提高行政機關(guān)文件管理效率的研究

姚媛

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的進步和社會的發(fā)展，人們的生活水平逐漸提高，節(jié)奏也逐漸加快。再加上高新技術(shù)以及計算機技術(shù)在人們生活與工作中的普及，未來的發(fā)展趨勢要求文件管理的效率必須提高。但是從整體來看，我國由于地域遼闊，百姓較為分散，很多地區(qū)受到地理位置和客觀條件的約束，在機械化的過程中遇到了很多難以想象的問題，甚至有些落后地區(qū)不能進行文件管理的電子化改革，這些傳統(tǒng)落后的局面嚴重降低了我國行政機關(guān)文件管理的整體效率。

【關(guān)鍵詞】行政機關(guān)；文件管理；提高效率

文件管理早在100多年前就已經(jīng)受到了美國相關(guān)工作人員的重視，當(dāng)時主要探討的相關(guān)話題是文件生命周期理論，在那個年代，人們認為文件管理的實質(zhì)是為了讓文件中的信息得到充分利用，直到其中的利用價值消耗殆盡而被損壞，或者是有一些具有永久價值的文件會被一直保存下去的整體過程。計算機技術(shù)的普及讓無紙化辦公具有更深層次的內(nèi)涵。當(dāng)代進行無紙化辦公的意義主要是將知識作為管理主體，高新計算機技術(shù)只是管理的手段，目的也是為了提高管理的效率?，F(xiàn)在我們就需要對當(dāng)代的文件管理進行深刻的思索，力圖通過優(yōu)化管理流程、加大客觀條件的投資、提高行政機關(guān)工作人員的素質(zhì)來提高文件管理效率。

一、行政機關(guān)中文件管理的實際特征

（一）科學(xué)性。行政機關(guān)一般來說是企業(yè)或者事業(yè)單位中文件聚集的地方，是為整個企業(yè)或者事業(yè)單位提供信息服務(wù)的場所，所以一般在行政機關(guān)中的文件管理都是科學(xué)規(guī)范、可靠有效的。

（二）完整性。文件管理工作一般來說是對整個文件進行管理，不能因為特殊情況就只針對文件其中的一部分進行管理。尤其在行政機關(guān)中文件管理被視為尤為重要的事情，工作人員必須嚴格按照要求將整個機構(gòu)的所有文件進行科學(xué)有效的處理，才能達到文件管理的最終目的。

（三）系統(tǒng)性。行政機關(guān)本身就是一個嚴格有序的機構(gòu)，因此文件管理工作的流程也必須具有系統(tǒng)的規(guī)劃和管理。文件管理也是為了滿足行政機關(guān)各部門的要求才進行實施的，所以文件管理工作必須迎合各部門的需求，遵守各部門的規(guī)章制度，以此滿足行政機關(guān)對于文件管理的期待。

（四）政治性和權(quán)威性。行政機關(guān)一般來說在某地都具有管理色彩和指揮色彩，各層行政機關(guān)的任務(wù)也是為了對地方的事件進行公平公正的決策管理和控制，只要在文件管理過程中保證文件傳遞的順暢性和文件本體的權(quán)威性，才能讓政府部門為百姓提供更好的服務(wù)，受到更深的尊敬。

二、提高行政機關(guān)文件管理效率的有效措施

在當(dāng)代計算機技術(shù)橫行的時代，任何工作是很難脫離計算機技術(shù)的。所以我們在學(xué)會利用計算機技術(shù)提高辦公效率的同時，不能僅僅停留在當(dāng)前的狀態(tài)，而應(yīng)該進一步思考，深入學(xué)習(xí)相關(guān)的文件管理理論知識，力圖通過優(yōu)化文件管理工作流程，改進文件管理工作相關(guān)細節(jié)來提高文件管理效率。

（一）重視行政機關(guān)中文件管理理論知識的傳播，提升工作人員的整體素質(zhì)。行政機關(guān)應(yīng)該定期組織專業(yè)培訓(xùn)課程，加強工作人員之間的交流與學(xué)習(xí)，建立完善的管理制度，強制工作人員參與理論課程，讓這些工作人員可以在工作之余體會到學(xué)習(xí)的快樂，掌握更完善更新潮的知識，自身的文化修養(yǎng)提高了，自身的工作能力與控制能力也就會隨之上升，最終實現(xiàn)高效的文件管理工作。如果每一個行政機關(guān)中的文件管理工作人員沒有充分認識自己的工作崗位和工作性質(zhì)，在工作過程中只會考慮自己的工作細節(jié)，反而忽視了與其他部門之間的合作與協(xié)調(diào)，這樣只會適得其反，降低文件管理的效率。

（二）完善行政機關(guān)文件管理工作的規(guī)章制度。一般來說，任何機構(gòu)在工作過程中都有自己的一套規(guī)章制度，是每一位工作人員都要履行的，因為只有對工作人員的工作進行嚴格的管理，工作流程才會具有嚴謹性，但是不可避免的很多工作人員為了追求嚴苛的工作制度，會在工作時缺失本應(yīng)該要有的靈活性。所以行政機關(guān)在設(shè)置文件管理規(guī)章制度時一定要考慮到實際工作中可能會遇到的各種問題，結(jié)合實際情況的方方面面，設(shè)置相應(yīng)的靈活區(qū)間，避免將簡單的工作變得復(fù)雜化，從而進一步提高文件管理工作的效率。

（三）及時更新健全行政機關(guān)文件管理的工作環(huán)境。要想提高行政機關(guān)中文件管理的效率，一定要學(xué)會充分利用現(xiàn)有的先進科學(xué)技術(shù)，全面實現(xiàn)文件的電子化管理。只有行政機關(guān)和文件管理部門不斷地加強基礎(chǔ)設(shè)施的投資，重視文件管理的工作環(huán)境，優(yōu)化工作內(nèi)部管理工具，努力建立一個合理的、高效的網(wǎng)絡(luò)互連體系、性能優(yōu)越的服務(wù)器、海量的存儲系統(tǒng)和信息共享平臺，購買一些質(zhì)量較好的資源數(shù)據(jù)庫，利用信息共享平臺，實現(xiàn)行政機關(guān)內(nèi)部文件管理的規(guī)范化和效率化。

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