科研檔案編研工作的新認(rèn)識(shí)

潘世紅

一、傳統(tǒng)科研檔案編研工作現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案編研工作缺乏整體的長(zhǎng)期規(guī)劃，隨意性較強(qiáng)

科研所的檔案編研工作，一是為了一時(shí)的需要，二是為了完成任務(wù)而進(jìn)行的，即所謂的為“編”而“編”，隨意性大，主觀性強(qiáng)，缺乏系統(tǒng)性的思考。這些編研成果多數(shù)都缺乏專業(yè)性分析以及對(duì)今后發(fā)展方向的展望，質(zhì)量不高，利用和參考價(jià)值較小，被使用的機(jī)會(huì)較少。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，這種檔案編研成果已經(jīng)不適應(yīng)發(fā)展需要，必須改變現(xiàn)狀。

（二）檔案編研工作組織不健全，編研人才匱乏

一方面有些檔案部門沒有專門負(fù)責(zé)編研的機(jī)構(gòu)，沒有專職編研人員，組織形式單一，編寫人員僅限于檔案人員兼職在做，一般由檔案部門負(fù)責(zé)完成。另一方面編研經(jīng)費(fèi)開支又得不到保證，編研工作開展起來處處碰壁。編之前沒有專業(yè)人員做指導(dǎo)，編之后無專家審核審定，編研效果的好壞也無人去考核。再者編研工作是一項(xiàng)復(fù)雜的腦力勞動(dòng)，編研工作耗費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)，精力多，可得到的回報(bào)少，因此從事編研工作的人員的積極性較低，能夠堅(jiān)持編研工作的人員簡(jiǎn)直就是鳳毛麟角，導(dǎo)致編研工作最終無人問津。

（三）編研的深度不夠，方式方法單一

科研檔案編研工作仍處于較低階段。首先，科研檔案受其專業(yè)性、保密性、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等因素的限制，其檔案編研所需要的資料收集的范圍較小，寬度窄，一般僅限于本單位的館藏。同時(shí)檔案編研人員缺乏專業(yè)技能，深度研究能力不夠，能反映編研內(nèi)容特征的較少，在其準(zhǔn)確性、科學(xué)性和使用性等方面都存在很多問題。其次，科研檔案編研成果的方式較單一，多數(shù)停留在紙質(zhì)層面上，在加工形式上，多數(shù)都以一次編研、二次編研為主，三次編研較少，具有深層次和較高技術(shù)含量的編研成果難得一見。

（四）開展編研工作的思路、理念陳舊，局限性大

多年來，科研檔案的編研工作始終處于封閉狀態(tài)，由于專業(yè)性強(qiáng)，又有其它因素的限制，在選題上比較困難，內(nèi)容簡(jiǎn)單，厚重感不足，多數(shù)科研檔案編研成果都被塵封于檔案館內(nèi)，無人問津，檔案編研的作用沒有充分發(fā)揮出來，這種編研工作的方式、理念已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展需要，極待轉(zhuǎn)變。

（五）檔案編研的目的性差，利用效率低，利用范圍窄

一方面，是利用者對(duì)檔案信息有著不同需求，另一方面，是檔案部門找不到有針對(duì)性的編研題目，使得檔案部門所開展的檔案編研工作失去方向和目標(biāo)，即使完成編研成果，其利用效率也不是很高。

二、科研檔案編研工作發(fā)展的新趨勢(shì)

（一）科研檔案編研成果要體現(xiàn)其特色，拓展其深度和廣度

科研院所都有著自己鮮明的研究方向和工作特色，行業(yè)檔案資源具有持續(xù)穩(wěn)定性。檔案編研工作要充分利用這些資源編寫出具有科研院所特色的經(jīng)典編研成果。

傳統(tǒng)的科研檔案編研選題角度單一，內(nèi)容較少，覆蓋面窄，只看重“編”而不注重“研”，這與科技人員的需求不相適應(yīng)。只有“編”的豐富，“研”的透徹，才能提供高質(zhì)量、深層次的編研成果，這才是精品，也只有精品才會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的影響，才富有生機(jī)和活力，才能產(chǎn)生應(yīng)有的作用。

（二）科研檔案編研模式多樣化，技術(shù)手段現(xiàn)代化

傳統(tǒng)科研檔案編研是以手工操作為主，手工對(duì)信息進(jìn)行挑選、加工、轉(zhuǎn)錄、點(diǎn)校、編排、撰寫等，形式刻板，編研速度慢，信息的時(shí)效性滯后，易造成人力物力資源的浪費(fèi)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開始改變了傳統(tǒng)的檔案編研模式，而紙質(zhì)檔案“一統(tǒng)天下”的局面已被紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等多種形式檔案并存的格局所取代，將聲音和圖像運(yùn)用在檔案編研上，使檔案編研成果的形式更生動(dòng)貼切，同時(shí)數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)也為檔案編研成果的交流、信息傳輸、效果反饋起到了很大的作用。

（三）科研檔案編研工作的發(fā)展趨勢(shì)將是合作編研

傳統(tǒng)的科研檔案編研工作以“閉門造車”的形式居多，都是“自編自看”。他們一般只對(duì)本單位內(nèi)的館藏進(jìn)行一些相關(guān)的編研工作，這些編研成果缺乏全面和系統(tǒng)性，不能滿足現(xiàn)在信息的發(fā)展需要，不能為科技人員提供更多有價(jià)值的信息。因此，檔案部門要沖破“一館之藏”和各職能部門單槍匹馬開展編研工作的狹隘模式束縛，走合作編研的道路，這將是檔案編研今后的發(fā)展趨勢(shì)。

合作編研要堅(jiān)持“立足館藏”，借助信息化技術(shù)，使“館與館之間、相關(guān)單位和部門，以及個(gè)人擁有的各種類型和形式的信息資源進(jìn)行合作”的檔案編研工作新體制，通過這種新體制把分散的信息加以有效的整合，使編研出來的成果，既具有時(shí)間跨度，又有地域、行業(yè)關(guān)聯(lián);既具有憑證情報(bào)價(jià)值，又能滿足科技人員對(duì)信息的系統(tǒng)性、全面性需求。

（四）科研檔案編研成果品牌化

以往傳統(tǒng)的科研檔案編研工作往往考慮的是如何完成領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，隨著科技人員對(duì)信息的需求量增大，檔案部門應(yīng)該更多地是考慮到檔案編研成果是否滿足科技人員的需求。在這種情況下，要求科研檔案編研要有自身特色，科研檔案編研成果要精品化，逐漸樹立起科研檔案編研成果獨(dú)特的品牌。

（五）科研檔案編研意識(shí)創(chuàng)新化

科研檔案編研工作要有所突破，必須做到編研思維方式的新穎化，編研方式的多樣化。無論在編研選題、編研形式上，還是編研成果的傳播形式上都應(yīng)突破傳統(tǒng)的檔案編研道路，走“大品牌、大編研”之路。隨著信息時(shí)代的到來，科研檔案編研工作不僅要以館藏為主，還要走出檔案館這個(gè)天地，收集更多相關(guān)的檔案資料，從而豐富編研內(nèi)容，增加檔案編研成果的利用率。

三、科研檔案編研工作的新方法和途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，檔案人員認(rèn)識(shí)到位，是做好科研檔案編研工作的前提

編研工作是檔案工作的一部分，也是發(fā)揮檔案服務(wù)作用的重要途經(jīng)。領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持更是做好科研檔案編研工作的保證。一是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案編研工作是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，工作質(zhì)量的好壞，會(huì)影響檔案利用的效果;二是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)了解檔案編研工作中存在和需要解決的問題，并在人力、物力、財(cái)力、設(shè)備等方面給予大力支持，提供有力保證;三是采取檔案編研工作考核方式，對(duì)檔案編研工作提出深層次要求，使我們檔案人員能夠積極思考，作出應(yīng)對(duì)措施。只有這樣才能夠?yàn)闄n案編研工作開辟道路，為檔案編研工作順利進(jìn)行創(chuàng)造條件。

（二）圍繞中心，端正思想，服務(wù)大局，是做好檔案編研工作的根本宗旨

緊緊圍繞單位中心工作，貼近單位科研生產(chǎn)活動(dòng)，開展有特色的檔案編研工作，為單位科研生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)是我們做好檔案編研工作的宗旨。在單位編研工作中堅(jiān)持“結(jié)合實(shí)際、貼近單位、立足實(shí)用、講求效益”的原則，以服務(wù)科研生產(chǎn)為中心，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，零散提供轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)提供，以深層次加工為主，編出具有實(shí)用價(jià)值的檔案編研材料，有效服務(wù)單位的中心工作。

檔案編研最終價(jià)值的評(píng)定是由它所創(chuàng)造的社會(huì)價(jià)值和影響力來決定的。檔案工作是一種服務(wù)性工作，檔案編研人員應(yīng)該以端正的態(tài)度來對(duì)待編研工作，提高檔案編研工作重要性的認(rèn)識(shí)，明確檔案信息資源對(duì)單位發(fā)展的潛在價(jià)值和作用，增強(qiáng)檔案編研工作的自信心與責(zé)任感，努力研究檔案編研工作的規(guī)律性，加深檔案編研工作力度，克服工作中存在的消極情緒，勤于思考、勇于創(chuàng)新，深層次地挖掘檔案信息資源，積極主動(dòng)做好檔案編研工作。

（三）根據(jù)實(shí)際對(duì)檔案編研進(jìn)行科學(xué)選題，是做好檔案編研工作的前提條件

檔案人員在進(jìn)行檔案編研工作時(shí)，首先要了解本單位的中心工作和發(fā)展現(xiàn)狀，抓住重點(diǎn)，確定本單位最需要的信息。其次還要熟悉本單位的館藏情況，以及館藏以外新的資料情況，在此基礎(chǔ)上，確定本單位的編研方向和課題，確保檔案編研工作不會(huì)走偏方向，保證檔案編研成果不會(huì)偏離需求。

（四）提高科研檔案編研人員素質(zhì)，是做好檔案編研工作的保障

檔案編研人員素質(zhì)的高低決定了檔案編研成果質(zhì)量的高低，因此提高檔案編研人員的素質(zhì)是一非常重要的問題。首先，檔案編研人員要與時(shí)俱進(jìn)，要不斷的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案編研理念知識(shí)，借鑒相關(guān)的優(yōu)秀檔案編研經(jīng)驗(yàn)，開展合作活動(dòng)，促進(jìn)檔案編研的發(fā)展，滿足用戶的需求。其次，檔案編研人員要不斷提高自身業(yè)務(wù)工作能力。在新的形勢(shì)下，檔案編研人員一方面對(duì)檔案資源有深刻了解和熟知后，才能夠準(zhǔn)確地確定檔案編研的題目與內(nèi)容;另一方面還要對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的熟練運(yùn)用，這樣就可以快速、高效的編寫出檔案編研成果。

（五）加強(qiáng)科研檔案編研理論的研究，廣泛收集檔案資料，是做好檔案編研工作的基礎(chǔ)

科研檔案編研工作的成績(jī)要想取得更高，首先要對(duì)檔案編研理論進(jìn)行研究，要建立多元的檔案編研主體、多方面使用的檔案編研客體以及信息化的檔案編研成果，把科研檔案編研工作引向更深入的研究中。其次，科研檔案編研工作應(yīng)把“研”作用為編研工作的重點(diǎn)，充分研究檔案資料的內(nèi)涵，挖掘檔案資料的信息，使科研檔案編研成果更加系統(tǒng)和實(shí)用。

“巧婦難為無米之炊”，沒有檔案資料做為檔案編研的基礎(chǔ)，就不可能編寫出高質(zhì)量的檔案編研成果，因此，廣泛收集檔案文件資料，通過廣征博收等一列的方式，將館藏不斷豐富起來，成為檔案編研工作取之不竭的信息源泉，滿足檔案編研工作的需求。

（六）加強(qiáng)科研檔案編研成果的宣傳，擴(kuò)大其影響，是做好檔案編研工作的重要措施

好的編研成果要想實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，必須進(jìn)行大力宣傳，拓展傳播范圍，讓更多的人了解和知道，讓更多的人利用，增加影響的效果，從而建立起好的口碑，樹立起好的形象。

檔案編研是開發(fā)和利用檔案信息的重要手段，做好檔案編研工作是一個(gè)永恒的話題。隨著信息時(shí)代的到來，要認(rèn)清檔案編研工作的特點(diǎn)與發(fā)展趨勢(shì)，要求檔案編研工作者要調(diào)整理念，提高素質(zhì)，大膽變革，使編研成果的系統(tǒng)性、實(shí)用性、有效性、知識(shí)性、參考價(jià)值和指導(dǎo)性得到更進(jìn)一步的提升，使檔案編研工作更好地服務(wù)于本單位的科研生產(chǎn)活動(dòng)。

（作者單位：中國(guó)飛機(jī)強(qiáng)度研究所）