淺議實物檔案如何科學(xué)管理與分類保存

劉芳

摘 要：本文從實物檔案的主要基本特點和實物檔案保管措兩方面，介紹實物檔案如何加以保護，并延長其保存、利用的壽命，長久體現(xiàn)價值的存在。

關(guān)鍵詞：實物檔案；特點；保存方法

1 引言

在檔案館保存的實物檔案中，由于種類繁多，性質(zhì)的不同，使得實物檔案管理也不太方便，容易出現(xiàn)混亂。實物檔案有一個共同的特點——載體形態(tài)各異。其特點不僅對實物檔案的保護不利，且還影響著實物檔案的提供利用。實物檔案的保存與利用，迫切需要檔案部門解決的實際問題。當(dāng)前，國家絕大多數(shù)檔案館還沒有形成規(guī)范的實物檔案保管操作規(guī)程，也不具備成熟的保管技術(shù)與方法，很大程度上還是依賴于紙質(zhì)檔案保管，這樣使得許多珍貴的實物檔案得不到有效保護，甚至有的瀕臨損壞。鑒于此因，研究如何對各種形式的實物檔案進行有效保管非常重要。

2 實物檔案的主要基本特點

實物檔案不像紙質(zhì)檔案在形成時間上的周期性，不像膠片檔案在載體尺寸上相對的固定性，也不像聲像檔案那樣既定的載體材料。所以，實物檔案的收集、保管就更為復(fù)雜。實物檔案需要檔案工作者做到主動式的收集，并對各種載體全方位的進行技術(shù)保護；需要從管理環(huán)節(jié)的操作規(guī)程并運用技術(shù)手段加強管理，也就是說實物檔案的管理要開辟一種全新的檔案管理模式。

由于實物檔案有別于現(xiàn)有主流檔案的特性，這必然會給保管工作帶來諸多新的問題。便于管理的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等載體和信息的保護方法，這也不一定適用于實物檔案。因此，準確把握實物檔案保管的特殊性，對其進行科學(xué)、合理的妥善保管尤為重要。

1、空間局限性。實物檔案的多樣性，載體的各異性，這不僅給檔案的分類帶來不便，而且還會威脅到檔案庫房的保管空間。實物檔案小的可以是一枚徽章，大的可為一幅牌匾，甚至更大，這相對于現(xiàn)有的檔案庫房來說，其所需的空間就大大超出普通庫房的承受能力。隨著時間的推移，越積就會越多，其保存的空間就會受到很大的影響，以致無法持續(xù)。

2、時間不確定性。獎牌、證書等形式的實物檔案，往往是某一單位或部門所取得工作成績的物品，而成果的取得是不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的，不具有時間或主體上的規(guī)律性。所以，檔案部門無法預(yù)知何單位、何時會產(chǎn)生實物檔案，也很難及時準確地收集到所需檔案，這就給整理、保管和利用帶來諸多不便。

3、保管技術(shù)的限制。由于實物檔案的載體形態(tài)各異，材料多樣，大小不一，其載體形態(tài)又可由玻璃、金屬、布料、塑料等多種材料構(gòu)成，并且載體上的信息內(nèi)容有鍍金、油漆、墨汁等多種的表現(xiàn)形式。而各類材料的不同，其保存環(huán)境和保管方式也不盡一樣，統(tǒng)一載體也可能由于信息表現(xiàn)手法的不同而在保管要求上各有側(cè)重。所以，現(xiàn)今的紙質(zhì)檔案保管技術(shù)，就不適合或不能滿足各種樣式的實物檔案的保管需要。保管技術(shù)的不成熟，也成為了制約實物檔案保管工作發(fā)展的一個重要瓶頸。

4、檔案備份的困難性。紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案，為便于用戶利用，常保存檔案原件的同時，相關(guān)部門還保留有一定的檔案備份件。而實物檔案制作備份就很不方便了。逼真地展現(xiàn)檔案原件，在外型、色彩、工藝等方面的復(fù)制技術(shù)的要求較高，難度較大；同時，復(fù)制件所占有的空間會大大增加。所以，實物檔案的實體備份也不能有效地解決檔案長期保存的問題。

3 實物檔案保管措施

掌握了實物檔案保管的特點，采取相應(yīng)的手段和技術(shù)措施，才便于實物檔案的妥善保管。

1、提高相關(guān)人員的保護意識與保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在左右檔案安全保管的根本性因素中，檔案工作人員和利用者由此共同構(gòu)成了主體，他們對檔案的“生死存亡”起到了主導(dǎo)性的作用。所以，必須強化其相關(guān)人員的保護意識，要求在對檔案進行日常維護和操作處理的過程中，時刻注意實物本身的保護，嚴格按照相關(guān)的制度規(guī)范和操作流程進行，不能隨意或擅自對檔案進行違規(guī)或不正當(dāng)?shù)奶幹?；任何利用場合主辦方都必須在提供利用之前對用戶進行必要的保護知識教育，盡可能減少在實物檔案參展或外借過程中人為因素造成碰傷、丟失等事件；合格的檔案工作者在精通業(yè)務(wù)知識的同時，還必須熟悉與檔案相關(guān)的歷史、文化等背景知識。對各實物檔案所反映和展現(xiàn)的歷史事實和相關(guān)背景的掌握，不僅是檔案保管的需要，更是確認檔案保存價值的必要。

2、規(guī)范檔案管理體制建設(shè)，構(gòu)建實物檔案保管標(biāo)準體系?，F(xiàn)代化的工作流程理念，也迫切需要實物檔案保管做到規(guī)范先行，以明確的管理和操作規(guī)定統(tǒng)一各職能部門的相關(guān)工作，夯實保管基礎(chǔ)。第一，要完善收集標(biāo)準規(guī)范。因?qū)嵨餀n案概念外延的模糊性，檔案部門也將實物檔案視為已有，并加大了收集的力度，使得一些檔案館盲目擴大館藏，這給保管帶來很大負擔(dān)。對此，需要以標(biāo)準和規(guī)范的形式明確實物檔案的收集范圍，并兼顧館藏和保管條件，立足現(xiàn)有資源最高效率的維護實物檔案完整與安全。第二，加強實物檔案保管技術(shù)規(guī)范的建立。盡快建立保護技術(shù)的相關(guān)標(biāo)準，則是指導(dǎo)實物檔案保護工作的關(guān)鍵。載體的特性也決定了實物檔案的保護不能再沿用紙質(zhì)檔案的技術(shù)方法。實物檔案載體本身的多樣性，這也無疑加大了相關(guān)技術(shù)標(biāo)準制定的難度，并已成亟待解決的問題。

3、大力開展實物檔案保護技術(shù)的研究，延長有效保護時間。由于實物檔案信息內(nèi)容完全依賴于載體而存在（特別是經(jīng)雕刻、鑄造等工藝處理的獎杯、牌匾等），其信息更是由載體的變化而表現(xiàn)出來。因此，保護實物檔案的重點應(yīng)定位在載體保護上，要延長載體的壽命，保護技術(shù)則是關(guān)鍵。一是要注重實物檔案日常保存環(huán)境的研究。進后大都儲存在庫房中，周圍環(huán)境的溫濕度、光照強度和清潔度等，都會影響其壽命。因此，合理準確地控制保管環(huán)境則是核心工作，也是長期保存的根本條件。二是注重實物檔案展覽期間的技術(shù)保護。實物檔案直觀鮮活的外部特征，吸引著人們的視線，高頻率的展覽，將會造成不同程度的損傷，有時在運輸途中中也容易造成毀壞，這都需要在利用過程中采取相應(yīng)的保護措施加以防范。三是加強對實物檔案修復(fù)技術(shù)研究。很多收進館的實物檔案都具有較高的歷史價值，其中部分檔案載體本身就是價值的最鮮活體現(xiàn)。所以，實物檔案遭到破壞，很可能由于其制成材料或制作工藝等方面的原因造成檔案載體修復(fù)的困難，這樣檔案信息就難以還原。檔案保護工作者必須深入研究實物檔案各類載體制成材料及相關(guān)制作技術(shù)，并能有針對性地完成檔案修復(fù)任務(wù)。

4、科學(xué)的分類和合理鑒定，使實物檔案便于保存。鑒于實物檔案載體材料的復(fù)雜性，形態(tài)差異性，這也給檔案管理帶來諸多不便。為了能使保管工作盡可能的完善、合理，應(yīng)重點做好實物檔案的科學(xué)分類與準確鑒定工作。

1）對實物檔案進行必要的科學(xué)分類。由于分類的標(biāo)準多樣性，可根據(jù)歸檔單位、檔案反映的信息，將其分為不同的類別。從延長檔案壽命的角度上，可將統(tǒng)一載體的檔案材料的檔案，歸并為一類較為合理，這也是普遍應(yīng)用的分類方法。

2）對實物檔案進行必要的準確合理的鑒定。結(jié)合檔案產(chǎn)生的背景環(huán)境，對實物檔案進行鑒定。從內(nèi)容和載體方面人手進行評價。對不同價值層次的檔案，可以按照永久或長期保存、暫時保存、銷毀等不同方式進行處理，以確保館藏檔案的質(zhì)量。加強檔案的鑒定，也是提高實物檔案保管效率的一個重要途徑，其現(xiàn)實意義也非常重大。

4 結(jié)束語

作為實物檔案來說，從某種程度上則體現(xiàn)著一個單位的發(fā)展史和光榮史，它有著不可代替的地位與作用。因此，我們應(yīng)根據(jù)其各自的特點，實行分類管理、合理準確鑒定，采取必要的技術(shù)措施加以保護，以延長實物檔案保存壽命，體現(xiàn)價值存在的持久性。

參考文獻

[1]段振強.為實物檔案定個位.北京檔案，2OO6（1）.

[2]南京檔案館.南京市實物檔案管理辦法，2006-7-30.

[3]王世強.談?wù)剬嵨餀n案的管理.蘭臺世界.

[4]青島市.檔案館.青島市機關(guān)實物檔案管理規(guī)范（試行）.endprint