淺談醫(yī)院文書檔案收集工作的意義和原則

摘要：文書檔案收集工作是醫(yī)院檔案工作順利開展的前提，是醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的保障。做好檔案收集工作，必須嚴(yán)格按照既定的制度開展工作，保證歸檔材料完整齊全，文件材料精煉準(zhǔn)確，重視開展文檔材料調(diào)查工作，加強(qiáng)與不同部門之間的溝通聯(lián)系。

關(guān)鍵詞：文書檔案 文檔收集 意義和原則 醫(yī)院

醫(yī)院文書檔案是各級(jí)醫(yī)院在有關(guān)行政管理活動(dòng)中形成的具備一定保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件，是醫(yī)院整體檔案管理工作的重要組成部分。文書檔案收集工作處于醫(yī)院文書檔案管理的初始階段，在檔案管理的各環(huán)節(jié)中居于一種特殊地位。在當(dāng)前強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)化檔案整理、強(qiáng)化檔案利用、突出檔案特色的背景下，重視、做好醫(yī)院文書檔案的收集工作對(duì)于全面搞好檔案管理工作具有重要的影響。

一、檔案收集工作的意義

醫(yī)院文書檔案的收集工作是指醫(yī)院檔案管理部門按照有關(guān)規(guī)定，通過歸檔、接收等辦法，把分散在醫(yī)院內(nèi)部各單位的文書檔案集中起來，實(shí)行統(tǒng)一、專業(yè)管理的過程。收集工作是醫(yī)院文書檔案工作的基礎(chǔ)，在醫(yī)院檔案管理工作有著舉足輕重的作用。

（一）收集工作是醫(yī)院檔案工作順利開展的前提

醫(yī)院檔案部門管理的大量文書檔案不是自發(fā)產(chǎn)生并形成的，而是醫(yī)院檔案部門將散落在醫(yī)院不同部門的具有保存價(jià)值的文件集中起來，并經(jīng)過分類整理、長期積累才形成的。因此，縱觀醫(yī)院全部文書檔案工作的全過程，收集工作處在首要環(huán)節(jié)，它為醫(yī)院文書檔案工作提供了可供處置的材料和對(duì)象。有了這些基本材料，檔案人員才能按照預(yù)定的業(yè)務(wù)程序展開整理、編目和鑒定工作，醫(yī)院檔案室才能進(jìn)行保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等諸項(xiàng)工作。收集工作做不好，缺乏齊全完整的檔案，檔案工作就無法順利進(jìn)行。

（二）收集工作是醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的保障

收集工作對(duì)醫(yī)院文書檔案工作的質(zhì)量具有決定性作用?？疾煲粋€(gè)醫(yī)院檔案管理水平如何，關(guān)鍵是要查看收集的檔案文件材料是齊全和完整還是殘缺不全。如果檔案材料收集及時(shí)、完整、系統(tǒng)、鑒選得當(dāng)，就能為文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)奠定良好的工作基礎(chǔ)，為今后檔案的充分利用提供極大的便利。反過來，如果檔案材料數(shù)量較少，或者收集的檔案材料殘損零亂缺乏使用價(jià)值，其結(jié)果不僅會(huì)造成后期的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)成為無效勞動(dòng)，而且也不能給檔案利用者提供有價(jià)值的服務(wù)。

二、檔案收集工作必須遵守的原則

（一）歸檔材料必須完整齊全

貫穿醫(yī)院文書檔案收集工作自始至終的一個(gè)基本要求，是要確保歸檔文件材料的齊全和完整，殘缺不全的文件材料對(duì)醫(yī)院文書檔案的收集工作將會(huì)產(chǎn)生巨大的負(fù)面作用。醫(yī)院文書檔案的齊全完整，通常指的是需要?dú)w檔的文件材料必須能夠全面、如實(shí)地反映醫(yī)院發(fā)生的某一事物的全貌。換句話說，就是要保證各種歸檔的文件材料歸類清楚、數(shù)量足夠以及每份文件必須完整齊全，不能出現(xiàn)缺頁現(xiàn)象。例如就公文而言，每份文件往往包括正件與附件、印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一份文件等，這些均要求完整成套。

（二）嚴(yán)格按照制度進(jìn)行收集

眾所周知，影響檔案收集工作質(zhì)量的因素多種多樣，其中檔案部門接收的文件材料的齊全和完整程度與收集工作的質(zhì)量高度正相關(guān)，也就是說，要保證檔案收集工作的質(zhì)量，就必須首先保證文檔材料完整齊全。然而醫(yī)院的文檔材料通常都分散在院內(nèi)不同的部門，為這些不同的部門所擁有。文檔材料的極度分散為醫(yī)院開展收集工作帶來很大的難度。為了保證檔案材料完整齊全，醫(yī)院檔案管理部門必須制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，通過建立崗位責(zé)任制和其他相關(guān)制度，將文件材料的形成、積累、立卷和歸檔工作納入有關(guān)業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍。

（三）文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確

醫(yī)院在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，但并非所有文件都需要?dú)w檔并形成檔案文件，其中需要查考、具有保存價(jià)值整理歸檔的文件只是其中的一部分。為了杜絕良莠不分，防止醫(yī)院檔案材料收集過程中出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，降低檔案管理的工作效率，醫(yī)院文書管理部門與檔案管理部門在收集文件材料時(shí)，必須按照檔案鑒定原則和檔案保管期限表的既有規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況審慎地進(jìn)行甄別和鑒定，及時(shí)準(zhǔn)確地判定文件的存毀，最終把能夠反映醫(yī)院重要事件、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料全部接收到檔案部門。

（四）重視開展文檔材料調(diào)查工作

檔案收集工作的本質(zhì)是要解決檔案材料空間上的分散性與管理使用方面的集中性之間的矛盾，其目的是變分散為集中，以便于人們查找使用從而節(jié)約找尋時(shí)間。為使分散在醫(yī)院各部門的文件能夠按照歸檔的要求及時(shí)、齊全地移交到檔案室集中保管，檔案管理部門在開展材料收集工作之前必須開展深入細(xì)致的調(diào)查工作，以便充分、全面地掌握應(yīng)歸檔文件的存貯、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。尤其是對(duì)形成于醫(yī)院各行政和業(yè)務(wù)部門的文件，檔案人員要在全面了解醫(yī)院內(nèi)部各單位基本職能的基礎(chǔ)上，全面把握各部門的主要職能和業(yè)務(wù)內(nèi)容，深入了解這些部門形成的文件材料情況，從而為準(zhǔn)確劃定材料的收集的范圍和收集重點(diǎn)，確保歸檔文件齊全完整做好準(zhǔn)備。

（五）加強(qiáng)與不同部門之間的溝通聯(lián)系

在實(shí)際工作中，由于多種原因的影響，醫(yī)院的檔案管理人員往往把大部分時(shí)間用于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作上，很少拿出足夠的時(shí)間詳細(xì)了解機(jī)關(guān)內(nèi)部和各業(yè)務(wù)部門的具體工作，這就導(dǎo)致檔案部門在收集工作方面存在著一定得的盲目性。由于缺乏清晰地業(yè)務(wù)導(dǎo)向，在材料收集的過程中就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)其他部門給什么材料，檔案部門就收什么材料的現(xiàn)象，最終結(jié)果就是導(dǎo)致有價(jià)值的文件往往收不進(jìn)來，而收來的許多文件并不具備存檔價(jià)值等問題。

檔案材料收集導(dǎo)向性的缺失，不僅直接降低了外部人員檔案利用工作的質(zhì)量，而且一定程度上損害了檔案部門的應(yīng)有形象，降低了檔案工作的權(quán)威地位。因此，為了從材料的完整性角度提高收集工作的質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)、密切與醫(yī)院其他部門的溝通和聯(lián)系。此外，近些年來各醫(yī)院經(jīng)常舉辦一些有一定影響的社會(huì)活動(dòng)，這些活動(dòng)往往具有較強(qiáng)的檔案價(jià)值但常常會(huì)受到忽視。對(duì)于單位非常規(guī)性舉辦的這些重大活動(dòng)，檔案部門也要積極主動(dòng)參與進(jìn)去，根據(jù)活動(dòng)的特點(diǎn)和影響情況指導(dǎo)有關(guān)人員做好相關(guān)文件的歸檔工作。

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（陳復(fù)霞，1965年生，山東高密人，青海省第四人民醫(yī)院館員。研究方向：醫(yī)院檔案管理）