議企業(yè)檔案強(qiáng)化管理與精細(xì)化管理

張璐

摘 要：企業(yè)檔案與企業(yè)的利益有直接的相關(guān)性。本文從企業(yè)檔案管理出發(fā)，深入探討了企業(yè)檔案的強(qiáng)化管理以及精細(xì)化管理的措施。其中加強(qiáng)制度管理以及工作人員的管理是檔案管理的重要工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；強(qiáng)化管理；精細(xì)化管理

企業(yè)檔案主要是用來記錄企業(yè)發(fā)展的歷程的，是企業(yè)向前發(fā)展的重要參考依據(jù)，因此它對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的影響[1]。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理如今也越來越受到企業(yè)高層管理人員的重視，完善好檔案管理也是目前亟待解決的問題。

1.企業(yè)檔案強(qiáng)化管理措施

1.1 工作人員樹立好良好的工作作風(fēng)

企業(yè)檔案管理工作是很神圣的職責(zé)，因為他們經(jīng)常接觸企業(yè)重要的商業(yè)機(jī)密，如果企業(yè)的商業(yè)機(jī)密在沒有加強(qiáng)管理的情況被泄漏出去，這將會給企業(yè)帶來巨大的損失。因此企業(yè)涉密檔案的管理應(yīng)該要嚴(yán)加規(guī)范。要提高檔案管理工作人員的素質(zhì)修養(yǎng)以及責(zé)任意識，督促工作人員形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。檔案管理工作人員要提高警惕意識，避免在特殊場合中收人誘導(dǎo)，將頭腦中的企業(yè)檔案泄漏。在檔案整理過程中，要有序?qū)n案管理和存放，在企業(yè)中會涉及到很多種類的檔案，如果沒有對其合理地整理，日后勢必會造成不必要的麻煩。

1.2 對庫房硬件措施完善

庫房是存放檔案的場所，因此在加強(qiáng)檔案管理工作中必須加強(qiáng)對庫房的硬件設(shè)施的規(guī)范和維護(hù)[2]。按照國家相關(guān)法規(guī)規(guī)定，檔案庫房的設(shè)立必須單獨(dú)興建。庫房的基礎(chǔ)設(shè)施必須能夠起到防盜的效果，因此防盜窗以及防盜門的標(biāo)準(zhǔn)級別要高于一般建筑的要求，同時還要對防盜窗門進(jìn)行加固，不給不法人員任何投機(jī)取巧的機(jī)會。另外監(jiān)控設(shè)備也要加強(qiáng)建設(shè)，庫房內(nèi)外要多角度的安裝攝像頭。檔案庫房要與一般的辦公室以及閱覽室分開，并且檔案庫房的管理要設(shè)置專員，同時也要配設(shè)保安人員。制定嚴(yán)格的規(guī)章制度加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部工作人員的防范并且禁止一切無關(guān)人員的進(jìn)入。提高防火意識，火災(zāi)對于檔案庫房是毀滅性的，因此防御庫房火災(zāi)十分有必要。在庫房內(nèi)要配備齊全的消防設(shè)備，選用對檔案資料無破壞的滅火器，同時要加強(qiáng)管理工作人員的消防滅火措施的培訓(xùn)。

1.3 加強(qiáng)檔案的保密工作

有資格借閱企業(yè)檔案的人員必須要根據(jù)合法、合理的程序才能進(jìn)入檔案室。因此借閱人員應(yīng)該要記錄自己的節(jié)約時間以及節(jié)約內(nèi)容、在借閱之前要經(jīng)過責(zé)任部門以及制定責(zé)任人的審核并簽字。管理工作人員在借閱結(jié)束之后要及時核對避免檔案資料遺失造成泄密。如果有發(fā)現(xiàn)泄密的情況一定要做好泄密補(bǔ)救工作。管理人員壓迫對檔案的內(nèi)容和作用進(jìn)行仔細(xì)的分析和科學(xué)地鑒別，鑒定檔案材料的保存價值以及保管期限，如果在保管時間內(nèi)企業(yè)的資料唄泄漏會造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)和名譽(yù)受損。

2.企業(yè)檔案精細(xì)化管理的措施

2.1 管理制度的貫徹落實

對于檔案管理的操作程序、監(jiān)督管理、責(zé)任落實等等規(guī)則必須要完善且細(xì)化。同時也要借助如今運(yùn)用在檔案管理工作中的高科技技術(shù)加強(qiáng)管理和防范，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和制約。中型企業(yè)以及大型企業(yè)中都會制定相關(guān)的《公司法》《保密法》《檔案法》，但是這些法規(guī)只是對公司事務(wù)的全局管理，對于精細(xì)化管理還是會存在缺陷[3]。因此在基于上述法規(guī)中，根據(jù)檔案管理的實際情況制定《檔案管理制度》《檔案利用制度》等一系列的檔案管理細(xì)則。這制度對檔案管理也許會比較繁瑣，但是必須要求管理人員嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，不能因為同事之間的關(guān)系而疏忽了對制度的執(zhí)行。另外制度執(zhí)行要有易于操作并且不悖于公司的其他法規(guī)。

檔案工作人員要根據(jù)細(xì)則規(guī)定做好檔案收集、整理、編訂、保管、使用、解密以及這一系列的相關(guān)工作，在制度的嚴(yán)格約束下能夠督促工作人員不會在其中的任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生失誤，造成檔案資料不全或者檔案泄漏這些問題。如今的檔案資料載體形式更加豐富多樣化，雖然方便于檔案保存，但是對這些載體的保存會有比較大的麻煩。因此正對載體的管理要根據(jù)國家不同等級的機(jī)密保管制度，對這類檔案進(jìn)行分門別類的不同等級管理。對于特殊的檔案需要更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，相關(guān)人員在結(jié)束后要經(jīng)過管理員的嚴(yán)格審核和及時整理，嚴(yán)格禁止摘抄和復(fù)制等對檔案安全造成的威脅的情況。

2.2 審查工作的精細(xì)化

檔案管理審查工作也是防止工作人員工作的疏忽大意的有效措施，并且審查工作的越嚴(yán)謹(jǐn)檔案管理工作也就也就會越完善。在制度上防范以及技術(shù)上對檔案泄漏的方法都不可能做到十全十美的效果，只有工作人員的責(zé)任態(tài)度才是對檔案保密工作的關(guān)鍵因素。消除工作人員的有心竊密以及無知泄密需要管理人員對相關(guān)管理人員的思想教育以及嚴(yán)格的審查制度。工作人員定期對檔案收集，檔案整理、檔案借閱審核、密級管理和檔案的銷毀工作要嚴(yán)格核查，檢驗管理工作是否在規(guī)章制度中運(yùn)行，統(tǒng)計的數(shù)據(jù)是否有誤、借閱程序是否合理等。核查是對管理工作的更加精細(xì)化的管理，在嚴(yán)格的管理下，檔案管理人員在日常生活中也會加強(qiáng)警惕，避免被他人利用，同時也能提高工作責(zé)任意識，完善好各項管理工作。管理工作人員的內(nèi)部審查和監(jiān)督也是比較有利的管理措施，能夠提升整個團(tuán)隊的責(zé)任意識，保證工作人員從內(nèi)心深處消除不良念頭。

3.結(jié)語

檔案管理工作如今受到各大企業(yè)的重視，特別是重要產(chǎn)業(yè)的國有企業(yè)。檔案損壞或者泄密都會對企業(yè)造成難以估量的財產(chǎn)損失，嚴(yán)重還會造成國家利益受損，因此要加強(qiáng)對企業(yè)檔案的強(qiáng)化管理以及精細(xì)化管理，杜絕檔案管理工作出現(xiàn)問題。

參考文獻(xiàn)

[1]王巍.全面落實科學(xué)發(fā)展觀促進(jìn)企業(yè)檔案工作可持續(xù)發(fā)展[J].機(jī)電兵船檔案.2009（01）

[2]黃肖青.企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的意義、價值與實施路徑[J].上海檔案.2010（09）

[3]連彬.精細(xì)化管理加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2009（24）endprint