高校電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的互動

周麗娜

摘 要 當(dāng)前乃是信息化時代，諸多領(lǐng)域的工作均呈現(xiàn)出電子化、信息化的發(fā)展趨勢，高校也不例外，其政務(wù)建設(shè)與檔案管理均向著電子化的方向發(fā)展，并且二者之間呈現(xiàn)出相互促進(jìn)、相互影響的良好關(guān)系?？梢哉f，二者各有其優(yōu)勢，只有二者實現(xiàn)良性互動，才能真正發(fā)揮出其自身優(yōu)勢，為高校的發(fā)展提供全方面的服務(wù)。本文從電子政務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)兩個方面入手，試探究其互動關(guān)系的形成。

【關(guān)鍵詞】高校 電子政務(wù)建設(shè) 檔案信息化建設(shè) 互動關(guān)系

所謂電子政務(wù)，又有電子政務(wù)的別稱，由社會政府機(jī)構(gòu)使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建設(shè)網(wǎng)站、研發(fā)APP，使政府其他部門、企業(yè)以及普通人可以從中獲得信息。高校作為政府工作中的一個重要方面，其日常工作的展開離不開地方政府的指引，電子政務(wù)的存在使得高?？梢愿颖憷孬@取信息，進(jìn)而更加科學(xué)地開展工作。而檔案管理與之有著非常密切的聯(lián)系，信息化檔案管理工作可以與電子政務(wù)相互補(bǔ)充、相互促進(jìn)，為電子政務(wù)建設(shè)提供巨大的保障。因此，高校將檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)融合在一起，是非常必要的。

1 二者之間的關(guān)系

無論是電子政務(wù)的建設(shè)，還是檔案信息化管理的建設(shè)，二者之間都存在著極為密切的聯(lián)系，若要推動電子政務(wù)不斷發(fā)展，必須要有檔案信息化作為保障，原因在于電子政務(wù)建設(shè)離不開大量數(shù)據(jù)與信息的支持，高校的檔案恰好是一種擁有各種數(shù)據(jù)信息的龐大資源庫，電子政務(wù)可以從中獲取大量的信息并加以整合利用，如果缺少了檔案信息化所提供的信息支持，電子政務(wù)將會成為“空中樓閣”，不再具有存在的意義。與之相對的是，檔案信息化的建設(shè)也需要電子政務(wù)向其中融入，這樣可以確保檔案在使用上更加便利，相關(guān)人員不必花費(fèi)大量的時間精力進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查詢，其工作效率必然會大大提高。

2 如何促進(jìn)二者之間的互動

2.1 在高校檔案管理中融入電子政務(wù)建設(shè)

（1）當(dāng)今社會節(jié)奏不斷加快，人們無論從事任何工作，都要求節(jié)約時間、簡化流程、盡可能地“省事”，高校檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)也是如此。在檔案信息化中融入電子政務(wù)，可以使高校在檔案查找上更加方便、快速，高校也會因此提高工作效率。在檔案信息化建設(shè)中，工作人員可以通過設(shè)置權(quán)限來進(jìn)行檔案管理工作，即使工作人員不在校園內(nèi)網(wǎng)中登錄，也可以從外網(wǎng)中利用自身的權(quán)限進(jìn)行信息查詢，這無疑有助于工作任務(wù)的完成和工作負(fù)擔(dān)的減輕。

（2）電子政務(wù)有利于高校學(xué)生檔案接收近現(xiàn)代化管理。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，現(xiàn)代化的檔案管理無疑具有更高的工作效率，工作人員不必困在固定的場所即可完成工作任務(wù)，工作場景的改變使得既往枯燥乏味的工作流程出現(xiàn)了改變，工作人員即使面對同樣的工作內(nèi)容，也能保持原有的工作效率，更是工作效率得到提高。

（3）檔案一般接受嚴(yán)格的監(jiān)控，其流向極為嚴(yán)謹(jǐn)，需要經(jīng)過多重的等級，傳統(tǒng)檔案管理均為手工記錄方式，工作人員即使耗費(fèi)大量時間精力也有可能出現(xiàn)錯誤。而檔案管理的信息化，可以解決上述問題，電子政務(wù)的融入使得檔案管理具備了自動催促還回等多長功能，借走檔案的人員可以及時歸還檔案。

（4）電子政務(wù)的融入有助于豐富檔案內(nèi)容。高校檔案部門實際上保存了許多記錄學(xué)校教學(xué)過程的資源，這些檔案信息在最初可能僅僅記錄了關(guān)于教學(xué)的信息資源，而在電子政務(wù)融入之后，高校檔案資源將會擴(kuò)展其記錄范圍，將科研工作的相關(guān)信息業(yè)記錄在檔案中，甚至一些學(xué)生工作信息也被納入到信息化檔案管理的記錄范圍之中，最終形成種類齊全、內(nèi)容全面的資源信息庫。

（5）電子政務(wù)為高校檔案研究提供了便利，工作人員借助電子政務(wù)系統(tǒng)可以輕松找到自己所需要的檔案，查詢并使用檔案信息，第一時間獲得檔案的最新動態(tài)。當(dāng)然，也正是因為檔案的信息化，使得人們的思路得到拓寬，不再囿于當(dāng)初有限的檔案資源，所以在一定程度上促進(jìn)了思維的創(chuàng)新。

2.2 在電子政務(wù)建設(shè)中融入檔案信息化管理

2.2.1 高校推行檔案信息化管理，可以確保電子政務(wù)的正常運(yùn)行

高校檔案實質(zhì)上是電子政務(wù)進(jìn)行的基本保障，電子政務(wù)在運(yùn)行過程中產(chǎn)生的信息可以作為高校檔案的信息資源，而高校信息化檔案則是這些資源的集合處，電子政務(wù)系統(tǒng)有需要時便從高校檔案庫中進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取。高校信息化檔案原本是單純的文字，將其融入電子政務(wù)之中，出于建設(shè)電子政務(wù)的需要，需要在檔案中加入圖像、聲音等多媒體信息，這無疑從另一個層面豐富了檔案信息，促進(jìn)了電子政務(wù)管理的全面性。

2.2.2 檔案信息化在電子政務(wù)中的融入使得既往電子政務(wù)中存在的信息共享問題得到了切實的解決

檔案信息這種重要資源具有常人難以想象的重要價值，而這種價值的實現(xiàn)形式便是“充分利用”，檔案信息化使得檔案信息可以最大限度地被共享，電子政務(wù)可以李立勇檔案資源，使其與社會其他資源無縫連接，實現(xiàn)人力、物力、財力的優(yōu)化配置，檔案信息化在電子政務(wù)的影響下可以實現(xiàn)最大增值。以筆者所在高校為例，某教師便利用了檔案信息的共享開展教學(xué)與科研工作，其他同院系的教師則對學(xué)校的行政方式與組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，學(xué)校檔案部門逐漸向著網(wǎng)絡(luò)組織的形式發(fā)展，真各個學(xué)校在辦事流程上更加透明，辦事程序上更加暢通，人員上更加合理，財力、物力與人力都得以節(jié)約。

3 結(jié)語

電子政務(wù)、高校檔案信息化這二者之間存在著相互聯(lián)系、相互促進(jìn)的密切聯(lián)系，工作人員應(yīng)該在電子政務(wù)中融入檔案信息化建設(shè)，在檔案管理中融入電子政務(wù)建設(shè)，如此可以提高高校工作效率，實現(xiàn)二者的共贏發(fā)展。

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作者單位

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 河南省南陽市 473000