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    清華大學(xué)科技查新系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)踐

    2015-04-02 00:10:42李鳳俠戰(zhàn)玉華趙軍平孟穎周媛莎
    關(guān)鍵詞:科技查新規(guī)范化管理系統(tǒng)

    李鳳俠 戰(zhàn)玉華 趙軍平 孟穎 周媛莎

    摘要 為更好地開展科技查新服務(wù),提高科技查新的規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平,清華大學(xué)圖書館自主開發(fā)了科技查新系統(tǒng)。該系統(tǒng)基于B/S結(jié)構(gòu)進(jìn)行靈活的人性化設(shè)計(jì),囊括科技查新工作的所有業(yè)務(wù)流程和管理流程,并通過嚴(yán)格的權(quán)限管理加以保障。系統(tǒng)分為用戶模塊和工作模塊,其中工作模塊包括五個(gè)子模塊:查新管理、系統(tǒng)管理、查新統(tǒng)計(jì)、查新助手、我的信息,具有自動(dòng)生成報(bào)告號(hào)、自動(dòng)生成查新報(bào)告、自動(dòng)計(jì)費(fèi)等全新功能。

    關(guān)鍵詞 科技查新 管理系統(tǒng) 規(guī)范化 信息化

    1 科技查新系統(tǒng)開發(fā)的必要性

    “科技查新”是指查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容,按照《科技查新規(guī)范》操作,并做出結(jié)論。

    “科技查新”出現(xiàn)20多年來,許多高校圖書館、情報(bào)所陸續(xù)取得查新資質(zhì),面向本單位或社會(huì)開展科技查新服務(wù)。其中,教育部已分6批共批準(zhǔn)在84所高等學(xué)校設(shè)立教育部部級(jí)科技查新工作站,以充分發(fā)揮高校圖書情報(bào)職能和科技信息咨詢服務(wù)優(yōu)勢(shì),為科學(xué)研究提供優(yōu)質(zhì)的情報(bào)服務(wù)。

    隨著科技查新工作的深入,一些查新機(jī)構(gòu)相繼開發(fā)了自己的科技查新系統(tǒng)。如中國科學(xué)院的科技查新檢索服務(wù)平臺(tái)、揚(yáng)州大學(xué)圖書館的“科技查新Web服務(wù)系統(tǒng)”、浙江大學(xué)圖書館的科技查新工作平臺(tái)、蘇州大學(xué)的科技查新管理系統(tǒng)等,這些系統(tǒng)多側(cè)重于網(wǎng)上接受查新課題申請(qǐng)、課題信息統(tǒng)計(jì)等功能。

    清華大學(xué)圖書館原來也有一個(gè)查新系統(tǒng),但功能比較簡單,大量工作還需要手工操作,不能滿足當(dāng)前科技查新的需要。為提高科技查新工作的效率,提高查新的管理水平,亟需開發(fā)新的科技查新管理系統(tǒng)。

    1.1 科技查新業(yè)務(wù)需求

    科技查新服務(wù)廣泛應(yīng)用于科技立項(xiàng)、科研成果鑒定、科技獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等過程中,查新需求量逐年增加,而且經(jīng)常時(shí)間較為緊迫,為此,需要用新的技術(shù)和手段提高查新工作效率。

    1.2 管理模式落后

    原有的科技查新管理系統(tǒng)功能較少且簡單,計(jì)算機(jī)化程度低。其功能主要有:用戶通過網(wǎng)絡(luò)填寫查新合同;查新員網(wǎng)上取查新報(bào)告號(hào),查新報(bào)告完成后,逐一填寫查新項(xiàng)目登記表導(dǎo)入系統(tǒng);系統(tǒng)可對(duì)查新工作進(jìn)行簡單的統(tǒng)計(jì)和檢索。落后的管理手段和模式嚴(yán)重影響了科技查新業(yè)務(wù)的拓展。

    1.3 缺乏有效的輔助手段

    清華大學(xué)科技查新工作站嚴(yán)格遵照科技部頒發(fā)的《科技查新規(guī)范》和教育部發(fā)布的《教育部科技查新工作站查新報(bào)告撰寫規(guī)范》進(jìn)行科技查新工作,不但對(duì)查新報(bào)告質(zhì)量有很高的要求,對(duì)查新報(bào)告及文獻(xiàn)附件的格式要求也非常嚴(yán)格。但由于不同數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)輸出格式不統(tǒng)一,查新人員需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行整理和去重。

    基于以上因素,亟需開發(fā)新的科技查新系統(tǒng),滿足如下需求:

    ①用戶,可很方便地提交查新申請(qǐng)及合同。

    ②查新人員,可借助計(jì)算機(jī)技術(shù)減輕工作量,尤其是一些低科技含量的繁瑣工作,提高查新效率。

    ③管理者,可改革工作流程,全方位提高科技查新工作的管理水平。

    2 設(shè)計(jì)思路

    計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展使新系統(tǒng)的開發(fā)成為可能。本查新系統(tǒng)為基于網(wǎng)絡(luò)(B/S)的業(yè)務(wù)開展和管理平臺(tái),采用微軟公司ASP.NET動(dòng)態(tài)服務(wù)器頁面技術(shù),結(jié)合SQL Server2005關(guān)系型數(shù)據(jù)庫,在Windows 2003 Server操作系統(tǒng)平臺(tái)上運(yùn)行。其中:

    ①Web服務(wù)器為IIS,采用Microsoft VisualStudio.NET開發(fā)。采用動(dòng)態(tài)服務(wù)器頁面技術(shù)ASP.NET建立在公共語言運(yùn)行庫上的編程框架。

    ②系統(tǒng)后臺(tái)采用c#語言,前臺(tái)采用Jquery、Ajax技術(shù)編寫在服務(wù)器上能生成強(qiáng)大功能的應(yīng)用程序。

    ③ADO.NET提供平臺(tái)互用性和可伸縮的數(shù)據(jù)訪問,用戶通過瀏覽器瀏覽動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁。由于傳送的數(shù)據(jù)均為XML格式,因此任何能夠讀取XML格式的應(yīng)用程序都可以進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。事實(shí)上,接受數(shù)據(jù)的組件不一定是ADO.NET,可以是基于Mi-crosoft Visual Studio的解決方案或運(yùn)行在其他平臺(tái)上的任何應(yīng)用程序。系統(tǒng)通過ADO.NET從數(shù)據(jù)庫中獲取相關(guān)信息,自動(dòng)填充到查新報(bào)告Word模板中,自動(dòng)生成查新報(bào)告。

    本系統(tǒng)于2011開始由圖書館科技查新館員設(shè)計(jì),經(jīng)過近一年的開發(fā)、測(cè)試、修改及試運(yùn)行,于2012年4月正式投入使用。使用一年多來,實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、信息化、高效化的科技查新處理和管理,取得了很好的效果,并在不久前召開的“2013中國高校圖書館發(fā)展論壇”上榮獲優(yōu)秀案例獎(jiǎng)。3功能模塊

    本系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu),不需要安裝客戶端,通過Web瀏覽器(IE、Firefox等)即可方便使用。有兩個(gè)主要的功能模塊,分別為用戶模塊和工作模塊。

    其中:

    用戶模塊:用戶可直接在線提交查新申請(qǐng)和正式合同、跟蹤查新處理進(jìn)程,無需注冊(cè)。

    工作模塊:查新人員的綜合業(yè)務(wù)管理平臺(tái),包括五個(gè)子模塊:查新管理、系統(tǒng)管理、查新統(tǒng)計(jì)、查新助手和我的信息。

    3.1 用戶模塊

    用戶通過清華大學(xué)圖書館主頁中的鏈接進(jìn)入查新系統(tǒng)的用戶界面(圖1)后,可以在線提交查新申請(qǐng)、查看常見問題FAQ、跟蹤查新處理進(jìn)程,不需要注冊(cè)。

    在查新申請(qǐng)表中,用戶需要:

    ①填寫:項(xiàng)目的中英文名稱,委托單位,委托人名字及其電話、Email,聯(lián)系人名字及其電話、Email等;

    ②選擇:委托單位來源(校內(nèi)、校外)、查新目的(科技立項(xiàng)、科技成果鑒定、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)、博士論文開題、參賽、其他等)、查新范圍(國內(nèi)外、國內(nèi)、國外)、希望取報(bào)告時(shí)間(系統(tǒng)默認(rèn)為正常日期)。

    用戶提交查新申請(qǐng)表后,查新申請(qǐng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入后臺(tái)管理界面的查新管理子模塊中的“新查新申請(qǐng)”,如果還未批準(zhǔn)通過,則狀態(tài)顯示為“未批準(zhǔn)”,并飄紅,提醒管理員進(jìn)行處理。如果已經(jīng)審核通過,則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)一封電子郵件到聯(lián)系人郵箱,用戶點(diǎn)擊郵件里的鏈接就可以填寫正式的查新合同。endprint

    利用該模塊,大大簡化了用戶的工作流程,工作人員可以及時(shí)查看、處理用戶的查新申請(qǐng)。

    3.2 工作模塊

    工作模塊(即后臺(tái)管理模塊)是查新工作人員的綜合業(yè)務(wù)服務(wù)管理平臺(tái)(圖2),包括五個(gè)子模塊:查新管理、系統(tǒng)管理、查新統(tǒng)計(jì)、查新助手、我的信息。對(duì)于這五個(gè)子模塊,管理員、審核員、查新員這三種角色分別有不同的操作權(quán)限,如只有管理員才能對(duì)“系統(tǒng)管理”子模塊進(jìn)行操作,審核員和查新員頁面則沒有該模塊的顯示。

    3.2.1 查新管理模塊

    查新管理模塊是查新系統(tǒng)的核心模塊,包括新查新申請(qǐng)、已受理查新、處理中查新、待審核查新、已完成查新、拒絕的查新、撤題的查新等。通過查新管理模塊可以實(shí)現(xiàn):

    ①系統(tǒng)自動(dòng)生成查新報(bào)告號(hào),而且保證報(bào)告號(hào)的連續(xù)性。如果由于撤題等原因造成報(bào)告號(hào)空缺,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)用新的查新課題補(bǔ)充。

    ②查新負(fù)責(zé)人可以受理查新申請(qǐng),進(jìn)行查新任務(wù)的分配或撤題。

    ③查新人員可以主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)查新任務(wù)、下載查新合同、處理查新,包括自動(dòng)生成查新報(bào)告、報(bào)告送審、電子簽名、報(bào)告歸檔等。

    ④系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)費(fèi)、查新員進(jìn)行費(fèi)用確認(rèn)。

    其中,“處理中查新”是查新員對(duì)查新任務(wù)的處理模塊。點(diǎn)擊“處理中查新”,查新員可以看到本人還未完成的查新申請(qǐng)的列表,包括報(bào)告號(hào)、項(xiàng)目名稱等。對(duì)于每一個(gè)查新申請(qǐng):

    ①點(diǎn)擊“項(xiàng)目名稱”,可以查看并下載具體的查新委托合同;

    ②在“報(bào)告處理”欄中,查新員如果點(diǎn)擊“拒絕分題”,該申請(qǐng)自動(dòng)回到“已受理申請(qǐng)”,等待管理員重新分配或者由其他查新員認(rèn)領(lǐng);如果查新用戶要求“撤題”,則可以點(diǎn)擊“撤題”刪除該查新課題;

    ③查新員接受該課題后,點(diǎn)擊“處理查新”進(jìn)行后續(xù)處理操作。

    “處理查新”流程(圖3)包括:

    ①查新報(bào)告的撰寫、修改和上傳。系統(tǒng)自動(dòng)依據(jù)查新合同及其后續(xù)操作流程、查新規(guī)范要求的模板生成報(bào)告框架,查新員可以下載、修改報(bào)告,然后點(diǎn)擊“報(bào)告處理”將報(bào)告上傳到系統(tǒng)中。

    ②查新報(bào)告的送審。點(diǎn)擊“送審”,選擇審核員,請(qǐng)審核員審核查新報(bào)告。

    ③查新費(fèi)用的核對(duì)。系統(tǒng)可根據(jù)查新收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)計(jì)算查新費(fèi)用,既節(jié)約了時(shí)間,又不容易出錯(cuò)。

    ④查新報(bào)告、附件等信息的存檔。在查新報(bào)告審核通過、報(bào)告及附件上傳、用戶已經(jīng)繳納費(fèi)用后,點(diǎn)擊“存檔”,則該查新課題處理完畢,所有信息存檔,供以后查詢、統(tǒng)計(jì)。

    3.2.2 系統(tǒng)管理模塊

    系統(tǒng)管理模塊是查新系統(tǒng)的支撐模塊,功能非常靈活。只有系統(tǒng)管理人員(超級(jí)用戶)可以對(duì)系統(tǒng)的各種參數(shù)進(jìn)行設(shè)置,包括機(jī)構(gòu)信息維護(hù)、FAQ問題維護(hù)、郵件模板維護(hù)、查新目的維護(hù)、檢索庫名維護(hù)、價(jià)格參數(shù)維護(hù)和工作人員管理等。

    當(dāng)前,根據(jù)查新流程,系統(tǒng)可以自動(dòng)生成并發(fā)送的郵件有9種,大大提高了工作的自動(dòng)化水平,有利保障了查新任務(wù)及時(shí)進(jìn)入下一環(huán)節(jié),及時(shí)提醒用戶。

    用戶提交查新合同時(shí),查新目的填寫經(jīng)常不規(guī)范。為了規(guī)范管理,便于統(tǒng)計(jì),系統(tǒng)允許管理人員新增、修改、刪除、啟用、禁用“查新目的”選項(xiàng),如科研立項(xiàng)、博士點(diǎn)基金、新教師基金、科研成果鑒定、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)等,用戶通過勾選就可完成查新目的填寫。

    檢索庫名維護(hù)主要是根據(jù)《科技查新規(guī)范》要求新增、修改、刪除需要進(jìn)行檢索的中文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,為自動(dòng)生成查新報(bào)告提供后臺(tái)數(shù)據(jù)。

    工作人員管理由管理員完成,不但可以增加、修改查新工作人員,更重要的是賦予工作人員不同的系統(tǒng)使用權(quán)限,及時(shí)啟用或禁用查新人員使用系統(tǒng)的權(quán)利,大大提升系統(tǒng)的使用安全。

    3.2.3 查新統(tǒng)計(jì)模塊

    統(tǒng)計(jì)模塊是系統(tǒng)中非常重要、不可或缺的模塊,也是管理系統(tǒng)功能完備的重要標(biāo)識(shí)。利用本查新系統(tǒng),可對(duì)某段時(shí)間內(nèi)的查新工作分別按照查新員、委托單位、查新目的、查新范圍、查新狀態(tài)、查新點(diǎn)、查新費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì),全面掌握查新課題的分布概況。此外,還可以統(tǒng)計(jì)未受理的查新申請(qǐng)量,用以考察機(jī)構(gòu)整體查新能力和實(shí)際需求之間的差距,統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以輸出Excel文檔。

    3.2.4 查新助手模塊

    顧名思義,查新助手是查新人員的幫手。系統(tǒng)提供“檢索數(shù)據(jù)去重”、“近義檢索詞庫”、“國外庫列表”等查新助手,幫助查新人員提高查新效率。

    (1)檢索數(shù)據(jù)去重

    通常,中文查新數(shù)據(jù)庫至少有十幾個(gè),包括中國知網(wǎng)和萬方數(shù)據(jù)的期刊論文、學(xué)位論文、會(huì)議論文、科技成果等數(shù)據(jù)庫,以及中國科技期刊數(shù)據(jù)庫、國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利數(shù)據(jù)庫等。不同數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)輸出字段名稱和格式各不相同,“檢索數(shù)據(jù)去重”功能將不同數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)按類型集中、剔除相同文獻(xiàn)、計(jì)算文獻(xiàn)總數(shù)并統(tǒng)一編號(hào),可分別按照附件中要求的詳細(xì)記錄格式、查新報(bào)告中要求的《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》(GB/T 7714 2005)格式導(dǎo)出,大大節(jié)約了查新人員整理附件和撰寫查新報(bào)告的時(shí)間。

    “檢索數(shù)據(jù)去重”(圖4)的原理:(1)將不同數(shù)據(jù)庫的字段名稱進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理;(2)將某個(gè)或某些字段設(shè)為“去重字段”,根據(jù)“去重字段”對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行重復(fù)性檢測(cè),找到重復(fù)文獻(xiàn)并予以剔除;(3)每種文獻(xiàn)類型的字段名稱、去重字段等可以根據(jù)需要設(shè)置和維護(hù)更新。以期刊文獻(xiàn)為例,不同數(shù)據(jù)庫中的“篇名”字段分別有“篇名”、“【題名】”、“題名”、“Title-題名”、“Title"等多種形式,通過“檢索詞維護(hù)”功能將其標(biāo)準(zhǔn)化為“篇名”字段,并作為“去重字段”,這樣篇名相同的兩篇論文可以去重、作為一篇文獻(xiàn)導(dǎo)出。通過對(duì)不同文獻(xiàn)類型及其相應(yīng)字段的設(shè)置和維護(hù),實(shí)現(xiàn)了檢索結(jié)果的統(tǒng)一格式導(dǎo)出,且沒有重復(fù)。

    (2)近義檢索詞庫

    “近義檢索詞庫”是可以自行維護(hù)的功能之一,將常見的、不容易表達(dá)全面的某一主題概念的同義詞、近義詞及不同書寫形式歸納總結(jié),建立一條記錄并命名。利用該功能,可方便、有效地提醒查新人員選擇檢索用詞,避免因用詞不全造成漏檢,是查新人員的得力幫手。此外,近義檢索詞庫還嵌入了中國知網(wǎng)的“翻譯助手”,實(shí)現(xiàn)查新系統(tǒng)內(nèi)外數(shù)據(jù)庫檢索詞的聯(lián)合檢索。endprint

    (3)國外庫列表

    “國外庫列表”具有整理國外數(shù)據(jù)庫輸出格式的功能,導(dǎo)入Dialog聯(lián)機(jī)時(shí)的外文數(shù)據(jù)庫記錄后,系統(tǒng)可以按照查新報(bào)告要求的格式自動(dòng)輸出數(shù)據(jù)庫列表,代替了原來的逐項(xiàng)錄入。

    3.2.5 我的信息模塊

    個(gè)人信息的維護(hù)模塊,包括基本信息和密碼維護(hù)。使用權(quán)限只能由管理員修改。

    4 系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)

    4.1 嚴(yán)格的權(quán)限管理

    為了保障安全運(yùn)行,系統(tǒng)實(shí)行嚴(yán)格的權(quán)限劃分和管理,使查新人員各司其職,達(dá)到系統(tǒng)化和規(guī)范化管理的目標(biāo)。根據(jù)查新人員的業(yè)務(wù)劃分,有管理員、查新員、審核員三種權(quán)限。

    4.1.1 管理員權(quán)限

    管理員擁有使用系統(tǒng)的最高權(quán)限,包括:

    ①查新人員的增加、修改。

    ②查新人員的啟用、禁用。所有查新人員的信息均不刪除,但如果某查新人員不再需要或不允許使用該系統(tǒng),可以采用禁用功能,禁止其使用系統(tǒng)的權(quán)利。

    ③管理模塊的操作和維護(hù)。

    4.1.2 查新員權(quán)限

    查新員權(quán)限包括:

    ①查看所有新查新申請(qǐng)、已受理查新,以了解新查新申請(qǐng)以及已受理但還未分配或認(rèn)領(lǐng)的查新申請(qǐng)。

    ②查看、處理自己名下的處理中查新和已完成查新。

    ③統(tǒng)計(jì)自己的查新量。

    ④使用查新助手。

    ⑤查看、維護(hù)自己的信息。

    4.1.3 審核員權(quán)限

    審核員權(quán)限:除了可以使用查新助手和查看、維護(hù)自己的信息外,只有處理待審核查新的權(quán)限。

    4.2 規(guī)范的流程管理

    根據(jù)科技查新業(yè)務(wù)的實(shí)際需求,清華大學(xué)科技查新工作有一套嚴(yán)格的流程(圖5)。查新系統(tǒng)嚴(yán)格按照此流程開發(fā)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn),旨在提高工作效率和管理水平。工作流程體現(xiàn)委托人和查新機(jī)構(gòu)之間的密切聯(lián)系,也充分體現(xiàn)科技查新的質(zhì)量保障。

    4.3 快捷生成查新報(bào)告

    依據(jù)教育部發(fā)布的《教育部科技查新工作站查新報(bào)告撰寫規(guī)范》,查新報(bào)告的撰寫必須符合規(guī)范要求。

    利用本查新管理系統(tǒng),可以自動(dòng)生成符合規(guī)范的查新報(bào)告的全部框架內(nèi)容,有效地減少了部分工作量。其中:

    ①報(bào)告封面的全部內(nèi)容以及正文中的查新項(xiàng)目名稱、查新目的、科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)與查新要求,系統(tǒng)可以依據(jù)查新合同自動(dòng)生成;

    ②查新機(jī)構(gòu)、查新員及審核員聲明、附件清單、備注等,系統(tǒng)自動(dòng)生成,多數(shù)內(nèi)容固定不變,僅有個(gè)別需要查新員修改;

    ③文獻(xiàn)檢索范圍及檢索策略、檢索結(jié)果、查新結(jié)論這3項(xiàng),除部分共性內(nèi)容自動(dòng)生成外,其余部分則需要由查新員依據(jù)檢索過程和文獻(xiàn)分析結(jié)果撰寫,這是查新報(bào)告的核心內(nèi)容。

    目前,系統(tǒng)包含的查新范圍分別為國內(nèi)、國外或國內(nèi)外,查新點(diǎn)為單個(gè)或多個(gè)的6種查新報(bào)告模板,系統(tǒng)依據(jù)查新合同中的要求自動(dòng)生成相應(yīng)的查新報(bào)告(圖6)。

    4.4 靈活的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

    從科技查新業(yè)務(wù)的長遠(yuǎn)發(fā)展考慮,為保證及時(shí)適應(yīng)科技查新業(yè)務(wù)的變化,科技查新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)非常靈活。主要體現(xiàn)在:

    ①查新任務(wù)可以由管理員分配,也允許查新員主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)、拒絕查新任務(wù)。

    ②查新員可以選擇審核員。審核員也可以拒絕審核。

    ③已受理查新、處理中查新仍然可以撤題。

    ④系統(tǒng)管理模塊中的7大功能都可以自行維護(hù)。

    ⑤業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)可以選擇輸出字段。

    ⑥“檢索數(shù)據(jù)去重”模塊中可以維護(hù)文獻(xiàn)類型。更為重要的是,當(dāng)某一數(shù)據(jù)庫的輸出字段、名稱、格式發(fā)生變化時(shí),可以維護(hù)字段的別名,以保證輸出功能正常,格式統(tǒng)一。

    ⑦近義檢索詞庫的自行維護(hù)。

    ⑧管理員可以在管理員、查新員、審核員之間轉(zhuǎn)換角色。

    4.5 全面的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)

    如前所述,系統(tǒng)提供了多種統(tǒng)計(jì)入口,實(shí)現(xiàn)按受理時(shí)間、完成時(shí)間、查新目的、查新范圍、查新點(diǎn)、查新狀態(tài)、查新費(fèi)用、委托人、委托單位、未受理申請(qǐng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以導(dǎo)出,生成Excel文檔。管理員既可以統(tǒng)計(jì)全部,也可以統(tǒng)計(jì)個(gè)人業(yè)務(wù)量。查新員和審核員則只能統(tǒng)計(jì)自己完成的查新任務(wù)。

    4.6 方便的查新助手

    系統(tǒng)設(shè)計(jì)了多個(gè)查新助手,其中檢索數(shù)據(jù)去重省去了附件中中文文獻(xiàn)的整理過程,近義檢索詞庫則在檢索過程中對(duì)檢索詞的選取起到輔助作用。

    5 待加強(qiáng)之處

    科技查新系統(tǒng)正式使用一年多來,大大方便了查新用戶和查新人員,提高了查新效率和查新質(zhì)量,效果非常明顯,達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。

    隨著科技查新工作的不斷發(fā)展,會(huì)不斷產(chǎn)生新的問題,系統(tǒng)也相應(yīng)地需要開發(fā)新的功能,以促進(jìn)查新工作的規(guī)范化和效率化。

    科技查新過程中涉及Dialog聯(lián)機(jī)系統(tǒng)以及部分館購資源,而不同數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)輸出格式不統(tǒng)一,并且檢索結(jié)果會(huì)有重復(fù),需要花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)其進(jìn)行去重和整理。針對(duì)國內(nèi)十幾個(gè)數(shù)據(jù)庫的中文文獻(xiàn),系統(tǒng)已通過“檢索數(shù)據(jù)去重”功能實(shí)現(xiàn)了文獻(xiàn)的去重和統(tǒng)一格式輸出。但針對(duì)外文數(shù)據(jù)庫及Dialog系統(tǒng)中的外文文獻(xiàn),現(xiàn)階段,系統(tǒng)還無法實(shí)現(xiàn)外文文獻(xiàn)的去重和統(tǒng)一格式整理。這是近期系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)的重點(diǎn),雖然有一定難度,但如果開發(fā)成功,可以進(jìn)一步提高工作效率。endprint

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