淺談煤化工甲醇廠檔案收集問題的弊端與對策

摘 要：在企業(yè)檔案管理工作中，收集工作是關(guān)鍵，使檔案館內(nèi)容更豐富，為企業(yè)留下有價值的歷史事實證據(jù)，檔案收集工作是檔案管理工作人員目前面臨的一個重大課題。

關(guān)鍵詞：煤化工；檔案收集；弊端；對策

神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)煤炭化學(xué)工業(yè)分公司甲醇廠是寧東能源化工基地第一個開工建設(shè)的項目，是由25萬噸/年甲醇項目、21萬噸/年二甲醚項目和60萬噸/年甲醇項目組成的，檔案管理工作也是在三個項目合并之后形成了一套完整的檔案管理系統(tǒng)。25萬噸/年甲醇項目的檔案管理工作可謂是在摸爬滾打、不斷摸索的過程中形成的，大部分為原首鋼九十年代的翻譯資料，全部為紙質(zhì)檔案，由于已經(jīng)有很長的存檔年限，管理起來比較困難，但在企業(yè)籌建過程中，提供了有效的價值，利用率頗高。為煤化工建設(shè)的檔案初期發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，為使煤化工檔案管理工作更具特色，為企業(yè)留下有價值的歷史事實證據(jù)，檔案收集工作是檔案管理工作人員目前面臨的一個重大課題。

一、煤化工甲醇廠檔案收集工作的現(xiàn)狀

做為企業(yè)檔案管理工作來說，檔案收集工作是其中的難點重點，并采取了多種措施解決檔案工作中收集不全的問題，也取得了一定的成效，但仍是所有企業(yè)的一個突出問題，現(xiàn)煤化工甲醇廠主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.紙質(zhì)文件多，電子檔案收集不全

目前，煤化工甲醇廠大部分的檔案為紙質(zhì)形式存在，全部為科技檔案和文書檔案，在發(fā)展初期，只有極少部分磁性載體材料（如光盤），大部分施工圖紙、技術(shù)資料、前期文件無電子版存檔，后期投產(chǎn)建設(shè)后，企業(yè)形成的一些具有特色的影音資料、光盤等載體檔案的收集工作不夠重視。

2.文件檔案收集不齊

隨著時代的發(fā)展，企業(yè)實行無紙化辦公，許多紅頭文件無紙質(zhì)版，辦公室一年集中上交一部分紙質(zhì)版文書檔案，上交所有電子版文書文件；另外一些職能部門在日常工作中形成的一些重要文件材料，在企業(yè)發(fā)展中有獨特見證的材料，也應(yīng)該進(jìn)行收集歸檔。

3.技術(shù)改造資料收集不全

企業(yè)在生產(chǎn)過程中，進(jìn)行了大量的技術(shù)改造工作，對之前的一些流程、設(shè)計方案做了部分改動，許多車間將改造資料自行留存方便查詢造成資料的大量流失，檔案室留存的資料就與現(xiàn)場的實際情況不符，無利用價值。

4.檔案收集系統(tǒng)性不全

企業(yè)的檔案管理工作要體現(xiàn)它的價值與意義，應(yīng)具有系統(tǒng)性，不僅有建設(shè)初期的前期檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、生產(chǎn)檔案等，見證企業(yè)發(fā)展的實物、錄音錄像資料，重大事件、活動形成的檔案也應(yīng)收集存檔，才能形成一套獨特的企業(yè)文化。

二、影響煤化工甲醇廠檔案收集工作的主要原因：

1.檔案工作意識不強，重視不夠

檔案管理工作不受重視，意識薄弱，借閱人員將檔案借閱后占為己有或丟失，再或者因為工作忙碌無時間歸還或轉(zhuǎn)借他人，傳閱過程中丟失。有些部門為方便工作，不愿上交與自己業(yè)務(wù)有關(guān)的技術(shù)資料；特別是技術(shù)圖紙與設(shè)備資料。另外一些部門，因為自己內(nèi)部資料無處存放，借故上交檔案室，不清楚歸檔范圍，給檔案管理工作帶來困難。煤化工發(fā)展建設(shè)快，人員流動大，籌建項目完工后交接時間緊，未能做好檔案移交工作，致使檔案收集不全甚至遺失。

2.檔案管理制度落實不清楚，未制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)

甲醇廠的檔案室下設(shè)在生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門對檔案管理工作認(rèn)知度很低，認(rèn)為企業(yè)搞好生產(chǎn)才是硬道理；集團(tuán)公司下發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)的各類檔案管理制度，由于沒有很硬的管理支撐，管理制度往往只適用于檔案管理人員，執(zhí)行力度不夠；對于相關(guān)部門和相關(guān)人員違反檔案管理制度的情況，未制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，私自保管的檔案或丟失等，檔案管理人員不能按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核，執(zhí)法不嚴(yán)，不能得到及時的處理。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)煤化工專業(yè)人才學(xué)歷較高，并無檔案科班出身的專業(yè)人才，所有工作都是接手就干，一切都是在摸索中成長，慢慢轉(zhuǎn)化為一名專業(yè)的檔案管理人員，由于個人理解能力有偏差，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。就造成兩個因素：一是 缺乏競爭力和工作活力，二是缺乏創(chuàng)新意識和主動性。工作抱著“得過且過”的思想，長期處于一種無憂患的安逸狀態(tài)，致使檔案工作被認(rèn)為可有可無，影響了檔案工作在企業(yè)中的地位。

4.檔案收集工作的范圍不廣，影響企業(yè)檔案管理工作的全局性

企業(yè)檔案記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，雖然平時工作中做了一定的宣傳工作，但由于不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，檔案管理工作僅僅被認(rèn)為是資料整理工作，這在很大程度上影響著檔案在企業(yè)范圍內(nèi)的收集工作，檔案工作不受重視，致使企業(yè)內(nèi)部的一些有價值的檔案資料未能及時收集歸檔。

三、加強煤化工甲醇廠檔案收集工作的對策

1.在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上，建立健全檔案管理制度

建立、健全和完善歸檔制度，嚴(yán)格歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。一是歸檔范圍必須明確完整；二是歸檔工作必須規(guī)范化、程序化，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，杜絕“推諉扯皮”現(xiàn)象；三是檔案室加強與各職能部門與車間的溝通，有效配合，確保歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確。

2.制定完善的考核標(biāo)準(zhǔn)，形成一套長效機制

企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，在廠級“五型企業(yè)”考核管理中制定相關(guān)條列，廠級考核約束職能部門，檔案管理歸口部門進(jìn)行車間級考核用于約束各車間，在由職能部門、車間落實到個人，一環(huán)扣一環(huán)，使工作由被動轉(zhuǎn)為主動，解決檔案私自留存、丟失現(xiàn)場，使檔案利用工作有序開展。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)，增強服務(wù)意識

一是不斷加強檔案管理人員的培訓(xùn)，強化檔案業(yè)務(wù)知識，使人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能水平適應(yīng)時代的要求；二是培養(yǎng)愛崗敬業(yè)精神，積極思考問題，用于開拓，激發(fā)內(nèi)在的工作熱情和工作積極性，不斷進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作的探索和創(chuàng)新；三是做好檔案服務(wù)工作，切實使員工認(rèn)識到檔案的重要性，有效開展工作。

4.加強檔案宣傳工作，強化全體員工的檔案意識

加大對檔案管理工作的宣傳，通過宣傳報道、集團(tuán)媒體等形式，將檔案管理工作的目的、意思和重要性滲透到全廠范圍內(nèi)，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，全廠范圍內(nèi)進(jìn)行宣教；同時，多與各職能部門、車間溝通聯(lián)系，下發(fā)各類檔案管理制度，多角度、全方位了解與檔案相關(guān)的知識，取得領(lǐng)導(dǎo)和同事的支持，使檔案收集工作正常開展。

作者簡介：馬媛（1983-），女，寧夏銀川人，本科， 現(xiàn)就職于神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)煤炭化學(xué)工業(yè)分公司甲醇廠，主要從事化工行業(yè)檔案管理工作。endprint