高校檔案管理創(chuàng)新芻議

范成寶　劉義青

做好高校檔案管理工作既是真實(shí)記載、反映各級(jí)各類高等院校教學(xué)、科研、管理、服務(wù)工作的現(xiàn)實(shí)需要，又是一所高校發(fā)展史的真實(shí)呈現(xiàn)，更是高校自身進(jìn)行改革創(chuàng)新的重要依據(jù)。因此，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)地做好高校檔案管理工作是每一所高校都必須高度重視、自覺(jué)遵循、嚴(yán)格落實(shí)的事情。

認(rèn)真分析和研究當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的一些普遍性問(wèn)題不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作之所以不到位、不規(guī)范，利用的效率不高，歸結(jié)起來(lái)主要有以下幾方面原因：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。有的高校沒(méi)有把檔案管理工作作為日常管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，抓得少、議得少、問(wèn)得少，更是很少進(jìn)行研究和討論，還停留在有人做這項(xiàng)工作就行上。二是支持力度不夠。有的高校沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理部門，沒(méi)有配備專門的檔案管理人員，也沒(méi)有專門的檔案管理經(jīng)費(fèi)。三是開(kāi)發(fā)利用不夠。檔案成為了一種形式或擺設(shè)，完成了收繳、整理、歸檔后就無(wú)人問(wèn)津，檔案的價(jià)值被一同鎖進(jìn)了檔案柜。

而要從根本上解決這些問(wèn)題，就必須從檔案管理創(chuàng)新上入手，更新觀念、提高認(rèn)識(shí)、加大投入、加強(qiáng)研究，真正使檔案管理工作從“旁門”走向“正門”。

一、創(chuàng)新管理思維

高校管理者要像重視教學(xué)科研、管理服務(wù)、招生就業(yè)一樣重視檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到認(rèn)真做好檔案管理工作是對(duì)高等教育發(fā)展的現(xiàn)在負(fù)責(zé)、未來(lái)負(fù)責(zé)的重要意義。同樣需要有規(guī)劃、有制度、有目標(biāo)、有措施、有評(píng)比。真正將檔案管理工作列入學(xué)院黨委的議事日程、進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)分管的范圍，做到有人牽頭、有人負(fù)責(zé)、有人落實(shí)。首先，高校管理層要有重視檔案管理的意識(shí)，該研究的要研究，該部署的要部署，該檢查的要檢查。其次，要教育引導(dǎo)全校師生員工認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，要使檔案管理工作成為大家的工作，在日常工作中人人都自覺(jué)注意收集、匯總、保存檔案資料，徹底克服有多少算多少、找不到了臨時(shí)補(bǔ)、丟了忘了無(wú)所謂的思想。只有高校上下都能真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能自覺(jué)為檔案管理工作出主意、想辦法、做貢獻(xiàn)。

二、創(chuàng)新管理模式

各高校要在自身職權(quán)范圍內(nèi)或在爭(zhēng)取上級(jí)主管部門支持下，成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專門的檔案管理人員，配套專門的檔案管理設(shè)施，建立檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制。避免有的高校設(shè)一兩個(gè)兼職檔案管理員臨時(shí)負(fù)責(zé)檔案管理工作、臨時(shí)找?guī)组g庫(kù)房作為檔案存放點(diǎn)、每年定期收繳一次檔案資料的做法。而是要根據(jù)學(xué)校的規(guī)模等實(shí)際，成立專門的檔案館或檔案室，任命專門的負(fù)責(zé)人，培養(yǎng)選配相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，配套相對(duì)固定的檔案辦公、存儲(chǔ)用房和必備設(shè)備設(shè)施，設(shè)立專門用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，建立健全檔案管理工作規(guī)章制度和考核評(píng)比辦法，開(kāi)展具有針對(duì)性的檔案管理、利用等方面研究。特別是在檔案管理和研究人員的選拔和培養(yǎng)上，要徹底改變那種把學(xué)歷低、年紀(jì)大、素質(zhì)差的人員選派到檔案管理部門的做法，從形式上給人造成檔案管理工作不重要、無(wú)所謂、混日子的想法。而是要把那些真正熱愛(ài)檔案管理和研究事業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)、具有較強(qiáng)的管理和研究能力的人員選配到檔案管理工作崗位上，給他們提供同樣的進(jìn)修培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、職稱評(píng)聘、職務(wù)晉升機(jī)會(huì)，從而打造一支過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理工作從“游擊隊(duì)”真正成為“正規(guī)軍”，讓從事檔案管理工作和研究的人員覺(jué)得有價(jià)值、有地位。

三、創(chuàng)新管理手段

當(dāng)前，雖然科學(xué)技術(shù)在迅猛發(fā)展，特別是信息技術(shù)進(jìn)入了千家萬(wàn)戶，走進(jìn)了尋常百姓身邊，但從檔案管理的現(xiàn)實(shí)來(lái)看，還存在著辦法比較老套、形式比較單一、手段比較落后的現(xiàn)象。特別是從高校的檔案管理工作來(lái)看，利用了一些現(xiàn)代科技手段，引進(jìn)了一些信息技術(shù)產(chǎn)品，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字化的需求。當(dāng)然，在檔案資料無(wú)論在什么時(shí)候都必須保持其真實(shí)性、原始性，那些最原始的、真實(shí)的資料才是檔案真正的價(jià)值所在。但從開(kāi)發(fā)、利用、永續(xù)保存的角度來(lái)看，更多地采用現(xiàn)代信息技術(shù)無(wú)疑是必要的，更是大勢(shì)所趨。作為處于文化前沿、科技前沿、思想前沿的高校來(lái)說(shuō)，在創(chuàng)新檔案的管理手段和形式方面更應(yīng)該首當(dāng)其沖、責(zé)無(wú)旁貸。一是要建立數(shù)字化檔案館（室）。所謂數(shù)字化檔案館（室）不僅是指將所有的檔案資料通過(guò)文字錄入、掃描拍照、建立電子檔案編號(hào)等，而是要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、新媒體技術(shù)，將實(shí)體檔案館（室）通過(guò)3D形式展現(xiàn)出來(lái)，通過(guò)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)支撐，形成一個(gè)與實(shí)體檔案館（室）相一致的電子檔案館（室），實(shí)現(xiàn)一臺(tái)電腦就能反映整個(gè)檔案館（室）的全貎。二是要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化分級(jí)管理。檔案管理有不同的分級(jí)要求，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要具備自動(dòng)分級(jí)功能，能夠根據(jù)不同的檔案資料類型進(jìn)行自動(dòng)分級(jí)分類，并自動(dòng)入庫(kù)，而不需要在電腦系統(tǒng)進(jìn)行人工分檢選庫(kù)，從而有效避免因人工操作失誤造成檔案歸類分級(jí)混亂。三是要設(shè)置嚴(yán)格的管理權(quán)限。檔案資料既要便于管理和利用，同時(shí)更要做好保密措施。因此，在創(chuàng)建數(shù)字檔案館（室）的過(guò)程中，必須設(shè)置嚴(yán)格的管理權(quán)限，做好防范和保密工作。四是要方便查閱和利用。通過(guò)設(shè)置科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾頇?quán)限后，還要考慮到檔案查閱和利用的便捷性。對(duì)于哪些檔案資料可以網(wǎng)上查閱、誰(shuí)能查閱、如何審批等進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。如何使數(shù)字化檔案館（室）既方便快捷、利于操作、便于保存，又確保檔案資料的安全，各高校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行研究和論證。

做好檔案管理工作是一件功在當(dāng)代、利在千秋的工作，高校檔案管理工作的好壞將對(duì)我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展與研究起到不可忽視的作用，今天多留一份檔案資料，明天可能就是一筆寶貴的財(cái)富。因此，做好檔案管理工作必須從現(xiàn)在開(kāi)始、從每一個(gè)教職工開(kāi)始，不斷加強(qiáng)檔案管理工作研究，不斷進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新，不斷探索檔案管理工作新路子，不斷提高檔案管理與研究工作水平。

（作者單位：石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院）endprint