關于檔案信息化建設與檔案管理的探索

齊宏佳

【摘要】隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學技術已經(jīng)融入到人們日常生活和工作的方方面面，檔案管理工作也不例外。當前，檔案信息化建設已經(jīng)成為我國現(xiàn)代化建設的重要組成部分，相關人員需要不斷探索提高檔案信息化建設與檔案管理的措施和方法，提高檔案管理工作的水平，為我國現(xiàn)代化建設貢獻力量。

【關鍵詞】檔案信息化建設；檔案管理；措施

作為現(xiàn)代檔案管理的主要方式，檔案信息化建設已經(jīng)成為我國未來檔案管理工作不可逆轉的發(fā)展方向。隨著我國信息技術的不斷發(fā)展與深化，其在我國檔案管理工作中的有效應用，也推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升，為我國檔案信息資源的共享提供了可能與保障。

一、檔案信息化建設的基本理論

檔案信息化指的是將計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化的信息技術應用于檔案管理工作當中，實現(xiàn)檔案收集、保存、管理的統(tǒng)一化、和諧化，實現(xiàn)檔案信息共享化的一種模式。

二、檔案信息化建設的特征

在實驗時期，檔案信息化建設的特征主要表現(xiàn)在兩個方面：一是檔案管理向著多元化的方向發(fā)展。二是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化。在普及時期，檔案信息化建設又表現(xiàn)出了其他固有的特點，主要包括：1.對檔案的公布，并實現(xiàn)對檔案檢索的開發(fā)與利用。2.計算機的使用逐步得到社會各界的肯定，計算機編目進一步普及，計算機輔助立卷得以實現(xiàn)。在網(wǎng)絡時期，檔案信息化建設的特征主要體現(xiàn)在：計算機已經(jīng)成為引領檔案管理的中堅力量，多媒體技術和光盤存儲功能已經(jīng)得到了廣泛的應用。數(shù)字檔案時期，檔案信息化建設的主要特征表現(xiàn)在：數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流，各檔案數(shù)據(jù)庫得以建立和使用，同時，電子文件的相關管理網(wǎng)站也逐步建立和完善，數(shù)字檔案管理成為檔案管理不可逆轉的發(fā)展潮流。

三、檔案信息化建設與檔案管理的措施與方法

（一）不斷推進檔案管理信息資源的整合工作。在日常的檔案管理工作當中，檔案信息資源工作散發(fā)著其特有的優(yōu)勢。首先，要實現(xiàn)檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會歷史發(fā)展的宏觀方向，同時，還能夠反映出人們日常生活的點滴細節(jié)，將社會當中存在的整個集體與個體的發(fā)展都能夠完全展現(xiàn)在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領性的檔案信息管理制度為指導，并結合檔案分級管理制度的相關要求，實現(xiàn)對國家資源的合理配置與高效應用，實現(xiàn)社會資源的共享。此外，實現(xiàn)檔案信息資源管理的整合主要可以通過兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進行整理的過程當中，檔案的系統(tǒng)化和編目發(fā)揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價值，還需要對相關的檔案進行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術方法，對整合的目標進行檔案資源的結構管理，確保信息資源能夠在宏觀角度上實現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展。

（二）提升電子文件歸檔管理的信息化水平。在接收到各相關資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對此類信息進行數(shù)字化轉化。而要實現(xiàn)這一點，就需要對資料和信息按照方式和類型的不同進行分類。這主要涉及到以下兩個方面：紙質信息的電子化形式轉化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉化。此外，還需要對不同的信息進行使用價值的鑒別，并在此基礎之上進行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價值信息的真實性、完整性、有效性和可用性。同時，還需要依據(jù)國家制定的檔案管理辦法對檔案信息化管理進行規(guī)范，不斷提升檔案信息化管理水平。

（三）提升檔案管理人員的服務意識，拓寬檔案信息管理人員的管理思路。之所以要進行檔案管理工作，主要是為了為社會提供有效的服務。要實現(xiàn)這一點，檔案管理部門以及其內部的相關管理人員就需要不斷拓寬其管理思路，提升檔案管理工作的服務意識。傳統(tǒng)而言，我國的檔案管理工作將過多的精力放在了“保管”資料之上，而沒有對資料進行充分的“利用”，這制約了檔案資源價值的實現(xiàn)與發(fā)揮。因此，需要轉變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國傳統(tǒng)檔案管理還存在著過于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價值取向，在檔案信息化建設時期，一定要轉變這一理念，推進檔案信息管理的全面發(fā)展，提升檔案管理人員服務大眾的思想意識。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業(yè)知識水平和綜合素質能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發(fā)展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對檔案的保存，更需要綜合性的人才對檔案信息進行分析和歸納，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供信息支持。當然，相關領導也需要立足長遠，充分發(fā)揮出檔案對國家發(fā)展的積極作用，只有這樣，才能夠順應時代的發(fā)展要求。

四、結語

隨著世界范圍內計算機技術的不斷提高，將信息化技術應用于我國的檔案管理工作已經(jīng)成為不可逆轉的發(fā)展方向。檔案的信息化建設能夠有效提高檔案管理的水平，為我國經(jīng)濟社會的發(fā)展提供信息支持。本文從簡要介紹檔案信息化建設的基本理論與特征入手，從不斷推進檔案管理信息資源的整合工作、提升電子文件歸檔管理的信息化水平以及提升檔案管理人員的服務意識、拓寬檔案信息管理人員的管理思路三個方面提出了檔案信息化建設與檔案管理的措施與方法，以期為提高我國檔案信息化建設與檔案管理水平貢獻一份微薄的力量。

【參考文獻】

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