淺析檔案的寄存服務(wù)

陳濱

[摘 要]為了全面開(kāi)拓、發(fā)揮檔案館的社會(huì)化服務(wù)功能，綜合檔案館開(kāi)展面向社會(huì)各界的檔案寄存服務(wù)，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。應(yīng)成為綜合檔案館拓展社會(huì)公共服務(wù)功能的一個(gè)重要方面。

[關(guān)鍵詞]檔案；寄存服務(wù)

為了全面開(kāi)拓、發(fā)揮檔案館的社會(huì)化服務(wù)功能，筆者認(rèn)為，綜合檔案館開(kāi)展面向社會(huì)各界的檔案寄存服務(wù)，已是一項(xiàng)擺上日程的緊迫任務(wù)，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。綜合檔案館積極拓展為社會(huì)公眾服務(wù)的功能，是綜合檔案館拓展其他服務(wù)功能的基礎(chǔ)，將對(duì)社會(huì)產(chǎn)生更長(zhǎng)遠(yuǎn)的效益。因此，發(fā)揮綜合檔案館自身優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)公眾提供代管寄存檔案資源等服務(wù)，應(yīng)成為綜合檔案館拓展社會(huì)公共服務(wù)功能的另一個(gè)重要方面。寄存檔案是目前部分綜合檔案館推出的一項(xiàng)新業(yè)務(wù)，是檔案部門貫徹落實(shí)“三個(gè)代表”思想，實(shí)行服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的重大舉措。為加強(qiáng)檔案管理，防止檔案的散失和損毀，確保檔案的完整與安全，綜合檔案館應(yīng)依據(jù)國(guó)家《檔案法》，積極面向社會(huì)開(kāi)展檔案寄存服務(wù)。

一、寄存檔案的對(duì)象

與新經(jīng)濟(jì)組織興起和各類破產(chǎn)情況的出現(xiàn)及個(gè)人寄存檔案社會(huì)需求日益增長(zhǎng)的形勢(shì)相適應(yīng)，綜合檔案館可開(kāi)展面向社會(huì)的檔案寄存服務(wù)，使其中對(duì)國(guó)家和社會(huì)有重要價(jià)值的檔案得以妥善保管。凡是本地區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、其他社會(huì)組織和個(gè)人具有保存價(jià)值的檔案資料，均可寄存到綜合檔案館。

關(guān)于寄存檔案，在《檔案法》第十六條中規(guī)定：“集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時(shí)，可以收購(gòu)或者征購(gòu)。前款所列檔案，檔案所有者可以向國(guó)家檔案館寄存或者出賣?！币簿褪钦f(shuō)，不屬于綜合檔案館接收范圍的單位和公民，其對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，可以以寄存的形式存放在綜合檔案館?，F(xiàn)在檔案的概念比傳統(tǒng)意義上的檔案更加寬泛，除了紙質(zhì)文字資料外，包括照片、磁帶、光盤以及書畫作品等。

筆者認(rèn)為，寄存檔案是指具有檔案管理權(quán)的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人，將其管理的檔案全部或一部分寄存在綜合檔案館，由綜合檔案館代為保管的一種檔案管理方式。企事業(yè)單位、社會(huì)組織和個(gè)人具有保存價(jià)值但又不屬于各級(jí)綜合檔案館接收范圍的檔案資料，均可寄存到檔案寄存服務(wù)中心，包括文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、電子、實(shí)物等類型的檔案資料。國(guó)家鼓勵(lì)單位、公民向綜合檔案館寄存其所有的對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案資料。

檔案寄存服務(wù)中心一般由綜合檔案館負(fù)責(zé)，依托綜合檔案館現(xiàn)有的先進(jìn)檔案管理設(shè)施、設(shè)備、管理手段和高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，對(duì)國(guó)家規(guī)定移交進(jìn)館的檔案資料以外的各類企業(yè)、事業(yè)單位及屬于公民個(gè)人所有的檔案資料，提供科學(xué)規(guī)范的保管、保護(hù)和服務(wù)，確保寄存檔案的安全完整。檔案寄存服務(wù)實(shí)行自愿寄存、無(wú)償服務(wù)的原則。

二、寄存檔案的程序

檔案寄存、托管服務(wù)面向本地區(qū)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人。需寄存、托管檔案的單位、個(gè)人，需向綜合檔案館提出寄存、托管申請(qǐng)，與綜合檔案館訂立存管協(xié)議。寄存、托管的檔案材料，包括紙質(zhì)檔案和磁質(zhì)、光盤等新介質(zhì)檔案。磁盤、磁帶、光盤檔案以及珍貴的紙質(zhì)檔案原件只受理寄存，其復(fù)制件可做托管，代為辦理利用服務(wù)。

（一）接受檔案所有人的寄存申請(qǐng)，對(duì)其所要寄存檔案的內(nèi)容、數(shù)量和整理、保管狀況進(jìn)行系統(tǒng)檢查。綜合檔案館對(duì)有關(guān)寄存檔案的檢查、磋商情況進(jìn)行討論，確定是否接收寄存檔案。

（二）通過(guò)協(xié)商，對(duì)寄存雙方的權(quán)利、義務(wù)，寄存檔案的整理、管理、保護(hù)、保密、利用，一般情況和特殊情況下，特別是自然災(zāi)害損害、損毀寄存檔案的處理，超過(guò)寄存期限檔案的處置，寄存保管的費(fèi)用等事項(xiàng)達(dá)成共識(shí)。同時(shí)要求寄存檔案所有者對(duì)寄存檔案的形式、利用限制等提出明確要求。

（三）簽訂寄存檔案協(xié)議，并對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，辦理寄存手續(xù)，消毒入庫(kù)。

（四）按照雙方協(xié)議，對(duì)寄存檔案提供保管、保護(hù)和利用等有關(guān)服務(wù)。

三、寄存檔案的利用

取用寄存檔案，由持有效證件的寄存者（單位需介紹信+工作證、個(gè)人需身份證）辦理取、歸登記手續(xù)。取用、歸存寄存檔案，由庫(kù)房管理人員和寄存者同入庫(kù)驗(yàn)封、監(jiān)封。

寄存檔案的所有權(quán)和處置權(quán)屬于寄存檔案的所有者，除寄存檔案所有者有權(quán)無(wú)償利用外，其他利用寄存檔案的用戶必須首先得到寄存檔案所有者的授權(quán)。綜合檔案館為利用者提供檢索、閱覽、有償復(fù)印等服務(wù)項(xiàng)目，以滿足利用者的需求。

利用在綜合檔案館托管的檔案，由托管檔案的單位制定具體利用辦法，利用者需持托管協(xié)議規(guī)定之有效證件，在檔案管理處辦理利用手續(xù)。

如果寄存者同意，也可以將所寄存的檔案允許公眾查閱，達(dá)到服務(wù)社會(huì)的作用。

四、寄存檔案服務(wù)的保密

寄存檔案中可能記載有黨和國(guó)家的秘密事項(xiàng)，也可能記載有企業(yè)商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，甚至包括個(gè)人隱私等內(nèi)容。因此，寄存服務(wù)中心把保守秘密貫穿在檔案寄存服務(wù)的全過(guò)程，確保寄存者的合法權(quán)益不受損害。

庫(kù)房管理人員要定期對(duì)托管檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，以保證托管檔案的安全。