高校檔案編研工作探析

田佳妤 侯玲玲 付朝軍

摘要：高校檔案編研是以利用現(xiàn)有館藏檔案資源，結(jié)合學(xué)校發(fā)展需求，以為學(xué)校管理及師生提供便利為原則，對學(xué)校館藏檔案資料進(jìn)行再加工的過程，也是一項長期艱苦的工作過程。檔案編研是對人類精神財富的升華和再創(chuàng)造，是一項功在當(dāng)代，利在千秋的偉業(yè)。夯實檔案編研基礎(chǔ)，探索檔案編研方式方法，勢在必行。

關(guān)鍵詞：檔案；編研；探析

檔案編研是檔案部門根據(jù)館藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件，參與編史修志、撰寫論文專著的過程。對于高校來說，檔案編研是以利用高?，F(xiàn)有檔案資源，結(jié)合學(xué)校發(fā)展需求，以為學(xué)校管理工作及師生提供便利為原則，對學(xué)校檔案資料進(jìn)行再加工的過程，也是一項長期艱苦的工作過程。

一、加強(qiáng)高校檔案編研的必要性

（一）加強(qiáng)檔案編研，為高?？茖W(xué)管理提供全面信息。

學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的濃縮，是最珍貴的歷史憑證，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)本?，F(xiàn)有資源，結(jié)合教學(xué)、科研、行政管理工作的需要，開拓編研的新路子。在分析基礎(chǔ)材料的基礎(chǔ)上，去粗取精，將準(zhǔn)確可靠的信息歸納匯編。通過編研，為學(xué)校管理工作提供方便快捷、準(zhǔn)確系統(tǒng)的服務(wù)。通過檔案編研，大大減輕了每次查檔的繁瑣，提高了工作效率。使“死檔案”變成“活信息”，最大限度地發(fā)揮檔案的信息功能。

（二）加強(qiáng)檔案編研，是保持檔案原件長遠(yuǎn)流傳的有效方法。

檔案是黨和國家的寶貴財富，高校檔案是國家檔案的重要組成部分。加強(qiáng)高校檔案編研建設(shè)，使紙質(zhì)檔案降低查詢次數(shù)，減少原件的使用頻率，最大限度地提高了紙質(zhì)檔案的保護(hù)，減少原件的損壞和丟失，延長紙質(zhì)檔案的壽命。

（三）加強(qiáng)高校檔案編研，有效推動檔案管理向前發(fā)展。

檔案編研工作，是學(xué)校相關(guān)部門及檔案管理者，對學(xué)校的某一領(lǐng)域的檔案進(jìn)行整理、加工、再整理、再加工的過程，既能檢驗以往檔案工作的完成質(zhì)量，在編研中又有新的想法和突破，從而促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，對檔案工作起到推動作用。

二、高校檔案編研現(xiàn)狀分析

（一）信息量不全，館藏不全面。

檔案編研需要檔案管理人員依照檔案館藏資料進(jìn)行二次文獻(xiàn)的編寫。由于館藏資料留存不全，需編研的內(nèi)容涵蓋面寬，勢必造成編研成果的欠缺。另外，現(xiàn)在很多高校的編研還停留在只編不研的層面，僅局限于將檔案資料進(jìn)行收集、歸納、整理，而做不到綜合分析、壓縮、再加工及融入編研者的思想和觀點的過程。

（二）編研類別單一，不能滿足高校發(fā)展需求。

目前，高校檔案編研范圍主要有二個方面，第一方面為綜合性管理資料匯編，如《大事記》、《學(xué)校組織機(jī)構(gòu)沿革》、《學(xué)校歷屆領(lǐng)導(dǎo)干部聘任一覽》、《高校院系歷史沿革》等。第二方面，為文件匯編，即將各年度文件按文件類別文件序號進(jìn)行編排成冊。

三、加大高校檔案編研工作力度，創(chuàng)新檔案管理的有效途徑。

檔案編研是一項基礎(chǔ)性工作，更是一項技術(shù)性、專業(yè)性、知識性較強(qiáng)的工作，努力利用高校檔案資源，挖掘高校檔案管理潛力，使檔案編研成果不斷成熟，以適應(yīng)高校日新月異的發(fā)展步伐，是每個從事檔案工作的部門應(yīng)認(rèn)真思想的問題。

（一）加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，注重理論聯(lián)系實際，提高檔案編研人員綜合素質(zhì)。

檔案編研人員是檔案管理工作的再升華，是檔案人員依托現(xiàn)在館藏資源，將信息再加工的過程，這就要求檔案人員應(yīng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和政治素養(yǎng)。由此，檔案管理人員應(yīng)在完善本職工作的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，熟悉檔案編研工作的專業(yè)性和技術(shù)性，掌握高校教育管理方向，強(qiáng)化自身理論修養(yǎng)，改進(jìn)思想作風(fēng)。在平凡的工作崗位上，踏實肯干，夯實基礎(chǔ)，提高檔案編研質(zhì)量。

（二）廣泛調(diào)研，優(yōu)勢互補(bǔ)，增強(qiáng)高校檔案編研工作合力

目前，各高校檔案編研存在的問題在于，一是編研人員的知識局限性，對于種類繁多的高校檔案內(nèi)容，不能精而細(xì)致的了解掌握；二是檔案管理人員崗位人數(shù)配備不完善，高校檔案管理人員很大程度上只是能完成檔案的基礎(chǔ)工作，收集整理和利用，對于急需的常用的資料能進(jìn)行資料匯編，但也只能滿足于日常工作，很難能拿出大量時間和精力對館藏檔案進(jìn)行二次編研。由此，就需要各高校檔案管理部門高度重視檔案編研，聘請其它相關(guān)部門的專門人員進(jìn)行協(xié)助編研。各高校檔案管理部門，也應(yīng)發(fā)揮專業(yè)合力作用，經(jīng)常到兄弟院校進(jìn)行調(diào)查研究，相互合作，取長補(bǔ)短，開發(fā)高校檔案編工作的合力，既保證本單位檔案編研類目的豐富，又很大程度上提高檔案編研質(zhì)量。

（三）依托檔案資源，拓寬編研渠道，廣泛收集檔案編研素材。

檔案資料是搞好編研工作的來源和基礎(chǔ)，沒有豐富全面的檔案資料，是無法開展編研工作的。但僅依靠這一點是不夠的，要搞好編研，提高編研成果的質(zhì)量，特別是提高高層次檔案編研成果的質(zhì)量，不能僅局限于高校內(nèi)部的檔案資源，還應(yīng)拓寬渠道，擴(kuò)大編研工作素材的來源渠道，編寫出具有一定深度的編研成果。因此，高校檔案部門除加強(qiáng)內(nèi)部文件資料的收集和整理外，還應(yīng)注重收集與高校有關(guān)的各種教育、教學(xué)文獻(xiàn)，不斷豐富編研工作的素材，以適應(yīng)高校檔案編研工作的需要。

（四）借助網(wǎng)絡(luò)平臺，充分發(fā)揮檔案編研成果價值。

隨著當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的廣泛發(fā)展，檔案管理部門也可借助網(wǎng)絡(luò)平臺，通過互聯(lián)網(wǎng)傳播檔案編研成果，實現(xiàn)檔案編研工作方式的創(chuàng)新。如進(jìn)行文件下載傳遞，快速下載學(xué)校各部門的重要材料，編制形式多樣的編研成果；或?qū)⒕幯谐晒蟼骶W(wǎng)絡(luò)，師生通過下載，即可獲取信息。建立網(wǎng)上專題檔案編研數(shù)據(jù)庫，及時將檔案信息資源上傳至網(wǎng)絡(luò)，方便師生查詢?yōu)g覽。進(jìn)行定向網(wǎng)絡(luò)傳遞，即定期將編研成果以郵件形式傳遞給用戶，并可作即時交互訪問，利于編研成果的檢索和利用。

（五）運(yùn)用多媒體技術(shù)，豐富檔案編研內(nèi)容。

為促進(jìn)檔案編研工作的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理部門可運(yùn)用多媒體技術(shù)及其編輯功能傳遞編研成果，如在編輯前對檔案資料進(jìn)行精心組織，合理編排，以圖畫為主，文字為輔，把聲、畫、字串成視頻、多媒體幻燈片、電子圖片等形式，制作成圖文并茂、音像俱全的檔案編研成果，使檔案編研更具實用性和可觀性。將多媒體檔案信息編輯成網(wǎng)頁，用戶通過瀏覽網(wǎng)頁，通過超鏈接來傳遞檔案編研信息，促進(jìn)檔案編研工作邁上新臺階。

總之，檔案編研工作是對人類精神財富的升華和再創(chuàng)造，是一項功在當(dāng)代，利在千秋的偉業(yè)。因此，檔案管理人員要在實踐中不斷探索，始終堅持求真務(wù)實的態(tài)度 ，勤奮學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新，要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，變被動為主動，開拓檔案編研新方法，開發(fā)更多適應(yīng)高校發(fā)展需要的檔案編研成果，充分體現(xiàn)高校檔案編研工作的價值，使檔案資源最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]王桂巖。赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版）。 2010年第26卷第8期。