科技檔案形成與管理工作中的難點(diǎn)與對(duì)策

孫越

企業(yè)科技檔案管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的整體建設(shè)。作為檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)真履行職責(zé)，在檔案的形成和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和工作積極性，使企業(yè)科技檔案更好的為企業(yè)服務(wù)。然而一些經(jīng)常性出現(xiàn)的問題常常制約著檔案的質(zhì)量、安全和利用價(jià)值。

一、收集階段落實(shí)責(zé)任

企業(yè)檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。只有把應(yīng)歸檔的資料收集起來，才能保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。收集質(zhì)量的好壞，收集的齊全與否，直接關(guān)系到檔案的利用價(jià)值。收集工作是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，涉及方方面面，不但需要檔案人員的辛勤勞動(dòng)，還需要有關(guān)單位和個(gè)人的積極配合。

以基建檔案為例，基層企業(yè)中由于項(xiàng)目多，環(huán)節(jié)復(fù)雜，建設(shè)周期長(zhǎng)，參與建設(shè)的施工單位多，施工單位人員更換頻繁，以及本單位相關(guān)部門歸檔意識(shí)差，工作方法陳舊等人為因素，導(dǎo)致歸檔渠道不暢，嚴(yán)重影響檔案的安全、保存和利用，從而影響檔案工作的發(fā)展。

每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都會(huì)涉及諸多部門，環(huán)節(jié)較復(fù)雜，因此在不同時(shí)期的各個(gè)階段、各部門會(huì)形成不同的檔案材料。應(yīng)落實(shí)好檔案收集責(zé)任，如果基建是實(shí)行總承包的，需由各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。如果基建項(xiàng)目由甲方分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的檔案資料，并直接交甲方匯總、整理。工程項(xiàng)目監(jiān)理階段由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理和監(jiān)理有關(guān)的檔案資料。在工藝設(shè)備階段由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料，涉及到安裝調(diào)試階段還是應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料。投產(chǎn)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收階段及科研攻關(guān)階段都是由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理。

二、做好檔案安全工作

檔案安全在檔案工作中處于極端重要的位置，檔案安全重于泰山，是檔案工作的生命線。在檔案安全工作中一旦災(zāi)難發(fā)生，無論自然災(zāi)害、人為災(zāi)害對(duì)檔案所造成的破壞都是巨大的，甚至是毀滅性的，它是檔案安全最大的威脅。但是由于資金困難、安全意識(shí)不強(qiáng)、從業(yè)人員經(jīng)驗(yàn)不足、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視等等原因，人們有意無意的忽視了這個(gè)問題。但是災(zāi)難發(fā)生的不確定性以及不可抗拒性，使很多人不愿意在此花費(fèi)過多的精力和金錢。

災(zāi)難重在預(yù)防，充分合理的預(yù)防工作對(duì)災(zāi)難管理意義重大。首先，要對(duì)館藏有充分了解，按照重要程度劃分等級(jí)，明確災(zāi)難發(fā)生時(shí)搶救的重點(diǎn)；其次，明確職責(zé)分工，專人頂崗定位，制定嚴(yán)格的災(zāi)難管理責(zé)任制度；再次，針對(duì)可能遭受的各種安全威脅做好防災(zāi)預(yù)案；最后，在日常工作中做到經(jīng)常檢查電路，注意防災(zāi)工具的有效性。在硬件上，要配有防火、防水、防盜、溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置以及錄像監(jiān)控等安全措施。不僅如此，重要的檔案還要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，加裝容錯(cuò)系統(tǒng)，以防止網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部某些子系統(tǒng)出現(xiàn)故障。這些點(diǎn)滴細(xì)節(jié)就有可能避免一場(chǎng)真正的災(zāi)難。

在檔案的安全工作中，技術(shù)防范固然重要，但代替不了人的積極作用。充分利用各種手段和渠道，提高檔案管理人員的安全意識(shí)，加深他們對(duì)檔案災(zāi)難和安全管理的認(rèn)識(shí)，并將這種意識(shí)融入、轉(zhuǎn)化到日常的具體工作中。使之在災(zāi)前預(yù)防中積極準(zhǔn)備，災(zāi)難發(fā)生時(shí)臨危不亂，災(zāi)后恢復(fù)時(shí)搶救有序?？傊?，人在檔案的安全管理中發(fā)揮著核心作用，調(diào)動(dòng)人的積極性對(duì)進(jìn)行合理有效的災(zāi)難管理十分必要。

三、積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持

檔案管理是一項(xiàng)與業(yè)務(wù)發(fā)展、歷史文化傳承緊密聯(lián)系的基礎(chǔ)性重要工作。檔案資料匱乏，基礎(chǔ)薄弱，利用率低，時(shí)間久了，檔案工作在人民心中的地位、社會(huì)存在價(jià)值就會(huì)大打折扣，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、工作任務(wù)繁重、講究快節(jié)奏、高效率工作的新形勢(shì)下，只有加強(qiáng)檔案管理，為單位、為社會(huì)提供有效利用，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。

很多人包括一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案部門收集、整理檔案是輕而易舉的事，誰都能干，無需多少學(xué)問；或者認(rèn)為檔案工作的好壞對(duì)單位的發(fā)展影響不大，不予過多考慮，從而在思想上未引起總夠的認(rèn)識(shí)和重視。因此，檔案管理人員要注意經(jīng)常主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作管理情況，宣傳國(guó)家檔案法律法規(guī)和有關(guān)重要文件會(huì)議精神。檔案工作不是可有可無，而是非常重要，必須做好不可。引起領(lǐng)導(dǎo)思想重視，把檔案工作納入工作議事日程之中，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的督導(dǎo)和對(duì)財(cái)力、物力、人力方面的支持。

四、加強(qiáng)硬件建設(shè)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代科技辦公手段在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，工作效率大為提高，但也給檔案管理加強(qiáng)硬件建設(shè)提出了更高的要求。特別是隨著進(jìn)入無紙化辦公時(shí)代，在電子文檔規(guī)范化的今天，現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)成為檔案管理的必備工具和手段，這已經(jīng)不是僅僅改善辦公條件的需要，而是新時(shí)期做好檔案工作的必要條件。

但是由于電子文檔涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，對(duì)設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，而計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)日新月異。當(dāng)前，電子文件管理無標(biāo)準(zhǔn)可依。使得拷貝成軟盤的電子文檔散落在各類人員手中，沒有系統(tǒng)地收集整理，常常處于自生自滅、可有可無的散亂狀態(tài)，隨時(shí)間的流失而逐漸丟失，電子文檔的快速檢索、傳遞及同時(shí)滿足多用戶等優(yōu)越性得不到充分體現(xiàn)，造成極大浪費(fèi)，又由于電子文檔的可刪改性使得電子文檔的權(quán)威性很低。

根據(jù)這種情況，可以采用紙質(zhì)文件與電子拷貝雙重備份的管理，將電子文件用可脫機(jī)保存的載體備份下來，紙質(zhì)與磁盤制成雙重備份，分別歸檔管理，但保持一定聯(lián)系。目的是：利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定，解決電子文件的易變動(dòng)、易修改的問題；利用磁盤光盤將機(jī)上的電子文件轉(zhuǎn)換格式，或改變結(jié)構(gòu)進(jìn)行必要組盤，以保留電子文件在檢索、傳輸、存儲(chǔ)方面的優(yōu)點(diǎn)，從而高效、方便地滿足對(duì)文件信息的利用。這種方式可以對(duì)電子文件的信息起到很好的保護(hù)作用，在目前不失為一種較好的解決辦法。

檔案工作平凡具體而且繁雜瑣碎，在外人看來平淡無奇，工作上干不出什么名堂，事業(yè)上難有作為和發(fā)展。然而只要端正態(tài)度，踏實(shí)敬業(yè)，檔案工作一樣可以做出成績(jī)。

（作者單位：河北港口集團(tuán)港口工程有限公司）endprint