

當(dāng)前，市場(chǎng)上所暢銷的人資管理系統(tǒng)大多數(shù)是適合一本二本大學(xué)和企業(yè)，并不能將獨(dú)立學(xué)院的管理機(jī)制體現(xiàn)出來，當(dāng)然也不能將靈活性呈現(xiàn)出來。大多數(shù)獨(dú)立院校通常是照搬普通高校的人資管理信息系統(tǒng)，這就使得整個(gè)人力資源管理系統(tǒng)不能有效的發(fā)揮作用。

3.部門內(nèi)部信息重復(fù)采集

在現(xiàn)有的人事部中通常會(huì)分成考勤、師資、調(diào)配和勞資等科室。各個(gè)科室分別統(tǒng)計(jì)其他科室的數(shù)據(jù)，信息重復(fù)收集的狀況十分嚴(yán)重，這就是因?yàn)樗麄冎g沒有構(gòu)建共享機(jī)制而導(dǎo)致，進(jìn)而導(dǎo)致人力、物力的浪費(fèi)。

二、人力資源信息庫的建設(shè)

1.建設(shè)人資信息庫的原則

在獨(dú)立院校中建設(shè)人資信息庫的目的，是為了能夠高校、快捷、準(zhǔn)確、便利的整理歸納高校教師職工的有關(guān)信息提供給使用者，進(jìn)而達(dá)到使用者信息使用效率提升的目的。因此，在建設(shè)獨(dú)立院校人資信息庫時(shí)應(yīng)當(dāng)本著操作簡(jiǎn)易、數(shù)據(jù)精準(zhǔn)、快速查詢、糾錯(cuò)及時(shí)的原則。

2.信息庫建設(shè)的流程

以津沽學(xué)院為例，來對(duì)建設(shè)信息庫的整個(gè)流程給予闡釋。津沽學(xué)院的人資信息庫應(yīng)當(dāng)包含認(rèn)識(shí)材料、人事管理、和電子材料庫這三個(gè)數(shù)據(jù)庫，其中處在核心地位的是人事管理數(shù)據(jù)庫，承載著輸入、整理、輸出信息的功能。而電子人事材料信息庫則是用相關(guān)數(shù)據(jù)支撐著人事管理信息系統(tǒng)。

在老師及相關(guān)工作者入職以及整個(gè)工作流程中，需要輸入和更新人事管理信息系統(tǒng)中的信息，要求人資部將有關(guān)人員的相關(guān)證件原件和復(fù)印件提供給人事管理信息系統(tǒng)，經(jīng)過審查相關(guān)材料，并確定沒有錯(cuò)誤后，就開始向信息庫中輸入這些信息，掃描相關(guān)原件錄入到電子材料信息庫當(dāng)中，然后下發(fā)給教師及工作人員本人，人資管理則將復(fù)印件收入到人事資料信息庫中存檔。這樣就能夠保證整個(gè)信息庫中數(shù)據(jù)的正確性。人資管理人員在工作的流程中發(fā)現(xiàn)錄入信息有錯(cuò)誤或者無法確定其是否準(zhǔn)確時(shí)，就可以將這些留存的復(fù)印件和掃描的原件從相關(guān)信息庫調(diào)出來，這樣不但能夠免去找教師職工再次遞交材料的麻煩，將人資管理員的工作效率提升，還能夠在潛移默化的提高教師及相關(guān)職工認(rèn)可人資管理工作的程度。

將信息都錄入到相關(guān)的信息庫當(dāng)中之后，就對(duì)人事管理系統(tǒng)的權(quán)限和賬號(hào)進(jìn)行分配，并且將信息提供給有關(guān)人員。每個(gè)教師職工都能運(yùn)用自己所申請(qǐng)的賬號(hào)通過登錄人事管理系統(tǒng)來查詢本人信息；部門管理者則能夠通過登錄賬號(hào)在本系統(tǒng)中查詢自己部門全部員工的有關(guān)信息；人資管理者則能夠在人事管理系統(tǒng)中查詢整個(gè)獨(dú)立院校所有員工的信息，并且及時(shí)修改和更新有關(guān)信息。

招聘員工則是由人事管理信息系統(tǒng)來開展。想要來津沽學(xué)院工作的人就可以在人事管理信息系統(tǒng)中注冊(cè)賬號(hào)，然后點(diǎn)擊招聘信息頁面的招聘職位展開職位申請(qǐng)。管理員在本系統(tǒng)中對(duì)申請(qǐng)職位的人員進(jìn)行第一次選拔和審查，然后將滿足招聘條件的人員信息下發(fā)至各個(gè)用人部的管理者，此時(shí)部門管理者在進(jìn)行第二次的考核和篩選。人事管理信息系統(tǒng)招聘與傳統(tǒng)的招聘相對(duì)比，前者不但能夠使工作效率提升，而且將津沽學(xué)院投遞紙質(zhì)簡(jiǎn)歷的環(huán)節(jié)省略掉，與現(xiàn)今無紙化辦公的走勢(shì)正好相契合。

另外，科研部門、教務(wù)處以及OA辦公系統(tǒng)等可以與人事管理信息系統(tǒng)展開有機(jī)對(duì)接，本系統(tǒng)中可以向科研部遞交書面報(bào)告、教務(wù)評(píng)審、網(wǎng)上辦公等模塊共享有關(guān)信息，進(jìn)而使各個(gè)部門間的合作加強(qiáng)，為提高獨(dú)立院校各部的工作效率奠定基礎(chǔ)，以下是人力資源信息庫的應(yīng)用流程。

圖 2-1津沽學(xué)院人力系統(tǒng)信息庫流程圖

3.信息庫在現(xiàn)實(shí)中的應(yīng)用

在津沽學(xué)院中人資信息庫在管理中地位愈來愈高，有共享信息、工作率提升和部門合作的功能。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)得知，一個(gè)科室的人事信息數(shù)據(jù)要向獨(dú)立院校的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門提交30到50次不等。按著原先用excel表格進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，每次統(tǒng)計(jì)都要進(jìn)行選擇、審核、計(jì)算等很多個(gè)環(huán)節(jié)，因此在人員操控下難免會(huì)有失誤發(fā)生。然而運(yùn)用本系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)信息的功能，在高效率的前提下還會(huì)大大降低了出錯(cuò)率。

與教務(wù)辦公系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，成效顯著。在老師上崗和辭職時(shí)，人事管理系統(tǒng)首先會(huì)進(jìn)行有關(guān)信息的更改，然后同步更新到教務(wù)辦公系統(tǒng)中，達(dá)到實(shí)時(shí)完成添減有關(guān)人員的目的，進(jìn)一步提升了各部之間的協(xié)同合作能力。

三、建設(shè)獨(dú)立院校人力資源信息庫的意見

1.提高決策層和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要給予重視

人力資源信息庫是新型的管理理念，即用新的管理理念才能衍生出新的管理策略。因此決策層和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間都應(yīng)當(dāng)對(duì)本信息庫給予充分的重視、理解、支持。以津沽學(xué)院自身的現(xiàn)狀為依據(jù)，重視信息庫建設(shè)，才能將信息庫的效果充分發(fā)揮出來。

2.傾向于人才的培養(yǎng)和潛力開發(fā)

信息庫建設(shè)應(yīng)當(dāng)類屬于管理工作，因此在人力資源信息庫是一個(gè)不斷更新和改革的過程，在運(yùn)轉(zhuǎn)中需要有關(guān)技術(shù)人員和全部教師工作者的密切協(xié)作，才能確保信息庫建設(shè)與獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展目標(biāo)相契合，這才能為獨(dú)立學(xué)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。然而，獨(dú)立學(xué)院有其特殊性，在人資各方面都與一本、二本院校有著很大差異，因此促使人力資源管理信息化并非是一蹴而就就能完成，而是經(jīng)過長(zhǎng)期的積累才能完成，這就需要有更多的人才投入到信息化管理當(dāng)中，為人力資源管理信息化建設(shè)不斷向前發(fā)展提供保障。

總之，獨(dú)立院校應(yīng)當(dāng)注意到建設(shè)人力資源信息庫并不是只牽扯到技術(shù)，而是與管理密切相關(guān)的問題，因此想要建設(shè)更高效的人力資源信息庫，就必須要經(jīng)歷一個(gè)復(fù)雜、漫長(zhǎng)的過程，在構(gòu)建人力資源信息庫建設(shè)后并不是完成了目標(biāo)，需要相關(guān)工作者不斷努力和探索，才能使信息庫的正能量充分在獨(dú)立院校管理中發(fā)揮出來，為建設(shè)獨(dú)具特色的人力資源信息庫奠定基礎(chǔ)。

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