淺析高校二級院系研究生教學(xué)秘書管理工作

張蓮美

[摘 要]研究生教學(xué)秘書是高校研究生教育不可或缺的一個重要崗位。為了實現(xiàn)研究生教學(xué)管理工作的科學(xué)、有效管理，結(jié)合研究生教學(xué)秘書工作實際，對研究生教學(xué)秘書職責(zé)、工作特點以及如何做好研究生教學(xué)秘書三方面進行詳細論述。

[關(guān)鍵詞]研究生教育 教學(xué)秘書 職責(zé)

[中圖分類號] G643 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2014）15-0177-02

近年來，隨著高校研究生規(guī)模的擴大和研究生管理工作的下移，二級學(xué)院研究生教學(xué)秘書工作越來越繁重。面對復(fù)雜且繁重的工作任務(wù)，如何發(fā)揮研究生秘書在二級管理工作中的作用，從傳統(tǒng)的思想管理模式中解放出來，更加有序的開展研究生教學(xué)管理工作，實現(xiàn)科學(xué)、有效的管理，是值得我們每一個基層管理人員思考的問題。

一、研究生教學(xué)秘書工作職責(zé)

研究生教學(xué)秘書是指在研究生管理工作中從事最基層、最基礎(chǔ)的管理和服務(wù)人員，是高校研究生教學(xué)管理鏈暢通的基礎(chǔ)，是研究生教學(xué)管理各項工作的具體執(zhí)行者和實施者，可以說是研究生管理體系中不可或缺的人員。西安石油大學(xué)二級學(xué)院研究生教學(xué)秘書主要負責(zé)以下三個方面的工作：

（一）研究生專業(yè)課

研究生教學(xué)秘書是在高校研究生院和院系主管領(lǐng)導(dǎo)的雙重領(lǐng)導(dǎo)下，主要協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)進行日常教學(xué)管理，協(xié)助學(xué)科主任和分管院長制訂、落實研究生培養(yǎng)方案。每學(xué)期初，按照校發(fā)研究生培養(yǎng)計劃文件，落實任課教師教學(xué)任務(wù)，編排本單位研究生專業(yè)課課程表，下達和上報教學(xué)任務(wù)和開課計劃，并協(xié)調(diào)、解決教學(xué)管理中需要處理的各種問題。快要結(jié)課時，提醒任課教師出試題以便安排考試，考試結(jié)束后，通知教師及時錄入研究生成績并上交成績單及試卷歸檔。

（二）研究生論文

協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)科主任安排并整理研究生的論文開題、中期考核、答辯等工作，其中較為繁雜的是研究生畢業(yè)和學(xué)位授予資格的審核。這需要將所有畢業(yè)生的相關(guān)材料填寫、統(tǒng)計、分類、歸檔等。

（三）招生和檔案管理

本單位研究生的招生宣傳、復(fù)試及面試的安排等工作離不開研究生教學(xué)秘書，研究生學(xué)籍管理及研究生培養(yǎng)環(huán)節(jié)的審核工作也離不開研究生教學(xué)秘書。研究生教學(xué)秘書還必須做好研究生成績、試卷、教學(xué)文件的整理、歸檔等工作。

二、院系研究生秘書工作特點

（一）對象廣

研究生教學(xué)秘書工作面對的主要對象是學(xué)生和教師。根據(jù)社會進步的發(fā)展需要，研究生培養(yǎng)方案也相應(yīng)的做了調(diào)整，但主題方向變化不大，任課教師也就相應(yīng)的變化不大。教學(xué)秘書由于長時間地和各位老師接觸，多少熟悉了他們的習(xí)性，有利于安排各項工作，有利于工作的順利進展。但是面對的學(xué)生越來越多樣化，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：研究生的年齡、家庭背景、社會閱歷、思想狀況等。

研究生秘書不僅要服務(wù)于學(xué)生和教師，還要經(jīng)常性地和相關(guān)職能部門打交道，只有和這些部門進行有效、融洽地溝通，才能充分發(fā)揮上傳下達、承上啟下的樞紐作用，才能保證本院系各項教學(xué)計劃得以正常運行，保證整個教學(xué)培養(yǎng)方案最終得以具體落實。

（二）內(nèi)容多

研究生教學(xué)管理工作是一項流水線式的綜合性服務(wù)工作。常規(guī)性管理工作具體包括招生工作、教務(wù)管理、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、成績管理、教學(xué)檔案管理、教師工作量核算等方面。這些工作一環(huán)扣一環(huán)，教學(xué)秘書是全程參與，每個環(huán)節(jié)都要做大量的工作。

（三）責(zé)任大

研究生教學(xué)秘書工作在每年的各個時段都是嚴格按照教學(xué)計劃來展開的，因此從教學(xué)時間段的安排上看它有一定的規(guī)律可循。多數(shù)人認為研究生教學(xué)秘書做的只是一些常務(wù)性的事務(wù)，沒有什么所謂的“含金量”，只要早做準備、早定計劃，增加工作的主動性和預(yù)見性就能高效有序地開展教學(xué)管理工作。其實，教學(xué)秘書工作看似簡單，實際上是非常細致、復(fù)雜的工作，工作中難免會碰到各種的困難，且問題很少是重復(fù)性的。不管是常規(guī)性的還是偶然性的問題，稍有疏忽就會釀成不可挽回的錯誤，小到影響某個學(xué)生的學(xué)習(xí)進度，大到影響學(xué)生的就業(yè)乃至以后的人生，可謂“教學(xué)無小事”。

三、如何做好研究生秘書工作

由以上教學(xué)秘書工作職責(zé)及其特點，可看出要想做一個合格、優(yōu)秀的教學(xué)秘書不是一件簡單的事情。結(jié)合本人實際工作經(jīng)驗，要想提高研究生管理水平，應(yīng)著重從以下三點著手：

（一）重視研究生教學(xué)秘書工作

過去在大多數(shù)人眼里，教學(xué)秘書的工作不過是管管成績、排排課， 不是教學(xué)工作的主要部分， 只要工作人員為人本分， 似乎沒什么其他過高的要求。事實遠非如此，一個優(yōu)秀的研究生教學(xué)秘書，不僅要有秘書、管理方面的知識，更主要的是要熟悉相關(guān)專業(yè)的內(nèi)容。這樣一方面有利于招生，因為考生通常最先聯(lián)系或接觸的往往是教學(xué)秘書， 只有熟悉相關(guān)專業(yè)才能很好的介紹這個專業(yè)，堅定那些適合本專業(yè)考生的信心。另一方面有利于和學(xué)生的日常溝通。研究生秘書工作大到招生、教務(wù)、學(xué)籍、考務(wù)、成績、檔案管理等，小到研究生日常生活，如交材料時間、各種材料書寫格式、題目變更、證件注冊、各種活動的申請等，這些和研究生教學(xué)秘書都是息息相關(guān)的。如果對本專業(yè)不太了解，就很難與學(xué)生及時的溝通。

（二）加強自覺服務(wù)意識

研究生教學(xué)秘書不僅是個管理者，更主要的是個服務(wù)者。要充分認識自身的價值，了解自己的工作性質(zhì)是要主動、積極的為導(dǎo)師和學(xué)生服務(wù)，把學(xué)校的方針政策及時傳達給師生， 本院教師和研究生的創(chuàng)新構(gòu)想和意見也能及時的反映到學(xué)校，做好架設(shè)在學(xué)校與導(dǎo)師、學(xué)生之間的橋梁，調(diào)整好學(xué)校與師生之間的關(guān)系。

研究生教學(xué)秘書的工作重心就是要為學(xué)生的學(xué)習(xí)生活服務(wù)，為教師教學(xué)服務(wù)以及為上級部門的管理服務(wù)。因此，針對研究生這個特殊群體，應(yīng)該切實的站在他們的角度去思考問題并解決問題，要少訓(xùn)導(dǎo)多引導(dǎo)，做到真正地為學(xué)生考慮。對待知識淵博的教師，一定要尊重他們，及時向上級反映問題，及時解決他們實際中遇到的問題。而對待上級部門，則應(yīng)該要多多的匯報、請示，平時注意多多收集、整理和分析信息，了解研究生的整體情況，為上級領(lǐng)導(dǎo)的決策獻計獻策。只有做好這三個方面甚至更多的服務(wù)工作，做到不推托、不拖拉、不推諉，那么接下來一系列研究生教學(xué)工作才能順利開展，才能得心應(yīng)手。

（三）加強與研究生導(dǎo)師的聯(lián)系

高校研究生與導(dǎo)師的接觸最為頻繁、關(guān)系最為密切，在研究生培養(yǎng)的全過程，每一步基本都離不開導(dǎo)師的指導(dǎo)。從入學(xué)培養(yǎng)計劃上的制訂，到學(xué)位論文開題時的選題，中期檢查時的創(chuàng)新點及工作態(tài)度，答辯時是否達到學(xué)位論文的要求，這些無一不需要導(dǎo)師的指導(dǎo)、審核。再者，研究生這個復(fù)雜、特殊的群體，遠遠不同于本科生，他們不僅要修夠既定的學(xué)分，更主要的是接受組織能力、科研能力的培養(yǎng)。這就要求導(dǎo)師要有計劃、有步驟地讓每位學(xué)生參與課題的研究，讓他們真正了解和掌握學(xué)習(xí)研究的精神內(nèi)涵和技術(shù)能力，并且鍛煉他們的社交能力和統(tǒng)籌管理能力，使得培養(yǎng)出來的研究生能在今后的工作崗位上既運籌帷幄又擁有扎實的專業(yè)知識和專業(yè)能力。研究生學(xué)位論文的質(zhì)量，研究生各種能力的培養(yǎng)都是研究生教學(xué)質(zhì)量的重要指標。這些和導(dǎo)師都是息息相關(guān)的，指標的拔高，無疑與導(dǎo)師的功勞是分不開的。

這就要求院系教學(xué)管理秘書充分發(fā)揮研究生導(dǎo)師在研究生教學(xué)管理工作中的重要作用，與他們保持有效溝通，及時通過導(dǎo)師了解研究生的情況，并且適當聽取和采納導(dǎo)師對研究生教學(xué)管理工作提出的建議，同時還要對他們提出的問題進行及時的反饋，并要求研究生導(dǎo)師參與日常的管理工作，發(fā)揮其重要的作用。必要的時候制訂科學(xué)合理的績效考核體系，引進競爭體制，獎勵工作出色的導(dǎo)師，淘汰指導(dǎo)不力的導(dǎo)師。

四、結(jié)論

總之，高校研究生教育在不斷發(fā)展，研究生教育管理方式也在不斷變化，對研究生管理教育工作者的要求不僅沒有下放，而且越來越高。不僅要有高度的責(zé)任心、服務(wù)熱情，較高的心理素質(zhì)、管理水平，豐厚的文筆底子，也需要具備相關(guān)專業(yè)的業(yè)務(wù)知識，熟練地運用當今現(xiàn)代化管理手段的能力。要想提高研究生教育管理效率，不被前進的教育體系淘汰，就必須在工作中不斷學(xué)習(xí)最新的管理知識、信息化技術(shù)、專業(yè)知識，提高本身的業(yè)務(wù)水平和政治素質(zhì)，摸索出適應(yīng)本院系更好的管理模式，為教育事業(yè)獻出微薄之力。

[ 參 考 文 獻 ]

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[4] 梁小娟.淺議二級院系研究生教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性及相應(yīng)對策[J].當代教育論壇（教學(xué)評論），2010（10）：19-20.

[責(zé)任編輯：鐘 嵐]