論合同管理在設計院中的應用

張子芳

摘 要：合同可以說是經(jīng)濟行為和交易的一種非常重要的法律手段。隨著設計行業(yè)的競爭日漸激烈，設計院必須加強合同管理，促進經(jīng)濟行為的規(guī)范化，從而提高自身的內(nèi)部控制，增加核心競爭力。因此，筆者對設計院的合同管理的重要性進行簡要的分析，結(jié)合合同管理在設計院的應用中存在的幾點問題，進而依照出現(xiàn)的問題探討了如何加強合同管理在設計院的應用。

關(guān)鍵詞：合同；設計院；強化管理

一、引言

合同是市場經(jīng)濟條件下大多數(shù)重要業(yè)務前必須形成的契約，是建立在商業(yè)信用基礎(chǔ)上的一種業(yè)務形式。在我國市場經(jīng)濟建成的過程中，越來越多的單位也意識到合同對于雙方合法權(quán)益與責任的重要作用，認識到合同管理已經(jīng)不再僅僅是一個簽字就可以了，已經(jīng)在形勢的轉(zhuǎn)變下成為了風險管理的一個分支。在進行合同簽訂前，其中一個不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是對對方的財務狀況、信用狀況進行考察和了解，以確定該合作主體是否具有合作的必要。與此同時，合同的模式對于合同雙方的信任關(guān)系是十分重要的。就設計院而言，由于其業(yè)務性質(zhì)，其產(chǎn)品往往是各類設計成果，很大程度上是設計人員的智力成果，因此對其權(quán)益的保障就更為重要。設計院對外進行各種業(yè)務的開展的基本依據(jù)與任務目標是合同來約束與界定的，這足以說明合同對于設計院的重要程度?；谠O計院的業(yè)務特點，設計合同作為一種較為典型的合同，本身具有復雜性和特殊性，如何有效的進行合同管理以發(fā)揮合同在設計院中的重要性已經(jīng)成為了設計院面臨的難題。

二、合同管理在設計院的應用中存在的幾點問題

（一）合同管理的基礎(chǔ)性作用發(fā)揮得不夠。設計院的部分業(yè)務人員與管理人員對于沒有充分意識到合同管理的基礎(chǔ)性作用。在具體流程上，一些設計院只注重建筑設計合同的簽訂，而沒有注重對簽訂后的合同進行相應的管理和跟進，沒有建立較為完善的合同管理機構(gòu)，沒有安排專人負責合同管理。對于重要的合同，缺乏執(zhí)行中的風險管控手段，導致合同中存在的變數(shù)與風險缺乏必要的應對預案。往往存在糾紛的合同從簽訂、復核以及執(zhí)行中，都存在中疏漏或者疏于監(jiān)管，這對于設計院的日常經(jīng)營活動是十分不利的。合同的簽訂是“人”的行為，如果設計院的管理者與業(yè)務人員沒有從根本上認識到合同這種法律文書的嚴謹性、重要性，那么對于合同管理所需要的人員配置和經(jīng)費都會出現(xiàn)一定的問題，例如合同管理人員的綜合素質(zhì)較差、經(jīng)費配置較少、缺乏必要的復核、審核流程等，客觀上造成了合同風險的存在。

（二）合同管理制度不完善，導致合同管理無章可循。目前，部分設計院的合同管理制度在編制、執(zhí)行上都還存在著執(zhí)行力弱、不夠統(tǒng)一的問題。這使得在日常的合同管理過程中沒有較為統(tǒng)一的標準，在管理上，業(yè)務部門與合同管理部門則可能出現(xiàn)管理與執(zhí)行上的分歧。同時，如果合同管理制度不夠完善，重要的合同缺乏必要的業(yè)務、法務部門參與就草草簽訂，必然給設計院后期的業(yè)務執(zhí)行帶來較大的風險。在某些極端的情況下，甚至出現(xiàn)設計院的工作已經(jīng)大部分完成，但由于沒有部門或崗位與客戶進行良好的對接，對方卻認為設計院的工作沒有開展，認為設計院的行為出現(xiàn)了合同違約，這一方面可能導致設計院難以按進度收到業(yè)務款項，同時也潛在地影響了設計院的市場信譽。

（三）合同的主體責任不落實，形成潛在的合同風險。合同從簽署到執(zhí)行，各設計院一般是由業(yè)務部門、經(jīng)營部門、生產(chǎn)部門、財務部門、內(nèi)審等部門參與其全過程。但是在實際業(yè)務過程中，由于人員配置、崗位設計、合同制度等原因，卻導致合同的主體責任不落實，從簽署的層面來講，就形成了潛在的合同風險。設計院在合同簽署方面，往往是由生產(chǎn)部門或經(jīng)營部門負責對接客戶，明確客戶需求，根據(jù)自身資源配置情況考慮業(yè)務方案，并形成合同草案。但在實際簽署中，設計院在承擔建筑設計工作時應當是有選擇性的，對于信譽不好的公司應當予以拒絕。但是，在日常的經(jīng)營管理活動中并沒有這樣去執(zhí)行，對于合同主體的資質(zhì)審查、財務審查等沒有按照標準執(zhí)行。在合同簽訂后沒有及時的對合作的企業(yè)進行跟蹤調(diào)查，確定其是否有可能無法按時支付設計款，這都對于合同管理而言都是十分不利的。而且，由于日漸白熱化的競爭，簽訂合同非常迅速，使得有些合同條款規(guī)定不明確，有些地方用詞也存在不準確的情況，在合同執(zhí)行的過程中也沒有進行相關(guān)的監(jiān)督，使得建筑設計款項無法按時收回。一旦對方違約，以法律的手段進行維權(quán)的意識不是非常強烈，有些情況下甚至造成呆賬壞賬。

（四）合同管理與其他管理的銜接存在脫節(jié)與僵化。合同管理是企業(yè)管理的一部分，理應與其他管理作為一個整體。但在現(xiàn)實上，設計院合同管理較多不能做到與其他管理較好的融合。一方面，合同的相關(guān)過程的脫節(jié)。由于設計院合同管理的特殊性，使得合同管理在日常的經(jīng)營管理活動中存在一定的保密性，這在一定的程度上造成了合同管理與其他管理活動存在一定的分離，沒有及時的進行溝通交流，出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象，更不用提及出現(xiàn)吸取對方的優(yōu)點的現(xiàn)象了，在這種情況必然造成“1+1<2”現(xiàn)象的產(chǎn)生。另一方面，合同管理方面也存在著一些僵化現(xiàn)象。

三、如何加強合同管理在設計院的應用

（一）充分發(fā)揮設計院合同管理的基礎(chǔ)性作用。訂立設計合同既可以有效的約束自身的工作進度和工作質(zhì)量，也可以利用它保護自身的合法權(quán)益，而且，訂立合同也可以將設計周期有效的縮短，為設計的質(zhì)量提供一定的保障從而提高設計院的經(jīng)濟效益，增強其核心競爭力。簽訂建筑設計合同時應當盡量提高合同的操作性。

（二）完善制定統(tǒng)一的合同管理制度并有力執(zhí)行。首先，要對合同的立項程序進行規(guī)范化，在合同的簽訂過程中要明確雙方的責任和義務；其次，在合同的執(zhí)行過程中加強進度管理，一旦合同出現(xiàn)變更、終結(jié)和索賠等現(xiàn)象要及時的根據(jù)合同管理制度做出相應的反映；再次，在合同進行驗收和歸檔時要注意相關(guān)事項的核對，避免出現(xiàn)程序上的錯誤，對于這些相關(guān)的內(nèi)容必須詳細的規(guī)定，從而使得其執(zhí)行力度增加，進而加強合同管理在設計院的應用。最后，對于因合同糾紛造成的單位損失，應追究相關(guān)部門的責任。

（三）落實合同主體責任，防范合同風險。首先就要落實合同主體責任，并將其分解到不同的業(yè)務部門，從而增強各部門和責任意識，提升合同管理質(zhì)量。首先，生產(chǎn)部門職責是項目合同執(zhí)行的第一責任人，要充分了解客戶資信情況后，按規(guī)定權(quán)限簽定合同，并負責合同執(zhí)行和跟蹤項目進度與項目到款一致性情況，同時要承擔本部門每份合同應收賬款的回籠工作。其次，經(jīng)營部門職責負責對客戶進行信用評價，對每一類客戶進行分析，區(qū)分不同客戶的信譽差別，要把好合同的審核、簽訂關(guān)，建立統(tǒng)一的合同管理臺賬，錄入開出發(fā)票信息，跟蹤合同履約情況，定期向公司提供各生產(chǎn)部門項目應收賬款逾期風險報告。最后，財務、內(nèi)部審計等部門職責根據(jù)執(zhí)行的項目合同，建立到款、應收賬款情況信息，定期對賬，全面分析應收賬款的回收情況、賬齡等情況，為公司決策提供準確消息。

（四）做好合同管理與業(yè)務管理的銜接。一方面，要做好合同管理本身與其他業(yè)務管理之間的銜接。例如，單位可以通過統(tǒng)一的管理臺賬、合同管理軟件如項目信息統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)資源共享與應收賬款同步監(jiān)控，規(guī)范應收賬款的部門職責，加強業(yè)務合同簽訂與履行的統(tǒng)一管理，理順業(yè)務合同的流程。另一方面，在合同管理與業(yè)務執(zhí)行中，必須做好合同簽訂人員和設計人員之間的合同交底工作，從而保障合同的履行可以得到執(zhí)行。合同交底主要是使得設計人員更好的了解合同執(zhí)行過程中的某些需要注意的問題，例如對方提出的要求、設計院的承諾等，對這些的詳盡了解必然可以使得設計人員更好的開展設計工作，以保證設計院業(yè)務的正常運行，實現(xiàn)其社會效益與經(jīng)濟效益。

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