商務(wù)信息管理在企業(yè)投標(biāo)中的重要性

馬鈺

文章編號：2095-6835（2016）07-0054-01

摘 要：隨著國家建設(shè)工程的不斷增加，鐵路、公路、市政、房建和水利投標(biāo)市場面臨的挑戰(zhàn)也越來越大。例如鐵路市場，幾年前只有“中國中鐵”一家企業(yè)，但短短幾年間，便出現(xiàn)了“中國鐵建”“中國交通”“中國水利”等新的企業(yè)，再加上各省市的企業(yè)，大家都在分割和爭奪鐵路市場這塊蛋糕。因此，在激烈的市場競爭中，建筑企業(yè)必須不斷創(chuàng)新，從舊有的體制中走出來。

關(guān)鍵詞：商務(wù)信息；信息庫；信息化管理；企業(yè)管理

中圖分類號：G203 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.054

一個(gè)企業(yè)要想發(fā)展，就要建立信息品牌效應(yīng)。所謂“信息品牌效應(yīng)”，就是指在建筑市場中樹立品牌形象而給企業(yè)帶來的效應(yīng)。影響該效應(yīng)的因素包括企業(yè)人員素質(zhì)、傳播信息的可信度、社會責(zé)任感和對公眾的態(tài)度等。這些因素具有標(biāo)識化、固定化的特點(diǎn)，是企業(yè)成為眾人認(rèn)可的信息品牌的基礎(chǔ)。

網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)的應(yīng)用在企業(yè)投標(biāo)工作乃至整個(gè)企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著積極的作用。國家“十一五”規(guī)劃中將信息發(fā)展產(chǎn)業(yè)作為重點(diǎn)，所以，在企業(yè)建立信息庫是非常重要的。目前，企業(yè)商務(wù)信息管理已經(jīng)成為了提高企業(yè)可持續(xù)市場競爭力的主要保障。它主要是將商務(wù)信息管理集成化，利用各種軟件為企業(yè)用戶服務(wù)，將軟件中各種知識和數(shù)據(jù)分類整理后建成數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理。

商務(wù)信息管理可以提高工作效率和信息的實(shí)時(shí)性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、安全性，從而為投標(biāo)工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 商務(wù)信息管理

1.1 商務(wù)信息管理的定義

所謂“商務(wù)信息管理”，就是將信息集成化，利用計(jì)算機(jī)軟件為企業(yè)和用戶服務(wù)。為了更好地提高工作效率，可以將企業(yè)的各種知識和數(shù)據(jù)分類整理后集中在數(shù)據(jù)庫儲存起來。商務(wù)信息管理集成的建立為企業(yè)未來的發(fā)展指明了道路。

1.2 商務(wù)信息管理的建立

商務(wù)信息管理是建立在各種企業(yè)證件、人員證件收集、各種Office軟件錄入、各種Office軟件的使用上的。

1.3 商務(wù)信息的收集

要收集的商務(wù)信息主要包括以下3種：①企業(yè)人員組成情況、企業(yè)的管理模式、企業(yè)人員變化信息、企業(yè)的業(yè)績、簽署的合同等；②各省市采購招標(biāo)網(wǎng)信息，甲方、業(yè)主發(fā)布的各種招標(biāo)信息；③同行業(yè)內(nèi)的企業(yè)信息等。

1.4 本企業(yè)管理

本企業(yè)的商務(wù)信息管理包括企業(yè)和人員兩部分。企業(yè)部分主要包括企業(yè)資質(zhì)、管理機(jī)構(gòu)、業(yè)績和合同等。其中，合同臺賬及其錄入工作是非常關(guān)鍵的。在此，錄入的內(nèi)容主要包括業(yè)主單位、項(xiàng)目名稱、工程的投資情況、工程地址、合同中的開竣工日期、工程進(jìn)度和相關(guān)管理人員信息等。企業(yè)人員部分比較復(fù)雜，主要包括人員姓名、年齡、職稱、崗位、證書和學(xué)歷等。

1.4.1 商務(wù)信息的錄入

在分類、整理、統(tǒng)計(jì)商務(wù)信息時(shí)，要有明確的思路，因?yàn)檫@項(xiàng)工作非常繁雜，必須由專人將信息正確錄入數(shù)據(jù)庫中，并實(shí)時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)。商務(wù)信息的準(zhǔn)確性、完整性會直接影響投標(biāo)工作的結(jié)果。

1.4.2 Office軟件的使用

在商務(wù)信息管理工作中，要選擇數(shù)據(jù)運(yùn)行比較穩(wěn)定的Office軟件，以保證內(nèi)容的完整度。同時(shí)，這些軟件的操作方法要簡單，可以讀取相關(guān)數(shù)據(jù)，而且還要便于后期維護(hù)。

在具體工作中，實(shí)現(xiàn)對商務(wù)信息的全面管理能夠有效提高工作效率，減少煩瑣的步驟，將雜亂無章的資源信息統(tǒng)一整合，并有序地存儲起來，方便用戶使用。

2 商務(wù)信息管理在招投標(biāo)工作中的應(yīng)用

在購買投標(biāo)文件前，要先了解、熟悉各省市招標(biāo)市場的情況，明確他們對企業(yè)資質(zhì)、人員備案等的要求，然后再選擇購買招標(biāo)文件或組織人員編制投標(biāo)文件。在編制投標(biāo)文件的過程中，因?yàn)槲募谱鲿r(shí)間比較緊，所以，要根據(jù)相關(guān)要求編制內(nèi)容全面的招標(biāo)文件，文件中要包括企業(yè)業(yè)績、管理人員、組織機(jī)構(gòu)、施工組織設(shè)計(jì)和投標(biāo)報(bào)價(jià)等。

招標(biāo)文件的編制要有序進(jìn)行，它是非常重要的。由于各省市招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)對招標(biāo)文件的內(nèi)容要求不同，表格要求不同，業(yè)績要求不同，對管理人員的要求也不同，所以，企業(yè)在購買回招標(biāo)文件后，要認(rèn)真分析、理解文件中的內(nèi)容，并根據(jù)文件內(nèi)容編寫符合投標(biāo)要求的文件。

3 商務(wù)信息管理的特點(diǎn)

商務(wù)信息管理模式比較完整，它可以排序、分析、匯總和檢索相關(guān)數(shù)據(jù)，并寫出報(bào)告。在此過程中，可以將信息內(nèi)容抽象出來，將它集成化、模式化、模塊化后整理編輯入庫。

3.1 便捷性

在投標(biāo)過程中，會使用到大量的商務(wù)信息。利用商務(wù)信息管理可以從信息庫中調(diào)取查詢索引，更方便地查找、篩選出需要的企業(yè)業(yè)績、管理人員證件等。這樣做，大大提高了工作人員的工作效率。

3.2 準(zhǔn)確性

在工作中，要嚴(yán)格審查商務(wù)信息管理中的數(shù)據(jù)信息，提高錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并實(shí)時(shí)更新內(nèi)容。這樣做，能夠保證原始數(shù)據(jù)的有效性，降低出錯(cuò)率，確保投標(biāo)的正確性。

3.3 規(guī)范性

在制作標(biāo)書時(shí)，由于投標(biāo)人員的思想不統(tǒng)一，所以，利用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)能使標(biāo)書更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。在此過程中，工作人員要統(tǒng)一商務(wù)信息中管理人員、企業(yè)業(yè)績、使用的證件和相應(yīng)的編碼，并將所用數(shù)據(jù)制作成WORD或者EXCEL表格，從而規(guī)范整個(gè)過程。

3.4 實(shí)時(shí)性

商務(wù)信息的變化比較快，所以，需要及時(shí)更新。在具體工作中，要不斷更新企業(yè)資質(zhì)調(diào)整和人員變動(dòng)等情況，保證商務(wù)信息的嚴(yán)謹(jǐn)性。同時(shí)，利用現(xiàn)有的商務(wù)信息可以實(shí)時(shí)了解最新的資訊。

3.5 安全性

對于企業(yè)，商務(wù)信息安全是最重要的。因?yàn)樯虅?wù)信息資源共享用戶比較多，查詢量比較大，所以，安全隱患也比較多——數(shù)據(jù)內(nèi)容丟失、機(jī)密數(shù)據(jù)外泄等。商務(wù)信息管理能夠保證商務(wù)數(shù)據(jù)、信息數(shù)據(jù)、資料的安全，保證企業(yè)資料不被外泄——為信息庫數(shù)據(jù)內(nèi)容加密；設(shè)定特殊權(quán)限，只有權(quán)限人員才能夠使用；信息庫備份，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者被誤刪的情況，可以及時(shí)恢復(fù)。

4 結(jié)束語

作為施工企業(yè)，首先要有較強(qiáng)的責(zé)任感。在投標(biāo)過程中，要堅(jiān)持“公開、公正、公平”的原則，以身作則，規(guī)范建筑市場的秩序。另外，在商務(wù)信息管理方面，要加強(qiáng)資源管理，做到企業(yè)信息共享、資源共享，從而為投標(biāo)工作和企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

〔編輯：白潔〕