關(guān)于檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢的探討

方晉生

摘 要：現(xiàn)在是信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)在眾多行業(yè)發(fā)揮了作用。作為企事業(yè)單位管理的重要部分，檔案信息化建設(shè)也成為一種必然趨勢。本文就檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢的因素及推進(jìn)措施進(jìn)行詳細(xì)分析探討。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案信息化管理；檔案信息化趨勢

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我國各個(gè)行業(yè)的信息化水平不斷提升。檔案管理順應(yīng)形勢實(shí)施信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、局部共享化轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)的核心價(jià)值是檔案信息資源建設(shè)，基礎(chǔ)是現(xiàn)代信息技術(shù)，目標(biāo)是社會(huì)能夠充分利用檔案信息資源。順應(yīng)檔案信息化發(fā)展的趨勢，才更有助于轉(zhuǎn)變管理模式，更快捷，高效的提供檢索服務(wù)。

信息檢索者在查詢信息的過程中最在意的還是信息內(nèi)容。不同的信息可能來自不同的存儲(chǔ)檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地為檢索者提煉出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。方便快捷地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性，價(jià)值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案信息化建設(shè)是檔案未來管理發(fā)展的必然趨勢。

1.促成檔案信息化發(fā)展趨勢的因素

1.1信息化建設(shè)為檔案管理提供了便利性

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理模式也逐步由傳統(tǒng)管理方式向信息化方向轉(zhuǎn)變，同時(shí)檔案信息化的進(jìn)程也帶動(dòng)了現(xiàn)代化辦公，電子文檔，檔案接收，存放，管理，使用等一體化的信息管理模式的發(fā)展。信息化極大的提高了檔案管理水平，同時(shí)，信息化對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求， 使檔案管理工作處于不進(jìn)則退的境況[1]。在信息化條件下的檔案管理工作是傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。

要順利實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案建設(shè)，就必須認(rèn)證研究信息化的特點(diǎn)，解決好檔案管理中遇到技術(shù)難題，構(gòu)建出檔案管理工作新形式，使檔案管理工作迅速進(jìn)入信息化時(shí)代。因此加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是迎合時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的必然選擇，也是快速提升檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，另外也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

1.2順應(yīng)國家信息化發(fā)展的趨勢

國家信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是檔案信息化建設(shè)。這就對(duì)傳統(tǒng)檔案管理造成了很大沖擊，要求檔案內(nèi)容的載體由傳統(tǒng)的紙媒方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影嫘问剑W(wǎng)絡(luò)化形式，數(shù)字化形式等，也就是由實(shí)際存在的文字變?yōu)閿?shù)據(jù)存儲(chǔ)[2]。以使檔案信息內(nèi)容的需求更加趨向于綜合化，檔案信息內(nèi)容的利用需要提供更加準(zhǔn)確、高效的服務(wù)，檔案信息化是符合我國檔案利用需求的新形勢。

檔案信息化的實(shí)質(zhì)是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌組織與規(guī)劃下，以館藏檔案為基礎(chǔ)，通過一切有效的信息技術(shù)手段和途徑，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，滿足信息化社會(huì)對(duì)檔案信息的需求[3]。傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容建設(shè)方式主要依靠手工記錄整理，這在一定時(shí)期內(nèi)符合社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展需求，但是現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展越來越成熟，傳統(tǒng)的檔案建設(shè)方式已完全不能滿足社會(huì)發(fā)展需要，因此檔案信息化建設(shè)已迫在眉睫，勢不可擋。

2.檔案信息化發(fā)展趨勢的推進(jìn)措施

檔案管理者憑借各種網(wǎng)絡(luò)電子平臺(tái)，各種軟硬件設(shè)施筆記本，掌上電腦，云計(jì)算方式等再加上公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)職能的轉(zhuǎn)變等，這種變革方式令傳統(tǒng)檔案管理人員面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此想要真正落實(shí)檔案信息化建設(shè)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，必須采取全方位，有條理的推進(jìn)措施。

2.1健全檔案信息化建設(shè)制度

檔案部門實(shí)施信息化建設(shè)之路首先就要建立一體化，系統(tǒng)化的規(guī)章制度作為保障，這是基本前提。使其在運(yùn)作的過程中有章可循，有法可依。具體的規(guī)章制度包括歸檔制度，備份制度，保密制度，鑒定制度，查閱利用制度，操作管理制度，網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，機(jī)房管理制度，軟件管理制度，監(jiān)督管理制度及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。

2.2提高檔案信息化建設(shè)的科技水平

科技是檔案實(shí)施信息化建設(shè)的核心基礎(chǔ)，是將現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)運(yùn)用于檔案管理，為檔案部門提供全方位的技術(shù)支持。這樣不僅保障了管理檔案的技術(shù)設(shè)備得到恰當(dāng)?shù)氖褂煤捅ｐB(yǎng)，在運(yùn)用的過程中還能進(jìn)行技術(shù)的升級(jí)和更新，使其更加跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展的步伐。在互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容也十分龐雜，檔案工作人員必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外檔案部門和其他相關(guān)部門的共同合作也要由國家檔案部統(tǒng)一管理，共同分配資源和技術(shù)，統(tǒng)一開展科技攻關(guān)項(xiàng)目[4]。以此減少不必要的重復(fù)性工作和資源浪費(fèi)，以增強(qiáng)檔案信息化成果的高科技含量和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.3增加資金和設(shè)備的投入

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型的資金投入是非常大的，只有擁有強(qiáng)大的資金做后備力量才能真正建設(shè)起來。其中的構(gòu)建系統(tǒng)包括計(jì)算機(jī)，掃描儀，光盤刻錄機(jī)，打印機(jī)，復(fù)印機(jī)以及光盤，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，磁盤等設(shè)備的配備等，另外還有相關(guān)輔助配套設(shè)備，這些都需要經(jīng)費(fèi)投入作為保障的。對(duì)此首先要要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前各級(jí)檔案部門的財(cái)力主要來源于各級(jí)政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐[6]。另外作為檔案管理的上級(jí)部門，更是義不容辭的為下級(jí)部門創(chuàng)造合適的互聯(lián)網(wǎng)條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，同時(shí)還要加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，協(xié)商共同面對(duì)困難，共同解決問題，為檔案信息化建設(shè)掃平道路。

檔案信息化建設(shè)已成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必然趨勢，檔案信息量越來越多，科目越來越繁雜這也需要信息化，數(shù)字化的技術(shù)作為管理工具，利用專業(yè)人員進(jìn)行科學(xué)管理，才能更快捷，更高效的梳理，檢索信息，從而為社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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