劉磊 余潔 王賢
摘要 社會網絡環(huán)境下用戶參與的圖書館數字資源評價涉及到圖書館用戶、館員、技術、數字資源、評價過程、管理和環(huán)境等系統(tǒng)要素。以高校圖書館為例,提出社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評價的理論模式,通過對用戶、專家、館員的調查和開展相關實踐,對提出的理論模式進行驗證,以期對社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評價提供參考借鑒。
關鍵詞 社會網絡數字資源評選 用戶參與 圖書館
1 社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評價的模式構建
社會網絡的發(fā)展為用戶參與圖書館數字資源評價提供了新機遇。用戶通過社會軟件和社交網站創(chuàng)建、評選資源,圖書館收集用戶資源,將其作為館藏資源的一部分。目前,國內社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評價仍處于理論探討和實踐應用的初級階段,成功的案例和系統(tǒng)的研究相對較少。而對圖書館數字資源評價的研究大多從社會網絡技術角度進行,從用戶需求角度系統(tǒng)地研究圖書館數字資源評價的文章相對較少,對社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評價的模式研究有待加強。
社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評價,是圖書館員依托社會軟件和社交網站,通過引導、激勵措施,組織用戶參與圖書館數字資源評價活動,從而發(fā)掘出圖書館沒有而用戶感興趣的資源,并將用戶評選出的數字資源納入數字館藏體系的過程。社會網絡環(huán)境下用戶參與的圖書館數字資源評價系統(tǒng)是由用戶、館員、技術、數字資源、評價過程、管理和環(huán)境等要素構成的,以滿足用戶數字信息需求為宗旨的數字資源評選體系。其系統(tǒng)結構如圖1所示。
社會網絡環(huán)境以用戶為中心,強調用戶參與,用戶參與的圖書館的資源評價是圍繞用戶進行。其中,用戶和館員作為人的要素,是圖書館數字資源評價系統(tǒng)的核心,兩者之間的互動協(xié)同對整個系統(tǒng)的穩(wěn)定運行具有重要影響作用。作為參與活動的主體,用戶在館員的引導下,利用社會網絡技術,參與數字資源評論評級,并把優(yōu)秀資源推薦給圖書館。館員是管理主體,對技術、數字資源評價過程、數字資源要素等進行管理,保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。同時,館員應該找出知識團體內不同個體間關系,對他們的評論和推薦設置不同的權重,保證評選出的數字資源的質量。技術是工具和實現(xiàn)手段,既是用戶參與數字資源評選的重要工具,也是館員管理系統(tǒng)和用戶關系的手段。數字資源是客體,用戶通過參與數字資源評選活動,發(fā)掘出圖書館沒有而又是用戶感興趣的館藏資源,圖書館收集這些資源將其作為館藏資源的一部分,滿足用戶的需求。整個系統(tǒng)是在特定的環(huán)境下運行的,各種因素相互作用,都會統(tǒng)的運行產生影響。
用戶參與圖書館數字資源評價模式有幾個模塊組成,分別為用戶登錄模塊、用戶分析模塊、社會網絡技術支持模塊、資源評價管理制度模塊、圖書館數字資源評價平臺、圖書館館員管理模塊。
用戶登錄模塊是用戶登錄圖書館的個人信息中心。系統(tǒng)根據用戶名、用戶密碼,驗證用戶是否有登錄權限;由于系統(tǒng)用于圖書館數字資源評選,考慮信息安全方面的要求,為防止惡意注冊和破壞,要求用戶使用現(xiàn)實社會中的真實身份注冊。
用戶分析模塊主要是對用戶社會網絡關系的分析。包括以下幾方面:用戶關系、用戶權重、用戶類型。識別用戶在知識團體中的位置,確定是核心用戶還是一般用戶,核心人物評價權重設置大一些,一般用戶的權重要低于核心用戶,知識團體外用戶權重小于一般用戶;根據聯(lián)結強弱可以通過用戶互動頻率、用戶知識背景來判斷,為社會網絡關系中存在的結構洞搭建橋梁;根據用戶評價內容為用戶推薦用戶可能感興趣的研究或話題,促進資源評價交流與共享。
社會網絡技術支持模塊中包括待評價的數字資源和用戶用于評價數字資源的相關社會軟件及社交網站(如標簽、博客、微博、SNS等)。由于該模塊為用戶和館員的實際操作平臺,因此在設計上不僅要注重其開放性、互動性、參與性和可擴展性,還要注意提供方便、易用的用戶操作界面。
資源評價管理制度模塊用于館員和用戶共同制定參與數字資源評價的目標、評價的方法和評價的標準,對用戶評價的資源進行審查,對相關敏感詞和內容進行過濾,并且制定鼓勵用戶參與數字資源評價的激勵機制等。
圖書館數字資源評價平臺是系統(tǒng)核心的模塊,該模塊的工作主體是用戶,管理主體是館員,用戶在館員的組織、引導和激勵下,按既定的評價目標、評價方式和評價標準對待評價的資源進行評價,從而產生評價后的數字資源。評價后的數字資源由館員進行質量把關后,可以按照學科類型或主題范疇等組織方式納入到已評價的資源數據庫中,供知識團體內的目標用戶進行選擇。
管理員管理模塊是圖書館館員對評價系統(tǒng)平臺的管理和控制,協(xié)調各方面的資源,處理相關情況。其工作的重點一是維持系統(tǒng)平臺運行的安全性和穩(wěn)定性,二是管理用戶關系,嵌入用戶內部,有目的地引導用戶更好地參與到數字資源評價中來。館員通過用戶對資源的評價情況以及圖書館的實際情況,決定是否選擇資源。
根據以上內容,可以提出社會網絡環(huán)境下用戶參與的圖書館數字資源評價模式假說(如圖2所示)。
2 社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評價的模式修正
為了驗證社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評價的模式假說的正確性,課題組對南京、北京、上海、廈門等地區(qū)5所985院校、6所211院校和5所一般本科院校三個層次的高校用戶、圖書情報領域的專家和圖書館工作人員,對用戶參與圖書館數字資源評選的意愿,對相關社會軟件和社交網站的了解和使用,用戶對參與圖書館數字資源評選的需求等,進行問卷調查。以便從不同的角度對社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評選的模式假說進行檢驗和完善。
同時課題組以南京農業(yè)大學110周年校慶為契機,聯(lián)合南京農業(yè)大學圖書館和校宣傳部,建立專門的網站,面向全校師生組織開展反映南京農業(yè)大學發(fā)展歷程的“南農記憶”圖片征集評選活動。從實踐的角度來驗證第1部分提出的數字資源評價模式假說。endprint
開展社會網絡環(huán)境下用戶參與圖書館數字資源評選,前提是了解用戶是否有此意愿。調查顯示九成以上用戶表示愿意參加圖書館數字資源評選活動,其中9.6%的用戶表示非常愿意參與,參與積極性較高。專家的態(tài)度更為積極,所有專家全部愿意參與圖書館數字資源評選活動,其中10.9%表示非常愿意。而且90.1%的館員認為用戶會愿意參與圖書館數字資源評選活動,其中3.2%的館員認為用戶會非常愿意參與圖書館數字資源評選活動。
在用戶分析模塊中,是否有必要對用戶的身份和類型進行識別、分析以確定核心用戶?調查顯示,只有12.3%的用戶和19.8%的專家愿意做評選數字資源的核心用戶,16.8%的用戶、15.9%的專家愿意做獨立評選者。超過6成的用戶、專家愿意做評選數字資源的一般用戶,72.9%的館員也認為多數用戶是圖書館數字資源評選的一般用戶。因此,有必要根據用戶需求對用戶類型進行細分,并確定其中的核心用戶、獨立評選者和一般呼應者。在南京農業(yè)大學圖書館的“南農記憶”圖片征集評選活動中,我們也發(fā)現(xiàn),少部分用戶(約占總數的1/5)在評價圖片中表現(xiàn)積極,成為用戶中評價圖片的骨干力量。
在資源評價管理制度模塊中,首先要確定用戶參與數字資源的評價目標、方式和標準。調查顯示,79.2%的用戶、85.8%的專家認為用戶參與的圖書館數字資源評價目標是幫助調整現(xiàn)有數字館藏不足;其次,62.2%的用戶、62.1%的專家認為用戶參與的圖書館評價目標是把握用戶參與資源建設的深度和廣度;第三,46.3%的用戶、41.8%的專家認為是對用戶參與資源建設提供指導為評價目標;另有29.8%的用戶、27.9%的專家認為圖書館數字資源評價的目標是測定用戶參與建設資源的數量和質量;僅有24.1%的用戶、26.5%的專家認為圖書館數字資源評價的目標是對用戶參與的資源建設政策的制定作準備。這要求圖書館在制定用戶參與的圖書館數字資源評價目標時,應對于不同的目標給予不同的權重。
確定評價目標后,用戶可以根據自己的特點選擇適合的評價方式,調查顯示,82.3%的用戶、69.8%的專家表示愿意參與數字資源采購的選擇評價;73.7%的用戶、34.9%的專家表示愿意參與資源利用測試評價;19.3%的用戶、32.6%的專家表示愿意參與數字資源描述評價;17.7%的用戶、58.9%的專家表示愿意參與數字資源規(guī)劃評價。即用戶、專家更偏重參與數字資源采購的選擇評價,由于用戶參與的數字資源評價對象既包括商業(yè)數字資源,也包括用戶參與建設的數字資源,就需要圖書館區(qū)分不同用戶的需求,提供不同的評價方式。
據調查,超過8成的用戶、專家、館員都認為對數字資源專業(yè)內容的評價是用戶參與圖書館數字資源評價標準的首選因素。超過5成的用戶、專家、館員把檢索系統(tǒng)、技術支撐、服務方式納入到用戶參與圖書館數字資源評價的標準里??梢?,無論是用戶、專家還是館員,都基本認可將以上因素作為數字資源評價的標準。
在資源評價管理制度模塊中,除了審查和過濾機制以外,還應具體了解用戶參與圖書館數字資源評價的動力或激勵機制。據調查,95.8%的用戶、98.7%的專家和97.4%的館員認為獲得更多數字資源回報是用戶參與圖書館數字資源評選的動力;其次,79.4%的用戶、37.9%的專家和67.3%的館員認為獲得借閱優(yōu)惠獎勵是用戶參與資源建設的動力;同時也有部分用戶、專家和館員表示幫助他人、體驗樂趣、滿足好奇心、榮譽獎勵是用戶參與數字資源評選的動力。這方面也有實踐例證,如在重慶大學圖書館“我的書齋”中,用戶通過參與圖書館數字資源評選活動可以獲得相應的積分,并可用積分兌換借閱冊數,增加用戶自身的可借圖書數量;在“南農記憶”圖片征集評選活動中,南京農業(yè)大學圖書館將增加用戶可借圖書數量作為促進用戶參與圖書館數字資源評選活動的激勵措施。
圖書館數字資源評價平臺是系統(tǒng)的核心模塊。調查得知,用戶認為參與圖書館數字資源評選需要重點解決的前三個問題是:技術平臺開發(fā)(73.2%)、各方面協(xié)調合作(45.6%)和激勵政策(39.8%);專家認為參與圖書館數字資源評選需要重點解決的前三個問題是:各方協(xié)調合作(64.2%)、激勵政策(54.7%)、用戶宣傳培訓(44.1%);館員認為用戶參與圖書館數字資源評選需要重點解決的前三個問題是:領導重視(64.3%)、活動資金(61.3%)、技術平臺開發(fā)(57.4%)。可見,由于所處的角色不同,用戶、專家、館員對于在開展用戶參與的圖書館數字資源評選中要重視的問題有著不同的選擇。但技術平臺開發(fā)無疑十分重要。針對用戶需求,在“南農記憶”圖片征集評選活動中,南京農業(yè)大學圖書館專門開發(fā)了具有社會網絡功能的圖片征集和評選網站,收到了較好的實效。
用戶參與評選的數字資源總體上可分為三種類型,包括現(xiàn)有的館藏資源、互聯(lián)網上的資源和用戶通過社會軟件和社交網站生產的資源。調查表明,92.6%的用戶愿意參與評選互聯(lián)網資源,此外,48.9%的用戶愿意參與現(xiàn)有館藏資源的評選,38.6%的用戶愿意參與用戶通過社會軟件和社交網站生產的資源的評選。而專家、館員和用戶的觀點類似,超過七成的專家和館員認為用戶傾向于參與互聯(lián)網資源的評選,認為用戶傾向于對現(xiàn)有的館藏資源評選的專家、館員分別占了80.3%和77.9%。由此可見,在開展用戶參與的圖書館數字資源評選活動時,無論是用戶、專家還是館員都對互聯(lián)網資源評選具有較高的熱情。這可能是由于互聯(lián)網資源豐富,用戶極易找到自己喜歡的資源。
調查顯示:在社會網絡技術支持模塊中,用戶評價較高的前五項依次是SNS(74.3%)、微博(69.2%)、維基(46.9%)、博客(43.5%)、播客(20.8%);專家使用率排名前五的社會軟件和社交網站依次是博客(56.7%)、維基(49.3%)、微博(35.4%)、SNS(30.6%)和RSS(28.1%);館員評價較高的前五項社會軟件或社交網站依次是微博(67.3%)、博客(59.4%)、SNS(38.4%)、RSS(36.4%)、維基(23.7%)。相比之下,用戶、專家和館員使用網摘開展數字資源評價的比例較低。因此,圖書館應選擇多數用戶和專家使用的社會網絡技術進行數字資源評價。另外,IM(即時通訊技術,如QQ、MSN等)本次調查雖未涉及,但在以前的多次調查中其使用比例均位列榜首??紤]到IM有較好的溝通功能,因此可以在修正的評價模式中引入IM工具。endprint
參考以往和本次的調查結果,在“南農記憶”網站實證中,課題組以SNS為主要平臺,結合微博、IM、維基和標簽等功能進行設計,吸引了較多的用戶參與圖片的提供和評價。在與評價有關的系統(tǒng)功能中,用戶對圖片的投票熱度很高。標簽的使用熱度也很高,用戶共對2186張入圍數據庫的圖片標注標簽7430個。使用熱度很高的還有日志心情評論。而討論小組的使用熱度較低,有待進一步研究。
3 結束語
科學假說是用已獲得的經驗材料和已知的事實為根據,用已有的科學理論為指導,對未知的事物產生的原因及其運動規(guī)律做出推測性的解釋。這種假說需要在實踐中檢驗它的科學性,減少它的推測性。我們通過問卷調查和“南農記憶”圖片征集評選實踐,對提出的社會網絡環(huán)境下用戶參與的圖書館數字資源評價模式假說進行了初步檢驗和修正,但是目前我們的研究還存在以下不足:
一是面向學科專業(yè)的用戶參與的數字資源評價實踐尚未開展。從高校圖書館的性質看,面向學科專業(yè)的用戶參與圖書館數字資源的評價應該是高校圖書館的工作重點。但考慮到用戶的參與度,課題組首選了以用戶興趣愛好為特點的“南農記憶”圖片征集評選為突破口,開展實證研究。今后應在已有實踐的基礎上,結合用戶的專業(yè)教學和科研,重點探討社會網絡環(huán)境下面向學科專業(yè)的用戶參與的高校圖書館的數字資源評價活動。
二是研究和實踐的深度和廣度需要進一步拓展。從高校圖書館發(fā)展趨勢來看,今后的研究和實踐,要求圖書館員嵌入到用戶的專業(yè)教學和科研環(huán)境中,重視與用戶的深度互動,透徹了解用戶的需求,從制度上更好地激勵核心用戶參與數字資源的生產和評價,形成示范效應,帶動其他用戶參與。在廣度上,目前的研究主要集中在沿海部分高校,要使研究模式具有更普遍的意義和價值,應擴大研究樣本和地區(qū)范圍,吸收更多的高校圖書館參與,使用戶參與的圖書館數字資源評價活動成為常態(tài)。電子資源管理催生圖書館新架構 劉素清
摘要
當電子資源日益成為圖書館的主體資源時,在印本資源環(huán)境下建立的圖書館線性管理模式已經無法適應電子資源較復雜的管理要求,圖書館必須調整業(yè)務流程,進行機構重組,才能適應電子資源的發(fā)展。該文對國內外圖書館基于業(yè)務流程變化進行的機構重組情況進行了回顧,特別分析了國內圖書館電子資源管理以及組織結構問題,最后給出了基于業(yè)務流程變化進行機構重組的建議。
關鍵詞
電子資源管理 業(yè)務流程 機構重組
上個世紀中期以后,隨著Web的興起和普及應用,基于Web的電子資源得以飛速發(fā)展。以外文電子期刊為例,1995年有電子期刊115種,1998年增長到1300種,到2004年達到約30000多種。電子資源的迅猛發(fā)展不但改變了圖書館的館藏結構,也對圖書館的業(yè)務流程、管理和服務模式提出了挑戰(zhàn),現(xiàn)行的圖書館業(yè)務流程和架構是在印本資源為主體的環(huán)境下構建的,文獻的管理是線性的,即從采購、分類編目到借閱服務和典藏維護,一般是由幾個相對獨立的部門分別完成的,而電子資源在采集、存儲、訪問、維護、保存等方面具有動態(tài)性和周期性,傳統(tǒng)的線性管理模式無法適應電子資源較復雜的管理要求,當電子資源日益成為圖書館的主體資源時,這一問題就更加凸顯出來。在電子資源繁榮發(fā)展的近20年里,國內外的圖書館一直孜孜以求,力圖尋找一種科學高效的管理方式,從早期套用印本資源管理模式,到研發(fā)獨立的電子資源管理系統(tǒng)(ERMS)、網絡級發(fā)現(xiàn)系統(tǒng),再到下一代圖書館系統(tǒng),可謂模式百出,方法各異,但迄今為止電子資源的管理還很不成型,筆者認為,電子資源管理的關鍵不是系統(tǒng)問題,而是圖書館流程和架構的重組問題,圖書館必須調整業(yè)務流程,進行機構重組,才能適應電子資源的發(fā)展和管理要求。
1 基于業(yè)務流程變化的圖書館機構重組概況
電子資源在授權、獲取、網絡、定價、所有權和迅速變化的技術和標準方面引起諸多復雜的問題。對于電子資源,采選人員不能單獨決定是否采集,而必須在館內與其他部門進行密切協(xié)商以評估該資源的適用性才能決定,通常情況下需要與技術、采訪、資源發(fā)現(xiàn)與組織、法務及服務部門協(xié)商,而且流程要比印本資源的采訪復雜得多,除了內容選擇,還包括談判、許可、開通試用、數據庫激活、使用統(tǒng)計、評估、續(xù)訂和用戶支持等。電子資源的復雜管理要求改變了圖書館的傳統(tǒng)業(yè)務流程,使圖書館的技術業(yè)務與公共服務的界限日趨模糊。為了適應電子資源的發(fā)展要求,圖書館必須進行基于流程的機構重組。
1.1 國外圖書館業(yè)務流程變化以及機構重組概況
機構重組向來都不是一件容易的事情,尤其在圖書館界,有史以來,圖書館就是一個以人為中心的機構,以人安排工作的比例遠遠大于讓員工適應工作。根據海遜(A.Hirshon)的研究,從1975年到1991年,圖書館自動化技術的發(fā)展使得圖書館的采編流程發(fā)生了很大變化,但是令人難以置信的是除了部分圖書館將采訪和編目合并以外,從1975年到1991年間大部分圖書館的組織機構都未改變。美國研究圖書館學會(Association of Research Librar-ies,ARL)1987年和2007年的兩次統(tǒng)計,也得出類似結論,這20年間,藏書建設實踐發(fā)生了很大變化,但圖書館組織結構變化卻很小。究其原因,主要是因為自動化技術及其相關工作并未改變圖書館的線性工作模式,但電子資源則不同,它具有周期性循環(huán)、螺旋式上升的特點,圖書館原有的單一線性組織結構不能適應其發(fā)展,必將引發(fā)機構變革,盡管這種變革還比較緩慢,但它已經在發(fā)生和演進。電子資源管理引發(fā)的圖書館機構重組歷程可以分為三個階段。
1.1.1 第一階段:電子資源適應印本資源為中心的架構(上世紀90年代中期到21世紀初)
在電子資源興起早期,圖書館是不愿意變革的,只有少數圖書館敢于沖破傳統(tǒng),對機構進行調整。如美國內華達大學圖書館在上個世紀90年代中期就成立了一個新的部門“知識檢索管理”(Knowl-edge Access Management),該部門包括編目、系統(tǒng)以及網絡開發(fā)與維護,它將內部服務與公共服務合并在了一起。又如康奈爾大學圖書館于2002年對技術業(yè)務部進行重組,不但增加了元數據服務小組,而且將采訪和書目控制合并,并在其下設立電子資源工作小組。但從總體上看,在電子資源出現(xiàn)的最初幾年,大部分圖書館都沒有發(fā)生機構重組,都是將電子資源的相關職責,如談判許可、知識庫管理、電子資源激活等添加到了現(xiàn)有的工作職責中。波蘭的貝德納雷克一米哈爾斯卡(Bozena Bednarek-Michalska)于2002年形象地描述了世界范圍內圖書館員奮力應對電子資源的情況:圖書館的每個部門似乎都必須吸收一點與電子資源相關的工作。為電子資源設立專門的崗位勢在必行,但到底設立在哪里?采訪部、編目部、期刊部或參考咨詢部都在討論之中。另外一個焦點就是電子資源崗位到底包括什么職責?采訪?資源管理?保護與藏書建設?認知的不同,導致了電子資源工作職責的差異。endprint
1.1.2 第二階段:機構重組適應電子資源的發(fā)展(21世紀前10年)
首先,作為印本資源管理流程“附加”模塊的管理方式瓦解。隨著電子資源經費和數量的快速增長,特別是大規(guī)模的全文數據庫以及諸多大型出版社的電子期刊的引入,以及始于21世紀初的連續(xù)出版物e-only收藏政策的推行,導致了電子資源管理作為印本資源管理流程“附加”模塊的工作模式開始瓦解。因為印本資源的處理過程,如訂購、催缺、裝訂和編目不能完全應用到電子資源管理中;同時電子資源又有新的流程需要考慮,如開通試用、跟出版商直接進行價格談判、許可、設置和維護檢索。按照文獻題名逐一選擇、訂購、記清單、簽收和續(xù)訂的線性流程逐步被按照內容包進行管理的多方位和周期性的流程所替代,而該流程是現(xiàn)存集成系統(tǒng)和工作流程所不能容納的。
其次,新的流程催生圖書館的機構改革。這十幾年中,大部分圖書館設立了電子資源部門或者新崗位,或者完成了從印本資源到電子資源轉化的機構重組。機構重組的核心是將內部技術業(yè)務與公共服務融合。伯克和麥康奈爾(Burke & McConnell)很直接地描述了這種融合:“在公共服務和技術服務領域,‘我們與‘你們區(qū)分的時代已經過去,現(xiàn)在兩者的角色交叉已經勢不可擋”。圖書館重組的方式多種多樣,有的設立跨部門的委員會去協(xié)作,如美國利哈伊大學(Lehigh University)成立由采訪、藏書建設、連續(xù)出版物、咨詢服務人員共同組成的委員會去推進協(xié)作;有的設立電子資源館員崗位,館員職責有的側重在技術業(yè)務,有的側重在公共服務;也有按照文獻類型重組機構的,如:澳大利亞新南威爾士大學圖書館(University of New South Wales Li-brary)將原來的“圖書期刊部”分成了電子資源、印本資源、數據庫商以及財務處理服務三部分。最有爭議的變革是美國西北大學圖書館于2007年將電子期刊和印本期刊完全分開,成立了專門的“電子資源與評估部”,原來的印本資源歸到了重組后的采編部。
其三,人力資源情況。無論形式如何,機構重組已經發(fā)生,圖書館用在電子資源的人力明顯增多,根據華盛頓州立大學圖書館朱莉葒關于圖書館管理者對技術服務主任崗位職責要求的研究,1996-1998年,技術業(yè)務部主任崗位中關于電子資源管理的職責只占1.59%,而2006-2008年增加到了19.15%;加德納(Susan Gardner)2001年對ARL成員機構做了一個調研,以期發(fā)現(xiàn)電子期刊向e-only轉變對圖書館人力資源配置的影響,調查發(fā)現(xiàn),73%的人認為電子期刊的工作員工增加了,97%的人認為員工花在電子資源上的時間增加了,88%的人認為電子期刊需要專業(yè)館員參與。但總體上看,電子資源的館員數量與電子資源的發(fā)展規(guī)模不成比例。巴恩斯(Matt Barnes)于2009年在一個會議報告中分析了這一問題,他指出在技術業(yè)務部門75%的員工負責印本資源的工作,25%的員工負責電子資源,但是60%的經費都花費在了電子資源上。他建議最起碼應該有60%的員工負責電子資源工作??傊?,這個時期,不管規(guī)模大小,大部分圖書館只雇傭1-3個專業(yè)館員負責電子資源業(yè)務,再輔之以少量電子資源助理,有的甚至沒有電子資源助理崗位。
其四,電子資源崗位職責和隸屬部門分析。奧爾比茨(Rebecca Albitz)于2002年對1996-2001年間電子資源館員的崗位進行了分析,分析集中在三個問題:電子資源崗位設在哪個部門、崗位對資歷的要求和具體職責。研究發(fā)現(xiàn)42%的電子資源崗位設置在公共服務部門,33%設在技術業(yè)務部門,26%設在兩個部門或者在崗位描述中不明確;職責要求中主要強調公共服務(咨詢占58%,書目指導占53%),同時也包括技術業(yè)務的諸多方面,包括網頁設計與支持、藏書建設、自動化與技術支持以及學科館員、連續(xù)出版物、編目、采訪、版權和數據收集,這些崗位職責對電子資源館員的要求是“萬能”的??肆_尼斯和亨德森(Croneis & Henderson)于2002年對美國《大學與研究圖書館新聞》(College & Re-search Libraries News)1990—2000年間電子館員崗位的研究正好印證了奧爾比茨(Rebecca Albitz)的研究,他的研究發(fā)現(xiàn)電子資源崗位仍舊是強調公共服務職責,這不足為奇,因為早期的電子資源如光盤工作站等主要是在公共服務部門如咨詢部等提供服務。費希爾(William Fisher)于2003年分析了1985-2001年在《美國圖書館》(American Li-braries)上發(fā)布的電子資源館員崗位,大部分崗位設置仍聚焦在公共服務,尤其是參考咨詢和書目指導。
當電子資源在規(guī)模和范圍上增加時,其業(yè)務內容如談判許可、認證機制、通過網頁和聯(lián)機目錄提供服務等需要更多部門參與,電子資源館員主要分布在公共服務部門的情況發(fā)生了變化,2007年,奧爾比茨和謝爾本(Rebecca Albitz,Wendy Alien Shel-burne)對電子資源崗位在管理體系、職責和職業(yè)經歷等方面的變化進行了調研,發(fā)現(xiàn)了一個完全不同的結論,52%的電子資源館員在技術業(yè)務部門工作,25%在公共服務部門,30%在藏書建設部門,只有19%的員工在咨詢部,17%在培訓部。職責主要是技術、公共服務或行政管理,具體為:購買、審核和協(xié)調占71%,許可、價格談判占62%,管理和協(xié)調電子資源占57%;電子資源館員的職責一直在動態(tài)變化,除傳統(tǒng)角色外,還融入了網頁設計、系統(tǒng)管理、合同律師、技術工程師等角色的任務,只有當這些角色在圖書館界成為共識,電子資源館員的定義和職責才能標準化。
其五,形成了分布與集中兩種模式。電子資源工作模式的多樣性導致了圖書館技術業(yè)務部門組織結構的多樣化。但總體上可以分為分布式和集中式兩種。大部分圖書館將與電子資源相關的工作分布在不同部門,通過一個電子資源館員協(xié)調各個部分。根據美國研究圖書館學會(ARL)對“電子資源管理”的調研,68位被訪問者中有66位認為他們的機構組織和人力資源是分布式的。分布式是必需的,因為電子資源管理流程要求與技術業(yè)務和公共服務人員之間有深層次的協(xié)調、交流。但對于一些圖書館來說,他們傾向于將電子資源管理集中在一個部門,尤其是當大部分資源都轉成電子資源時,這種集中式管理模式比較方便。如美國弗吉尼亞州的歐道明大學(Old Dominion University),2002—2005年印本期刊減少了25%,但電子期刊訂購增加了300%,印本期刊的工作量減少,但電子期刊編目卻出現(xiàn)積壓,經過流程分析后,管理人員決定建立專門的電子資源和連續(xù)出版物部門來處理電子資源業(yè)務。又如印第安納大學伯明頓圖書館把原來分散在三個部門的電子資源集中在“連續(xù)出版物和電子資源采訪組”處理,職責包括所有印本和電子期刊管理。endprint
1.1.3 第三階段:電子資源管理朝整體化管理模式發(fā)展(2010年—)
起初,電子資源館員把時間和精力主要花在傳統(tǒng)技術業(yè)務流程最相關的部分,如許可、談判價格、購買內容等,經過一段時間,這些挑戰(zhàn)已經被解決,電子資源管理從依賴于一個集成系統(tǒng)就能處理的采選、付費和著錄等模式轉變到由多個系統(tǒng)處理的數據管理模式。用戶通過聯(lián)機公共目錄(OPAC)之外的諸多系統(tǒng)跟電子資源交互,包括開放鏈接(OpenURL)、數據庫和電子期刊導航系統(tǒng)、元搜索/聯(lián)邦檢索、發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)、搜索引擎、瀏覽器工具LibX等,電子資源管理因此變成了多個系統(tǒng)的數據管理,檢索和發(fā)現(xiàn)問題占據了電子資源管理的大部分工作。
除了檢索和發(fā)現(xiàn)以外,電子資源的管理還涉及到資源建設、系統(tǒng)和流通等部門的工作,需要從整體上考慮。從資源建設角度看,傳統(tǒng)資源建設的數據通過圖書館自動化系統(tǒng)就可以收集到,而電子資源的統(tǒng)計和分析比印本資源復雜,需要了解新的文獻計量標準,理解各個選項之間的關系,而且要對不同數據庫商的數據進行裝載、清理和質量審核。從系統(tǒng)角度看,當圖書館系統(tǒng)全部移到云端,不需要再做本地維護時,跟系統(tǒng)相關的工作就變成了確保互操作性、遷移數據、理解界面和用戶的交互、與用戶的聯(lián)系,電子資源館員與支持電子館藏的系統(tǒng)打交道更多,其職責更像傳統(tǒng)系統(tǒng)部所做的工作。從流通業(yè)務看,電子資源管理與流通部工作的交叉也非常明顯,表面看,兩個部門因為載體類型不同工作是完全分離的,但他們在給用戶提供檢索這點上是相同的,流通負責安排和管理書架上的圖書,電子資源負責管理圖書館主頁、目錄和其他系統(tǒng)中的資源,流通人員幫助讀者尋找找不到的書,電子資源管理人員幫助讀者修復問題鏈接。電子資源和流通工作都與系統(tǒng)和用戶打交道,需要一個整體的方法去幫助公共服務和技術業(yè)務的融合。比如成立一個數據部門對許可、獲取、著錄、數據集檢索以及幫助用戶掌握查找、整理、分析數據的整體化方法。另外,不同的電子資源載體如流媒體、電子書、電子期刊也需要統(tǒng)一考慮。如美國科羅拉多大學圖書館,把傳統(tǒng)的采編和電子資源建設整合成:資源獲取部(ResourceProcurement),負責印本資源和電子資源的用戶請求和采購;資源處理和著錄部(Resource Processingand Describing Unit),負責所有資源的接收、上架或提供檢索;資源維護部(Resource Maintenance U-nit),負責對資源交付使用后所發(fā)生的變化進行處理。
這個階段電子資源的管理不再局限于電子資源的采集和使用,而是把系統(tǒng)、資源和檢索服務融合在一起,將電子資源和印本資源進行整合管理,在機構組織上也體現(xiàn)了這樣的特點。
2 國內圖書館電子資源的發(fā)展、管理與組織架構
國內圖書館的電子資源建設比國外稍晚,但發(fā)展很快,自1998年1月中國高等教育文獻保障系統(tǒng)(China Academic Library Information System,CA-LIS)開通了全國第一個網絡數據庫Science Online后,電子期刊、文摘索引數據庫、電子圖書等紛紛購買和引進,到2005年左右,圖書館的學術性電子資源的主體建設框架已經完成,之后就是根據用戶需求和學科發(fā)展等不斷補充和完善。根據肖瓏報告,2012年CALIS引進外文數據庫129個,總費用約7億人民幣。國內電子資源管理具有如下特點。
2.1 缺乏適應電子資源的組織架構
國內圖書館電子資源管理的發(fā)展歷程跟國外圖書館類似,早期也是作為印本資源管理流程的附加模塊,隨著電子資源的快速增長,一些圖書館逐步開始設立電子資源崗位,人員多設在公共服務部門,如咨詢部、文獻服務部等。2005年前后,有些圖書館開始人力資源調整,將電子資源館員調整到了采編部門。筆者選擇電子資源收藏比較豐富的一些圖書館,如北京大學、清華大學、復旦大學、中國科技大學等十幾所圖書館進行了簡單的網頁調查,從它們的組織機構來看,基本沒有圖書館為電子資源工作設立一個獨立部門的,大都是在資源建設部或者信息資源部設立電子資源崗位。根據楊榮蕙介紹,香港中文大學為了將電子館藏的管理及相關的工作整合起來,在2009年從現(xiàn)有的圖書館架構中,建立了一個新的部門“電子館藏管理組”,隸屬于“采編及館藏發(fā)展部”領導,這是國內圖書館設立獨立部門管理電子資源并做策略性規(guī)劃的先期案例。
總體上,國內高校圖書館一般在資源建設部配置1—3個電子資源館員專門從事電子資源工作,以北京大學圖書館為例,在資源建設部有兩個電子資源館員,一個負責中文,一個負責外文,在信息咨詢部有一個電子資源館員負責后期的發(fā)布、使用統(tǒng)計分析和處理。2013年,北京大學圖書館電子資源采購經費占圖書館所有采購經費的35.5%,但電子資源館員在整個資源建設隊伍中的占比只達到5%。隨著電子資源日益成為主導資源,這樣的人員結構比例將不能適應新的工作流程。
2.2 尚未形成以電子資源為主體的工作流程
目前國內電子資源的管理沿襲的還是印本資源的線性流程,電子資源館員的職責主要是負責訂購資源,很少參與知識庫管理、用戶服務、使用統(tǒng)計分析等,用戶服務和需求由公共服務部門負責,電子資源管理系統(tǒng)應用不普及,電子資源的揭示主要通過導航,有的還停留在手工階段,電子資源跟其他資源的整合程度不足。近兩年,一些研究型圖書館開始使用發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)來提供電子資源的整合,但在穩(wěn)定性和中文本地化方面還任重道遠。
3 電子資源管理呼喚新的組織機構
電子資源管理的核心不是系統(tǒng)問題,而是流程和組織結構重組問題。新的組織結構可以有多種方式,主要取決于電子資源以及相關服務跟傳統(tǒng)部門之間的聯(lián)系,在新的電子資源環(huán)境下,圖書館的傳統(tǒng)功能還是需要的,因為書還是需要人購買,經費還是需要管理,但電子資源人員的比例以及放在什么部門——技術服務部門還是流通部門取決于圖書館對及時(just in time)服務以及用戶直接購買模式的支持程度。類似地,圖書館將仍舊需要人做元數據編目,但傳統(tǒng)編目職責與知識庫管理以及數據處理的職責之間的平衡將會決定編目工作是偏向技術服務還是偏向系統(tǒng)服務。電子資源管理不僅僅是與印本資源管理不同的工作流程,更重要的是它在檢索服務方面邁出了一大步,傳統(tǒng)印本書的整架可以使資源容易找到,電子資源的數據管理使用戶更容易發(fā)現(xiàn)在線資源。劃定印本資源工作與電子資源工作的比重是圖書館組織架構未來完全轉變的基礎。endprint
圖書館如果要構建適應所有資源類型的組織機構,圖書館的員工必須熟悉電子資源管理的概念。建議如下:
(1)將電子資源管理系統(tǒng)擴展到圖書館所有相關部門:技術業(yè)務、館際互借、藏書建設。盡管電子資源系統(tǒng)只是傳統(tǒng)圖書館集成系統(tǒng)和網絡級圖書館系統(tǒng)之間的過度,但它畢竟反映了電子資源周期性工作流程和知識庫工作環(huán)境。
(2)用戶利用電子資源過程中的問題、解決途徑以及評估方法也要與其他部門,尤其是流通閱覽部的人員分享,使得他們對電子資源更加熟悉。圖書館對用戶的問題應該尋求一個統(tǒng)一的解決辦法,而不是把用戶的問題分散在咨詢部、流通部和電子資源部分別解決。其實,最具有變革潛力的應該是流通部,當印本資源被移走或者摒棄,圖書館需要思考通過什么方式給用戶提供清晰穩(wěn)定的圖書館資源檢索。目前,大部分圖書館對電子資源只提供工作時間的幫助,沒有像印本資源那樣有專門的人力發(fā)現(xiàn)并修理故障(如傳統(tǒng)流通業(yè)務提供整架服務),如果傳統(tǒng)服務是書架維護和借閱,那么電子資源服務應該是技術保障和支持、主頁維護和使用測試等。為用戶提供可持續(xù)性服務是圖書館電子資源檢索服務的關鍵。
圖書館的未來在于深層次的評估和數據分析,緊跟商業(yè)技術的發(fā)展創(chuàng)新圖書館的服務,根據用戶需求建立真正智能化的業(yè)務流程,積極對員工進行培訓,構建新的圖書館架構,讓他們在資源和服務的整體化管理新模式中重新找到自己的位置,才能保證圖書館在信息多元環(huán)境中不被淘汰。第一期“海外學科化服務館員培訓班”通知
教育部高校圖工委聯(lián)合中國高等教育文獻保障系統(tǒng)(CALLS)、大學數字圖書館國際合作計劃(CADAL)等單位,計劃啟動“海外學科化服務館員培訓班”項目,擬通過國內授課和海外觀摩與實踐相結合的方式,全面提升我國高校圖書館學科館員的整體水平和素質,綜合改善學科館員的服務能力。
培訓班擬招收60名學員,額滿為止。第一期設2個海外培訓實踐基地,每個基地的參訓名額均為30人,報名時可自選。請有興趣的圖書館推薦1—2名具有一定英語語言能力及學科化服務相關工作經驗的館員參加培訓。培訓班共設28個學時,其中授課及討論19學時,交流研討和案例觀摩9學時。培訓周期為9天,3天國內授課,6天海外培訓、觀摩與實踐。
境外費用:見教育部高等學校圖書情報工作指導委員會網站(http:∥www.tgw.cn)。
培訓時間:2014年5月15日至2014年5月22日,5月14日報到注冊。報到地點:上海市閔行區(qū)東川路800號交通大學學術活動中心大廳。培訓地點:國內培訓:上海交通大學圖書館主館;地址:上海市閔行區(qū)東川路800號上海交通大學,200240。海外培訓:美國加州大學伯克利分校圖書館;新加坡南洋理工大學圖書館。
報名方式:2014年3月1日前將填寫完整的報名表Email或傳真至上海交通大學圖書館,郵件標題統(tǒng)一為“第一期海外學科化服務館員培訓班報名表一圖書館一(姓名)”。特別提醒:由于名額有限,將按報名表時間先后錄取,額滿為止。若本期培訓班未報上名的人員,可順延安排至下一期培訓班。
培訓聯(lián)系:021—61735373,jlyuan@sjtu.edu.cn;021—34206460轉34,hzhou@lib.sjtu.edu.cn
教育部高等學校圖書情報工作指導委員會
2014年2月21日endprint