淺論新時代文秘知識結構

張瑤

摘 要：隨著社會的發(fā)展，社會關系越來越多樣化、復雜化，新時代的秘書需要掌握的知識越來越多，具體有輔助領導工作、為領導提供綜合服務。秘書工作是為領導聯(lián)系人脈，管理事務的一項重要環(huán)節(jié)，是如今現(xiàn)代企業(yè)管理工作中必不可少的一部分，本文從新時代對秘書從業(yè)人員知識能力的新要求出發(fā)，分析了新時代的秘書應具備的幾項技能和新時代秘書知識結構存在的問題，并提出了完善措施。現(xiàn)如今社會對秘書的要求越來越高，秘書工作人員應從知識能力、輔助領導能力、交際能力、處事能力、口才水平、寫作水平等多方面的綜合素質提升自己。作為新時代的秘書人員，要不斷學習，增加新知識，建立和完善應具有的工作能力，提高自身綜合素質，來適應新時代的快速發(fā)展。

關鍵詞：新要求；存在問題；完善措施

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1673-2596（2015）05-0087-03

一、前言

新時代的到來，使得我國漸漸的加入了世界WTO組織，使我國與各國的距離都拉近了，但是也顯示出了我國某些方面在其他國家面前明顯的不足，讓我國面臨了更大的機遇和挑戰(zhàn)。這種情況，也給秘書工作帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。秘書再也不是抄抄寫寫、遞茶遞水的文員，不是懂得一些漢字和工作上的基礎就可以的。隨著時代的發(fā)展，秘書人員應該具備新的秘書知識結構，提升自己的知識能力，完善自己的專業(yè)素養(yǎng)。

二、文秘從業(yè)人員知識能力的新要求

（一）熟練掌握各國語言

語言是人們溝通的主要橋梁，過去對秘書具備的職能里沒有語言方面的要求，但是隨著改革開放的深入，國家內外的交流日益密切，國內的許多企業(yè)漸漸在國外發(fā)展自己的事業(yè)。這使得秘書人員在接待客戶方面不免會遇到不同國家的人，這就需要秘書人員能掌握多國的語言，不僅需要簡單的對話，還應該進一步的掌握翻譯等技巧，才能為領導和公司帶來更大的利益。

（二）熟悉電腦操作和辦公室自動化設備使用

科學技術的發(fā)展使得電腦成為每個人都會使用的設備，秘書人員如果想要成為領導的輔助，最基本的就是會使用電腦，為領導整理文件、查找資料。而隨著辦公自動化的發(fā)展，許多的資料已經(jīng)不再用紙和筆來記錄，許多公司建立了自己的數(shù)據(jù)庫，很多文件只需要用電腦輸入即可。有些公司漸漸的開始使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器、縮微機、錄相機等等。這些自動化辦公設備的使用，使得秘書人員在工作中更加方便了，極大的提高了秘書人員辦公效益水平，但也使得秘書人員應該具備的技能范圍又擴大和更新了。

（三）熟悉了解交往中的文化禮儀

秘書是領導與外界交往的橋梁，秘書主要的工作就是替領導接待賓客，與各種和公司有經(jīng)濟往來的客戶打交道。所以，這就說明了秘書必須要具備交際能力，而交際能力中最主要的就是要了解交往中的文化禮儀。秘書不僅要熟悉各類民族的交往禮儀，對于國際交往禮儀也要熟悉了解，這樣才能與客戶之間順利的交往。例如握手的禮儀，握手是許多國家人與人交往中最常見的禮儀，但是許多國家的握手方式不同，而有的國家不會采握手禮儀，如果秘書不熟悉了解這些禮儀，就有可能會引起與客戶之間的矛盾，從而為公司和領導造成不必要的麻煩。所以作為一個新時代的秘書，必須熟悉了解交往中的文化禮儀，在接待賓客時才能從容應變，給領導和公司帶來良好的口碑。

（四）熟悉掌握涉外法律知識

新時代的秘書一定要熟悉一些涉外法律知識，這對于進行合同簽訂或者進行經(jīng)濟貿易往來活動都非常有利。涉外法律對于交易雙方的權利和義務都有具體的要求和規(guī)定，如果哪一方違反了合同，涉外法律就會用法律條款對另一方進行保護。如果秘書對涉外法律了解的不夠透徹，就會造成合同內容簽訂的不完善、不具體，或者使得該合同沒有法律效益，從而造成該公司的損失。所以，現(xiàn)代管理企業(yè)的秘書如果想做好領導的輔助，就應該熟悉各種涉外法律知識，對領導和該公司做好法律的保護。

（五）熟練掌握駕駛技術

現(xiàn)如今的社會，每個職業(yè)都要掌握兩項除了本職業(yè)所需技術外其他的技術能力。過去，秘書只要跟在領導后面，為領導整理文件、安排領導工作時間、跟隨領導開會，為會議內容做相應記錄，但是如今這個新時代的社會，這樣的秘書知識結構已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)代管理企業(yè)的需求了?，F(xiàn)在的秘書應該是具備各種綜合能力的復合型人才，所以新時代秘書需要會駕駛這一項技術，隨時隨地等候領導的指示，有的領導可能會配備司機，但是當司機有事沒有上班時，秘書如果會駕駛，就會為領導的工作帶來許多的便利。

三、新時代文秘知識結構存在問題

（一）社會對秘書工作缺乏科學的認識

秘書工作是職業(yè)性很強的一類工作，秘書有自己的工作方法和出事原則，同時秘書工作在企業(yè)管理工作中占有很重要的作用，是企業(yè)工作的樞紐，為領導參謀工作也起到關鍵的作用。但有些企業(yè)不夠重視秘書的作用，往往使得有能力的秘書被企業(yè)埋沒，導致了大材小用，或者資源配備不當，浪費人力資源。這就導致了秘書行業(yè)缺乏社會的重視，社會不重視學校就不會重視，學校不會重視就沒有專業(yè)的師資力量。

（二）許多的秘書工作專業(yè)性不強

秘書這一工作并不是許多人都能勝任的，只有受過專業(yè)訓練、嚴格培養(yǎng)的秘書才能勝任秘書這個職業(yè)。我國大多數(shù)的秘書都沒有受過專業(yè)訓練，沒有整體的職業(yè)概念。大學生專業(yè)不是學文秘專業(yè)的，但是畢業(yè)了卻從事了秘書這個職業(yè)的人有很多，這使得我國秘書專業(yè)化方面存在了明顯的缺陷，這也是導致了我國秘書行業(yè)發(fā)展不濟的重要原因。很有企業(yè)沒有專業(yè)的秘書人員，秘書工作由其他崗位人員來擔任，要知道新時代的秘書并不是抄抄寫寫，打字就可以了，這使得企業(yè)在工作方面存在著許多的困難。

（三）秘書教育存在著明顯的漏洞

秘書這一專業(yè)的師資力量不足，沒有專業(yè)性強的老師，使得我國的許多秘書即使受過專業(yè)的訓練也并不是專業(yè)的秘書，這一專業(yè)的設置有許多的問題，大多數(shù)想要從事秘書行業(yè)的人都會學習漢語言文學專業(yè)，沒有形成自己的專業(yè)體系，同時在培養(yǎng)法律、人際交往、經(jīng)濟類秘書方面有明顯的不足，使得教育與實踐脫節(jié)。

（四）秘書人員職業(yè)化水平不足

以企業(yè)秘書為例，從企業(yè)的發(fā)展歷史來看，我國的企業(yè)并沒有受過工業(yè)化的洗禮，所以企業(yè)的員工大部分欠缺基本的職業(yè)化思想。而從我國的勞動力培訓來看，我國的教育偏重考試，缺乏對于實踐能力和技術的重視，所以使得我國人民比較欠缺職業(yè)化的思想。

四、完善文秘知識結構主要對策措施

（一）加強社會對文秘工作的科學認識

加強社會對秘書專業(yè)的重視程度，使得社會對秘書行業(yè)的需求越來越專業(yè)。人們的行動都是有目的性的，目的決定了人的行動方向，人為了滿足自己的目的而行動，而社會的需求正是人類目的的集中體現(xiàn)，是任意事情發(fā)展的東西，只有使得秘書這一行業(yè)走專業(yè)化道路，社會才會對秘書這一行業(yè)加以重視，為此，我們必須加強秘書這一行業(yè)的專業(yè)化程度。首先，必須提高企業(yè)管理水平，加強企業(yè)的辦事效率，加強企業(yè)對人力資源管理的認識，使其了解人才的重要性。其次，加強對秘書專業(yè)重要性的宣傳，只要讓社會了解了秘書專業(yè)的重要性，才會對秘書行業(yè)加以重視，才能加強對秘書專業(yè)的培訓管理和使用，只有使人們了解到了秘書行業(yè)的專業(yè)化，才不會使得社會的人力資源浪費。

（二）進一步提升文秘師資培訓水平

為秘書專業(yè)配備專業(yè)性較強的老師，加強秘書專業(yè)的師資力量。如今我國的教師一般都為學術派，很少有注重實踐教育的老師，只有理論知識的教育沒有實踐技術的教育起不到很好的教學結果。在秘書專業(yè)類的學生學習期間也應該適當?shù)陌才艑W生的實習工作，使得理論與實踐相結合。我國必須加強學校對秘書專業(yè)這一行業(yè)的重視，學校的重視程度決定著學生的重視程度，而學生的重視程度則決定著社會的重視程度，社會的重視程度則決定于一個專業(yè)的發(fā)展程度，所以學校的重視程度是起決定作用的一點。主觀上的重視可以促進客觀上重視，目前學校為秘書專業(yè)安排的課程許多都與秘書專業(yè)無關，這些課程對秘書工作不起作用，不僅耽誤了學生學習的時間，而且還浪費了學校的人力資源，這種浪費資源的現(xiàn)象是極不可取的。

（三）增強文秘工作實踐知識培養(yǎng)

加強秘書的實踐性培養(yǎng)，秘書工作是一項韌性很強的工作，想做好一個秘書不是只要有專業(yè)的理論知識就可以了，必須要在工作中加以磨練，有實踐能力。學?？梢院推髽I(yè)單位進行聯(lián)合，利用學生在校期間將實踐與理論知識相結合，這對學校和學習都有很大的幫助。這種方法既可加強學生對理論知識的深入，也提高了他們的實踐能力，起到了學以致用的效果。

許多的秘書專業(yè)教育都依附于中文專業(yè)，我國目前還沒有專門為秘書成立的專業(yè)，當然，秘書工作中使用到的中文專業(yè)方面知識是非常有用的，也是用途最廣的，但是秘書的工作與中文專業(yè)中所學習的專業(yè)知識還是有很大區(qū)別。秘書專業(yè)是一個綜合性很強的專業(yè)，也是一個邊緣性很強的專業(yè)，如果想要培養(yǎng)一個通用型的秘書，必須學習所有秘書等級考試中所涉及到的內容，并且要抓住重點。我們必須要加強對秘書行業(yè)的了解，加強對秘書專業(yè)教育的研究，加以分析，使秘書專業(yè)形成自己的專業(yè)體系，同時加強秘書專業(yè)在培養(yǎng)法律、人際交往、經(jīng)濟類秘書方面的專業(yè)知識，使得教育與實踐相結合。

（四）推進文秘職業(yè)化進程

加強秘書工作的職業(yè)化進程，職業(yè)化的概念與高學歷不同，職業(yè)化是從業(yè)人員應該具備的一種職業(yè)素養(yǎng)，而不是為了個人興趣而所選擇的職業(yè)，從業(yè)人員應該具備相當高的專業(yè)技能，并且應該具備本職業(yè)的許多行為規(guī)范和標準，而且工作時應該遵守該行為規(guī)范和行為標準。因為具備良好的職業(yè)素養(yǎng)是職業(yè)化的基本特點，所以掌握嫻熟的職業(yè)技能就是職業(yè)化的基本要求，要想使得秘書具有職業(yè)化思想，就要培養(yǎng)秘書好的職業(yè)素養(yǎng)，嚴格培訓秘書應該具備的職業(yè)技能。秘書在處理工作事情上，首先要保持一個沉著冷靜的心態(tài)，對這個工作的大概情況進行快速的分析，并且結合實踐經(jīng)驗，找出解決問題的方法。

五、總結

如今這個社會發(fā)展飛速，人們的觀念隨著社會的發(fā)展也在漸漸的改變，秘書的工作范圍在不斷的增加和更新。新時代的秘書應該不斷對自己的知識能力進行自我更新、自我完善，才能跟上新時代社會發(fā)展的步伐。掌握好現(xiàn)代管理企業(yè)秘書所擁有的知識結構，在能力和綜合素養(yǎng)上加以完善，掌握好規(guī)范化、制度化、科學化的的管理工作能力，做好領導的輔助角色，掌握好從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策、從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息、從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理、從被動服務轉變?yōu)榱幹鲃臃账膫€辦事轉變能力。并且利用新時代的轉變和發(fā)展與時俱進，提高自身的工作能力，打開自身的工作潛力，把生命中全部的精力拿來不斷的完善自己。

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（責任編輯 徐陽）