初中檔案管理中的檔案收集工作探討

文/山東省濟(jì)寧市鄒城市第四中學(xué)　朱蘭

初中檔案管理中的檔案收集工作探討

文/山東省濟(jì)寧市鄒城市第四中學(xué)朱蘭

【摘要】作為檔案管理工作重要環(huán)節(jié)的檔案收集工作，它的工作質(zhì)量決定著檔案管理工作的及時(shí)性、完整性、真實(shí)性。本文簡(jiǎn)述了初中檔案管理工作中的一些問題，并針對(duì)這些問題提出了幾點(diǎn)解決方法，主要是從檔案收集的制度、范圍、方式與方法、效果和檔案科學(xué)分類5方面進(jìn)行闡釋，為初中學(xué)校的檔案管理工作中的檔案收集工作提供了有效模本。

【關(guān)鍵詞】初中檔案管理；檔案收集；工作探討

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，目前社會(huì)上已經(jīng)廣泛認(rèn)可了檔案管理在實(shí)際工作中的重要性，做好檔案管理能促進(jìn)我們完成好自己分內(nèi)的工作，而整個(gè)檔案管理工作中最關(guān)鍵的部分是檔案收集工作，它是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的核心內(nèi)容，決定著檔案管理工作的及時(shí)性、完整性、真實(shí)性?？傊?，是否能做好檔案管理工作主要是看檔案收集的質(zhì)量。

一、檔案收集工作中的問題

校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不清楚檔案工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的與改革的重要性，也不能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中的促進(jìn)作用。檔案收集不完全，管理十分混亂。一些中小學(xué)的檔案收集的不及時(shí)，甚至存放在多個(gè)部門，很多檔案都不能及時(shí)歸檔；檔案的管理制度十分松散，保密、借閱等管理不嚴(yán)格，容易造成已收集的檔案丟失。

二、檔案收集工作的幾點(diǎn)建議

針對(duì)上述檔案收集工作中存在的一些問題，在此給出了幾點(diǎn)建議與意見。

（一）制定嚴(yán)格的檔案收集制度。學(xué)校應(yīng)由上至下全面重視檔案管理工作，尤其是檔案收集工作，把檔案工作列入重要會(huì)議的事項(xiàng)，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，加強(qiáng)自身素質(zhì)，組織學(xué)校各層工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》的內(nèi)容，加強(qiáng)檔案管理的宣傳活動(dòng)，提高檔案管理工作者的職業(yè)素質(zhì)，根據(jù)本校自身實(shí)際情況，建立符合學(xué)校的檔案管理工作制度，改善工作中的隨意性，規(guī)范學(xué)校檔案管理工作。另外，學(xué)校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化各階層人員的檔案管理意識(shí)，鼓勵(lì)全校教職工積極收集檔案，形成良好的工作氛圍。

（二）明確指出檔案收集的范圍。學(xué)校應(yīng)以書面形式明確檔案的收集范圍，具體指：本校重大活動(dòng)與重要工作，類似視頻、音頻、圖片、文字等有考察利用價(jià)值的都應(yīng)歸檔保存。對(duì)于歸檔的各類文字材料，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求，必須保持圖像字跡清晰、書寫工整。所有文字材料與會(huì)議記錄都要進(jìn)行備份，禁止用鉛筆、圓珠筆、藍(lán)墨水書寫歸檔材料。

（三）重視檔案收集的方式與方法。檔案收集的方法大概可以分為三種：平時(shí)收集、定期收集、年終收集。平時(shí)收集是根據(jù)文件的形成運(yùn)作情況，辦理完成后進(jìn)行及時(shí)收集。對(duì)于學(xué)校主要是指學(xué)校舉行的各種開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、運(yùn)動(dòng)會(huì)等形成的書面材料；還有收發(fā)文件；學(xué)校與其他相關(guān)單位或個(gè)人簽訂各種協(xié)議合同等形成的書面材料。定期收集是指每年年終時(shí)，各年級(jí)的管理人員對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的材料進(jìn)行一次全面清查，并移交給負(fù)責(zé)立卷歸檔的檔案管理工作者，保證歸檔文件的完整性。例如：教職工名冊(cè)、各類師生獎(jiǎng)罰材料、學(xué)校修訂或修改的規(guī)章制度、學(xué)校本年度發(fā)生的重大工作、活動(dòng)計(jì)劃書、各類師生總結(jié)報(bào)告、活動(dòng)過程等材料。

（四）保證檔案收集效果。檔案材料及時(shí)、完整的收集和保持收集通道的暢通是檔案收集工作的兩個(gè)要點(diǎn)，學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)關(guān)注學(xué)校所發(fā)生的事務(wù)，必須要有參與意識(shí)并參與到學(xué)校的“大事”中去，以便充分了解情況，更好地完成檔案收集工作。在日常的實(shí)際工作中，應(yīng)與校領(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員做好溝通，校領(lǐng)導(dǎo)或其他負(fù)責(zé)人在外開會(huì)回來要詢問有無需要?dú)w檔材料，如果有就要及時(shí)保存；校內(nèi)會(huì)議中，各部門的演講稿要進(jìn)行統(tǒng)一收集，并做好會(huì)議記錄，認(rèn)真整理，一一歸檔。另外，對(duì)學(xué)校舉行的重大活動(dòng)形成的材料要主動(dòng)進(jìn)行材料收集活動(dòng)，確保檔案收集的及時(shí)性、有效性、完整性。

（五）檔案科學(xué)分類。學(xué)校檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行及時(shí)、科學(xué)的分類，為以后查閱提供方便。學(xué)校檔案大致分為教學(xué)檔案、聲像檔案、文書檔案、包含會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的科技檔案、實(shí)物檔案。確認(rèn)了每個(gè)檔案的科目，就要做好標(biāo)識(shí)，處理好的文件資料擺放到相對(duì)應(yīng)的位置，“對(duì)號(hào)入座”，以便查找。

學(xué)校檔案能充分、客觀、真實(shí)、具體的記載與反應(yīng)校內(nèi)各項(xiàng)工作與活動(dòng)，為學(xué)校今后的發(fā)展提供了大量有價(jià)值的寶貴材料與經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)于一線教學(xué)工作，因此，加強(qiáng)檔案收集工作的專業(yè)性與及時(shí)性是檔案管理工作中重要的環(huán)節(jié)。另外，學(xué)校在做好檔案收集工作的同時(shí)，還應(yīng)拓寬學(xué)校檔案信息資源的來源，采取多種形式與方法，加強(qiáng)檔案的提供工作，將檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大，更好地為學(xué)校教學(xué)工作做出貢獻(xiàn)，更好地為學(xué)校發(fā)展做出有利貢獻(xiàn)。本文著重說明了學(xué)校檔案管理工作中存在的一些問題，并給出了相應(yīng)建議，希望能對(duì)今后的檔案管理工作提供有效意見。

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