關(guān)于歸檔紙質(zhì)文件與電子文件整理的分析

盧英

摘 要：本文著手于歸檔紙質(zhì)文件與電子文件的分類整理方案、排列順序的方案、編號(hào)整理方案與編目格式的方案，結(jié)合歸檔紙質(zhì)文件與電子文件的應(yīng)用與整理情況進(jìn)行分析，總結(jié)出歸檔紙質(zhì)文件與電子文件整理的有效措施，為我國(guó)今后的歸檔紙質(zhì)文件與電子文件整理工作提供合理化參考。

關(guān)鍵詞：歸檔紙質(zhì)文件；電子文件；整理工作

在我國(guó)政府行政單位及社會(huì)公共服務(wù)場(chǎng)所，歸檔紙質(zhì)文件與電子文件已經(jīng)逐漸成為人們辦公、起草、簽發(fā)、審核等工作中不可或缺的重要內(nèi)容，有效利用歸檔紙質(zhì)文件與電子文件，能夠?yàn)槿藗兊墓ぷ髋c生活帶來(lái)極大的便利和幫助，更在一定程度上推動(dòng)著我國(guó)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新。本文主要對(duì)歸檔紙質(zhì)文件與電子文件的整理工作進(jìn)行探究，通過(guò)對(duì)具體整理方法進(jìn)行詳盡的分析與解析，使歸檔紙質(zhì)文件與電子文件在實(shí)踐環(huán)節(jié)能夠最大限度的發(fā)揮各自的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。

1 分類整理方案

歸檔紙質(zhì)文件與電子文件相比，其實(shí)用性與便捷性較差，在使用過(guò)程中不具有電子文件數(shù)字化的信息形態(tài)，在記錄與閱讀的過(guò)程中也存在較為復(fù)雜的邏輯關(guān)系，往往會(huì)給檔案文件整理人員帶來(lái)極大的困擾[1]。但是，相較于電子文件，紙質(zhì)文件在真實(shí)性與完整性上更能滿足用戶的實(shí)際需要，更加具有原始性的紙質(zhì)文件，在處理重要信息功能的過(guò)程中能夠?yàn)樾畔?shù)據(jù)提供必要的安全保障，在妥善保管的前提下，能夠確保文件資料不會(huì)丟失，使用戶能夠安全的使用紙質(zhì)文件來(lái)記錄重要數(shù)據(jù)。在歸檔紙質(zhì)文件與電子文件的整理工作中，紙質(zhì)文件顯然無(wú)法與電子文件相比，電子文件在分類整理的過(guò)程中能夠切實(shí)滿足檔案屬性的相應(yīng)要求，通過(guò)高智能化的計(jì)算機(jī)處理，電子文件在快捷搜索、查全率與查準(zhǔn)率的多重分類處理下能夠?qū)崿F(xiàn)高效率的文件歸檔與整理，使文件資料在實(shí)踐環(huán)節(jié)能夠被工作人員更好地利用[2]。

編制紙質(zhì)文件與電子文件的分離方案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)要求，制定出合理化、規(guī)范化的文件分類整理方案，切實(shí)保證文件資料的利用效率。在實(shí)踐分裂整理環(huán)節(jié)，應(yīng)按照紙質(zhì)文件與電子文件的實(shí)際情況，根據(jù)文件資料的保管期限設(shè)置第一個(gè)層次，為之后的光盤及紙質(zhì)載體文件閱覽、銷毀提供便利；按照紙質(zhì)文件與電子文件的年度設(shè)置第二個(gè)分類層次，為光盤類電子文件的租盤管理和紙質(zhì)文件的排序整理工作提供便利；根據(jù)文件資料作者的實(shí)際需求，設(shè)置出第三個(gè)分類整理層次，使紙質(zhì)文件在排序過(guò)程中顯得更加簡(jiǎn)便，更為電子文件的重新組合提供便利，使紙質(zhì)文件與電子文件在真實(shí)性與完整性上更能滿足用戶的實(shí)際需要。這種紙質(zhì)文件與電子文件的分類整理方法主要是依照文件保管期限、文件年度、文件作者這三個(gè)因素來(lái)確立的。每一份歸檔文件的檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)都應(yīng)保持一致，例如，全宗號(hào)、保管期限、作者、年度、盒號(hào)、件號(hào)。通過(guò)對(duì)歸檔文件檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件與紙質(zhì)文件在整理過(guò)程中顯得井然有序，為之后的使用提供便利。

2 排列順序的方案

紙質(zhì)文件與電子文件在歸納與整理的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)文件資料的實(shí)際情況采取相應(yīng)的處理措施。在歸納紙質(zhì)文件的過(guò)程中，為了提高紙質(zhì)文件資料的利用效率，工作人員應(yīng)根據(jù)文件的排列順序，采取與之適應(yīng)的整理方式，在實(shí)踐工作中，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)文件的立卷時(shí)間、立卷編號(hào)與作者等信息，按照時(shí)間順序與簡(jiǎn)化順序進(jìn)行合理化的排列整理，使紙質(zhì)文件在歸納處理過(guò)程中顯得更加簡(jiǎn)潔與明了，為之后的文件資料查閱與調(diào)取提供便利[3]。

電子文件在排列順序整理的過(guò)程中應(yīng)充分使用與之對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件排列順序的需要，在原有立卷方法的基礎(chǔ)上對(duì)電子文件的排列順序整理方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化與改良，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜索與檢驗(yàn)，充分保證電子文件排列順序整理的準(zhǔn)確性。電子文件排列順序整理無(wú)需過(guò)多考慮電子文件與紙質(zhì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，在實(shí)踐環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵循電子文件資料整理的相關(guān)要求，務(wù)必保證文件利用與刪除過(guò)程中的有效性。例如，在批復(fù)與請(qǐng)示過(guò)程中，應(yīng)按照電子文件的發(fā)字多少與保管期限進(jìn)行排列選擇，利用最簡(jiǎn)化的方式進(jìn)行排列整理，以此保證電子文件再利用的有效性，提升工作人員的工作效率，避免電子文件繁雜錯(cuò)誤情況所產(chǎn)生的不利影響。同時(shí)，工作人員在歸納與整理電子文件的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的儲(chǔ)存位置進(jìn)行系統(tǒng)化的設(shè)定，使電子文件資料在排列順序整理的過(guò)程中能夠更加簡(jiǎn)易的被儲(chǔ)存在適當(dāng)?shù)奈恢?，為今后的讀取與調(diào)閱提供便利。

3 編號(hào)整理方案

紙質(zhì)文件與電子文件在歸納與整理過(guò)程中應(yīng)采取統(tǒng)一的編號(hào)，利用編號(hào)整理的編輯性充分實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件間的相互對(duì)應(yīng)，使紙質(zhì)文件與電子文件在實(shí)踐工作中更好的發(fā)揮作用。采用編號(hào)整理方法能夠在很大程度上提升紙質(zhì)文件與電子文件的安全性，使紙質(zhì)文件與電子文件資料能夠更好的發(fā)揮其法律效力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，極大的提升紙質(zhì)文件與電子文件檔案的利用效果。

對(duì)紙質(zhì)文件與電子文件采用編號(hào)整理的實(shí)踐環(huán)節(jié)，應(yīng)在每一份紙質(zhì)文件的首頁(yè)上方空白位置加蓋案章，并且在上面填寫清楚相關(guān)整理內(nèi)容，為后續(xù)的整理與利用工作提供必要的基礎(chǔ)。在電子文件的編號(hào)整理過(guò)程中，工作人員應(yīng)在電子文件的形成過(guò)程依照文件的作者、報(bào)關(guān)日期、年度與所屬單位等信息，規(guī)范化的填寫文件目錄，并且交由文書部門進(jìn)行填錄，將電子文件的件號(hào)進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行分類整理并且進(jìn)行排列順序處理。編號(hào)整理方案在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中應(yīng)做到與電子文件和紙質(zhì)文件歸檔檔號(hào)相互對(duì)應(yīng)，充分實(shí)現(xiàn)高效化的文件資料歸納與整理。

4 編目整理方案

檔案資料的編目具體指的是對(duì)文件資料進(jìn)行著錄、組織、標(biāo)引與編制目錄的工作，在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中能夠極大的節(jié)省工作人員的文件資料整理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案文件的高效化利用，切實(shí)可靠的為檔案管理與查血提供了幫助。編目格式方案在紙質(zhì)文件與電子文件中實(shí)踐應(yīng)用具有高度的實(shí)用性，能夠極大的提升文件資料的使用效率，使工作人員在文件歸納與整理是能夠?qū)崿F(xiàn)多層次、多角度的搜索與處理，提高了企業(yè)辦公的工作效率。

電子文件的編目整理工作可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的“樹型”目錄進(jìn)行直接搜索，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中直接創(chuàng)建相對(duì)應(yīng)的目錄格式，使搜索工具能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行統(tǒng)一化、單一化的編目整理，充分實(shí)現(xiàn)文件資料的高校歸納與利用，其中單一化具體指的是對(duì)電子文件進(jìn)行單一目錄種類的歸納與整理，只編制歸納文件目錄，以此提高文件整理的效率。在紙質(zhì)文件與電子文件共存的情況下，紙質(zhì)文件主要是通過(guò)電子文件的真實(shí)性、原始性、法律效力、完整性與網(wǎng)絡(luò)安全性來(lái)發(fā)揮作用。電子文件則是利用多層次的信息渠道來(lái)發(fā)揮效用。因此，在編目整理的過(guò)程中，工作人員應(yīng)在原有整理模式的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公自動(dòng)化整理模式進(jìn)行改善，使文件資料的著錄、標(biāo)引項(xiàng)目在文件制作過(guò)程中完成，以此提高文件資料編目的工作效率，最終實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件檔號(hào)的相互對(duì)應(yīng)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理人員在今后的工作中應(yīng)對(duì)紙質(zhì)文件與電子文件進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，在文件資料的原有整理方案基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新、開拓探索，制定出現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的新模式，使紙質(zhì)文件與電子文件在實(shí)踐工作中更好的發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)

[1]劉進(jìn)出.新時(shí)期下的紙質(zhì)文件與電子文件整理工作[J].信息技術(shù)教育，2013，12（09）：23-24.

[2]楊劍鋒.傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與電子文件歸納整理中存在的問(wèn)題[J].西北科技大學(xué)院報(bào)，2012，23（07）：23-25.

[3]何志明，曾偉偉.紙質(zhì)文件與電子文件整理情況分析[J].湖南科技大學(xué)院報(bào)，2012，12（07）：33-25.