論高校人事檔案信息管理化

王一凡

摘 要：隨著信息化的加快，高校人事制度改革也發(fā)生著深刻變化，人事檔案管理應(yīng)加強(qiáng)自身信息化建設(shè)，不斷提高人事檔案管理工作效率。人事檔案信息化管理的推進(jìn)，必將為整個高校的改革和發(fā)展提供及時、準(zhǔn)確、高效的信息依據(jù)，積極推動高校各項事業(yè)的順利開展。所以加強(qiáng)高校人事檔案信息管理化越來越重要。文章通過對高校人事檔案信息化管理的重要意義進(jìn)行闡述，指出了當(dāng)前高校人事檔案管理存在的問題，并有針對性地提出相關(guān)的對策建議。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化 存在問題 對策建議

中圖分類號：G647 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）10-213-02

一、高校人事檔案信息化管理的內(nèi)涵

《檔案學(xué)詞典》中對人事檔案的解釋為“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位整理集中保存?！?/p>

高校人事檔案管理是在高校人事管理活動中形成的，是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供服務(wù)利用的過程，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的和個人自然情況的真實(shí)反映，也是高校人事、組織等部門培養(yǎng)、選拔和使用人才的重要依據(jù)。

信息化指的是應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)開發(fā)和充分利用信息資源，不斷提升現(xiàn)代化水平的過程。高校人事檔案信息化管理的主要特征是依托電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入電子文件管理。所謂電子文件就是只在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送的文件。

高校人事檔案管理信息化就是檔案管理者全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案信息化管理過程中，可以直接通過計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行分類、提取、分析和加工，以便于檔案查閱，將檔案管理者從紛繁復(fù)雜的檔案管理過程中解放出來。加快人事檔案信息化建設(shè)不僅能改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高工作效率，還能為領(lǐng)導(dǎo)者作決策以及教職工本人提供方便、快捷、高效的服務(wù)。隨著高校人事改革制度的不斷深入，要充分認(rèn)識人事檔案信息化建設(shè)的重要性，要在國家政策的指導(dǎo)下積極穩(wěn)妥地推動人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，不斷加大財力和人力投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把加強(qiáng)人事檔案信息化作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進(jìn)行建設(shè)。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.對人事檔案信息化建設(shè)工作重視程度不夠。從現(xiàn)階段各高校人事檔案管理的實(shí)際情況來看，對人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，存在財力、人力及物力投入不足等各方面問題，這些問題制約了人事檔案信息化管理的速度。目前仍有相當(dāng)多的高校人事檔案仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式。國家在2010年全面啟動規(guī)范化人事檔案建設(shè)，然而紙質(zhì)人事檔案管理仍在建設(shè)中，表現(xiàn)為信息化建設(shè)滯后。

2.內(nèi)容空洞缺乏個性化信息。從實(shí)際的調(diào)查情況看，檔案管理按照傳統(tǒng)的方法，人事檔案內(nèi)容往往側(cè)重于教職員工的社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面，鑒定評語簡單且多重復(fù)，而教職員工的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平和成績等方面相對缺乏，不能真正反映其綜合素質(zhì)，特別是對于專職教師來說，其研究成果往往歸功于文書檔案，在人事檔案中很少體現(xiàn)，人事檔案無法反映教師的教學(xué)以及科研水平。這種缺乏個性信息的人事檔案，不僅不利于檔案信息庫的信息采集和利用，也使人事檔案信息化建設(shè)大打折扣。

3.缺乏系統(tǒng)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。一些高校的人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫自行開發(fā)，建成的檔案管理系統(tǒng)規(guī)模小、功能少、網(wǎng)絡(luò)化水平低，缺乏系統(tǒng)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，無法實(shí)現(xiàn)跨單位和部門的資源共享，不能滿足用戶的多樣化需求，從而大大降低了檔案信息的利用率。

4.檔案管理人員數(shù)量不足，素質(zhì)有待提高。檔案管理人員是人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，由于領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案不夠重視，沒有配備專職的人事檔案管理人員，僅由人事部門抽調(diào)兼職人員兼管這項工作，這樣勢必會影響人事部門其他工作的順利開展。檔案人員隊伍不穩(wěn)定、變化比較大，干部人事檔案人員政治、經(jīng)濟(jì)待遇不高，既不利于干部檔案管理人員積極性的提高，又影響了干部檔案管理工作的水平，使高校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展在一定程度上受到限制。另外，專業(yè)崗位培訓(xùn)不到位。由于人事檔案工作具有檔案專業(yè)與人事工作的交叉性，很少有專門的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理人員計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不熟悉，嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案建設(shè)的發(fā)展。

三、高校人事檔案信息化建設(shè)的個案分析

溫州科技職業(yè)學(xué)院是2006年新成立的一所?？茖哟蔚母咝?，是在原溫州農(nóng)校、溫州農(nóng)科所、溫州市蔬菜所三單位的基礎(chǔ)上組建而成，是一所以農(nóng)為特色的高職院校。合并升級后的溫州科技職業(yè)學(xué)院雖然優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，但學(xué)院的人事檔案由于合并升級期間的空白管理，使得2007-2013年進(jìn)院教師的檔案需要逐步整檔，而2007年前進(jìn)院的教職工檔案需要按照2009年中國浙江省委組織部頒布的新規(guī)定來重新整理。學(xué)院擁有全院教職工人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對教職工的職稱、學(xué)歷、崗位分布及年齡結(jié)構(gòu)進(jìn)行定期分析，尚未建立完備翔實(shí)的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

從現(xiàn)階段溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案管理來看，該校對人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，財力及人力投入不足，此外，溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，紙質(zhì)人事檔案管理仍在建設(shè)中，信息化建設(shè)十分滯后。

檔案管理工作是一項非常繁瑣的工作，素質(zhì)的高低不僅體現(xiàn)在對檔案管理的業(yè)務(wù)水平上，對于檔案管理者來說，不僅要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，而且也要加強(qiáng)新知識、新理念、新技能的學(xué)習(xí)，不斷拓寬視野，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)人事檔案管理現(xiàn)代化的需要。加強(qiáng)溫州科技職業(yè)學(xué)院人事檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，真正提高檔案管理的工作效率。