紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)策略研究

摘要：同紙質(zhì)檔案相比，電子化的數(shù)字化檔案具有獨(dú)特的優(yōu)勢，在互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)迅速發(fā)展的今天，數(shù)字檔案的發(fā)展已經(jīng)成為一種趨勢。近年來，我國很大部分的各級各類檔案館，特別是地方檔案館、高校檔案館啟動(dòng)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，極大地推動(dòng)了檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。本文就紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的必要性，以及在這個(gè)過程中所遵循的原則，建設(shè)目標(biāo)和階段劃分等策略進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 ?檔案數(shù)字化 ?數(shù)字化策略 ?數(shù)字化原則 ?數(shù)據(jù)加工

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的必要性

1.1 檔案數(shù)字化。數(shù)字化的檔案，同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，具有一些特殊的優(yōu)勢。隨著計(jì)算機(jī)對媒體信息技術(shù)的發(fā)展，以及數(shù)字檔案領(lǐng)域一些其他技術(shù)的成熟，為紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案提供了技術(shù)上的支撐。通過使用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等，可以將大量龐雜的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)據(jù)。這種轉(zhuǎn)化不僅可以大大節(jié)約紙質(zhì)檔案的使用空間，還可以提高檔案信息資源的共享性，實(shí)現(xiàn)不同類型檔案信息資源的互通，提高檔案資源的使用效率[1]。

1.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程[2]。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，既保持了檔案原貌，又可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索和獲取，可最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享和保護(hù)檔案源。隨著電子信息傳輸技術(shù)的進(jìn)步，人們在實(shí)際生活中，對電子檔案的使用會(huì)越來越多，并且電子檔案具備一些紙質(zhì)檔案所沒有的優(yōu)點(diǎn)，也便于檔案管理人員進(jìn)行管理，同時(shí)還可以提升檔案資源的使用效率。

1.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館主要的管理模式，就是通過電子信息管理系統(tǒng)，對數(shù)字化的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、歸類，為檔案信息的使用者提供查詢服務(wù)?；ヂ?lián)網(wǎng)多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，使得數(shù)字化檔案信息可以在不同的空間地域?qū)崿F(xiàn)信息分享、交流，降低了檔案管理的成本。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案則完全沒有這種便利性，所以紙質(zhì)檔案，要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，通過把紙質(zhì)檔案信息遷移到相應(yīng)的電子文檔，然后通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對其分類整理并存檔。

1.4 檔案數(shù)字化優(yōu)勢。電子檔案較之傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢主要為：①檔案存儲(chǔ)數(shù)字化。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案轉(zhuǎn)為電子載體的機(jī)讀檔案，一勞永逸，永久保藏。②檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字化檔案信息可通過網(wǎng)絡(luò)超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案成為“無墻界檔案”，可打破時(shí)空，為利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)。如高校電子學(xué)籍、學(xué)歷檔案，可通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)http：//www.chsi.com.cn/不受地域、不受時(shí)間的限制，隨時(shí)隨地地查詢和利用。③提高辦事效率。數(shù)字化檔案可提供全文、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，通過計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)可以快速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地完成查詢、調(diào)卷、復(fù)印等利用程序，極大地提高工作效率。④有效保護(hù)檔案原件。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，可通過電腦輸出檔案，避免了對紙質(zhì)檔案的反復(fù)提取、復(fù)制造成的損害，對原始檔案的保護(hù)更加安全。通過檔案的數(shù)字化處理后，還可以防止篡改檔案的行為。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)與原則

2.1 合法規(guī)范原則。首先，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī);其次，行為規(guī)范，要有標(biāo)準(zhǔn)可依。如，國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31-2005）。此外，對于一些規(guī)定限制的紙質(zhì)檔案資源，在沒有取得相關(guān)部門的批準(zhǔn)之前，是不可以轉(zhuǎn)化為電子檔案的。

2.2 保護(hù)至上原則。保護(hù)至上原則，就是分步實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，搶救那些急需保護(hù)的紙質(zhì)檔案，如因?yàn)?zāi)害或事故受過損的檔案、結(jié)合本館實(shí)際確定一個(gè)時(shí)間點(diǎn)以前的老檔案等，這些檔案已經(jīng)不起時(shí)間的自然損毀，采用平板掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備對這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和利用，是對這些紙質(zhì)檔案最好的保護(hù)。

2.3 需求導(dǎo)向原則。需求導(dǎo)向，急用先上原則，就是根據(jù)利用者的需求，選擇性地將本館的重要檔案、常用檔案全部數(shù)字化并實(shí)現(xiàn)全文檢索，網(wǎng)上查詢、瀏覽、打印和下載。

2.4 價(jià)值取向原則。價(jià)值取向原則，就是將屬于歸檔范圍中永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案全部數(shù)字化并實(shí)現(xiàn)全文檢索，網(wǎng)上查詢、瀏覽、打印和下載。

2.5 安全保密原則。安保保密原則，就是要保護(hù)實(shí)體檔案與虛擬檔案的安全性與保密性。在檔案信息數(shù)字化過程中要確保檔案原件的安全、確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合、確保檔案信息內(nèi)容不泄密。

2.6 效益性原則。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，包括選擇最優(yōu)化的工作流程、最科學(xué)的技術(shù)手段、最規(guī)范的整理加工行為和最合理的設(shè)施設(shè)備等。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

3.1 制定技術(shù)規(guī)范。為了規(guī)范、科學(xué)、合理地開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，使檔案信息資源準(zhǔn)確、方面、快捷地提供利用，以滿足利用者對檔案的需求，檔案館要結(jié)合本館實(shí)際，參照國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31-2005），制訂出本單位檔案館的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范并嚴(yán)格執(zhí)行，如《上海交通大學(xué)檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

3.2 配備自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必備的軟件、硬件設(shè)備是其前提條件。軟件主要包括網(wǎng)絡(luò)、電腦等自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的操作系統(tǒng)軟件、防毒、殺毒軟件、檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)加工軟件等;必備的硬件主要包括：自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化信息化管理的檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器、工作站、數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備、檔案掃描儀器、打印儀器等。如：服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、磁盤陣列、移動(dòng)硬盤、光盤、彩色高速掃描儀、平板彩色高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、彩色打印機(jī)等，保障檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3.3 基本內(nèi)容與流程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案分類整理、檔案拆卷掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、錄入信息、目錄建庫，數(shù)據(jù)掛接、建立索引，數(shù)據(jù)核查、數(shù)據(jù)備份、裝訂還原，入庫驗(yàn)收、數(shù)字化成果管理等。各個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，對照規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行。

4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)階段劃分與進(jìn)度

4.1 第一階段。調(diào)研、設(shè)備購置階段。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，需要一整套硬件設(shè)備，通過這些硬件設(shè)備，再加上網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，把紙質(zhì)檔案的基本信息遷移到數(shù)字硬盤上。在設(shè)備的配置方面要按照需求的標(biāo)準(zhǔn)，要落到實(shí)處，按采購程序和規(guī)章辦事，根據(jù)實(shí)際情況確定完成期限。

4.2 第二階段。數(shù)據(jù)加工階段。是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要環(huán)節(jié)和任務(wù)。從檔案分類整理、檔案拆卷掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、錄入信息、目錄建庫，數(shù)據(jù)掛接、建立索引，到紙質(zhì)檔案裝訂還原，入庫驗(yàn)收、各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到人頭，專人負(fù)責(zé)，分工協(xié)作，行為規(guī)范，遵守技術(shù)規(guī)則，保證數(shù)據(jù)的數(shù)量與質(zhì)量符合要求。人頭管理，規(guī)定完成的數(shù)量、質(zhì)量與時(shí)間。

4.3 第三階段。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)核查、驗(yàn)收階段。是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)和關(guān)鍵。對數(shù)據(jù)的錄入、著錄、掛接、關(guān)聯(lián)等進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的校對、檢查和驗(yàn)收、審核，層層把關(guān)，對不合格的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、補(bǔ)充或重錄，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的一致性、完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性、合法性、規(guī)范性、安全性。根據(jù)實(shí)際情況確定完成期限。

4.4 第四階段。數(shù)字化成果管理、利用階段。加強(qiáng)對檔案數(shù)字化成果的維護(hù)和管理，經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行多套備份，異地保存。通過維護(hù)和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、完整和長期可用;對數(shù)字化成果的利用，是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)目的，也是提供檔案高效利用及檔案信息服務(wù)的起點(diǎn)。

5 結(jié)束語

近年來，我國很大部分的各級各類檔案館，特別是地方檔案館、高校檔案館啟動(dòng)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，極大地推動(dòng)了檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，紙質(zhì)檔案的管理，應(yīng)該不斷提高其數(shù)字化的程度，提升管理的效率，同時(shí)，作為紙質(zhì)檔案，一些特殊的功能是數(shù)字化檔案無法替代的。

參考文獻(xiàn)：

[1]http：//baike.baidu.com/view/4370957.htm.[2014-05-22].

[2]國家檔案局.中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 31-2005），2005年4月30日發(fā)布，2005年9月1日起實(shí)施.

[3]王雅南.抓住機(jī)遇，以評促建，以評促改，以評促管——以四川建院檔案工作規(guī)范化管理為例[J].科技視界，2013（36）：219，257.

作者簡介：王雅南（1959-），女，四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館研究館員，教授，發(fā)表學(xué)術(shù)論文31篇，出版著作2部，研究方向：檔案管理。