獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作面臨的挑戰(zhàn)及解決策略

李菲菲

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)全民教育的重視程度與日遞增，使得獨(dú)立學(xué)院這一“特殊”高等院校的發(fā)展愈演愈烈，在此過(guò)程中，獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)體制不斷深化、行政機(jī)構(gòu)不斷完備，成為我國(guó)施行高等教育的重要機(jī)構(gòu)。但從本質(zhì)上來(lái)講，獨(dú)立學(xué)院的某些部門(mén)崗位依舊不及公辦高校，秘書(shū)職位就是眾多劣勢(shì)崗位的一種，造成這種問(wèn)題的原因也是多種多樣。鑒于此種情況，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)在秘書(shū)工作上投入更多的關(guān)注度，不懼秘書(shū)工作所面臨的挑戰(zhàn)，反而發(fā)力去找尋應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的實(shí)質(zhì)性解決策略，從而提升獨(dú)立學(xué)院整體形象層次。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；秘書(shū)工作；成因分析；應(yīng)對(duì)策略

所謂“獨(dú)立學(xué)院”，是我國(guó)境內(nèi)現(xiàn)存的一種“特殊”高等院校，其與公辦高等院校存有較大差別。2008年中華人民共和國(guó)教育部頒布了《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》這一公開(kāi)性文件，其中明確界定了獨(dú)立學(xué)院的概念，即：獨(dú)立學(xué)院指的是實(shí)施本科以上學(xué)歷教育的普通高等學(xué)校與國(guó)家機(jī)構(gòu)以外的社會(huì)組織或者個(gè)人合作，利用非國(guó)家財(cái)政性經(jīng)費(fèi)舉辦的實(shí)施本科學(xué)歷教育的高等學(xué)校。由此可知，獨(dú)立學(xué)院并非國(guó)家出資興辦的高等院校，而是由普通本科高校（申請(qǐng)者）與社會(huì)力量（合作者）合作舉辦的進(jìn)行本科層次教育的高等教育機(jī)構(gòu)。從某種層面上來(lái)講，獨(dú)立學(xué)院是高等教育大眾化現(xiàn)象所催生出的新事物，是教育體制中相對(duì)特殊的一種新機(jī)制。公辦高校中存在各類秘書(shū)崗位，因此獨(dú)立學(xué)院也應(yīng)依據(jù)實(shí)況建設(shè)一支高效秘書(shū)隊(duì)伍，從而輔助獨(dú)立學(xué)院完成一定的管理工作。

一、獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作的內(nèi)容、作用及新要求

（一）內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)多在獨(dú)立學(xué)院辦公室中辦公，以學(xué)院的核心工作與常規(guī)管理工作為中心，從而展現(xiàn)參與、謀劃、協(xié)調(diào)的工作職能，在這個(gè)機(jī)構(gòu)中工作的秘書(shū)人員，其主要任務(wù)就是負(fù)責(zé)起草文稿、處理公文、收集信息、調(diào)查研究以及協(xié)調(diào)關(guān)系等等。從獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作的內(nèi)容角度出發(fā)，可以將秘書(shū)工作分為常規(guī)性與非常規(guī)性兩種，常規(guī)性工作就包括起草文稿、處理公文、收集信息、調(diào)查研究等事務(wù)內(nèi)容，非常規(guī)性工作就涵蓋了人員接待、突發(fā)事件應(yīng)急處理和臨時(shí)性工作內(nèi)容等。

（二）作用。獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)職位的工作作用主要有四種，一是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成日常工作內(nèi)容，在必要時(shí)可以提出建設(shè)性的參考意見(jiàn)；二是能夠有效統(tǒng)籌學(xué)院中的各項(xiàng)事宜，畢竟學(xué)院工作設(shè)計(jì)的內(nèi)容多樣部門(mén)繁多，有時(shí)候一件事情可能需要多個(gè)部門(mén)共同聯(lián)合解決，此時(shí)就需要秘書(shū)出面進(jìn)行協(xié)調(diào)；三是能夠快速反饋?zhàn)钚滦畔?，一些重大事宜的決策往往需要分階段進(jìn)行，此時(shí)便需要秘書(shū)做好信息、精神的傳達(dá)工作，確保信息流通及時(shí)、高效；四是代表和展現(xiàn)了獨(dú)立學(xué)院校領(lǐng)導(dǎo)形象，這是因?yàn)槊貢?shū)工作的工作性質(zhì)所決定的，因此他們可能會(huì)代表一個(gè)學(xué)院的形象去傳達(dá)某些決策結(jié)果，而校領(lǐng)導(dǎo)的形象也和秘書(shū)的言行舉止緊密相連。

（三）新要求。隨著獨(dú)立學(xué)院的機(jī)構(gòu)體制愈來(lái)愈完善，學(xué)院內(nèi)部的管理事務(wù)任務(wù)量也逐漸增多，學(xué)院辦公室從單一走向了綜合，從側(cè)重行政辦公走向了滿足教學(xué)需求的服務(wù)型機(jī)構(gòu)，種種變化均說(shuō)明了一個(gè)問(wèn)題，那就是獨(dú)立學(xué)院的成長(zhǎng)與發(fā)展愈來(lái)愈迅猛，要求辦公室以及秘書(shū)工作者也盡快轉(zhuǎn)型，從而滿足服務(wù)需要?；诖朔N情況，秘書(shū)工作者應(yīng)該審時(shí)度勢(shì)，從方方面面提高自己的工作能力，善于聯(lián)系學(xué)院發(fā)展實(shí)況為校領(lǐng)導(dǎo)提出更好的建設(shè)性意見(jiàn)，善于變通、靈活應(yīng)變、提升自我，這便是新時(shí)期對(duì)獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作提出的新要求。

二、現(xiàn)下獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作面臨的具體挑戰(zhàn)

（一）工作定位模糊不清。獨(dú)立學(xué)院與國(guó)家出資建設(shè)的公辦高校不盡相同，他們?nèi)狈π酆裼辛Φ馁Y金支持，因此一直秉持“精兵簡(jiǎn)政”的思想，將行政職能與文秘職能二者壓縮，盡可能讓少數(shù)的秘書(shū)工作者承擔(dān)多量的工作任務(wù)，從而精簡(jiǎn)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)開(kāi)銷。這樣做的話，雖然在一定程度上減少了學(xué)院經(jīng)濟(jì)開(kāi)銷，但是卻導(dǎo)致秘書(shū)對(duì)自己的工作定位模糊不清，表現(xiàn)在日常工作中就是，秘書(shū)常常是做了大量的工作，但其工作的意義和價(jià)值并未得到贊賞與認(rèn)可，長(zhǎng)此以往的話，必然會(huì)影響秘書(shū)工作的積極性與熱情。

（二）任務(wù)量大且較繁雜。由于獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作者“一崗多職”工作屬性，導(dǎo)致他們個(gè)人除了完成自己本質(zhì)范疇內(nèi)的工作內(nèi)容以外，還需要承擔(dān)學(xué)院內(nèi)其它一些管理工作，無(wú)形中增大了他們的工作任務(wù)量。除此之外，秘書(shū)工作涉及的部門(mén)機(jī)構(gòu)、工作范圍較為廣闊，除了服務(wù)好校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生三個(gè)主要對(duì)象以外，他們還需要和其它部門(mén)機(jī)構(gòu)或者獨(dú)立學(xué)院進(jìn)行交涉，因而他們的工作內(nèi)容自然就顯得比較繁雜。但盡管如此，不少人還是認(rèn)為秘書(shū)的工作能力低、工作簡(jiǎn)單且程序化，因而在晉升機(jī)會(huì)面前經(jīng)常處于劣勢(shì)地位。

（三）缺失專項(xiàng)進(jìn)修機(jī)制。最初建設(shè)獨(dú)立學(xué)院時(shí)，也是依照公辦高校的教學(xué)機(jī)制、教學(xué)模式所建設(shè)完成的，將教育視為整個(gè)學(xué)院的主心骨，所以針對(duì)老師設(shè)置了專項(xiàng)培訓(xùn)、深入進(jìn)修等機(jī)制，旨在提高老師的教學(xué)水準(zhǔn)。然而對(duì)于學(xué)院秘書(shū)來(lái)說(shuō)，卻不曾有這樣的待遇，他們根本沒(méi)有機(jī)會(huì)去學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進(jìn)修，所以自身的工作能力和個(gè)人素養(yǎng)一直得不到大幅提升，歸其根本，還是缺少針對(duì)秘書(shū)培訓(xùn)的專項(xiàng)進(jìn)修機(jī)制，這一系列的忽視與不看重，導(dǎo)致秘書(shū)在工作能力提高的路途上漸行漸遠(yuǎn)，自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于現(xiàn)代工作需要。

（四）在職人員素質(zhì)偏低。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，入職于獨(dú)立學(xué)院的秘書(shū)人員大多都是一些本科畢業(yè)生，這些剛畢業(yè)的學(xué)生并沒(méi)有太多的工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)待工作的態(tài)度和心態(tài)也有失偏頗，所以在實(shí)際工作中常常表現(xiàn)出力不從心的樣子，造成他們難以應(yīng)付任務(wù)量大且繁雜的獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作。上文也已提及到，新時(shí)期對(duì)獨(dú)立學(xué)院的秘書(shū)工作提出了更加嚴(yán)格的新要求，在此情況下，獨(dú)立學(xué)院一定要采取一些行之有效的策略手段，努力提升在職秘書(shū)人員的綜合素質(zhì)，全力滿足整個(gè)獨(dú)立學(xué)院的工作需求。

三、應(yīng)對(duì)獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作挑戰(zhàn)的有效策略

（一）善于學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)。獨(dú)立學(xué)院所說(shuō)與公辦高校存在較大差別，但其歸屬于高等教育范疇的性質(zhì)卻未曾改變，單憑這一點(diǎn)，就說(shuō)明獨(dú)立學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)和在職員工的文化層次定然處在較高水平，這也間接說(shuō)明獨(dú)立學(xué)院的秘書(shū)人員應(yīng)具有較高的文化素質(zhì)和工作能力。要想成為一名合格的獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作者，那么就應(yīng)該具備“四素質(zhì)、七意識(shí)”，“四素質(zhì)”分別是：較強(qiáng)的紀(jì)律性、敢于創(chuàng)新踏實(shí)肯干的精神、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)、過(guò)硬的秘書(shū)工作技能；“七意識(shí)”指的是全局意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、超前意識(shí)、效率意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、求學(xué)意識(shí)以及形象意識(shí)。這就要求秘書(shū)人員善于學(xué)習(xí)、不斷提升業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，從而積極有效的參與到秘書(shū)工作中來(lái)。

（二）找準(zhǔn)定位，嚴(yán)格遵守工作職責(zé)。獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)的工作區(qū)域大多時(shí)間都待在辦公室，而辦公室又是整個(gè)學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，因此秘書(shū)一定要“在其位謀其事”，完成自己的兩大職責(zé)——辦事與參謀。秘書(shū)在校領(lǐng)導(dǎo)或者系主任的領(lǐng)導(dǎo)下，積極參與起草文稿、處理公文、收集信息等工作，盡量將自己的工作目標(biāo)與領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)調(diào)整一致，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)工作事宜。但應(yīng)該注意的是，目標(biāo)一致并不代表權(quán)力范疇也處于同一層次，畢竟領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)之間的關(guān)系是一種主從關(guān)系，因此秘書(shū)一定要把握好工作的尺度與自己的職員范圍，找準(zhǔn)自己的定位，切不可有任何越位、越權(quán)的舉動(dòng)，力求做到思想到位、服務(wù)到位。畢竟工作環(huán)境中出現(xiàn)的秘書(shū)越權(quán)的現(xiàn)象不在少數(shù)，所以務(wù)必要找準(zhǔn)定位，嚴(yán)格遵守工作職責(zé)，以免出現(xiàn)“吃力不討好”的現(xiàn)象。

（三）協(xié)調(diào)輔助，展現(xiàn)秘書(shū)工作功用。不論是獨(dú)立學(xué)院中的高級(jí)秘書(shū)還是初級(jí)秘書(shū)，他們的工作都必須善于“走出去”，只有協(xié)調(diào)好了部門(mén)之間的關(guān)系，秘書(shū)的工作才能進(jìn)行的順風(fēng)順?biāo)?，也才有機(jī)會(huì)去展現(xiàn)秘書(shū)工作的獨(dú)具功用。那么如何才能做好這一點(diǎn)呢？首先，秘書(shū)人員要強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，待人接物舉止得體、落落大方；其次，善于尋找機(jī)會(huì)和學(xué)院其它部門(mén)的秘書(shū)認(rèn)識(shí)聯(lián)系，互相交流工作經(jīng)驗(yàn)，做到取長(zhǎng)補(bǔ)短、互幫互助；再者，秘書(shū)應(yīng)善待學(xué)校其他工作人員，樹(shù)立良好且平易近人的工作形象，尊重每一位認(rèn)真工作的同事；最后，秘書(shū)人員應(yīng)善于調(diào)整自己的心態(tài)，及時(shí)的調(diào)壓、緩壓，多多進(jìn)行自我鼓勵(lì)，時(shí)常保持溫潤(rùn)的情緒，對(duì)工作必然是有益無(wú)害的。

（四）遵守規(guī)章，維護(hù)學(xué)院機(jī)密信息。獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)人員除了做到以上三條內(nèi)容以外，還應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校所制定的規(guī)則制度，從學(xué)院的根本利益出發(fā)，維護(hù)好學(xué)院的機(jī)密信息，這不僅是秘書(shū)人員的本職所在，也是一個(gè)合法公民應(yīng)該盡到的義務(wù)，學(xué)院的機(jī)要秘書(shū)一定要切實(shí)遵守這一條內(nèi)容，自覺(jué)維護(hù)學(xué)院的利益。在日常的工作活動(dòng)中，對(duì)于一些機(jī)密性文件，秘書(shū)一定要確保文件的流通、收發(fā)、保存符合學(xué)院的規(guī)章，嚴(yán)格按照規(guī)章、紀(jì)律辦事，從根源上維護(hù)機(jī)密。與此同時(shí)，秘書(shū)人員也應(yīng)約束好自己行為舉止，凸顯自己工作的專業(yè)性、紀(jì)律性，竭力避免外談機(jī)要文件，謹(jǐn)防學(xué)院的機(jī)密信息不脛而走。

（五）強(qiáng)化管理，創(chuàng)建必要培訓(xùn)機(jī)制。要想行之有效的應(yīng)對(duì)好獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作的挑戰(zhàn)，除了強(qiáng)化秘書(shū)人員自身以外，獨(dú)立學(xué)院也應(yīng)該強(qiáng)化自身管理，創(chuàng)建出符合秘書(shū)人員的培訓(xùn)機(jī)制，從各方面增強(qiáng)在職秘書(shū)人員的工作能力，幫助他們達(dá)到“四素質(zhì)、七意識(shí)”的綜合目標(biāo)。這就要求獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確對(duì)待學(xué)院內(nèi)的每一類工作崗位，將秘書(shū)專項(xiàng)培訓(xùn)納入到師資力量培養(yǎng)的機(jī)制中去，可以開(kāi)展類似座談會(huì)、專家講座、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、外出進(jìn)修等培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員的再教育，有組織、有紀(jì)律、有目的的培訓(xùn)秘書(shū)人員的專業(yè)工作技能，讓他們?cè)谝院蟮墓ぷ髦锌梢猿浞謱?shí)現(xiàn)自我價(jià)值，并輔助提高整個(gè)獨(dú)立學(xué)院的層次水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，搞好獨(dú)立學(xué)院秘書(shū)工作是一件十分緊要的任務(wù)，它不僅關(guān)系到獨(dú)立學(xué)院自身的進(jìn)步和發(fā)展，而且影響著我國(guó)整個(gè)高等教育和全民教育的深入，所以獨(dú)立學(xué)院務(wù)必要加強(qiáng)秘書(shū)工作的管理，創(chuàng)建必要的培訓(xùn)機(jī)制，努力提升秘書(shū)工作人員的綜合素質(zhì)，從而提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量。與此同時(shí)，秘書(shū)人員也要不斷學(xué)習(xí)、不斷提升自我，善于學(xué)習(xí)、找準(zhǔn)定位、遵守規(guī)章，做好一些協(xié)調(diào)輔助工作，為獨(dú)立學(xué)院的茁壯成長(zhǎng)貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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