基于內(nèi)部控制五要素的煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內(nèi)部控制研究

龍燦

【摘 要】物資采購是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，是降低成本、提高效益的重要途徑，對于促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展具有十分重要意義。煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內(nèi)部控制不完善，執(zhí)行不力會導(dǎo)致物資資源浪費(fèi)、資金使用效率降低、舞弊行為的發(fā)生，使企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失。筆者圍繞內(nèi)部控制五要素——內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督對煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內(nèi)部控制提出了相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；物資采購；煙草公司

物資采購是企業(yè)經(jīng)營活動的開始，影響著企業(yè)的銷售，對企業(yè)的經(jīng)營活動有巨大的影響。物資采購內(nèi)部控制制度設(shè)置的不當(dāng)，執(zhí)行不力會導(dǎo)致企業(yè)資源浪費(fèi)、資金效率降低、舞弊行為發(fā)生，從而使企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失。

我國煙草行業(yè)實行專賣專營的特殊體制，煙草企業(yè)加強(qiáng)物資采購管理是企業(yè)自律的要求，是保持行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要舉措。煙草專賣法規(guī)定的煙草產(chǎn)品是壟斷經(jīng)營，而煙草行業(yè)的物資采購相對來說是市場化程度較高的領(lǐng)域。煙草商業(yè)企業(yè)物資采購頻次、量和金額都比較大，配套材輔料關(guān)聯(lián)企業(yè)較多，采購的物資涉及到煙葉生產(chǎn)、煙葉復(fù)烤、物流配送、經(jīng)營管理等各個環(huán)節(jié)，物資采購屬于煙草商業(yè)企業(yè)的重要業(yè)務(wù)事項和高風(fēng)險領(lǐng)域。加強(qiáng)物資采購的內(nèi)部控制，對于煙草商業(yè)企業(yè)的資產(chǎn)安全和完整，對于戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)顯得尤為重要。

一、內(nèi)部控制五要素

1.內(nèi)部環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境規(guī)定企業(yè)的紀(jì)律與架構(gòu)，影響經(jīng)營管理目標(biāo)的制定，塑造企業(yè)文化氛圍并影響員工的控制意識。

2.風(fēng)險評估

風(fēng)險評估是企業(yè)及時識別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動中與實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險，合理確定風(fēng)險應(yīng)對策略。

3.控制活動

控制活動是企業(yè)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，采用相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險控制在可承受度之內(nèi)。

4.信息與溝通

信息與溝通是指企業(yè)及時準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通。

5.內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督是指企業(yè)對內(nèi)部控制建立與實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，評價內(nèi)部控制的有效性，對于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷，及時加以改進(jìn)。

二、加強(qiáng)煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內(nèi)部控制

1.搭建良好的控制環(huán)境

（1）治理結(jié)構(gòu)方面。煙草公司資產(chǎn)為國有資產(chǎn)，中國煙草總公司代表國家履行出資人的職責(zé)。煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)建立董事會領(lǐng)導(dǎo)下的公司法人治理結(jié)構(gòu)，成立股東會、監(jiān)事會，形成權(quán)力的分配制衡，對經(jīng)理層實行監(jiān)督和制約，為企業(yè)順暢、高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的環(huán)境。當(dāng)有關(guān)部門和人員發(fā)現(xiàn)物資采購內(nèi)部控制缺陷時，可以直接向董事會匯報，獨(dú)立性不受影響。

（2）內(nèi)部審計機(jī)制。內(nèi)部審計作為公司治理、風(fēng)險控制和控制結(jié)構(gòu)的一部分，是對包括內(nèi)部控制在內(nèi)的其他控制的再控制。審計部門對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制重大缺陷，有權(quán)直接向董事會、股東會、監(jiān)事會報告，可以在客觀、公正的立場上開展獨(dú)立的監(jiān)督活動。

（3）人力資源政策。以企業(yè)文化為引領(lǐng)，引導(dǎo)員工形成責(zé)任、憂患、創(chuàng)新思想，改變“等靠要”和“鐵飯碗”思想。推進(jìn)崗位績效管理，強(qiáng)化激勵約束機(jī)制，促進(jìn)履職能力和工作業(yè)績的提升。對物資采購相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，熟悉招投標(biāo)流程，掌握采購內(nèi)控制度。

2.建立風(fēng)險評估機(jī)制

（1）公司層面上的風(fēng)險評估

管理者要密切關(guān)注各層級的風(fēng)險，并采取措施盡量將風(fēng)險控制在可接受水平。在整體層面，要增強(qiáng)員工的風(fēng)險管理意識，養(yǎng)成主動識別、分析風(fēng)險的習(xí)慣。將風(fēng)險評估納入相關(guān)部門職責(zé)，提高分析風(fēng)險能力。確定重點(diǎn)關(guān)注和優(yōu)先控制的風(fēng)險，綜合運(yùn)用風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險分擔(dān)和風(fēng)險承受等風(fēng)險應(yīng)對策略，實現(xiàn)對風(fēng)險的有效控制。建立風(fēng)險應(yīng)急行動預(yù)案，提高風(fēng)險應(yīng)對能力。

（2）關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)及風(fēng)險應(yīng)對措施

物資采購計劃編制。參照上年使用情況、結(jié)合當(dāng)年生產(chǎn)經(jīng)營需要、以定額預(yù)算為控制編制物資采購計劃。

集中采購。正確選擇采購方式，保證采購全過程公開透明、有效監(jiān)督，公示中選供應(yīng)商的中標(biāo)價格、數(shù)量、規(guī)格等。

采購評委庫。考察評委的工作表現(xiàn)和職業(yè)道德修養(yǎng)，結(jié)合專業(yè)水平和素質(zhì)適時進(jìn)行調(diào)整。

供應(yīng)商。開展供應(yīng)商評價且要常態(tài)制，評價內(nèi)容充分，評價手段要多樣化。

3.加強(qiáng)控制活動

（1）不相容職務(wù)分離控制。在物資采購中，請購與審批，詢價與確定供應(yīng)商，采購合同訂立與審核，采購、驗收與會計記錄，付款申請、審批與執(zhí)行，采購經(jīng)辦與監(jiān)督，在機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置和權(quán)責(zé)分配及業(yè)務(wù)流程等方面要相互分離、制約和監(jiān)督。不得由同一部門辦理采購的全過程，關(guān)鍵崗位應(yīng)實行定期輪崗換崗制度。

（2）請購控制。建立采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。采購納入預(yù)算控制，年度物資采購計劃應(yīng)與預(yù)算一致，根據(jù)預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)合理預(yù)算生產(chǎn)經(jīng)營所需物資數(shù)量、金額。采購項目實行剛性控制，超預(yù)算和預(yù)算外的采購項目，要按程序進(jìn)行調(diào)整、追加預(yù)算。

（3）授權(quán)審批控制。建立授權(quán)審批制度，明確授權(quán)方式以及審批權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，審批人不得越權(quán)審批。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)和人員辦理采購業(yè)務(wù)。對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)應(yīng)進(jìn)行可行性論證，對于重大的物資采購事項，比如物資集中采購應(yīng)當(dāng)實行集體決策和審批。

（4）采購控制。根據(jù)物品的性質(zhì)、供應(yīng)情況等確定相應(yīng)的采購方式。制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。經(jīng)過詢價、商業(yè)談判、招投標(biāo)和規(guī)定的授權(quán)審批程序確定供應(yīng)商。簽訂供應(yīng)合同，并經(jīng)相關(guān)部門審核。需要定期重復(fù)采購的物資，保持供應(yīng)商的相對穩(wěn)定。

5.驗收控制。建立健全實物驗收入庫制度。建立實物管理臺賬，詳細(xì)登記實物出入庫和結(jié)存數(shù)量，實行物資驗收與入庫責(zé)任追究制。建立退貨管理制度，發(fā)生采購?fù)素洃?yīng)及時收回貨款。endprint

6.付款控制。嚴(yán)格核對采購發(fā)票、驗收單、入庫單、采購合同、請購手續(xù)等有關(guān)憑證，檢查其真實性、完整性、合法性，對符合付款條件的采購業(yè)務(wù)及時辦理付款業(yè)務(wù)。建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)審批制度。

4.暢通信息溝通渠道

（1）統(tǒng)籌各信息系統(tǒng)。建立ERP集成資源，消除信息孤島，做到信息共用、共享。采購管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等能夠有效對接、數(shù)據(jù)融合，使采購計劃、實施過程、合同簽訂和付款、物資入庫、領(lǐng)用、結(jié)存等信息能夠集成。物資流和信息流同步，以減少庫存，降低成本，提高資金利用效率。

（2）暢通信息反饋渠道。全面的信息反饋能夠使決策人員全面的掌控物資采購的總體情況，更好地實施控制。在采購執(zhí)行過程中，同中介機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商等進(jìn)行接洽協(xié)商存在著不確定性，反饋人員應(yīng)當(dāng)在最快的時間內(nèi)將物資采購情況反饋給決策部門和公司管理層，使問題及時得到解決，提高管理效率，減少風(fēng)險。

（3）建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)。在采購綜合管理信息系統(tǒng)中增加供應(yīng)商管理節(jié)點(diǎn)，實時監(jiān)控和考評供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等。依據(jù)考核結(jié)果，經(jīng)集體決策審批后調(diào)整供應(yīng)商，并在系統(tǒng)中記錄評價結(jié)果。

5.強(qiáng)化公司內(nèi)部監(jiān)督

（1）充分發(fā)揮“三項工作”管理委員會職責(zé)?！叭椆ぷ鳌惫芾砦瘑T會在發(fā)揮制定采購工作管理制度和程序、審定集中采購目錄、審議年度采購計劃、審議采購方式、確定候選招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)名單、指導(dǎo)和監(jiān)督采購管理辦公室的工作的職能外，也要發(fā)揮在物資采購決策、方向等上的統(tǒng)領(lǐng)作用，努力實現(xiàn)物資采購的 “規(guī)范權(quán)力運(yùn)行、公開透明操作、確保監(jiān)管到位、打造陽光煙草”的目標(biāo)。

（2）構(gòu)建專業(yè)監(jiān)督體系。監(jiān)察機(jī)構(gòu)，在監(jiān)督對象上突出抓好領(lǐng)導(dǎo)干部的監(jiān)督，抓住易于滋生腐敗的人、財、物等重點(diǎn)環(huán)節(jié)和部門；法規(guī)部門重點(diǎn)在物資采購活動中法律法規(guī)問題上監(jiān)督和指導(dǎo)，對外解釋相關(guān)質(zhì)疑和受理投訴；內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，監(jiān)管物資采購活動的決策、執(zhí)行過程是否執(zhí)行各項采購制度；整頓辦，主要負(fù)責(zé)民主監(jiān)督管理規(guī)章制度、組織物資采購專項檢查整頓工作，對違規(guī)違紀(jì)案件進(jìn)行查處，督促問題的整改落實。通過整頓辦的綜合專項檢查，實現(xiàn)對監(jiān)察、法規(guī)、內(nèi)部審計對物資采購監(jiān)督效果的檢查評價，實現(xiàn)專業(yè)監(jiān)督體系提升改進(jìn)。

（3）內(nèi)部審計積極作為。內(nèi)部審計部門積極進(jìn)行物資采購的日常審計，監(jiān)督物資采購事前計劃、事中采購過程、事后保管使用，發(fā)揮審計監(jiān)管職能。制定物資采購內(nèi)部控制評價的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，定期對內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行評價，開展內(nèi)部控制制度專項審計。對于發(fā)現(xiàn)的物資采購內(nèi)部控制缺陷，及時督促有關(guān)部門加以改進(jìn)。

進(jìn)一步強(qiáng)化物資采購過程控制，嚴(yán)格規(guī)范內(nèi)部管理，才能建設(shè)更加規(guī)范、更富效率的中國煙草。從內(nèi)部控制五要素出發(fā)加強(qiáng)煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內(nèi)部控制，確保物資采購的合法性、保證資產(chǎn)的安全與完整，最后才能實現(xiàn)企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標(biāo)。

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