信息化背景下煤炭企業(yè)檔案收集工作探究

張亞平

摘 要：進(jìn)入新時(shí)期后，企業(yè)檔案管理工作進(jìn)入了信息化發(fā)展的新階段。檔案收集則是檔案管理的基礎(chǔ)。所以，我們有必要對(duì)信息化背景下的煤炭企業(yè)檔案收集工作進(jìn)行研究。本文首先闡釋了利用信息資源收集煤炭企業(yè)檔案的重要性，繼而分析信息化視域下煤炭企業(yè)檔案收集存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出自己的看法，以期對(duì)今后煤炭企業(yè)檔案收集工作提供理論借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案收集；煤炭企業(yè)；信息化

檔案指的是機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中構(gòu)建的可以保留的文字、音頻和圖像。由于檔案真實(shí)記錄了社會(huì)活動(dòng)的方式和具體過(guò)程，所以檔案是一個(gè)企業(yè)生長(zhǎng)的歷史載體，也是企業(yè)光榮和成敗的見(jiàn)證者?，F(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)信息化的迅猛發(fā)展使企業(yè)進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，也使檔案管理工作進(jìn)入了信息化發(fā)展階段。檔案管理工作包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)以及檔案利用等步驟，其中檔案收集是檔案管理的第一步，也是檔案管理最基礎(chǔ)的步驟，收集來(lái)的檔案完整與否直接影響著后期檔案的鑒定、整理和利用。因此，信息化納入檔案管理系統(tǒng)之后，也使檔案收集的工作變得多樣化和復(fù)雜化。作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，筆者認(rèn)為有責(zé)任對(duì)信息化背景下煤炭企業(yè)的檔案收集工作進(jìn)行分析，從而引導(dǎo)煤炭企業(yè)檔案收集工作的實(shí)踐整合。

一、利用信息資源收集煤炭企業(yè)檔案的重要性

煤炭企業(yè)收集檔案的信息化主要是指利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行采集、開(kāi)發(fā)。在這個(gè)信息化社會(huì)中，互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為大多數(shù)公民生活和工作必不可少的組成部分，所以現(xiàn)代煤炭企業(yè)在收集檔案時(shí)要充分利用這一優(yōu)勢(shì)，把檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息化，并利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案?jìng)鬏敽凸蚕怼？梢哉f(shuō)，利用信息資源對(duì)煤炭企業(yè)檔案收集具有重大的作用，這種重要性主要表現(xiàn)在下列幾個(gè)方面：

（一）煤炭企業(yè)利用信息資源搜集檔案是時(shí)代發(fā)展的需要。

企業(yè)收集檔案主要是收集與企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)有關(guān)的“組織記憶”[1]，這種“組織記憶”包括企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品生產(chǎn)以及銷(xiāo)售的相關(guān)記錄，通過(guò)檔案可以勾連企業(yè)生存發(fā)展的諸多結(jié)點(diǎn)，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供一定的歷史積淀。而且，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中由于本身的生產(chǎn)性和服務(wù)性，很容易發(fā)生企業(yè)性質(zhì)變更、人員流動(dòng)、設(shè)備更換等現(xiàn)象，針對(duì)這種現(xiàn)象企業(yè)就會(huì)利用手機(jī)的檔案存留和傳承企業(yè)的發(fā)展歷史，從而保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)代信息化社會(huì)中，煤炭企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品生產(chǎn)以及銷(xiāo)售時(shí)經(jīng)常會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)，即煤炭企業(yè)不管是在技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)處理或者市場(chǎng)推廣方面都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字化信息，而這些大量的數(shù)字化信息很明顯是新型的煤炭企業(yè)檔案，所以檔案管理者對(duì)這些數(shù)字化信息應(yīng)該采取足夠的重視，并對(duì)在社會(huì)活動(dòng)中形成的諸多數(shù)字化檔案進(jìn)行合理取舍和保留，完善企業(yè)的組織記憶。

（二）煤炭企業(yè)利用信息資源搜集檔案具有一定的便捷性。

企業(yè)的檔案包含的種類很多，除了企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、設(shè)計(jì)、銷(xiāo)售和管理等方面產(chǎn)生的檔案之外，還包括企業(yè)文化宣傳、集體活動(dòng)、口述史料或者紀(jì)念物等檔案類型，這些檔案由于具有很高的真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性，成為企業(yè)不可泯滅的歷史證據(jù)。而且，企業(yè)在轉(zhuǎn)換管理理念或者發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，也會(huì)從收集來(lái)的檔案中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，把握未來(lái)的發(fā)展方向。但是，由于企業(yè)檔案包含的類別實(shí)在太多，而且時(shí)間跨度較大，這無(wú)形中會(huì)加劇企業(yè)檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)。在現(xiàn)代社會(huì)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件的廣泛應(yīng)用可以解決這一難題，通過(guò)excel、authware等數(shù)據(jù)處理工具，可以合理、有效、快捷的收集企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中積淀的大量數(shù)字化信息[2]。而且，借助企業(yè)建構(gòu)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)和信息共享平臺(tái)，還可以為企業(yè)收集而來(lái)的檔案分門(mén)別類，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享，從而增強(qiáng)了企業(yè)檔案收集的廣泛性和存儲(chǔ)性。就煤炭企業(yè)檔案收集來(lái)說(shuō)也同樣如此，不管是領(lǐng)導(dǎo)決策、產(chǎn)品的設(shè)計(jì)規(guī)劃、設(shè)備的引入、工藝的改造或者是市場(chǎng)分析等數(shù)據(jù)都可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整合，并通過(guò)數(shù)字函數(shù)運(yùn)算等可以快速了解企業(yè)的投入、產(chǎn)出和效益等。

二、檔案收集過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

近些年煤炭企業(yè)的突飛猛進(jìn)發(fā)展帶動(dòng)了產(chǎn)品升級(jí)、改造過(guò)程中大批量檔案的產(chǎn)生，但是在有關(guān)檔案收集過(guò)程中尤其是信息資源采集過(guò)程中還存在諸多的問(wèn)題。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在下列幾點(diǎn)：

（一）數(shù)字化檔案收集不夠重視

數(shù)碼技術(shù)以及視頻技術(shù)的普及導(dǎo)致現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)生的檔案并非是過(guò)去單一的紙張文字或者圖表印章，通過(guò)數(shù)碼技術(shù)產(chǎn)生了越來(lái)越多的圖像檔案和音頻檔案?？梢哉f(shuō)，這些圖像檔案和音頻檔案給企業(yè)的檔案管理帶來(lái)了更多的活力和歷史憑證。尤其是數(shù)字相機(jī)的廣泛應(yīng)用使越來(lái)越多的拍攝照片成為可能，很多企業(yè)在檔案收集時(shí)會(huì)特意把某些具有紀(jì)念性的照片（包括實(shí)驗(yàn)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、某次活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)）等保留下來(lái)成為檔案；同時(shí)，音頻檔案的保留也使得企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研發(fā)等歷史活動(dòng)更具有借鑒性和考證性。但是，在煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案收集中也出現(xiàn)了很多問(wèn)題，一是由于圖像檔案和音頻檔案不像紙張那樣是實(shí)體的，所以收集起來(lái)比較麻煩，而且其價(jià)值大小也很難判定，所以很多檔案管理人員對(duì)這些數(shù)字化檔案的收集不夠重視；二是數(shù)字化檔案整合不夠，很多收集的圖像背后沒(méi)有文字說(shuō)明，很難判斷其背景和價(jià)值，檔案管理人員對(duì)這些檔案更加不可能保存。

（二）價(jià)值高的檔案收集困難重重

檔案從價(jià)值角度來(lái)看也可以分為有價(jià)值和無(wú)價(jià)值兩種，在收集檔案時(shí)有價(jià)值的檔案肯定更值得收集，這些有價(jià)值的檔案包括彌足珍貴的機(jī)械設(shè)計(jì)圖紙、產(chǎn)品改良工藝流程圖等。當(dāng)然，這些有價(jià)值的檔案肯定蘊(yùn)含著個(gè)人或者某個(gè)部門(mén)的指揮和汗水，也正因?yàn)槿绱?，某些個(gè)人或部門(mén)不愿意交出這些價(jià)值高的檔案[3]。此外，一些價(jià)值高的檔案由于使用率高或者體積龐大，打印不方便，也不方便檔案部門(mén)的收集。在煤炭企業(yè)檔案收集過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)這種情況，很多價(jià)值高的機(jī)械設(shè)計(jì)圖紙盡管已經(jīng)被整理為數(shù)字信息資源，但是由于企業(yè)科研部門(mén)或者其它小團(tuán)體的阻撓，都會(huì)使這部分檔案收集困難，從而影響了檔案收集工作的進(jìn)行，更不利于數(shù)字化檔案資源的共享。endprint

（三）人才缺失導(dǎo)致檔案收集和整理雜亂無(wú)章

在信息化發(fā)展的大背景下，檔案部門(mén)的人員并非簡(jiǎn)單的懂檔案方面的業(yè)務(wù)就可以，還必須要精通現(xiàn)代信息技術(shù)的處理。但是在現(xiàn)在很多煤炭企業(yè)檔案部門(mén)工作的人員，往往只會(huì)簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案管理，根本不會(huì)把計(jì)算機(jī)處理技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。這樣無(wú)形中就會(huì)阻礙了企業(yè)檔案收集信息化的工作進(jìn)程。同時(shí)，由于檔案的收集工作涉及到企業(yè)各個(gè)部門(mén)，而某些部門(mén)的員工對(duì)工作中的檔案并不知道整理和提交，這樣非常容易造成檔案的積壓或丟失。而且，這些員工一旦離職或流動(dòng)到別的崗位上，也會(huì)使這些檔案無(wú)處可尋?？梢钥吹?，企業(yè)對(duì)檔案無(wú)組織、無(wú)制度的管理也會(huì)使檔案收集和整理顯得混亂。

三、煤炭企業(yè)檔案收集工作的建議

進(jìn)入21世紀(jì)，煤炭企業(yè)的檔案管理逐漸信息化、數(shù)字化?？梢哉f(shuō)，煤炭企業(yè)利用信息資源進(jìn)行檔案收集已經(jīng)勢(shì)在必行，所以必須要處理煤炭企業(yè)在檔案收集過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，從而使煤炭企業(yè)的檔案收集工作可以順利、便捷的進(jìn)行。

（一）整合煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案收集工作

首先，重視圖像檔案、音頻檔案等數(shù)字化檔案的收集工作。對(duì)于企業(yè)的檔案收集人員來(lái)說(shuō)，“寧可濫收，不可少收”[4]，要把收集工作深入到企業(yè)社會(huì)活動(dòng)的方方面面，對(duì)于各種圖像檔案、音頻檔案都要盡可能的收集。此外，針對(duì)圖像檔案、音頻檔案背景不明的情況，工作人員應(yīng)該按照國(guó)家檔案局規(guī)定的檔案采集標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)這些圖像檔案分門(mén)別類，一方面按照文本類、圖像類、音頻類對(duì)檔案進(jìn)行整合；另一方面要注意標(biāo)明各種檔案的檔號(hào)、負(fù)責(zé)人、主題詞、形成時(shí)間、文件提要，并把這些檔案構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行檔案的后期整合。

其次，必須建立相關(guān)的數(shù)字化檔案收集制度。煤炭企業(yè)管理部門(mén)可以指定企業(yè)各個(gè)部門(mén)有專門(mén)的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理；制定數(shù)字化檔案的安全管理措施。具體到煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案的收集工作，管理人員首先要對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行收集，這些檔案類別可以分成：反映煤炭企業(yè)歷史脈絡(luò)的檔案；礦井發(fā)展中克服的技術(shù)問(wèn)題檔案；科研項(xiàng)目記錄檔案；產(chǎn)品市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)策略檔案等。并把收集來(lái)的與當(dāng)前礦井活動(dòng)相關(guān)的生產(chǎn)檔案、決策檔案等率先數(shù)字化，這樣方便企業(yè)員工利用這些檔案。

（二）制定檔案歸檔制度

我國(guó)《檔案法實(shí)施辦法》中早已標(biāo)明：“將公務(wù)活動(dòng)中構(gòu)成的本該歸檔的資料私自占有，拒絕交給檔案機(jī)構(gòu)或相關(guān)人員的行為要進(jìn)行處罰?！盵5]在現(xiàn)代信息化數(shù)字時(shí)代，煤炭企業(yè)的檔案管理部門(mén)有權(quán)力保證歸檔的完整性，可以實(shí)施紙質(zhì)檔案歸檔和數(shù)字檔案歸檔雙向規(guī)定，對(duì)于那些不按照規(guī)定交檔的人員要給予出發(fā)措施，對(duì)于較好的提交檔案的人員應(yīng)該采取獎(jiǎng)勵(lì)措施。同時(shí)，煤炭企業(yè)的檔案管理部門(mén)也應(yīng)該細(xì)化檔案歸檔制度，比如可以規(guī)定：凡是采集購(gòu)買(mǎi)礦井設(shè)備的工作人員必須要上交設(shè)備說(shuō)明書(shū)、使用圖紙等。只有徹底貫徹檔案歸檔制度，才可以使檔案的收集更加完整。

（三）提高檔案收集管理人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展促使企業(yè)檔案的收集工作逐漸數(shù)字化，這就使企業(yè)的檔案收集管理人員必須要提高自身綜合素質(zhì)，滿足新時(shí)期檔案收集工作的需求。

首先，檔案收集人員必須要了解企業(yè)的社會(huì)活動(dòng)常識(shí)。就煤炭企業(yè)來(lái)看，其檔案大多和社會(huì)化安全生產(chǎn)相關(guān)，這就使檔案收集人員必須要了解煤炭安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的常識(shí)，尤其要了解煤炭企業(yè)檔案管理最前沿的知識(shí)，這樣可以使檔案收集人員在面對(duì)紛雜的檔案時(shí)擇取重點(diǎn)，準(zhǔn)確收集有價(jià)值的檔案。

其次，檔案收集人員必須要提高自身信息收集能力和信息處理能力。煤炭企業(yè)日新月異的變化導(dǎo)致了各種檔案的頻出，檔案收集人員應(yīng)該學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)收集和處理檔案，煤炭企業(yè)的相關(guān)部門(mén)可以組織檔案收集人員定期培訓(xùn)、邀請(qǐng)學(xué)者前來(lái)講座，進(jìn)而提升檔案收集人員的信息收集能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化煤炭企業(yè)檔案收集工作的新變化。

結(jié)論

檔案收集是檔案管理的起點(diǎn)，也是企業(yè)發(fā)展的重要保證。在現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，以信息為特征的檔案收集已經(jīng)充斥在企業(yè)周?chē)?。煤炭企業(yè)檔案的收集也必須要滿足社會(huì)發(fā)展的需求，在進(jìn)行檔案收集時(shí)要注意信息化收集和整合。當(dāng)然，企業(yè)的檔案收集并非僅僅依靠信息化技術(shù)，還要依靠檔案工作人員自身素質(zhì)的提升以及企業(yè)相關(guān)部門(mén)的配合。所以，我們要充分認(rèn)知企業(yè)檔案收集的重要性，找出信息化視域下企業(yè)檔案收集的問(wèn)題以及解決措施，這樣才可以使煤炭企業(yè)的檔案收集順利進(jìn)行，才能保證后期檔案資源的開(kāi)發(fā)使用，從而促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（作者單位：山西焦煤霍州煤電集團(tuán)公司檔案處）

注釋：

[1] 于麗萍.試論檔案信息化建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案，2011（6）.

[2] 呂曉燕.試論檔案信息化管理模式下收集工作的難點(diǎn)與重點(diǎn)[J].科技信息，2011（33）.

[3] 關(guān)智英.新形勢(shì)下煤炭企業(yè)檔案管理的工作思路[J].煤炭技術(shù)，2011（16）.

[4] 趙伯亞.新形勢(shì)下煤炭企業(yè)檔案管理的幾個(gè)問(wèn)題[J].檔案時(shí)空，2007（11）.

[5] 陸淑霞. 煤炭企業(yè)檔案收集工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山東煤炭科技，2013（4）.endprint