科技查新領域的信息化問題研究

朱玉奴

〔摘要〕科技查新信息化是時代趨勢。科技查新技術的發(fā)展、查新機構(gòu)業(yè)務流程的管理、查新檔案資源的開發(fā)利用以及查新行業(yè)新生態(tài)的建立構(gòu)成了多層面的、分階段的信息化內(nèi)涵。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國在查新機構(gòu)信息門戶建設、查新公共服務平臺建設、查新商業(yè)數(shù)據(jù)庫建設、查新信息化學術研究等方面均已取得了不少的進展。在新的信息環(huán)境下，針對當前科技查新信息化中存在的問題，需要從信息資源、服務文化、管理組織、服務評價等各個方面進行探索和實踐，推動科技查新信息化的健康發(fā)展。

〔關鍵詞〕科技查新；信息化；內(nèi)涵；調(diào)查

〔Abstract〕Informatization in the field of sci-tech novelty search is the trend of the times.The meaning of novelty search informatization has multiple layers and different phrases，including novelty search technology，business process management of novelty search organizations，development and utilization of novelty search archives and new industrial ecology establishment.The surveys showed that information portal of novelty search organizations，public service platforms，commercial databases，and academic research have made a lot of progress.There are needs exploring and practicing in aspects of information resources，service culture，organizational management，service evaluation，promoting sound development of informatization in the field of sci-tech novelty search against problems of it in the new information environment.

〔Key words〕sci-tech novelty search；informatization；meaning；surveys

信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢，從20世紀90年代開始，我國持續(xù)推進信息化應用，科研、教育、金融、農(nóng)業(yè)、工業(yè)等各個領域的信息化工作取得了可喜的進展，信息化已成為當前國家發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。在這樣的時代大背景下，開展科技查新工作的信息化建設是必然的、是大勢所趨。由于各個行業(yè)和領域存在不同特點，信息化需要有針對性地為不同行業(yè)和領域提供服務，也就是說科技查新領域的信息化應該具有特定的內(nèi)涵。多年來全國各級各類圖書情報機構(gòu)或多或少地參與到信息化的浪潮中，推動了科技查新領域的信息化工作，但其中存在的問題也值得我們探索和思考。

1科技查新領域信息化的內(nèi)涵

信息服務業(yè)是信息產(chǎn)業(yè)的一部分，科技查新作為一種信息服務，已經(jīng)經(jīng)歷了30年的發(fā)展。國家科技創(chuàng)新戰(zhàn)略帶來巨大的用戶信息需求，目前全國已形成由國家各級科技行政部門認定的300多家查新機構(gòu)共存的行業(yè)狀態(tài)[2]?？梢哉f科技查新是國家信息化歷史進程中不可或缺的組成部分。在科技查新領域中，信息化建設的內(nèi)涵涉及了科技查新本身、科技查新機構(gòu)以及整個查新行業(yè)?？萍疾樾录夹g的發(fā)展、查新機構(gòu)業(yè)務流程的管理、查新檔案資源的開發(fā)利用以及查新行業(yè)新生態(tài)的建立構(gòu)成了多層面的、分階段的信息化建設的內(nèi)容。

11科技查新技術的發(fā)展

科技查新是以信息資源為基礎的，信息檢索與分析是科技查新工作中的核心技術，包括信息資源選擇、信息檢索、信息對比和分析等。隨著信息資源的不斷發(fā)展，查新人員一方面需要學習和掌握各種信息資源的使用方法；另一方面需要對信息資源進行收集、評價、組織，建立查新參考信息資源支撐體系，以滿足新的信息環(huán)境下查新工作的需求。

查新機構(gòu)業(yè)務流程的管理

簡單來說，科技查新的業(yè)務流程為業(yè)務委托、業(yè)務處理、業(yè)務完成，可細分為查新委托、查新項目分析、信息檢索、信息對比分析、查新報告撰寫、查新報告審核、存檔等環(huán)節(jié)。通過信息技術的應用，實現(xiàn)查新機構(gòu)業(yè)務流程的自動化管理，提高工作效率；同時通過業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，為查新機構(gòu)的業(yè)務規(guī)劃和管理決策提供信息支持。

根據(jù)科技部2000年公布的《科技查新規(guī)范》規(guī)定，查新文件歸檔內(nèi)容包括查新項目的資料、查新合同、查新報告及附件、查新咨詢專家的意見、查新員及審核員的工作記錄等。應用信息化技術建立查新檔案數(shù)據(jù)庫、檢索系統(tǒng)等，可以實現(xiàn)對查新工作的監(jiān)管、查新項目的查重等功能。做好查新檔案信息化工作不僅有利于查新人員之間隱性知識的共享，而且便于分析和把握查新機構(gòu)的工作進展及其所在單位、區(qū)域乃至全國的科技創(chuàng)新活動。

14查新行業(yè)新生態(tài)的建立

在傳統(tǒng)的查新行業(yè)生態(tài)中，查新人員、查新機構(gòu)通常是分散的、孤立的信息節(jié)點。通過建立信息門戶、公共服務平臺等信息化建設，不僅能夠使這些信息得到展示和宣傳，而且能夠使這些信息節(jié)點連接起來，形成區(qū)域性、全國性的查新服務“網(wǎng)絡”，在新的行業(yè)生態(tài)環(huán)境下，人與人、人與機構(gòu)、機構(gòu)與機構(gòu)之間實現(xiàn)信息交流和共享，服務資源配置更加優(yōu)化，服務更加多元化、個性化，服務質(zhì)量和效率不斷提高。

科技查新領域信息化建設與研究情況的調(diào)查分析

本文采用網(wǎng)絡調(diào)研、文獻分析和工作實踐3種途徑對我國科技查新領域的信息化建設與研究情況進行調(diào)查和分析。具體調(diào)查結(jié)果如下：

查新機構(gòu)信息門戶建設

首先筆者通過網(wǎng)絡收集由國家科技部、教育部、衛(wèi)生部等行政管理部門審批的查新站以及科技查新聯(lián)盟會員單位等共188家查新機構(gòu)信息[3-6]，排除相同機構(gòu)以及無法找到查新網(wǎng)站信息或者網(wǎng)站鏈接無效的情況，最終獲取有效的調(diào)研對象為153家查新機構(gòu)，即這些機構(gòu)（占比80%以上）已通過網(wǎng)絡公開相關的查新服務信息。信息門戶建立的基本模式是以依托單位網(wǎng)站、依托單位或其所在區(qū)域建立的文獻信息平臺為基礎的，查新信息門戶有的是網(wǎng)站的一部分，有的是在網(wǎng)站上建有相關鏈接并擁有獨立站點。

通過具體查詢網(wǎng)站內(nèi)容發(fā)現(xiàn)，公開的信息主要涉及了查新機構(gòu)簡介、查新知識介紹、查新工作流程、查新委托（如下載查新委托書、下載查新合同須知、在線填寫委托、查新委托系統(tǒng)、委托須知等）、政策法規(guī)、規(guī)章制度、查新反饋、查新資源、收費標準、聯(lián)系方式等。除5家查新機構(gòu)的公開信息較為簡單，未提供必要的委托信息外，另外148家查新機構(gòu)都提供了較為詳細的服務信息，但在信息的完整性和清晰度上各個查新機構(gòu)之間存在一定的差異。

通過對上述148家查新機構(gòu)提供的委托信息進行考察，結(jié)果顯示，目前查新委托方式多樣，有下載委托單或合同填寫后現(xiàn)場、傳真、郵寄、郵件發(fā)送進行委托，直接在線填寫委托單或注冊登錄查新管理系統(tǒng)提交委托（53家，占比30%以上）。在線委托方式中，有采用查新機構(gòu)自主開發(fā)的委托系統(tǒng)，如清華大學科技查新系統(tǒng)，有引進現(xiàn)有系統(tǒng)（如甘肅省科學技術情報研究所開發(fā)的查新綜合管理系統(tǒng)）并進行個性化定制的，有借助聯(lián)合咨詢平臺的，如Balis聯(lián)合信息咨詢中心。

科技查新公共服務平臺建設

在科技查新公共服務平臺建設方面，值得一提的是教育部科技查新服務平臺以及全國科技查新網(wǎng)。

教育部科技查新服務平臺[3]于2010年開通，該網(wǎng)站設置了查新工作站、新聞動態(tài)、學科資源、政策法規(guī)、學習交流等欄目，是集宣傳、管理、信息共享等多項功能的一個平臺。網(wǎng)站上收集了教育部從2004年開始分7個批次認定的102家查新機構(gòu)名單和鏈接以及16家查新站的風采展示，學科資源中匯集了由各個查新站上傳的近1 880條的數(shù)字資源信息，學習交流欄目中提供了27份查新報告案例。2014年之前教育部查新站需要通過該網(wǎng)站提交年檢報告電子版，在2015年12月最新公布的《關于規(guī)范高?？萍疾樾鹿ぷ鞯囊庖姟分刑岢?，今后各查新機構(gòu)應當編制年度報告，由教育部科技發(fā)展中心匯總形成高校查新報告庫。

全國科技查新網(wǎng)[4]是由中國科學技術信息研究所建立，于2011年啟用，該網(wǎng)站是一個具有聯(lián)盟性質(zhì)的科技查新共享平臺，聯(lián)盟會員由26家全國各省市情報所組成。其中23家聯(lián)盟會員與中信所共同參與建設全國科技查新事實型數(shù)據(jù)庫[8]，在該網(wǎng)站上提供項目查詢和項目查重功能，在網(wǎng)站的交流培訓欄目中收集了2 723條關于科技查新的學術論文文摘信息以及年會論文信息等。

科技查新商業(yè)數(shù)據(jù)庫建設

科技查新是我國特有的信息服務類型，國內(nèi)3個代表性的大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫（萬方、中國知網(wǎng)、維普）對此都開發(fā)了相關的功能，在文獻導出方面三者均提供了查新格式，另外，三者還提供了EndNote、NoteExpress等適用于文獻管理工具的導出功能，為檢索文獻去重和格式處理提供了便捷。萬方和知網(wǎng)提供了期刊、會議、學位、成果、專利、標準等的跨庫檢索功能，在萬方數(shù)據(jù)庫中輸入一段文本（如科學技術要點），系統(tǒng)可以為用戶推薦檢索詞，知網(wǎng)提供了全文搜索功能，在文獻內(nèi)容的深度標引、知識元鏈接方面也獨具特色。

4科技查新信息化的學術研究情況

縱觀20多年科技查新領域的學術研究，始終離不開科技查新的信息化這個主題，既有理論探索，也有實踐總結(jié)。具體內(nèi)容主要涉及如下幾個方面：

在科技查新技術的發(fā)展方面，信息資源的變遷（從以紙本資源為主，到機讀光盤、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡信息資源），科技查新技術手段的改變（從以手檢為主，到機檢、聯(lián)機檢索、全文檢索、跨庫檢索、智能檢索、知識發(fā)現(xiàn)等各種檢索手段的結(jié)合），新的信息環(huán)境下的檢索挑戰(zhàn)（從苦于信息資源匱乏和檢索手段落后，到如何科學選擇信息資源和利用越來越先進的檢索技術從海量信息中找到真正有價值的信息），這些都是查新技術領域需要持續(xù)探索的問題。另外從經(jīng)濟效益角度考慮，開放獲取資源、特色數(shù)據(jù)庫建設、信息資源共享、信息資源保障體系等問題的研究都對查新工作的開展具有重要的意義。

在科技查新業(yè)務流程信息化方面，研究主要涉及了業(yè)務管理系統(tǒng)的功能設計與建設實踐[9-12]，管理系統(tǒng)的基本功能包括用戶管理、查新委托、任務分配、業(yè)務統(tǒng)計等，有些系統(tǒng)功能開發(fā)還深入到查新工作具體環(huán)節(jié)，特別是針對查新中費時費力的文檔處理問題，如查新報告模板自動生成、檢索數(shù)據(jù)去重、文獻規(guī)范格式輸出等。在業(yè)務流程中，查新檔案管理也是備受關注的信息化研究熱點之一[3-16]，有的研究將其作為查新信息管理系統(tǒng)一部分進行考慮，但絕大部分將其作為單獨的研究內(nèi)容。無論是建立某一查新機構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫、基于檔案的查新人員知識共享系統(tǒng)還是國家性的查新報告數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)等都是充分開發(fā)和利用檔案價值的重要途徑。

隨著科技查新工作的蓬勃發(fā)展，有研究者提出建立查新公共服務平臺[-18]，此類平臺具有行政管理、業(yè)務開展、資源共享等功能，從而實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下查新工作的規(guī)范化和標準化管理。信息通訊技術、云計算、大數(shù)據(jù)等是互聯(lián)網(wǎng)時代的技術元素[9]。新的互聯(lián)網(wǎng)技術將促使信息化進入新的發(fā)展階段，近年來的研究也主要探討了應用新技術實現(xiàn)科技查新的服務創(chuàng)新，包括科技查新的服務模式轉(zhuǎn)變、查新主體的動態(tài)協(xié)作、查新信息資源的共享等[20]。

3科技查新領域信息化的問題與思考

綜上所述，全國科技查新領域的信息化態(tài)勢是良好的，已經(jīng)形成了一定的規(guī)模。隨著新的信息化時代的到來，科技查新領域的信息化工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。

具體來看，在科技查新技術方面，當前查新機構(gòu)基本上依賴于圖書館或各省市情報所的文獻資源開展工作，還未從學科或行業(yè)發(fā)展的高度，將查新工作和信息資源建設聯(lián)系起來，從而更好地為科技創(chuàng)新工作提供文獻信息支撐。在信息資源快速發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫購買費用不斷增加的雙重壓力下，查新機構(gòu)應該增強緊迫感和責任感，把對多樣化的信息資源、專業(yè)化的檢索工具的研究作為一項常態(tài)化和持續(xù)性的工作來抓，從符合查新工作需求的角度科學地收集、評價和組織信息資源，保證新的信息環(huán)境下查新服務工作的水平和質(zhì)量。

在開發(fā)和引進業(yè)務信息化管理系統(tǒng)的過程中，查新人員和用戶均會面臨因技術因素帶來的挑戰(zhàn)，且可能出現(xiàn)各種不適應。從前述調(diào)研結(jié)果來看，大部分查新機構(gòu)均已建立相應的信息門戶，但從服務用戶的角度來看，各個查新機構(gòu)在信息揭示的清晰度方面并非都盡如人意，這無疑會對信息化條件下的查新服務帶來一定的影響。對于此，需要采取一定的方法和策略，培養(yǎng)查新人員和用戶信息化應用習慣，提升其信息化應用能力。在這個過程中，應處理好技術元素和人文精神的關系，這不僅是查新業(yè)務流程的再造，也意味著一種新的查新服務文化的形成。

查新檔案資料的開發(fā)與利用是一項基本的且非常重要的信息化建設內(nèi)容，查新機構(gòu)內(nèi)部查新項目檔案的電子化已普遍實現(xiàn)，有些還建立了檢索系統(tǒng)。全國范圍的查新檔案數(shù)據(jù)庫建設方面也有一定的進展，如教育部查新站年檢中需提交當年的查新報告目錄，科技部查新站已開始建設查新報告事實數(shù)據(jù)庫。但在區(qū)域性、全國性的查新報告數(shù)據(jù)庫建設中，一方面需要加強開展知識產(chǎn)權相關的學術研究；另一方面需要建立一個統(tǒng)一化的管理組織，協(xié)調(diào)各個查新機構(gòu)，同時負責制定相關的政策、法規(guī)和標準，為數(shù)據(jù)庫建設提供指導。

在查新行業(yè)新生態(tài)的構(gòu)建中，不斷發(fā)展的網(wǎng)絡信息技術將使查新服務模式、服務方法發(fā)生改變，但服務質(zhì)量仍然是基礎和關鍵。查新人員之間、查新機構(gòu)之間、地區(qū)之間在服務質(zhì)量方面存在差異是面臨的主要問題，需要建立服務評價標準，促進建立良好的行業(yè)生態(tài)。由于查新機構(gòu)自身具體情況和實際所處的環(huán)境不同影響著信息化的進程，因此查新機構(gòu)要在充分認識信息化發(fā)展趨勢的基礎上，找準各自的信息化發(fā)展目標。

信息化不是最終目標，只是社會發(fā)展的一個階段，應理性看待信息化工作。不能是為了信息化而信息化，而是要利用信息化推動科技查新工作的發(fā)展，使查新工作真正滿足國家科技創(chuàng)新戰(zhàn)略的需要，這是科技查新信息化的核心目標。信息化不是靜態(tài)不變的，是一個動態(tài)發(fā)展的過程。不能追求一蹴而就，而是不斷完善。我們應該秉承這些管理理念，促使科技查新信息化往正確的方向發(fā)展。

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