論信息化背景下檔案管理工作的革新

王洪宇

摘 要：在信息化背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式封閉僵化、效率低下。為適應(yīng)整個(gè)社會(huì)信息化的需要，檔案管理工作必須在各個(gè)方面有所革新，才能更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案工作 革新

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，信息量不斷增大，存儲(chǔ)模式也逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化和電子化轉(zhuǎn)變，檔案管理工作的服務(wù)體制以及管理體制也出現(xiàn)很大變化，這就給檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為此，檔案管理工作要適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，力求革新。

一、樹(shù)立信息化檔案意識(shí)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息作為一種重要資源在社會(huì)生活中的重要性日益凸顯。而檔案作為一種極其重要的信息資源，在整個(gè)信息社會(huì)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。檔案的信息性或者說(shuō)是信息功能也得到了人們的普遍關(guān)注。在信息化時(shí)代，電子文件和電子檔案大量出現(xiàn)，檔案信息的收集、加工、傳遞和利用也更為便捷。這就要求我們檔案人員必須在檔案信息的收集、加工和提供利用方面強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立信息意識(shí)，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案的信息功能。另一方面，檔案人員強(qiáng)化信息意識(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案管理方法、政策、技術(shù)以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等的研究，從中不斷摸索，充分依托社會(huì)信息化平臺(tái)，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

另外，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，不是一朝一夕的事情。在這項(xiàng)工作開(kāi)展中會(huì)遇到人力、物力、財(cái)力方面的困難，這就需要我們的領(lǐng)導(dǎo)具有強(qiáng)烈的檔案信息化意識(shí)，重視這項(xiàng)工作，下決定解決問(wèn)題，不斷推進(jìn)建設(shè)進(jìn)程。

二、檔案材料數(shù)字化

檔案材料數(shù)字化，一方面是建立統(tǒng)一完整的檔案信息云數(shù)據(jù)庫(kù)，這是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)效益的基本要求。不將全部檔案材料數(shù)字化就不可能建設(shè)統(tǒng)一完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用就無(wú)從實(shí)現(xiàn)，信息化建設(shè)就是一具空殼。另一方面，檔案材料數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。隨著信息化的深入發(fā)展，在安全保障性能不斷提升、工作效率要求不斷提高的形勢(shì)下，紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)運(yùn)行的雙軌制將越來(lái)越趨向于單軌制，完全實(shí)現(xiàn)電子信息管理利用將是檔案管理發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。目前，在人們的檔案思維中，依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴心理，充滿了對(duì)電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國(guó)家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對(duì)于具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。雙套制的存在，嚴(yán)重地消耗了信息化建設(shè)提高效率的成效，造成各種有限資源的巨大浪費(fèi)?？梢韵胂?，不解決雙套制的問(wèn)題，是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng)，可見(jiàn)檔案材料數(shù)字化對(duì)信息化建設(shè)發(fā)展的重要意義。

三、檔案工作管理方式自動(dòng)化

信息化時(shí)代，檔案管理工作要充分借助網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化平臺(tái)，促進(jìn)管理方式的自動(dòng)化。所謂管理方式的自動(dòng)化主要包括以下幾點(diǎn)：一是根據(jù)檔案資料產(chǎn)生、收集、整理、保存、利用等管理工作流程和各項(xiàng)管理規(guī)定，統(tǒng)一設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的智能軟件，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生、加工、整理、更新自動(dòng)化。二是根據(jù)現(xiàn)有檔案管理體制設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)處理、信息管理、網(wǎng)絡(luò)管理、信息利用權(quán)限認(rèn)定規(guī)則。按照不同層級(jí)、不同職能的終端設(shè)備和身份電子密鑰，系統(tǒng)自動(dòng)認(rèn)證授權(quán)，提供權(quán)限內(nèi)相應(yīng)的數(shù)據(jù)維護(hù)和信息利用，實(shí)現(xiàn)信息管理、網(wǎng)絡(luò)管理自動(dòng)化，數(shù)據(jù)分析、信息利用智能化，系統(tǒng)維護(hù)使用登記備案自動(dòng)化，達(dá)到數(shù)據(jù)自動(dòng)處理、信息智能管理、運(yùn)行安全高效的目標(biāo)。

四、檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是通過(guò)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)、處理、傳遞與廣泛利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

檔案管理工作作為各項(xiàng)工作的信息來(lái)源和工作基礎(chǔ)，只有實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、管理方式自動(dòng)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，才可能最大限度地發(fā)揮檔案的作用，提高檔案管理工作效率，有效服務(wù)干部隊(duì)伍建設(shè)。首先，對(duì)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)有一個(gè)正確而清晰地認(rèn)識(shí)。上級(jí)主管部門應(yīng)成立一個(gè)專門小組，運(yùn)用行政手段，采用宏觀的指導(dǎo)性規(guī)劃與具體實(shí)施相結(jié)合的策略，在全國(guó)范圍內(nèi)做出部署，督促各級(jí)各類檔案館（室）參與檔案信息化建設(shè)的行列。各級(jí)各類檔案館（室）結(jié)合自身實(shí)際分清主次，按階段、有條理地進(jìn)行實(shí)施。

其次，始終要將高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為重點(diǎn)。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)利用的基礎(chǔ)條件。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的高低，將直接影響為用戶提供的服務(wù)質(zhì)量。那么如何進(jìn)行高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)呢？

1.對(duì)檔案信息先進(jìn)行著錄標(biāo)引，按照著錄規(guī)則建好目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，切忌急功近利，直接按照全引目錄錄入。對(duì)于已錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的不規(guī)范條目，要依標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行更正。

2.按現(xiàn)有制定的標(biāo)準(zhǔn)將檔案進(jìn)行數(shù)字化。

3.按現(xiàn)有的國(guó)家暫行標(biāo)準(zhǔn)，將無(wú)紙辦公部分形成的電子檔案進(jìn)行歸檔、整理、分類，不斷豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案網(wǎng)絡(luò)化利用做好階段性的準(zhǔn)備。

4.加強(qiáng)各級(jí)檔案部門的縱橫向聯(lián)系，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)共享，以拓展數(shù)據(jù)庫(kù)的涵蓋范圍。

五、檔案管理技術(shù)手段信息化

信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須有統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)，編制科學(xué)、合理、統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)劃才可能完成。信息化的建設(shè)同時(shí)也推進(jìn)著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，這就要求檔案管理技術(shù)手段日趨信息化。

目前，檔案部門應(yīng)該從長(zhǎng)遠(yuǎn)著手，制定信息建設(shè)的整體規(guī)劃，對(duì)指導(dǎo)原則與思想予以明確，同時(shí)提出切實(shí)可行的具體目標(biāo)和任務(wù)，通過(guò)制定一個(gè)穩(wěn)定可靠的措施來(lái)按部就班的落實(shí)好信息化建設(shè)的策略。而這些必須要?jiǎng)?chuàng)新我們現(xiàn)有的檔案信息化技術(shù)手段，只有這樣才能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)集收集、歸檔、管理一體化的功能，大大提高我們檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使得檔案管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中真正的釋放出來(lái)，加快檔案科學(xué)化管理工作的開(kāi)展。因此，我們必須充分利用信息化的優(yōu)勢(shì)來(lái)創(chuàng)新我們的檔案管理手段。

首先，必須依托現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案資源，充分利用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化手段，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)和檢索的功能。檔案人員可以最大限度的收集檔案，不受庫(kù)房條件的限制，可以建立更為完備的檔案信息資料庫(kù)。另外，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立使得檔案的檢索、查詢和利用更為便利，可以充分的發(fā)揮檔案信息的文化傳播功能。其次，擴(kuò)大服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立館藏檔案信息資源共享機(jī)制、保障體系以及安全防范體系，以切實(shí)實(shí)現(xiàn)信息化環(huán)境下檔案信息資源的合理優(yōu)化整合與開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。最后，建立相關(guān)的檔案網(wǎng)站、檔案博客、檔案微博等，提供相應(yīng)的檔案信息，傳播檔案文化。例如檔案部門可以通過(guò)建立檔案網(wǎng)站，提供相應(yīng)的檔案信息。

總之，檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的形式高效率地發(fā)揮職能作用的過(guò)程，是檔案管理工作逐步用新生產(chǎn)力淘汰舊生產(chǎn)力的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)既是公共管理追求低成本、高效率的要求，也是加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理，適應(yīng)組織工作需要發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（作者單位：滄州市檔案局）

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